Automatizar a folha de pagamentos é uma ótima ideia. Afinal, esse documento é uma obrigatoriedade de toda empresa, fazendo com que os colaboradores tenham acesso aos dados. Contudo, é comum observarmos gestores tendo mais trabalho do que deveriam. Isso acontece, geralmente, porque atuam com cálculos manuais, o que gera trabalho adicional, custos desnecessários e até mesmo um RH insatisfeito.
De fato, a tecnologia evoluiu bastante ao longo dos últimos anos e as leis trabalhistas também passaram por mudanças. As duas questões alinhadas permitem que hoje sejam realizadas batidas de ponto em softwares e relógios avançados, como o Pontoweb. Isso quer dizer que os dados automaticamente são integrados com a folha de pagamentos.
Mas, você sabia que é possível obter cálculos automatizados da folha de pagamentos para facilitar a vida da empresa? Acompanhe os detalhes a seguir e saiba como automatizar os cálculos de folha de pagamentos. Assim, vai sobrar muito mais tempo para os gestores pensarem em questões estratégicas do negócio, além de evitarem prejuízos.
O que é a folha de pagamentos?
A folha de pagamentos é um documento obrigatório, conforme o artigo 225 do Decreto 3048/1999, válido para todas as empresas. Nela constam informações detalhadas referentes às remunerações pagas aos colaboradores. Assim, os profissionais podem identificar os valores que possuem direito ao fim de cada mês de trabalho, com detalhes.
Ela possui um importante papel na relação entre empresa e colaborador, gerando maior transparência nas relações trabalhistas. Além disso, o fato de a empresa ter esse controle auxilia na visão geral do negócio, uma vez que os encargos sociais e os salários afetam diretamente o lucro. Mas, nem todas tomam esse cuidado.
Com o eSocial, o fechamento da folha deve ser realizado até o dia 7 do mês seguinte ao mês de referência. Só que há outras mudanças significativas, principalmente quanto à precisão das informações. Aliás, o eSocial é um sistema que ainda está passando por ajustes, com o objetivo de facilitar a captação de informações.
Quais informações devem estar na folha de pagamentos?
Toda empresa deve gerar mensalmente a folha de pagamentos e disponibilizar uma via para cada um de seus colaboradores. Esse é um documento importante, para esclarecer possíveis dúvidas dos profissionais. Ela deve carregar as seguintes informações:
- Nome do colaborador;
- Cargo, serviço prestado ou função exercida;
- Parcelas que fazem parte da remuneração;
- Demais parcelas que não fazem parte da remuneração, como diárias, ajuda de custo, entre outros;
- Nome da segurada em caso de benefícios de salário-maternidade;
- Descontos legais, como IRRF e INSS;
- Número de quotas de salário-família que são atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Além dessas informações, ela também deve conter detalhes referentes ao 13º salário, férias, descontos relativos ao vale-refeição e vale-transporte, se houverem. Ao automatizar a folha de pagamentos, a chance de erros é menor.
Posso fazer os cálculos de maneira manual?
Sim, mas isso pode gerar erros humanos, além de ser um processo lento, principalmente em empresas grandes. Para fazer os cálculos da folha de pagamentos, é preciso conhecer questões específicas da área de Recursos Humanos. Além disso, é essencial também estar atento às leis trabalhistas e ter conhecimento em matemática financeira.
Quando se opta pelo cálculo manual, muitos problemas podem ocorrer, especialmente ao se levar em consideração que nenhuma folha é igual a outra. Afinal, cada colaborador possui suas peculiaridades, como horas extras, adicional noturno, descontos específicos, entre outros. Por isso, é um procedimento lento e burocrático, que toma muito tempo do RH.
Com tantas informações, as chances de ocorrerem falhas humanas são muito grandes e um pequeno erro pode gerar grandes problemas, por exemplo:
- Infrações graves com recolhimento indevido;
- Descontos errados no pagamento de colaboradores;
- Problemas judiciais;
- Demora na confecção da folha;
- Insatisfação de funcionários.
Outro ponto bastante observado dentro das empresas que costumam gerar folhas de pagamento manualmente é a sobrecarga de trabalho dos gestores. Sendo assim, a necessidade de automatizar processos nesta tarefa se torna cada vez mais importante. A tecnologia pode otimizar os recursos da empresa e melhorar a gestão entre os colaboradores.
Automatize os cálculos e aproveite o tempo livre
Sem dúvidas o processo manual para a geração de folha de pagamentos é um dos obstáculos que muitas empresas vivenciam diariamente. Mas a boa notícia é que já é possível se livrar de todos aqueles cálculos e tornar esta tarefa mais prática, ágil e efetiva. Basta contratar um software de gestão de ponto, ou relógio físico integrado à internet.
Isto significa que por meio da tecnologia já é possível obter cálculos automatizados de dados, como horas extras e banco de horas, faltas, entre outras informações relevantes. O Pontoweb, por exemplo, possui armazenamento em nuvem e carrega a tecnologia IoT (Internet das Coisas). Ele é perfeito para empresas de variados segmentos.
O melhor de tudo é que a partir do momento em que o software recebe as batidas de ponto, o sistema realiza o tratamento dos dados. Assim, divide automaticamente entre horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, férias, afastamentos e demais detalhes. Desse modo, entrega todos os cálculos prontos para o RH.
Gerenciar as informações para fechamento de folha é um desafio, mesmo para quem já é um profissional experiente. Cálculos manuais se tornam exaustivos à medida em que a empresa vai crescendo e aumentando o quadro de colaboradores. Portanto, escolha um sistema integrado, que realize as atribuições burocráticas de forma automatizada.
Assim, a empresa poderá operar com mais inteligência, eliminando os custos adicionais, a falta de segurança e até mesmo a desmotivação de profissionais devido à sobrecarga de trabalho operacional. Então, durante o tempo livre é possível que os gestores pensem em questões estratégicas para o negócio.
5 vantagens de automatizar a folha de pagamentos
O nosso tempo é cada vez mais precioso e precisamos cuidar bem dele. Mas, alguns empreendedores ainda não perceberam isso muito bem, pois continuam insistindo em ferramentas manuais para a gestão. Não que elas sejam ultrapassadas, obsoletas e antiquadas, é porque são mais lentas mesmo.
Ao tratar sobre a folha de pagamentos, é importante que a empresa tenha ao seu lado sistemas de primeira. Ou seja, que carreguem tecnologia embarcada e que entreguem tudo o que é necessário para facilitar a vida dos gestores. Confira agora 5 vantagens de automatizar essa questão e ganhar mais tempo para seu negócio:
1. Agilidade
A folha de pagamentos automatizada traz uma série de vantagens para a empresa que conta com esse sistema. Então, é possível perceber as melhorias desde o envio de informações para o eSocial até a redução no tempo gasto para a emissão de cada unidade do documento. Em suma, a agilidade é proporcionada pela tecnologia.
Isso faz com que a empresa perca menos tempo com processos manuais, que podem gerar incompatibilidade de dados e que prejudicam o desempenho do setor, que passa a perder muito mais tempo com algumas questões. Aliás, com o Pontoweb é possível ter um serviço completo, que facilita não só a emissão destes dados.
2. Centralização das informações
Com o uso de tecnologia é possível centralizar todas as informações, principalmente aquelas que dizem respeito à folha de pagamentos. Ter ao seu lado um sistema automatizado reduz a quantidade de possíveis erros, que podem surgir por falhas humanas. Imagina ter que fazer manualmente a folha de 500 colaboradores, haja tempo.
Com o Pontoweb é possível acabar com essa dificuldade, já que, por exemplo, quando o colaborador faz o registro de ponto em horário noturno, o sistema já entende que deve pagar um valor maior por hora. Além disso, esse sistema facilita o cálculo das horas extras.
3. Mais eficiência
Uma empresa precavida faz o seu balanço financeiro todos os meses, para identificar o que entrou e o que saiu do caixa ao longo do mês. Afinal, aquelas que gastam mais do que arrecadam estão indo por um caminho muito errado e podem falir. Além disso, muitas sofrem com custos invisíveis todos os meses.
E quando chega o fim do ano, mais desafios aparecem, já que além do pagamento comum dos colaboradores, é necessário calcular o 13º salário. Sem falar que os gestores de Recursos Humanos precisam ainda avaliar o período de férias e somar estas verbas nas folhas. Contudo, a tecnologia facilita tudo isso, tornando as ações bem mais fáceis.
4. Mais tempo livre
Você que está acompanhando o artigo já percebeu como é importante ter mais tempo livre, e a preparação da folha de pagamentos é uma das questões que mais toma tempo do RH. Aliás, até alguns anos atrás esse setor tinha responsabilidades burocráticas, como a contratação e dispensa de profissionais.
Hoje isso mudou, o departamento de Recursos Humanos deve atuar de uma maneira estratégica, principalmente nas grandes empresas. Por exemplo, em uma gigante do varejo, que possui unidades espalhadas pelo Brasil, é complicado fazer a gestão dos colaboradores, ainda mais quando os líderes possuem pouco tempo. Por isso, automatizar a folha de pagamentos é interessante.
Essa atuação estratégica mostra que os profissionais de RH devem buscar sistemas que entreguem benefícios para o empreendimento. Além disso, devem perceber falhas que estejam consumindo mais recursos do que era o imaginado pelos gestores. Enfim, o RH não pode mais ficar refém da elaboração da folha de pagamentos.
5. Cumprimento da lei
A folha de pagamentos é uma forma dos colaboradores entenderem os valores que possuem direitos a receber no mês. Mas, quando os dados são entregues de maneira confusa, podem ter dificuldades de compreender o que é cada coisa. E isso pode ser motivado pela sobrecarga no departamento responsável pela emissão destes documentos.
Contudo, é possível digitalizar essa questão, desde as batidas de ponto em um relógio digital até a emissão do documento. Aliás, nos últimos anos a lei trabalhista tem passado por alterações, permitindo que os sistemas digitais cumpram esse papel. Aproveite o que a tecnologia pode fazer pelo seu negócio e fuja de complicações da folha de pagamentos.
