Comprovante de ponto, ou comprovante de registro de ponto do trabalhador segundo o texto da lei, é um documento que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizado pelo empregado.
Este documento é mais comumente conhecido pelo RH e pelos colaboradores como aquele papelzinho impresso que sai dos relógios de ponto tradicionais quando a pessoa bate ponto. No entanto, a Portaria 671 veio trazer uma grande transformação neste aspecto, agregando tecnologia e praticidade ao dia a dia dos envolvidos nesta gestão.
Conforme a nova lei, o comprovante de ponto não precisa mais ser obrigatoriamente impresso, podendo ser aceito também no formato de arquivo eletrônico. Para isso, no entanto, o documento precisa cumprir com alguns requisitos básicos previstos pela norma.
Continue a leitura deste artigo e entenda tudo sobre o que é o comprovante de ponto, para que serve, se é obrigatório ou não e tudo mais que o RH precisa saber para cumprir a lei.
O que é comprovante de ponto
Comprovante de ponto é o documento que confirma os horários de entrada e saída dos colaboradores registrados em algum sistema de ponto. Ele está definido no Art. 79 da Portaria 671 devendo conter os seguintes requisitos obrigatórios:
- “I – cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
- II – Número Sequencial de Registro – NSR;
- III – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- IV – local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
- V – identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
- VI – data e horário do respectivo registro;
- VII – modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
- VIII – código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
- IX – assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.”
O que diz a CLT sobre ponto eletrônico
Trazendo um pouco de histórico, a primeira vez em que o ponto eletrônico foi tratado nas leis trabalhistas brasileiras foi nas Portaria 1.510, em 2009, e 373, em 2011. Neste período, também foi quando o comprovante de ponto surgiu como um assunto relevante a ser regulamentado.
Com a publicação da antiga Portaria 1.510, passou a ser obrigatório o registro de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores e a emissão de um comprovante de ponto impresso com durabilidade de até cinco anos.
Já no caso da Portaria 373, o comprovante não era obrigatório, mas a credibilidade das informações ficava condicionada à celebração de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Além disso, a 373 possibilitou na época a utilização de sistemas alternativos de registro de ponto. Desta forma, o comprovante poderia não ser gerado de forma impressa, mas seria obrigatório o empregador utilizar um sistema de controle de ponto que permitisse o acesso aos dados das marcações sempre que necessário.
Dúvidas mais comuns sobre comprovante de ponto
Sabemos que a legislação trabalhista é complexa e está em constantes mudanças. No entanto, isso é muito positivo para o RH e para as relações de trabalho, pois mostra que a lei está evoluindo conforme as necessidades atuais.
Separamos a seguir algumas das principais dúvidas que surgem quando o assunto é comprovante de ponto conforme a nova lei. Confira!
A impressão do comprovante de ponto é obrigatória?
Não, a impressão do comprovante de ponto não é mais obrigatória. Segundo o Art. 80 da Portaria 671, o comprovante de ponto pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. No caso da versão digital, é preciso que o documento esteja adequado aos seguintes critérios:
- “I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
- II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
- III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e
Além disso, devem atender às suas respectivas exigências conforme o formato de documento dotado: impresso ou eletrônico. Saiba mais sobre as diferenças e vantagens de cada um deles em nosso curso online e gratuito sobre a Portaria 671!
O que é o arquivo AFD?
Além do comprovante de ponto, que registra individualmente cada batida, a nova lei determina também um formato atualizado para o Arquivo Fonte de Dados (AFD). Este documento contém um histórico de todas as marcações de ponto realizadas no Registrador Eletrônico de Ponto em questão.
Por garantir a integridade das marcações e atestar a execução da jornada de trabalho por parte dos colaboradores, ele deve ser gerado, conforme formato descrito no portal gov.br, por todos os tipos de sistemas previstos na 671: Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, Registrador Eletrônico de Ponto Convencional e Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo.
No caso de Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, o AFD deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. Já no caso de Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, o AFD deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
E o que é a assinatura eletrônica?
Antes de mais nada, é fundamental esclarecermos a diferença entre assinatura digital e eletrônica.
A primeira consiste em um formato mais simples, utilizado para tornar válida legalmente uma assinatura de contrato quando esta precisa ser realizada a distância. A assinatura digital é, então, muito mais utilizada para pessoas físicas firmarem contratos de aluguel de imóveis, por exemplo, ou de compra e venda de produtos.
Já assinatura eletrônica é um tipo de autenticação de autoria com total validade e segurança jurídica. Para tornar a compreensão mais fácil, é como se fosse a autenticação de uma assinatura normal em cartório, neste caso, validada por um órgão certificador.
No caso do comprovante de ponto, a assinatura a ser utilizada é a eletrônica, e ela deve seguir diferentes orientações conforme o tipo de software que emitir o comprovante. Veja o que diz a lei:
“Art. 87. As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-C devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – INMETRO.
Art. 88. As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, constituindo-se em assinaturas eletrônicas qualificadas, nos termos da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.”
É direito do funcionário receber o espelho de ponto?
Sim, é direito do colaborador recebe-lo. Segundo o parágrafo único do Art. 84 da Portaria 671, “o trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.”
Por isso, a importância do RH conhecer a legislação e entender quais são os requisitos que os arquivos e documentos fiscais precisam cumprir para estarem em compliance. Vale lembrar que, em caso de não adequação a alguma dessas normas, a empresa estará sujeita às despesas com passivos trabalhistas.
Para que serve o comprovante de registro de ponto do trabalhador?
O comprovante de ponto serve para validar e confirmar a autenticidade de um registro de ponto. Ou seja, toda marcação de horário de entrada e saída dos colaboradores devem estar registradas conforme esses padrões. Isso é uma obrigação legal e também uma forma de tornar as relações trabalhistas mais transparentes e seguras.
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O que fazer com o comprovante de ponto?
O comprovante de ponto deve ser utilizado para, como o nome já diz, comprovar os registros de batidas. Assim, é importante tanto para o colaborador, quanto para a empresa.
No caso do colaborador, ele bate o ponto e retira seu comprovante. Caso haja qualquer necessidade de comprovação de sua parte quanto às marcações realizadas, ele poderá usar esse papel até cinco anos para frente.
Mas, quem vai guardar um pedaço de papel por tanto tempo, certo? E se a impressão for se deteriorando, ou se o papel rasgar, amassar ou molhar? São inúmeros os empecilhos.
Já do lado da empresa, o Ministério do Trabalho e demais órgãos fiscalizadores podem exigir comprovação dos registros realizados em cada equipamento habilitado no mesmo período de cinco anos.
Ou seja, neste caso, a empresa precisa guardar os seus equipamentos que contêm a memória fiscal para disponibilizar os comprovantes para impressão caso algum fiscal compareça e solicite dentro deste prazo.
Por que guardar o comprovante de ponto
O objetivo de guardar o comprovante de ponto é, então, atender às determinações da legislação no caso de equipamentos adequados à antiga Portaria 1.510 e atual categoria de Registrador Eletrônico de Ponto Convencional da Portaria 671. Sua finalidade é de fiscalização para garantia do cumprimento das normas.
REP-P: a inovação da Portaria 671
Com o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, ou seja, o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa, o seu RH não precisa mais armazenar comprovantes físicos e nem equipamentos para ter segurança. O software é uma tecnologia inovadora lançada pela Portaria 671 que permite o registro de ponto de forma totalmente digital, com armazenamento dos dados em nuvem.
Dessa forma, todos os comprovantes de ponto gerados ficam salvos no sistema, com acesso irrestrito aos colaboradores e ao RH em caso de necessidade. Eles podem, ainda, ser consultados a qualquer momento pelas pessoas com credenciais para tal, via login e senha na plataforma.
Este é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa Ahgora, totalmente integrado ao Pontoweb, nosso Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), para levar praticidade para o seu dia a dia. Esqueça a necessidade de armazenar comprovante de ponto impresso e venha para o futuro.
Nosso sistema está totalmente adequado à Portaria 671 e à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados),e devidamente registrado junto ao INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial), conforme determina a lei. Conheça o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa Ahgora!
