A gestão de ponto eletrônico é algo que garante mais confiança na relação entre empresas e colaboradores. Também é uma forma de evitar passivos trabalhistas, já que todas as informações ficam registradas em um equipamento lacrado e que impede edições. Isso também é ótimo para o fechamento da folha de pagamentos.
Empresas que não adotam a tecnologia tendem a ficar para trás e perder espaço para a concorrência. Atingir a eficiência operacional é algo que depende de várias questões, como possuir um time bem treinado e capacitado para realizar as atividades de modo assertivo. Isso passa pelos registros da jornada de trabalho.
O ponto eletrônico é algo permitido por lei e que possui regras específicas para uso. Mas, quando falamos em gestão, é algo que vai além das marcações feitas pelos profissionais que atuam na empresa. Cada batida passa a fazer parte de um banco de dados e é convertida em informações valiosas para o RH.
O que é gestão de ponto eletrônico?
A área de RH precisa lidar com várias questões que fazem parte da rotina das empresas no que diz respeito ao capital humano. O ideal é que as atividades sejam automatizadas, permitindo a busca por resultados mais precisos e evitando erros humanos. O livro ponto, por exemplo, é algo do passado e que dificulta a gestão.
A gestão de ponto consiste em avaliar as marcações feitas pelos trabalhadores, nas horas de chegada e saída, assim como o intervalo. Desse modo, é possível identificar quais estão faltando demais e podem sofrer descontos. Ou mesmo aqueles que estão fazendo horas extras indevidas e precisam ser comunicados.
Só que é complicado avaliar as informações uma por uma, ainda mais nas empresas grandes, que possuem vários colaboradores. Isso toma tempo do RH, que precisa fazer as checagens – muitas vezes – de maneira manual. Além disso, a gestão fica sujeita a erros humanos.
Por outro lado, com a gestão de ponto eletrônico as informações ficam armazenadas em um dispositivo preparado especialmente para isso. Existem softwares, como o Pontoweb, capazes de entregar relatórios completos, com base nos dados registrados pelos profissionais. Assim, as atividades do RH se tornam mais dinâmicas.
Como funciona a gestão de ponto eletrônico?
A gestão de ponto eletrônico normalmente é feita por meio de aplicativos, que substituem as tradicionais planilhas e anotações manuais. Desse modo, os dados são atualizados assim que o colaborador faz o registro. Isso é excelente para quem atua na área.
Usar a tecnologia por meio de formatos diversos para batida de ponto é muito importante. Inclusive, isso vem sendo cada vez mais usado, permitido pela categoria REP-P da Portaria 671 do MTE.
Em suma, as marcações se tornam mais precisas e todos os envolvidos saem ganhando neste tipo de operação. Veja agora algumas características importantes:
Segurança
A gestão de ponto eletrônico é muito mais segura do que trabalhar com anotações manuais e avaliar dados em papéis. Aliás, determinadas informações só podem ser acessadas por pessoas credenciadas. Isso traz mais segurança para o processo.
Os sistemas que fazem registros de ponto não podem permitir edições. Por isso, quando uma marcação é feita, não deve ser excluída ou modificada. Desse modo, o colaborador sabe que receberá no fim do mês um pagamento conforme a sua contribuição.
Muitos passivos trabalhistas são resultados de pagamentos incorretos de horas extras. Por isso, é essencial que os gestores tenham em mãos dados precisos, sem que percam tempo juntando informações ao chegar no final do mês. Portanto, a gestão eletrônica garante segurança jurídica e fiscal.
Relatórios em tempo real
Já pensou acompanhar em tempo real as marcações de ponto? Com o Pontoweb isso é possível! Assim que o colaborador faz a sua batida, esse dado já é adicionado e pode ser avaliado pelos gestores. Então, torna o processo bem mais ágil e assertivo.
Quando um colaborador realiza horas extras indevidas, é possível identificar essa situação e avisá-lo. É muito melhor do que, por exemplo, perceber apenas no fim do mês, fazendo com que o cofre do negócio sofra com isso.
Os relatórios em tempo real podem ser acessados em apenas alguns cliques, tornando ainda mais interessante essa questão. Assim, são dados que permitem uma atuação estratégica dos gestores, em busca dos melhores resultados para o negócio.
Registros por navegador e celular
O ponto por navegador permite grandes vantagens para os negócios. É uma maneira de substituir o tradicional relógio de ponto físico, que muitas vezes pode causar filas nas empresas, tanto na hora da chegada quanto na hora da saída. A Ahgora oferece ferramentas que cumprem muito bem este papel.
Além deles, também é possível contar com aplicativos para smartphones, que permitem o ponto eletrônico no celular. Essa é uma forma de fazer o registro em basicamente qualquer lugar, o que é excelente para trabalhadores externos e em home office.
Os dados das batidas ficam registrados em nuvem e podem ser conferidos pelos gestores credenciados para isso em tempo real. São duas novas possibilidades de garantir a gestão da jornada de uma maneira correta e sem complicações. Aliás, este formato facilita a marcação de ponto dos colaboradores, que fazem isso de forma fácil e rápida, via aplicativo, de qualquer lugar.
Quais empresas podem aproveitar esse sistema?
A legislação determina que empresas com mais de 20 colaboradores precisam, obrigatoriamente, fazer a gestão de ponto. Contudo, sempre indicamos que o ponto eletrônico é extremamente importante para qualquer negócio, principalmente para aqueles que possuem mais de dez profissionais.
Nenhuma empresa é obrigada a contar com o sistema de ponto eletrônico! A lei determina que as marcações podem ser feitas até mesmo à mão. Mas, é difícil pensar que em uma época em que a velocidade faz total diferença ainda existam empreendimentos que não adotaram a tecnologia como aliada na gestão da jornada de trabalho.
Imagine uma empresa que possui unidades espalhadas pelo Brasil e que ainda possui anotações no velho livro ponto. É inviável avaliar todos os horários de chegadas e de saídas com precisão. Isso pode ocasionar injustiças, com pagamentos equivocados a trabalhadores.
Qualquer empresa pode aproveitar esse sistema, sendo que a gestão de ponto eletrônico é capaz de garantir mais economia para o negócio, credibilidade junto ao time interno e ainda segurança jurídica. Desse modo, é possível afirmar que todas as partes saem ganhando!
Adote a gestão de ponto eletrônico e torne o RH mais ágil
A gestão de ponto eletrônico é algo que deve ganhar cada vez mais espaço, porque os gestores estão percebendo que não podem ficar parados no tempo. A área de Recursos Humanos pode ter um papel muito importante nas empresas, desde que os profissionais trabalhem com dados corretos.
Empresas que possuem unidades em mais de uma cidade precisam ter ao seu dispor sistemas capazes de tornar a gestão mais ágil e precisa. Quando o RH tem em mãos relatórios completos, a tomada de decisões é mais assertiva. Em poucos cliques é possível conferir dados importantes para a organização.
O Pontoweb foi desenvolvido com esse intuito, seu objetivo é ajudar os gestores que estão em busca de resultados precisos, capazes de contribuir com a gestão de pessoas. A tecnologia já permite acesso a informações em tempo real, você precisa conhecer este conceito e adotar em seu negócio!
