O final de ano chegou e com ele vem uma série de tradições. Quando o assunto é ambiente corporativo, uma das atividades mais comuns é a festa de final de ano – ou confraternização de empresa.
A comemoração pelo ano que passou faz parte da cultura organizacional da grande maioria dos negócios. Normalmente, essa tarefa fica por conta do setor de RH. E nem sempre é fácil planejar o evento! Seja pelo orçamento apertado, pela falta de know how da equipe ou pela necessidade de criatividade para não repetir os temas das festas anteriores.
Para a confraternização ideal, fizemos um passo a passo com os principais pontos a serem levados em consideração durante o planejamento, a organização e a execução do evento. Confira:
9 dicas para organizar a sua confraternização de empresa
1. Comece pela quantidade de pessoas
Definir a quantidade de pessoas que irá participar da festa de confraternização é um ótimo ponto de partida. Ter respostas para algumas perguntas simples dá uma boa noção sobre quantas pessoas considerar no evento:
- Quantos colaboradores, terceirizados e estagiários trabalham na empresa?
- Serão convidados outros parceiros, fornecedores e/ou clientes?
- O convite será estendido a acompanhantes?
- Você tem ideia de quantos convidados geralmente comparecem em eventos do seu negócio?
2. Defina a proposta do evento
Com uma ideia clara do tamanho que a confraternização terá, é hora de definir um conceito para o evento. Afinal, qual formato ele terá?
- Almoço;
- Brunch;
- Churrasco;
- Coquetel;
- Festa;
- Festa temática;
- Happy hour;
- Jantar;
- Pool Party.
3. Escolha o local
Com essas informações, chegou o momento de escolher o local onde a confraternização irá acontecer. Será na própria empresa ou em um local diferente? Muitos negócios optam por alternativas externas para garantir mais descontração, longe do ambiente de trabalho diário.
A maior parte das cidades conta com uma boa estrutura para a realização dessas ocasiões. Entre as opções, estão:
- Barcos;
- Centros de eventos;
- Chácaras;
- Clubes;
- Restaurantes;
- Salões.
Se a opção escolhida for um lugar externo à empresa, é preciso levar alguns pontos em consideração: facilidade de acesso, conforto, segurança etc. Também é importante prestar atenção à infraestrutura oferecida, como cadeiras, mesas, acessórios, banheiros e demais espaços.
A escolha passa pela expectativa do público que estará presente. O local precisa comportar todos de forma confortável, mas não deve ser grande demais, a ponto de parecer que o evento ficou vazio.
4. Planeje e convide com antecedência
Assim como você, milhares de outras empresas estão planejando as suas festas de final de ano. Isso faz com que as locações e os fornecedores sejam mais concorridos.
Para garantir que a organização transcorra sem problemas, quanto antes o planejamento e os contatos com os fornecedores forem feitos, melhor. O mesmo vale na hora de contatar os convidados. Quanto mais cedo o convite for feito, maior será a expectativa criada para o dia da festa.
Para isso, podem ser usados todos os canais de comunicação disponíveis entre empresa e equipe. É importante ser claro quanto às informações mais relevantes, como data, local, horário, dress code etc.
Uma boa estratégia é criar pequenos spoilers sobre as atrações da festa para aguçar a curiosidade entre a equipe. Assim, todos entram no clima da comemoração.
5. Exija confirmação de presença
Estabelecer uma data limite para a confirmação de presença dos convidados é algo fundamental. Com as respostas, é possível confrontar o planejamento original com quem realmente irá participar do evento. Assim, evitam-se gastos desnecessários e é possível fazer correções em tempo hábil.
6. Procure serviços profissionais
A escolha criteriosa dos fornecedores é o segredo de um evento de sucesso. A probabilidade da confraternização de empresa atingir seus objetivos e começar 2020 com muito mais engajamento depende da qualidade dos itens contratados.
Isso vale também para os organizadores de eventos e cerimonialistas. Por mais capacidade que a equipe interna tenha para a organização, contar com especialistas é sempre um bom negócio. Isso diminui o risco de erros, garante escolhas mais assertivas e reduz os custos, devido ao conhecimento de mercado destes profissionais.
7. Defina o cardápio
Esse é outro ponto importante, pois está diretamente ligado ao conceito da festa. Um happy hour combina com petiscos e finger food, já uma festa na chácara casa bem com churrasco.
As pessoas gostam de comer bem; e o cardápio, incluindo as bebidas, é um dos itens mais comentados após o evento. Um ponto de atenção é quanto às alergias e intolerâncias alimentares. Sendo assim, contar com opções vegetarianas e veganas, sem glúten e/ou lactose, é bem importante.
Caso você prefira organizar internamente a questão da alimentação, existem calculadoras online que ajudam na hora de definir as quantidades necessárias para não ter desperdícios.
8. Pense em atrações
Esse é para ser o dia mais divertido do ano, certo? Nada melhor do que pensar em algumas atrações de entretenimento para a confraternização de empresa. Felizmente, há diferentes opções. E vale ainda usar a criatividade! Veja algumas opções:
- Adereços e adornos divertidos;
- Bandas ou cantores;
- Cabines fotográficas;
- DJ;
- Karaokê;
- Mágicos ou ilusionistas;
- Stand-up comedy;
- Sorteios e distribuição de brindes.
9. Fale do negócio com descontração
A confraternização de empresa é um ótimo momento para falar sobre objetivos, conquistas e metas sem a formalidade do dia a dia. Com cuidado para não quebrar o clima, mantendo um tom otimista, é possível abordar as perspectivas e os objetivos para o próximo ano. Esses são os principais itens a serem considerados na organização de uma festa de final de ano divertida e capaz de engajar ainda mais a equipe.
