A gestão do trabalho home office tem se tornado mais importante a cada dia. Afinal, a quantidade de empresas que estão aderindo a essa modalidade não para de crescer. Não apenas por conta de situações adversas, como crises e períodos de greves, mas por estar se mostrando um formato vantajoso para o negócio e para o colaborador.
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Segundo pesquisas, em 2014, 15% das empresas brasileiras ofereciam essa opção aos profissionais. Em 2020, a expectativa é de que os números cheguem a 90%. O que não significa que não tivemos – e ainda teremos – um longo caminho de amadurecimento e adaptações ao longo dessa trajetória.
Mas será que a gestão do trabalho home office é realmente benéfico? Se bem implantado, o modelo oferece diversas vantagens para ambas as partes. Enquanto a empresa ganha em produtividade e reduz os custos fixos, o colaborador concilia sua vida pessoal com a profissional – obtendo, com isso, uma melhor qualidade de vida.
Nesse artigo, você verá dicas simples e eficientes para instaurar uma boa gestão do trabalho home office na sua empresa. Conhecerá, também, ferramentas que podem auxiliar no gerenciamento de colaboradores e atividades operacionais.
Boa leitura!
5 dicas para fazer uma gestão do trabalho home office eficiente
1 – Selecione profissionais dispostos a se adequar
Um desafio da gestão do trabalho home office é, na verdade, selecionar os profissionais que melhor se encaixam nessa modalidade. Até porque, muita gente ainda não acredita que o trabalho remoto pode funcionar. Para isso, comprometimento e organização são essenciais para que o profissional atue de forma flexível e mais independente.
Logo, antes de selecionar os colaboradores que irão atuar a distância, é preciso avaliar cada perfil e suas especificidades. Autonomia para a resolução de tarefas e foco na hora de trabalhar em casa são dois fatores importantes a serem observados nos profissionais para que a produtividade do negócio não seja afetada.
Além disso, durante a gestão do trabalho home office evite impor esse formato de trabalho. O profissional deve estar disposto e possuir um ambiente propício para manter a concentração e o bom desempenho, mesmo atuando de casa. Caso contrário, os benefícios do home office não serão sentidos nem pela empresa, nem pelo colaborador.
2 – Ofereça todos os equipamentos necessários
O profissional precisa ter à disposição todos os recursos necessários para que consiga trabalhar como se estivesse no escritório. Além do computador e do telefone corporativo, avalie a possibilidade de disponibilizar acesso aos softwares e demais tecnologias utilizadas na empresa no seu dia a dia, assim garantindo que a gestão do trabalho home office seja feita de forma eficaz.
Ter bons resultados no trabalho home office também depende de garantir que o colaborador possua toda a estrutura necessária para desempenhar suas atividades, sem qualquer prejuízo no rendimento por estar em casa.
3 – Estabeleça objetivos com base no formato
Um dos diferenciais da modalidade home office é que a produtividade é medida por tarefas entregues. Afinal, seu caráter flexível reduz a preocupação em relação ao cumprimento de horários específicos da jornada de trabalho.
Logo, na gestão do trabalho home office esclareça o que você espera de cada colaborador e defina objetivos alcançáveis. É importante criar uma rotina produtiva, que pode ser favorecida através de um planejamento diário ou semanal de atividades com o auxílio do Ahgora Timesheet. Ver o apontamento das tarefas realizadas e o tempo investido nelas através do software permite que o gestor avalie o desempenho do colaborador.
4 – Incentive uma comunicação mais estreita
A gestão de equipes em home office passa, obrigatoriamente, por uma comunicação clara e ativa. É importante manter contatos diários, seja por telefone, mensagem ou vídeo. Ofereça feedback, elogie projetos e fique-se sempre à disposição para ajudar e esclarecer dúvidas.
Fazer reuniões periódicas também é uma alternativa para estreitar o relacionamento e melhorar a gestão do trabalho home office. Afinal, quando não se está atuando no mesmo ambiente físico, é preciso que haja muito mais troca de informações para que o time continue engajado no propósito do trabalho.
5 – Acompanhe os resultados
Para saber se a gestão do trabalho home office está sendo eficiente, assim como avaliar se o trabalho em si é produtivo, é essencial medir os resultados dos colaboradores. Assim, é preciso adotar mecanismos de monitoramento constante para o gerenciamento de tarefas.
Abaixo, separamos algumas ferramentas que podem ser utilizadas no dia a dia – tudo para fazer a gestão do trabalho home office dar certo.
10 ferramentas para auxiliar na gestão do trabalho home office
1 – Dropbox
Permite o armazenamento de arquivos e dados na nuvem, bem como o compartilhamento. Ele realiza backup automático e, apesar de possuir apenas 2GB em sua versão gratuita, conforme você recomenda para outras pessoas, ele vai disponibilizando espaço extra.
2 – Google Drive
Nessa ferramenta, é possível criar e armazenar documentos. Permite edições de forma colaborativa e, ainda, conta com um mecanismo simples e eficiente de busca de arquivos.
3 – LogMeIn
Trata-se de um software que possibilita ao usuário controlar o seu computador de maneira remota, através da Internet.
4 – mLabs
É uma ferramenta de gerenciamento de redes sociais completa. Permite, por exemplo, agendar posts, gerar relatórios e responder mensagens privadas. É uma ótima alternativa para os profissionais de marketing que atuam em formato home office.
5 – OneDrive
Desenvolvida pela Microsoft, trata-se de uma ferramenta de armazenamento na nuvem que oferece 5GB de espaço gratuito, ou ilimitado, mediante o pagamento de uma pequena taxa. O OneDrive conta também com uma funcionalidade de “cofre pessoal”, em que é possível proteger com senha os arquivos confidenciais.
6 – Skype
Trata-se de um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais conhecidos. A sua versão gratuita suporta até 20 usuários; enquanto a paga, conhecida como Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas ao mesmo tempo.
Nele, é possível trocar mensagens de texto, compartilhar arquivos e realizar reuniões.
7 – Slack
Esse software aumenta a produtividade das conversas de trabalho, visto que elimina a necessidade de trocas de e-mail ou mensagens. Permite reunir toda a comunicação de um projeto em um único ambiente, sendo que as publicações podem ser públicas ou privadas.
O Slack pode ser facilmente integrado a outros serviços, como Google Drive e Trello.
8 – Trello
É uma ferramenta colaborativa que organiza as tarefas individuais ou em grupo em listas, e especifica prazos de entrega. O programa conta com um formato intuitivo, semelhante aos lembretes de post-its.
9 – WeTransfer
Trata-se de um programa de compartilhamento de arquivos que permite enviar até 2GB de dados para, no máximo, 20 e-mails.
10 – Anywhere Office
Com essa ferramenta de múltiplas funcionalidades, é possível fazer a gestão de equipes remotas com tecnologia de ponta. O pacote inclui diversas funcionalidades, como a batida de ponto online ou via reconhecimento facial. Além disso, é possível que os colaboradores registrem as atividades realizadas via aplicativo ou pelo computador.
