Gestão de ponto de terceirizados: veja como fazer no seu negócio

A gestão de ponto de terceirizados é algo essencial para evitar processos trabalhistas, que podem prejudicar a economia do seu negócio. Normalmente, estes profissionais são contratados para realizarem atividades específicas, por meio de uma empresa intermediária. E os dados referentes a horários da jornada de trabalho devem ser registrados.

A reforma das leis trabalhistas permitiu novos regimes de contratação, como a mão de obra terceirizada para atividades-fim. Coincidentemente, o número de processos que chegam ao TST é 15% maior devido a essa mudança. Parte disso decorre da confusão entre os direitos e deveres do colaborador com relação a ambas as empresas, a contratada e a contratante.

Quando uma organização opta por delegar algumas de suas atividades à outra empresa, pode haver confusão quanto às responsabilidades de gestão de pessoas. Especialmente quando o terceirizado atua dentro da estrutura do contratante. Aqui vamos esclarecer como fica esta relação e algumas estratégias que serão benéficas para o seu negócio.

Como funciona a terceirização no Brasil?

A Lei Nº 13.429 ampliou as possibilidades de contratações terceirizadas, algo que era mais complicado antes disso. Dessa forma, essa modalidade de contratação vem passando a ser mais comum e a fiscalização deixou de ser tão rigorosa. Conforme o IBGE, até 2018, 22% dos trabalhadores formais brasileiros eram terceirizados.

Aliás, é importante deixar claro que os profissionais terceirizados são contratados para prestar serviço em uma empresa, sem que possuam vínculo empregatício direto com ela. Antes da Reforma Trabalhista, somente algumas atividades poderiam ter profissionais neste modelo. Então, a terceirização era permitida apenas para profissionais de limpeza, manutenção, segurança e outras.

A partir da publicação da nova lei, passou a ser algo mais amplo. Assim, esse formato de contrato é uma opção encontrada por muitas empresas, que veem neste modelo uma fórmula para reduzir custos a longo prazo. Mas, para que isso aconteça é essencial que a gestão da jornada de trabalho seja realizada corretamente.

A expectativa é de que esse modelo de contratações continue ganhando espaço no Brasil, já que traz menos custo e é permitido pela lei trabalhista. Com a proteção jurídica para os envolvidos, tornou-se algo seguro para os envolvidos.

Quem é o responsável pela gestão de ponto de terceirizados?

É importante deixar claro que a gestão de ponto de terceirizados é uma responsabilidade da empresa prestadora do serviço. Ou seja, daquela que serviu como intermediária para que a atividade fosse realizada por determinado profissional. Então, isso vale tanto para aqueles que atuam dentro ou fora da contratante.

Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores é um desafio para qualquer empresa que não conta com o auxílio da tecnologia. Por isso, automatizar o processo de registro e gestão de ponto de terceirizados com ferramentas que sincronizam informações em tempo real faz toda a diferença. 

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Portanto, se você possui uma empresa que presta serviços para terceiros, saiba que a gestão de ponto de terceirizados é sua responsabilidade. Por outro lado, se o seu negócio contrata profissionais terceirizados para a realização de atividades, também é importante exigir deles esse monitoramento. Afinal, é algo que pode prejudicar o alcance da produtividade.

Fato é que o contratante deve solicitar alguns documentos junto a prestadora de serviços, incluindo o controle de ponto dos colaboradores alocados. A partir disso, é possível identificar o pagamento correto das horas extras, por exemplo. Enfim, a contratante tem co-responsabilidade por estes trabalhadores.

Aliás, a principal dificuldade no caso dos colaboradores terceirizados é o fato de não estarem na sede da empresa. Mas, isso pode ser solucionado com o uso de um software especializado. O Pontoweb, por exemplo, conta com sistemas de geolocalização, gerando mais segurança a cada marcação de horário.

Como resolver os problemas de ponto de colaboradores terceirizados?

Para evitar o risco de processos trabalhistas é primordial fazer a gestão de ponto de terceirizados de forma efetiva. É preciso pensar no engajamento dos colaboradores, que devem ser estimulados a fazer as marcações de ponto. Dessa forma, é possível evitar custos desnecessários para as empresas envolvidas.

• Empresa contratada: o ideal é que escolha um sistema de ponto com geolocalização e armazenamento de dados em tempo real, que funciona conforme a legislação trabalhista.
• Empresa contratante: deve deixar a contratada ciente quando houver descumprimento da jornada pelos colaboradores.

Quanto melhor for o alinhamento entre os RHs da empresa contratante e contratada, menor o risco de passivos trabalhistas para ambas. Em suma, os profissionais terceirizados podem fazer a diferença em um negócio, desde que a gestão das jornadas de trabalho sejam feitas de maneira adequada.

7 passos para melhorar a gestão de ponto de terceirizados

Se você tem uma empresa prestadora de serviços, o ideal é que a equipe entenda que as marcações e gestão de ponto de terceirizados são essenciais. Dessa forma, selecionamos alguns passos, que podem ser colocados em prática para que esse tipo de ação aconteça. Veja o que pode ser feito para facilitar o trabalho do RH:

1. Explique aos colaboradores os benefícios de registrar a jornada de trabalho;
2. Demonstre a importância da transparência nas relações profissionais;
3. Destaque que o profissional terá acesso em tempo real às informações sobre seu banco de horas e espelho de ponto;
4. Evidencie que o registro de ponto é um jeito de comprovar que colaborador cumpriu sua jornada;
5. Use como exemplo demandas antigas dos próprios colaboradores (como solicitações de compensação de horas);
6. Valorize os aspectos positivos do sistema escolhido;
7. Faça demonstrações práticas do funcionamento do sistema.

Um trunfo é mostrar aos colaboradores que os registros de ponto são importantes não apenas para as empresas, mas também para eles. Dessa maneira, a tendência é que o engajamento aumente e todos saiam ganhando: o profissional, a empresa contratada e a contratante.

Alternativas para a gestão de ponto de equipes terceirizadas

A legislação trabalhista determina que empresas com 20 colaboradores ou mais devem fazer os registros de ponto. Isso também vale para as prestadoras de serviço, que devem adotar esse tipo de ação até mesmo se contarem com menos de 20 trabalhadores. Afinal, é um processo que auxilia na gestão do time.

Neste cenário, o ideal é não depender dos modelos clássicos para o registro das jornadas, como o livro ponto e o relógio fixo. Por isso, listamos abaixo duas alternativas eficientes para a gestão de ponto de terceirizados, todas fornecidas pela Ahgora:

Batida por navegador

A primeira alternativa para gestão de ponto de terceirizados, envolve o registro da jornada de trabalho feito via browser, com liberação de IP. Inclusive, pode ser feito em computadores mesmo quando não há internet. Então, quando a conexão estiver online, os dados são enviados ao servidor. A vantagem é não exigir o download de um aplicativo para que a marcação seja feita.

A Portaria 671 regulamenta o uso de ponto eletrônico nas empresas, permite o uso de sistemas alternativos para marcações de ponto e também os sistemas de ponto por programa. Desse modo, é uma alternativa para fazer a gestão de ponto de terceirizados, previsto em lei. Sendo assim, escolha um sistema que siga o que é recomendado pela legislação vigente.

De modo geral, é importante que o RH oriente os colaboradores sobre como deve funcionar esse tipo de batida, facilitando a gestão de ponto de terceirizados. É uma das melhores opções para as empresas que possuem trabalhadores alocados ou terceirizados, que atuam fora de suas sedes.

Aplicativo

O registro de ponto eletrônico no celular ou tablet é uma opção bem acessível aos colaboradores externos e mão de obra terceirizada, prevista pela categoria REP-P da Portaria 671. Além da batida, o sistema também registra a localização geográfica do profissional. Basta que os profissionais façam o download do app e tenham um cadastro na plataforma.

O Multi, por exemplo, foi desenvolvido pela Ahgora para facilitar as marcações de horários de chegadas e saídas. Em poucos cliques o trabalhador consegue fazer a sua marcação, via biometria facial. A partir disso, a possibilidade de fraudes passa a ser bem menor, já que o app conta com um moderno sistema de reconhecimento, assim facilitando a gestão de ponto de terceirizados.

Com a batida por aplicativo, o colaborador terceirizado pode registrar o seu ponto de qualquer lugar em que esteja. Dessa forma, não é necessário que tenha que comparecer à sede da empresa para fazer esse registro. Então, é algo que facilita bastante a sua rotina e os dados são enviados automaticamente aos gestores, por meio da nuvem.

Conte com a tecnologia para a gestão de ponto de terceirizados 

O controle de ponto dos trabalhadores serve como indicador para o investimento que é realizado pela prestadora de serviços. Desse modo, o contratante passa a ter a certeza de que o contrato está sendo cumprido em relação ao total de horas previstas no documento. Assim, é possível avaliar se está sendo algo vantajoso ou não.

Além disso, essa gestão de ponto de terceirizados permite aumentar a eficiência em relação aos pagamentos que são realizados todos os meses. Afinal, os colaboradores que não batem o ponto podem sofrer descontos, já que não estão trabalhando como deveriam. Aliás, a terceirização é algo que veio para flexibilizar as leis trabalhistas e tem ajudado muitas empresas.

Portanto, se a sua empresa terceiriza profissionais ou funciona como intermediária nessa relação, é essencial que exista uma gestão de ponto de terceirizados feita de forma eficaz. Não apenas porque é algo previsto em lei, mas também devido ao fato de contribuir para a gestão.