O eSocial está promovendo mudanças significativas na rotina do departamento de RH. A nova ferramenta, em implantação desde o início do ano, exige que as empresas enviem as informações quase no mesmo momento em que elas acontecem. O impacto do eSocial na Folha de Pagamento é representativo e, por isso, decidimos abordar o assunto neste post.
O que é eSocial e o que muda para o Departamento Pessoal?
Uma das principais mudanças é com relação é eSocial na folha de pagamento, cujos prazos para envio de informações foram reduzidos. O empregador deve ter atenção redobrada com o preenchimento do cadastro dos colaboradores, uma vez que o novo sistema exige a inclusão das informações de todos os trabalhadores antes da emissão da folha.
Esta transformação requer uma nova postura das empresas e a adoção de ferramentas que facilitem o cumprimento dos novos prazos. O investimento em tecnologia traz resultados positivos, pois automatiza processos e simplifica o acesso às informações.
Mudanças com eSocial na folha de pagamento
A nova dinâmica de envio de informações exigirá que as empresas revisem e modernizem seus processos de trabalho. Com prazos apertados e mais controle para o cumprimento das obrigações, quem não estiver com as informações em dia estará sujeito a multas e outras penalidades.
Veja as 4 principais mudanças que acontecerão no processo do eSocial na folha de pagamento:
1. Maior controle e fiscalização com o eSocial na folha de pagamento
Sem dúvida, a unificação dos dados referentes às obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias facilita todo o processo de legalidade da empresa. A redução da burocracia traz benefícios, sobretudo, para as folhas maiores, que estão mais sujeitas a erros e inconsistências. Por outro lado, a digitalização torna a fiscalização simples e eficiente.
Uma das principais mudanças geradas pelo eSocial na folha de pagamento é a integração das informações, atualizadas, em um único ambiente. Isso dá ao governo a possibilidade de cruzar dados e identificar irregularidades, exigindo que esse documento seja preenchido com a máxima atenção.
2. Redução dos prazos de atualização
Antes do eSocial a inclusão de eventos como horas extras ou afastamento de funcionários nos registros oficiais era feita depois de um longo período de tempo. Agora, devem ser lançados na folha no mesmo mês em que acontecem e não mais no próximo, como era comum nos processos adotados pelas empresas.
É preciso ter atenção também ao cadastro de novos funcionários. Até o surgimento do eSocial era comum que o informe dos dados referentes ao colaborador contratado acontecesse apenas no momento de fechamento de folha. Com as novas regras isso não será mais possível. Essas informações devem ser registradas no sistema antes que o colaborador inicie as atividades.
3. Aumento do número de informações
Um impacto importante do eSocial na folha de pagamento é a necessidade de preencher um número maior de dados. Até agora, em linhas gerais, era preciso enviar apenas as informações básicas do colaborador, como a dados do profissional e seu cargo.
Com o eSocial, novas referências começam a fazer parte deste cadastro. A ampliação inclui a descrição das condições do local de trabalho, a existência de dependentes e dados pessoais mais detalhados, que contenham o endereço, o estado civil, o grau de instrução, etc. O novo sistema exigirá também declarações referentes à saúde do trabalhador.
4. Rigor com o cadastro do colaborador
Quando um funcionário inicia as atividades em uma empresa, o empregador precisa fornecer uma série de informações, desde dados pessoais até exames de saúde. Embora a lei já exija que esses dados sejam inseridos imediatamente no sistema é bastante comum que as empresas posterguem o envio de um ou outro documento.
Como até agora o governo não possuía mecanismos suficientes para fiscalizar esse tipo de situação, a aplicação de multas dificilmente acontecia. Essa realidade começa a mudar com o eSocial na folha de pagamento.
É imprescindível que todos os documentos estejam em dia antes da entrada do novo colaborador. Se o atestado de saúde ocupacional estiver com data posterior ao início da atividade, por exemplo, o empregador terá de arcar com multas e penalidades.
Dicas para simplificar a adaptação ao eSocial na folha de pagamento
Apesar de exigir das empresas um maior detalhamento das informações e da preocupação em deixar tudo em dia para evitar multas, a adesão ao programa pode ser feita sem tanto impacto. Inclusive, as mudanças geradas pelo eSocial na folha de pagamento. Confira algumas medidas que podem simplificar o processo:
Otimização dos processos
Como as informações devem ser passadas em tempo real é importante que as empresas tenham seus processos organizados. Uma forma de otimizar essa dinâmica é por meio de soluções voltadas à área de RH. A automatização da folha de pagamento, por exemplo, pode ser facilmente adquirida com a gestão de ponto eletrônico. A ferramenta oferece inúmeras facilidades como o acesso às informações em tempo real, inclusive dos trabalhadores que exercem atividades fora do escritório.
Treinamento de equipes
Para se adequar aos novos procedimentos é preciso que a empresa esteja estruturada e os colaboradores conscientes das mudanças, a começar pelo setor de recursos humanos. Com o novo sistema, antigos vícios, como o reporte de informações em papel e a postergação no envio dos dados devem desaparecer. Para isso, o RH deve cumprir os prazos e o que determina a legislação.
Adequação tecnológica
Um ponto importante para que as empresas atendam aos requisitos do eSocial é a rapidez com que a informação chega aos registros oficiais. Para isso, as organizações devem modernizar a estrutura. Além de investir em sistemas integrados, uma forma de ter acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer momento é adotar uma solução em nuvem. Em poucos cliques, é possível obter o que se precisa, evitando atrasos e multas.
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