É fato que, em grandes empresas, a área de Recursos Humanos acaba se distanciando (até mesmo fisicamente) da operação propriamente dita. As rotinas de Departamento Pessoal são executadas em um time normalmente isolado… principalmente devido a questões de privacidade e confidencialidade. É o caso das limitações previstas pela LGPD, entre outras.
Dessa forma, a gestão de pessoas acaba sendo uma responsabilidade dos gestores de área. São eles que acompanham de perto o dia a dia de trabalho dos colaboradores. No entanto, essa gestão correrá de forma mais tranquila e eficiente com o suporte e orientação das rotinas de Departamento Pessoal.
Responsabilidades do Departamento Pessoal junto às equipes
A área de RH, ou Departamento Pessoal, tem um papel fundamental na gestão descentralizada de pessoas. São responsabilidades deste time:
- Orientar os gestores em relação às ferramentas capazes de facilitar uma gestão de pessoas orientada por dados precisos, como os de performance e horas trabalhadas;
- Desenvolver processos que facilitem a gestão de pessoas. Aplicam-se rotinas de forma consistente e padronizada em toda a empresa;
- Promover oportunidades de capacitação e desenvolvimento, tanto para competências técnicas e organizacionais quanto as de inteligência emocional (comportamentais);
- Incentivar a comunicação eficaz entre os times e a propagação da cultura da empresa para que seja internalizada e difundida;
- Proporcionar o suporte necessário para que todos se desenvolvam de acordo com suas expectativas pessoais e de forma alinhada aos objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo.
Essas tarefas são fundamentais para a sustentabilidade de uma organização. Entretanto, é preciso delegar. Caso contrário as rotinas de Departamento Pessoal nunca serão executadas com qualidade.
Como descentralizar as rotinas de Departamento Pessoal
Especialmente em grandes empresas, o time desse setor passa a ser consumido pelas atividades manuais e burocráticas. Para o RH, fica pouco (ou quase nenhum) tempo para se dedicar à gestão de pessoas propriamente dita.
Uma dessas atividades operacionais dentre as rotinas de Departamento Pessoal é a gestão de horas dos colaboradores. Isso demanda tempo. Com o crescimento da empresa, o profissional tem cada vez mais dificuldade em checar as justificativas alocadas no ponto. Ou então para verificar a real necessidade da realização de horas extras.
Ao mesmo tempo, o surgimento de demandas inesperadas quebra a rotina do RH. Muitas vezes, os profissionais são pegos de surpresa em relação à abertura de novos processos seletivos ou desligamentos.
Tais demandas interferem negativamente no planejamento da área. Por sua vez, isso pode tornar o dia a dia das rotinas de Departamento Pessoal caótico. É nesse momento que a gestão descentralizada aparece como uma grande aliada. Mais do que isso: com o crescimento do número de colaboradores, ela é fundamental.
Quer descobrir outros desafios que as rotinas de Departamento Pessoal pode pode solucionar com gestão descentralizada? Então vamos lá!
A gestão descentralizada de pessoas visa melhorar a eficiência das organizações e ampliar o potencial da área de RH. Atualmente, essa estratégia é utilizada para solucionar alguns dos principais problemas encontrados nas rotinas de Departamento Pessoal. São eles:
- Falta de tempo para atividades estratégicas
- Tarefas imprevistas que atropelam a rotina
- Emissão frequente de holerites de correção
1 Falta de tempo para atividades estratégicas
Os profissionais de Recursos Humanos são responsáveis por uma série de atividades que lotam as suas agendas. Muitas vezes, têm pouco tempo (ou quase nenhum) para fazer a gestão de pessoas de forma efetiva.
As novas tecnologias auxiliam o departamento de RH a delegar algumas tarefas para as lideranças. É o caso, principalmente, das rotinas de Departamento Pessoal. Assim, gestores conquistam autonomia, e o RH conseguem dedicar mais tempo à estratégia.
Claro que algumas ações ficam integralmente na responsabilidade do RH… convenções coletivas, distribuir benefícios, pagar, recolher encargos, entre outros. No entanto, tarefas como o controle de horas trabalhadas podem ficar a cargo dos gestores de área.
Gerir o banco de horas dos colaboradores em empresas de médio e grande porte é sem dúvida um desafio; especialmente quando não se conta com as ferramentas certas. Isso porque durante o controle do banco de horas surgem dificuldades como:
- Acompanhar de forma efetiva a jornada de trabalho dos funcionários da empresa;
- Averiguar as justificativas de funcionários em caso de atrasos ou faltas;
- Confirmar a necessidade daquelas horas extras computadas.
Tem alguém melhor na empresa para fazer a efetiva gestão das horas de um funcionário do que o seu líder? Apostamos que não!
Os gestores trabalham próximos aos times. Ninguém melhor do que eles para averiguar informações do ponto, autorizar horas extras, férias e validar justificativas. Ao contar com o envolvimento deles, a empresa ganha com a precisão dos dados. Por sua vez, o RH conquista tempo para se dedicar a demandas que precisam de mais atenção e cuidado.
É tarefa facilmente executada pelos líderes. Além disso, as informações relacionadas à quantidade horas trabalhadas e absenteísmo são ótimos indicadores de produtividade… e até mesmo de motivação. Tais informações são essenciais aos gestores de área, portanto.
Para que os líderes se envolvam efetivamente nestas tarefas, é necessário torná-las simples e fáceis para eles. Nesse sentido, a adoção de recursos tecnológicos é uma boa saída.
2 Tarefas imprevistas que atropelam a rotina
O processo de desligamento de um colaborador, ou a abertura de novos processos seletivos implicam em uma série de atividades que precisam ser incluidas nas rotinas de Departamento Pessoal.
Quando estes acontecimentos ocorrem de forma inesperada, podem prejudicar o fluxo de trabalho. Por isso, a abertura de novos processos seletivos e o desligamento dos funcionários devem ser discutidos com antecedência. Desta forma, tais processos ocorrem de forma planejada e fluida.
Essas decisões devem ser tomadas em conjunto, e a autonomia dos gestores neste âmbito, tem limite. A sugestão é que as decisões que podem envolver riscos sejam tomadas de comum acordo e com orientação do setor de Recursos Humanos.
Por exemplo, a demissão de um funcionário não pode ser feita pelo gestor sem o conhecimento e avaliação do RH. Isso porque pode passivos trabalhistas e outros riscos para a corporação.
Dica de ouro: uma forma de fazer com que a descentralização da gestão de pessoas funcione bem é desenhar os fluxos de aprovação. Estimula-se assim a atuação adequada dos gestores. Não deixa de ser uma formação sobre a gestão de pessoas, seja em relação a passivos trabalhistas ou orientações de como agir.
3 Emissão frequente de holerites de correção
Os holerites de correção são emitidos quando os profissionais de RH descobrem, após o fechamento da folha:
- informações sobre as horas trabalhadas pelos colaboradores, ou
- acordos firmados entre funcionários e liderança.
A emissão de holerites de correção é uma tarefa que demanda tempo, dedicação e conferência. Não deveria acontecer de forma recorrente. Se o seu RH costuma gastar bastante tempo com isso, talvez seja a hora de repensar alguns processos!
Nesse sentido, a boa comunicação entre gestores e o RH aparece novamente como um ponto chave nas rotinas de Departamento Pessoal. O fluxo de informações entre ambas as partes irá evitar tais imprevistos e otimizar processos. Faz com que o objetivo de diminuir a emissão de holerites de correção seja atingido.
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