Folha de ponto é o documento no qual é feito o registro do horário de entrada e de saída dos colaboradores de uma organização. A marcação é obrigatória por lei, no caso, a Portaria 671, que é conhecida como a nova lei de ponto, para empresas que possuem mais de 20 funcionários.
Quem trabalha no RH sabe, no entanto, que a folha de ponto é uma forma mais antiga de fazer os registros das horas. Afinal, existem tecnologias, aplicativos e sistemas que possibilitam realizar essas marcações e a gestão dessas jornadas de forma totalmente automatizada, em nuvem e em tempo real.
Neste artigo, você vai conhecer mais sobre como a folha de ponto se tornou tão importante, ter acesso a um modelo de folha de ponto para download e entender as possibilidades inovadoras de realizar esses registros com tecnologia. Boa leitura!
O que diz a CLT sobre a folha de ponto
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) diz que é obrigatória a realização do controle da folha de ponto para empresas ou instituições que contem com mais de 20 colaboradores. O artigo 74 da CLT diz, sobre a marcação de ponto:
“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.“
Apesar de a obrigatoriedade estar restrita ao porte de empresa citado na lei, empresas com menos de 20 funcionários também podem ser beneficiadas com o registro e controle da folha de ponto. Afinal, esse processo garante transparência nas relações de trabalho, além de contribuir para um RH mais ágil e eficiente.
Além disso, a súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho, fala sobre cartão de ponto, registro, horas extras e minutos que antecedem e sucedem a jornada de trabaho. A lei diz que:
“Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal.”
Portaria 671: o que muda
Em novembro de 2021, foi publicada pelo Ministério do Trabalho a Portaria 671, que é uma atualização de diversos aspectos das leis trabalhistas. Dentre eles, a gestão de ponto e controle de jornada de trabalho, que ganhou novas diretrizes e viu serem revogadas as portarias 1.510 e 373.
Segundo a Portaria 671, são permitidas a folha de ponto mecânica, manual e eletrônica, incluindo também o relógio de ponto cartográfico. No último caso, existem três categorias às quais as empresas podem optar por aderir, são elas:
- REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa)
- REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)
- REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Aleternativo)
O REP-P é a grande inovação trazida pela Portaria 671, pois regulamenta a verificação do ponto digital e em nuvem, criando regras para a emissão e disponibilização de comprovante de ponto e garantia da segurança jurídica.
Como funciona a folha de ponto
A folha de ponto é um modelo de documento que contém todas as informações pessoais e laborais dos colaboradores, e também dados da empresa. Além disso, conta com os dias do mês para preenchimento dos horários realizados em cada data. Assim, entende-se que um modelo de folha de ponto deve seguir a seguinte estrutura básica:
- cabeçalho, onde empresa e colaborador devem preencher com o que é solicitado;
- linhas com dias do mês para preenchimento dos horários da jornada;
- e o espaço para assinatura dos envolvidos (colaborador e RH).
Como fazer folha de ponto de funcionário
Existem várias boas práticas que devem ser seguidas para garantir o preenchimento correto e pontual da folha de ponto essencial para a gestão de pessoal. A folha de ponto é um instrumento crucial para o cálculo das horas trabalhadas pelos colaboradores, bem como para o registro de ausências e horas extras, que são elementos chave no fechamento da folha de pagamento ao final do mês.
Devido à importância desse processo, é imperativo que o setor de Recursos Humanos execute essa tarefa com precisão, evitando qualquer tipo de falha que possa comprometer a exatidão dos pagamentos.
Em casos onde o preenchimento é realizado manualmente, o risco de erros aumenta significativamente. Por esse motivo, afirmamos que o uso de livro de ponto ou folha de ponto em papel são métodos ultrapassados e ineficazes no cenário atual. Com o avanço da tecnologia, surgiram alternativas muito mais eficientes e seguras para o registro de horas trabalhadas.
A adoção de soluções tecnológicas assegura que os registros sejam confiáveis, íntegros e atualizados em tempo real. Dessa forma, o RH pode monitorar diariamente o andamento das jornadas de trabalho, o que permite um acompanhamento mais preciso antes do fechamento da folha de pagamento.
Essa prática não só melhora a precisão dos dados, mas também possibilita a antecipação de cenários desafiadores. Por exemplo, é possível identificar com antecedência a ocorrência de batidas de ponto ímpares, que podem dificultar o fechamento correto das horas trabalhadas. Com esses dados em mãos, o RH pode sugerir compensações via banco de horas para minimizar a incidência de horas extras, garantindo uma gestão de pessoal mais eficiente e equilibrada.
Além disso, o uso de tecnologia proporciona uma transparência maior para os colaboradores, que também podem acompanhar suas horas trabalhadas e ter mais controle sobre suas jornadas. Isso fortalece a relação de confiança entre a empresa e seus funcionários, reduzindo o risco de conflitos relacionados a horas extras e pagamentos.
Dessa forma, a modernização do processo de registro de ponto é um passo fundamental para a otimização da gestão de pessoas e a garantia de um ambiente de trabalho mais justo e produtivo.
Passivos trabalhistas por erros: como evitar
Uma das maiores preocupações do RH e das empresas é o alto custo com passivo trabalhista que pode acontecer em função do descumprimento da legislação. No caso da folha de ponto, existem diversos riscos associados, afinal, trata-se das horas trabalhadas dos colaboradores.
Na maior parte dos modelos de contratação, as horas são a principal moeda de troca. Portanto, é fundamental que o RH tenha total controle do que está sendo cumprido para pagar o que é devido, e nada além disso. Veja alguns casos que podem colocar a sua empresa em apuros.
O que acontece se o funcionário não assinar o ponto?
Em empresas que possuem mais de 20 colaboradores, a legislação trabalhista exige o preenchimento da folha de ponto ou o registro eletrônico das horas trabalhadas. A ausência desse controle pode resultar em multas significativas para a organização.
O Ministério do Trabalho realiza fiscalizações periódicas, nas quais os auditores têm o poder de verificar o cumprimento dessas obrigações. Caso sejam encontradas irregularidades, como a falta de registro adequado das horas, a empresa será responsabilizada, podendo enfrentar não apenas sanções financeiras, mas também outros tipos de penalidades administrativas.
Por outro lado, empresas com menos de 20 colaboradores não estão sujeitas à mesma rigidez de fiscalização no que se refere a verificação do ponto. No entanto, isso não significa que estejam livres de problemas. Mesmo sem a presença constante de auditores, a organização continua vulnerável a processos movidos pelos próprios colaboradores.
Uma das principais causas de litígios trabalhistas é o pagamento indevido de salários, horas extras e demais direitos trabalhistas. Esse risco é real tanto para empresas grandes quanto para as menores, e o impacto financeiro de uma ação judicial pode ser devastador, independentemente do tamanho da empresa.
Diante desse cenário, torna-se evidente a importância de implementar uma ferramenta automatizada para o controle de ponto. Sistemas de gestão eletrônica não apenas asseguram o cumprimento das obrigações legais, mas também proporcionam uma camada adicional de proteção contra possíveis falhas humanas na gestão das horas trabalhadas.
Além disso, é essencial que os colaboradores sejam devidamente orientados e conscientizados sobre a importância do registro correto de suas horas. O uso adequado dessas ferramentas é benéfico para todas as partes envolvidas – tanto para os empregadores, que evitam problemas legais e administrativos, quanto para os colaboradores, que têm seus direitos trabalhistas devidamente garantidos.
Em resumo, o investimento em sistemas de verificação de ponto e na conscientização da equipe sobre o uso correto desses recursos é uma medida preventiva que pode evitar complicações futuras. Proteger a empresa contra multas e processos trabalhistas não é apenas uma questão de cumprimento legal, mas também de garantir um ambiente de trabalho mais seguro e transparente para todos.
Por isso a importância de contar com uma ferramenta automatizada para realizar essa gestão, e também de conscientizar os colaboradores quanto ao uso correto e devido registro de suas horas. É vantagem para todos os envolvidos, pode ter certeza!
Quem pode mexer no ponto do funcionário?
Como falamos anteriormente, o registro de ponto precisa ser íntegro e idôneo, de modo que não deve haver manipulação por parte de ninguém, nem mesmo do RH sem expressa solicitação ou autorização do colaborador. A Portaria 671 prevê a existência de programas de tratamento de ponto, onde os gestores e o RH têm acesso a todos os registros dos colaboradores. Segundo o artigo 82:
“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.”
Alguns exemplos práticos disso podem ser indicados quando um colaborador esquece de fazer um registro de ponto, por exemplo, e aí solicita inclusão de batida. Ou então quando precisa abonar horas de um dia por algum motivo previsto em lei, ou mesmo se precisa realizar qualquer outro tipo de correção.
Por meio de um sistema idôneo, todos esses movimentos ficam registrados em histórico, via solicitação dos colaboradores, para não haver problemas posteriormente.
Folha de ponto e o eSocial
Além de todos os impactos que a folha de pagamento traz para a gestão empresarial, o modelo da folha de ponto tem uma importância fundamental na operação das empresas, especialmente no que diz respeito à geração do eSocial. Este sistema, implementado pelo Governo Federal, trouxe mudanças significativas não apenas para os departamentos de Recursos Humanos, mas também para os escritórios de contabilidade que atendem essas empresas.
O eSocial foi criado com o objetivo de padronizar e centralizar o envio de informações trabalhistas, fiscais e tributárias, tornando mais simples e eficiente a comunicação entre as empresas e os órgãos governamentais. Antes da implantação deste sistema, as informações eram transmitidas de forma dispersa, com dados enviados de maneiras diferentes na folha de ponto, seja por meios eletrônicos ou ainda por registros em papel, o que gerava riscos de inconsistências, perdas de informações e falhas na fiscalização.
Com a introdução do eSocial, houve uma exigência para que os dados fossem transmitidos quase em tempo real, ou seja, na medida em que os eventos trabalhistas ocorrem dentro da empresa. Por exemplo, a marcação de ponto dos funcionários, que registra as horas trabalhadas, deve ser informada ao sistema de forma praticamente imediata. Essa necessidade de rapidez e precisão na transmissão de informações tornou o processo mais rigoroso, exigindo das empresas maior atenção e, muitas vezes, a modernização de seus sistemas internos para garantir conformidade.
O grande diferencial do programa está na sua capacidade de unificar o processo de coleta, armazenamento e fiscalização das informações. Antes, diferentes tipos de dados trabalhistas e fiscais eram enviados por vias distintas: alguns eletronicamente, outros ainda de forma manual com a folha de ponto, o que abria margem para erros e dificultava a fiscalização pelos órgãos competentes.
Agora, com o eSocial, todas as informações seguem um único canal de comunicação, o que facilita não apenas o envio e o armazenamento, mas também a validação desses dados.
Essa centralização traz benefícios claros, como a redução de fraudes, o aumento da transparência e a simplificação das obrigações acessórias que as empresas precisam cumprir. Além disso, a padronização e automatização dos processos promovida pelo eSocial também contribui para uma fiscalização mais eficiente por parte do governo, garantindo que todas as obrigações trabalhistas e fiscais sejam devidamente cumpridas.
Portanto, a folha de ponto, que já era um elemento crucial para a gestão de recursos humanos, ganhou ainda mais relevância dentro desse novo contexto. Agora, mais do que nunca, é essencial que as empresas mantenham registros precisos e atualizados das jornadas de trabalho de seus colaboradores, para garantir que todas as informações necessárias sejam transmitidas corretamente ao programa, evitando possíveis penalidades e garantindo a conformidade com as exigências legais.
A importância de evitar atrasos na folha de ponto
Nos últimos anos, a transformação digital e o aumento da rigidez na fiscalização têm pressionado as empresas a se adaptarem rapidamente às novas exigências legais. Antes, era comum que as empresas adiassem a entrega de dados, uma prática que era tolerada devido à fiscalização muitas vezes demorada ou flexível.
Hoje, porém, os prazos são inegociáveis, e o cumprimento rigoroso das datas estabelecidas tornou-se imprescindível. Qualquer atraso na submissão de documentos cruciais, como a folha de ponto, coloca um fardo significativo sobre os contadores, que precisam lidar com as consequências desses descumprimentos.
A folha de ponto, além de ser um documento essencial para a gestão interna, é fundamental para a prestação de informações ao eSocial, o sistema que unifica o envio de dados sobre trabalhadores no Brasil. A precisão e a pontualidade na entrega desses dados são essenciais para evitar sanções e complicações legais. Diante desse cenário, como garantir que seus clientes entreguem as informações de controle de jornada de seus colaboradores dentro do prazo estipulado?
Para auxiliar nessa tarefa desafiadora, a Ahgora desenvolveu um manual abrangente. Este material não só detalha as regras do novo programa e as possíveis penalidades por não cumpri-las, mas também oferece soluções práticas para manter os prazos da folha de ponto em dia. Com as orientações fornecidas, você estará mais preparado para adaptar os processos de seus clientes às novas exigências legais.
Uma das principais recomendações desse manual é a adoção de tecnologias que automatizam e simplificam os processos relacionados à folha de ponto. Abandonar o tradicional livro de ponto e implementar um sistema de ponto eletrônico, por exemplo, pode trazer inúmeros benefícios.
Além de reduzir o tempo gasto com tarefas burocráticas, essa mudança permite que o departamento de Recursos Humanos se concentre em áreas mais estratégicas, como a gestão de pessoas. Para as empresas contábeis, essa transformação abre a oportunidade de assumirem um papel mais consultivo, auxiliando seus clientes a tomarem decisões mais assertivas e, assim, agregando mais valor aos seus serviços.
Em suma, o cumprimento dos prazos e a adoção de novas tecnologias são fatores chave para o sucesso e a conformidade legal das empresas no ambiente regulatório cada vez mais rigoroso. Com o suporte adequado, como o oferecido pelo manual da Ahgora, é possível transformar desafios em oportunidades, garantindo que a sua empresa e seus clientes estejam sempre à frente.
