Automatizar rotinas de RH é algo que contribui para o desenvolvimento de empresas, nos mais variados segmentos. Consiste em deixar as ferramentas analógicas para trás e apostar em softwares de ponto eletrônico, como o Pontoweb, por exemplo. Assim, a tecnologia auxilia na tomada de decisões e construção de relatórios.
Em um mundo cada vez mais competitivo, é essencial ter ao seu lado sistemas que contribuam com o negócio, de uma forma ampla. As batidas de ponto, por exemplo, são exigências da lei, para empresas com mais de 20 colaboradores. Mas, além disso, elas podem servir para a captação de dados estratégicos.
O Pontoweb é um sistema de ponto capaz de transformar a realidade do RH. Tradicionalmente, essa área é focada na relação entre trabalhadores e empresas, só que nem sempre há tempo para olhar para os profissionais como é o dever do RH. Muitas vezes a jornada de trabalho é tomada por tarefas burocráticas, repetitivas e demoradas.
Ao automatizar as rotinas de RH, os profissionais da área passam a ter mais tempo disponível para pensar nos colaboradores. Também podem encontrar soluções para problemas da empresa e muito mais! Confira a seguir como o sistema da Ahgora contribui com esse objetivo.
O que é Pontoweb?
Pontoweb é um sistema de ponto eletrônico desenvolvido pela Ahgora, com o objetivo de facilitar a gestão das jornadas de trabalho. Por meio dele é possível ter acesso a uma série de informações. Então, atividades que antes eram manuais, passam a ser feitas de maneira digital.
Você que trabalha na área de Recursos Humanos ainda lida com anotações manuais e planilhas? Caso a resposta seja positiva, saiba que já passou da hora de buscar alternativas para tornar a gestão mais ágil. O Pontoweb é perfeito para auxiliar nessa questão, fazendo sobrar mais tempo na sua rotina.
O sistema desenvolvido pela Ahgora possui diversas tecnologias, como o armazenamento de dados em nuvem, fazendo com que informações possam ser acessadas de qualquer lugar e em tempo real. Basta que o gestor ou RH tenha acesso à internet e já será possível obter os dados disponíveis na plataforma.
A plataforma conta também com machine learning. Isto é: aprendizagem de máquina, fazendo com que a cada avaliação feita pelo sistema, melhores resultados sejam apresentados. Então, é algo excelente para automatizar atividades que antes só poderiam ser feitas à mão, como a montagem de escalas de trabalho.
Por que automatizar as rotinas de RH?
A área de Recursos Humanos conta com várias atribuições, atuando como uma conexão entre o empregador e os colaboradores que fazem o negócio funcionar. Por isso, estes profissionais devem estar atentos a pequenos detalhes, percebendo quando alguém está descontente, por exemplo.
Ao longo dos anos o modo de atuar foi passando por alterações, até chegar no formato que conhecemos atualmente. Acontece que estes profissionais não podem mais depender de anotações manuais. Afinal, conferir todas elas é algo que demora, pode gerar erros e faz com que o RH acabe perdendo muito tempo com questões burocráticas e retrabalho.
Ao contar com ferramentas digitais, que automatizam as atividades antes realizadas manualmente, os profissionais de Recursos Humanos passam a investir menos tempo em assuntos repetitivos e exaustivos. E com a rotina menos corrida, passam a atuar de uma forma mais estratégica, ganhando tempo para atuar efetivamente com o capital humano. A tecnologia pode ajudar com:
- Recrutamento e seleção;
- Gerenciamento de performance;
- Gestão de benefícios.
Aqui na Ahgora levamos a sério a evolução na gestão de pessoas e desenvolvemos softwares completos para beneficiar o seu negócio. Passe a economizar até 60% nas tratativas de ponto e reduza em 30% os gastos com horas extras! O Pontoweb é capaz disso e muito mais.
Como o Pontoweb ajuda a automatizar as rotinas de RH?
O Pontoweb conta com armazenamento de dados em nuvem e em tempo real, que podem ser acessados em tempo real e de qualquer lugar. A partir disso, é excelente para automatizar a rotina do RH, principalmente daqueles que trabalham em empresas com unidades em diferentes cidades.
Essa situação faz com que a checagem de informações seja feita de uma maneira mais lenta, quando não há tecnologia por trás. Afinal, até que os livros ponto, por exemplo, sejam levados para a sede e analisados, várias horas são perdidas. Por outro lado, com o Pontoweb em poucos segundos já é possível ter acesso a estes dados da jornada de trabalho.
Entenda a seguir como o sistema é capaz de automatizar as tarefas do RH:
1. Montagem de escalas de trabalho
A montagem de escalas de trabalho, principalmente no caso de plantões, é uma dificuldade para o RH. Afinal, é preciso respeitar os períodos de descanso entre uma jornada e outra, conforme determina a legislação trabalhista.
Além disso, dependendo do segmento do seu negócio, em determinados dias ou horários a equipe pode ficar desfalcada. Então, depender das planilhas manuais, que precisam ser checadas várias vezes, deixou de ser uma opção. Assim, o módulo Escalasweb ajuda a montar escalas perfeitas.
No caso dos fins de semana, por exemplo, os trabalhadores podem atuar no máximo dois domingos consecutivos. Esse é o dia que as folgas devem ser concedidas de maneira preferencial. Então, com a nossa ferramenta é possível montar as escalas e respeitar os descansos.
2. Gestão de férias
A gestão de férias pode ser um problema em grandes empresas, que possuem centenas de funcionários. É preciso tomar muito cuidado, para seguir a legislação, garantindo que cada profissional tenha seu direito aquisitivo respeitado. Ou seja, após um ano de trabalho, devem ter 30 dias de descanso.
Além disso, os gestores também precisam ter atenção com os desfalques que acontecem nos times. Afinal, se muitos colaboradores de um mesmo setor pegarem férias ao mesmo tempo, a produção pode ser prejudicada. Isso mostra como a gestão de férias é importante, uma das partes das rotinas de RH.
O Pontoweb permite automatizar essa atividade comum do RH. Por meio do módulo Fériasweb, os colaboradores podem fazer suas solicitações de maneira online. Em seguida, os responsáveis podem avaliar estes pedidos e decidirem se aprovam ou não, tudo online, economizando tempo de todos os envolvidos.
Com um sistema automático que passa a auxiliar em algo tão importante como a gestão de férias, é possível desobstruir as atividades do RH. Aliás, os líderes de setores podem ter acesso a essa ferramenta e fazer as aprovações de pedidos. Isso contribui para que tenham mais autonomia e descentralizem a tomada de decisões.
3. Fechamento da folha de pagamento
O fechamento da folha de pagamento gera dor de cabeça para o RH de muitas empresas, principalmente naquelas onde os cálculos são feitos de maneira manual. Aliás, já foi o tempo de somar os valores das horas extras, colaborador por colaborador. Isso toma muito tempo e pode resultar em erros, gerando passivos trabalhistas.
O maior problema em fazer os cálculos de maneira manual é em relação aos valores das horas extras. Você deve saber que o pagamento neste caso é 50% maior em relação ao valor padrão, certo? Mas, quando essas horas são trabalhadas no período noturno ou nos fins de semana, passam a ter valor pago ainda mais elevado.
O Pontoweb entrega todos estes cálculos de maneira automatizada! Ao longo do mês, é possível fazer a tratativa de ponto e conferir os valores que serão gastos com o pagamento da folha, conferindo os dados em tempo real. Então, é possível cessar as horas extras, caso sejam desnecessárias ou reforçar a produção, conforme a necessidade.
Ainda em relação ao fechamento da folha de pagamento, aqueles que faltaram demais podem sofrer descontos. Isso vale para o descanso semanal remunerado, que é válido apenas para aqueles que não faltaram ao longo dos cinco dias anteriores. Abandone os cálculos manuais e invista na nossa tecnologia, reduzindo em até 90% o tempo gasto com essa atividade!
4. Análise de produtividade
Fazer a avaliação da jornada de trabalho de maneira manual não é uma das tarefas mais fáceis… Medir a produtividade então, nem se fala, não é mesmo? O Timesheet é o primeiro gerenciador de tarefas do mercado integrado com o registro de ponto. É excelente para identificar quem está rendendo muito ou está com desempenho abaixo do esperado na equipe.
Por meio do sistema é possível registrar o tempo dedicado a cada tarefa, para saber com precisão qual é a rentabilidade com cada uma das atividades desenvolvidas. Além disso, é possível acompanhar as entregas e tarefas por projeto, equipe e cliente. Ao montar as rotinas de RH, pense nessa questão.
Avaliar o que são despesas, custos e investimentos não é uma tarefa fácil. Mas, com o Timesheet é possível monitorar as horas trabalhadas por cada um dos membros que compõem o negócio. Enfim, com ele é possível saber onde é investido o tempo de cada time, o que facilita nas avaliações ao fim do mês.
A análise da produtividade é bem mais complicada sem contar com um software capaz de automatizar essa questão. Então, com as informações assertivas em mãos, você que atua no RH pode conversar com aqueles que estão rendendo menos, para entender o que está causando as dificuldades. E assim, cumprir o papel da área, fomentando o relacionamento com a empresa.
Automatizar as rotinas de RH é o caminho para a eficiência operacional!
Atingir a eficiência operacional é o desejo de muitas empresas. Para chegar lá, é importante substituir as anotações em papel por ferramentas digitais, que entreguem resultados perfeitos aos gestores. Trocar o livro ponto por ponto eletrônico é um bom início de jornada.
As empresas que atingem este patamar passam a sofrer menos com gargalos e ganham agilidade em suas atividades. Um dos melhores exemplos é relacionado com os casos de ociosidade, representados por trabalhadores desocupados em uma cadeia produtiva. Geram custos desnecessários e não entregam resultados.
Com o Pontoweb, os profissionais de Recursos Humanos passam a ter mais tempo em suas agendas, para que possam pensar em pontos estratégicos visando o futuro do negócio. A eficiência operacional consiste em automatizar atividades burocráticas, que passam a ser resolvidas por um sistema de ponto digital.
O Pontoweb transforma o RH em um setor estratégico e que contribui para o crescimento da empresa e dos funcionários que fazem parte dela. Com dados precisos em mãos e mais tempo para agir, todos saem ganhando pelo incremento da tecnologia.
