A Portaria 373 da Secretaria do Trabalho era uma regulamentação de 2011 sobre marcações de ponto usando sistemas alternativos de registro. Esse conjunto de normas deixou de valer no dia 10 de dezembro de 2021, quando entrou em vigor a Portaria 671.
A nova portaria englobou e atualizou regras da Portaria 1510 e da Portaria 373 — além de outros temas pertinentes à área trabalhista —, que até dezembro de 2021 eram as principais normas que regiam o setor.
É importante salientar, no entanto, que a maior parte das regras da Portaria 373 — sobretudo relacionadas aos equipamentos usados para fazer batidas eletrônicas das chegadas e saídas dos colaboradores —, foi mantida, tendo sofrido apenas atualizações.
No caso da Portaria 373, você confere todas as novidades aqui, e quanto à 1510, acesse nosso conteúdo específico no blog que se debruça sobre ela. Agora, vamos à Portaria 373.
O que é Portaria 373 do MTE?
A lei trabalhista determina, desde 2009, que todas as empresas com 20 colaboradores ou mais devem fazer a gestão das jornadas de trabalho. Em outras palavras: o RH/DP deve acompanhar as horas dos funcionários para não haver excessos. Também é uma maneira de assegurar os direitos dos profissionais e empregadores.
Quando os horários ficam registrados em um sistema de ponto eletrônico, isso garante mais tranquilidade para todos os envolvidos. Quem trabalha no setor de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal precisa dominar o tema, começando pelo conhecimento sobre a Portaria 373.
O desrespeito à jornada de trabalho é uma das principais dores de cabeça, tanto para empresas quanto para colaboradores. Dispor de equipamentos que confirmem se a pontualidade é cumprida e se as horas trabalhadas são pagas é essencial. Isso evita problemas com o pagamento de horas extras ou de atrasos descontados em folha, por exemplo.
Com a determinação da Reforma Trabalhista, o uso de um relógio de ponto homologado pelo Inmetro era obrigatório para empresas acima de 20 colaboradores. Isso, no entanto, não é acessível ou prático para todas as organizações. Para contornar isso, foi implementada a Portaria 373, em setembro de 2011, através da qual outros sistemas alternativos de registro passaram a ser permitidos.
Ao usar um software para acompanhar a jornada de trabalho, parte da gestão do ponto é automatizada e os custos com hardware são reduzidos. Isso tanto para os colaboradores que atuam in loco, quanto para os funcionários externos, ou ainda, aqueles que trabalham em home office.
Como funcionava a Portaria 373?
As regras para o registro de horários de entrada e saída de funcionários são definidas pela Secretaria do Trabalho. Para fins de fiscalização, a Portaria 373 dispunha sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico. Assim, as empresas ficavam atentas ao artigo 1º, que estabelecia que:
“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.
Assim, para substituir o relógio ponto por um sistema alternativo em qualquer cenário, era necessário um acordo coletivo. Somente após essa decisão conjunta é que a Portaria 373 passava a valer. Portanto, não bastava apenas o RH decidir por conta própria, era preciso comunicar a decisão aos colaboradores.
Essa determinação continua valendo dentro do texto da nova Portaria 671, que substitui a Portaria 373 neste aspecto. No entanto, ela é válida apenas para uma das categorias de sistema de registro de ponto previstas na norma: o Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A).
O REP-A é a categoria de sistemas de registro de ponto que atualiza as normas da antiga portaria 373, segundo definições da 671, conforme o artigo 77:
“O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho”.
Sendo assim, para empresas que utilizam esta categoria de sistema, ainda se faz necessária a celebração do acordo coletivo ou convenção. Para as demais (REP-C e REP-P), esta determinação da Portaria 373 fica revogada.
Quais as principais vantagens da antiga Portaria 373?
À primeira vista, atender estas exigências pode até parecer desnecessário. Mas a verdade é que a antiga Portaria 373 e agora 671 poupa o Departamento Pessoal de muitos aborrecimentos. Aliás, quando é feita a gestão de ponto digital, é possível evitar o retrabalho e erros humanos.
Existem alguns benefícios claros ao adotar em seu negócio um sistema de ponto eletrônico ou digital. Entre as principais vantagens, podemos destacar, como:
- Combate o absenteísmo;
- Garante marcações pontuais;
- Entrega provas que protegem a empresa de processos trabalhistas;
- Gestão eficaz de horas extras antes que elas acumulem.
Outra mudança bacana é que com a Portaria 373 não é mais necessário estar na sede da empresa ou em suas filiais para fazer a batida de ponto. Graças aos sistemas alternativos de registro, os colaboradores podem fazê-los de qualquer lugar. O app Multi, por exemplo, permite marcações por meio do celular, através da tecnologia de reconhecimento facial, oferecendo muito mais praticidade para todos.
Dúvidas comuns sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico
Por mais que a Portaria 373 existisse há mais de uma década, as mudanças trazidas pela 671 acabam gerando questionamentos nos profissionais de RH. Mesmo que o Departamento Pessoal esteja ligado nas novidades, uma regra como esta pode ser interpretada de diferentes maneiras.
Reunimos alguns questionamentos para explicar tudo o que é importante em relação a Portaria 373 e 671. É melhor não se arriscar, porque uma empresa que apresenta falhas nas marcações de ponto pode ser multada. Acabe agora mesmo com todas suas dúvidas:
1. Existem restrições em relação aos sistemas de ponto alternativos?
De acordo com a Portaria 373, não existe nenhuma restrição para o uso de um sistema de registro eletrônico alternativo. No entanto, é importante que o sistema usado para a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores atenda alguns pré-requisitos. Assim, os sistemas eletrônicos alternativos não podem:
- Restringir a marcação do ponto, mesmo se o colaborador chegou atrasado;
- Permitir marcação automática do ponto;
- Fazer agendamentos de marcações;
- Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
- Alterar ou eliminar os dados registrados pelo colaborador.
2. Existem exigências para os sistemas de ponto alternativos?
Para ser permitido, a antiga Portaria 373 e atual 671 determina o que o sistema de ponto eletrônico deve:
- Estar sempre disponível para os colaboradores;
- Identificar a empresa e o funcionário no registro de ponto;
- Possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações de ponto.
Vale conferir cada um destes detalhes na Portaria 373 e 671 antes de assinar o contrato com uma empresa fornecedora. Porque cada um dos itens é importante para entregar dados precisos ao setor de Recursos Humanos.
3. Os sistemas alternativos precisam ser homologados?
Não, o sistema escolhido não precisa ser homologado pela Secretaria do Trabalho ou por órgãos credenciados. Porém, é preciso que as informações por ele coletadas estejam permanentemente disponíveis para o auditor fiscal do trabalho. O propósito da fiscalização é analisar o cumprimento dos aspectos descritos na Portaria 671.
4. E se a empresa não fechar acordo para uso de um sistema alternativo?
O acordo é obrigatório somente no caso de uso de sistemas que se enquadrem na categoria REP-A. Portanto, se você optar por outra categoria de sistema de registro de ponto, não precisará se preocupar com a realização do acordo.
De toda forma, as empresas devem sempre continuar a obedecer a antiga Portaria 1510 e atual 671. Isso porque ela regulamenta, de forma geral, o uso de Registradores Eletrônicos de Ponto, também conhecidos como REP, sendo a lei principal.
5. Controle de ponto e gestão de jornada de trabalho pelo celular, pode?
Sim! Os aplicativos de ponto eletrônico no celular ou tablet são a versão mais usual de sistemas alternativos. Com eles, é possível acompanhar as marcações de ponto dos colaboradores, entendendo quando e onde o funcionário iniciou e encerrou a jornada de trabalho de maneira fácil. Além disso, é possível fazer toda a gestão das jornadas, verificar batidas incorretas e aprovar solicitações feitas pelos colaboradores.
Registro de ponto pelo celular: o que diz a lei
A lei determina que, desde que o sistema atenda a antiga Portaria 373 e atual 671, é permitido aos colaboradores registrarem o ponto pelo celular. No entanto, este tipo de registro opera por meio da categoria REP-P da portaria. Para isso, o sistema de ponto no celular deve atender o Art.1º § 2º, que diz o seguinte:
“Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo”.
Quando se escolhe um fornecedor de confiança, todo o processo de registro, armazenamento e gestão de ponto pelo celular é seguro. Assim que um colaborador faz o registro em seu celular, as informações são enviadas automaticamente para a nuvem. Então, os profissionais de RH podem verificar a todo momento se os dados estão certos. Saiba mais sobre o uso do ponto eletrônico no celular.
O REP-P da Portaria 671, substituto da Portaria 373 traz a facilidade de dispensar o relógio de ponto tradicional, permitindo novos sistemas de ponto por programa, como as marcações por celular. Assim a jornada de ponto é acompanhada, mas sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura. Desse modo, é possível trabalhar com aplicativos em celulares, que fazem o reconhecimento facial.
O ponto eletrônico no celular pode beneficiar os colaboradores em home office e externos. Antes disso, o mais comum era ter que anotar no papel ou preencher planilhas. Além disso, os profissionais do RH precisavam avaliar tudo isso, o que representa retrabalho para o setor.
O problema era que o colaborador quase sempre perdia com isso. Sem o sistema de ponto por programa, a contagem de horas era caótica. Então, o colaborador poderia ser pego de surpresa, no fim do mês, com o desconto de horas não registradas. É muito mais difícil ser compensado pelo trabalho quando não há comprovação da jornada.
Além de permitir o registro de ponto, os apps dão transparência à relação entre empregado e empregador. Fica fácil acompanhar o saldo de horas remanescente no mês:
- Saldo positivo de horas: horas extras que ainda precisam ser folgadas ou pagas ao colaborador.
- Saldo negativo de horas: o colaborador deve horas a trabalhar, que precisam ser trabalhadas ou descontadas do salário.
É por essa soma de fatores que o ponto no celular ou tablet beneficia o colaborador. Quando a relação é transparente, a tendência é de que os colaboradores tenham um desempenho melhor. Porque quem trabalha desconfiado rende menos, quase sempre.
Critérios para escolher um sistema alternativo de ponto
Existem diversas opções de sistemas alternativos para controle de ponto disponíveis no mercado, no entanto, não são todos que atendem à antiga Portaira 373 e atual 671. É preciso ter em mente alguns critérios na hora de pesquisar a ferramenta ideal para o seu negócio. São exemplos de alguns deles:
Horário de marcação
Apesar de todas as opções disponíveis no mercado registrarem os horários informados pelo colaborador, nem todos têm validade legal. Alguns aplicativos são melhores do que os outros.
A Portaria 671, substituta da Portaria 373, exige que os sistemas de ponto por programa não sejam passíveis de fraude. Os apps da Ahgora, por exemplo, vão além de registrar o horário do aparelho e da rede. O sistema reconhece quando o horário do dispositivo é alterado manualmente.
Outra vantagem da Ahgora é a sincronização em tempo real com a nuvem. Isso significa que o RH consegue visualizar todas as marcações em menos de 1 minuto. Enquanto isso, o padrão de mercado é que os dados sejam enviados para o sistema de ponto apenas uma vez ao dia.
Geolocalização da batida de ponto
Sabia que a tecnologia já permite registrar o ponto online no celular ou até em modo offline? Isso mesmo: funciona até quando o dispositivo estiver sem sinal de internet! Essa é uma ótima notícia para as empresas que possuem colaboradores externos. A batida de ponto acontece normalmente e é sincronizada quando o aparelho tiver sinal.
A Ahgora utiliza sistemas complementares. Além da triangulação de antenas de telefonia, combinamos dois sistemas de satélite:
- GPS: o Global Positioning System americano.
- GLONASS: o Global Navigation Satellite System russo.
Assim é possível saber a localização do colaborador no momento do registro de ponto. Assim, fica fácil para o funcionário comprovar que estava no posto de trabalho no horário combinado.
3 sistemas alternativos de ponto eletrônico que você precisa conhecer
Você pode estar se perguntando “como escolher o melhor sistema de registro de ponto para atender à antiga Portaria 373, atual 671?” O importante é avaliar qual cenário combina com a sua realidade. Fato é que existem diversos aplicativos capazes de cumprir essa função.
O Pontoweb é uma ferramenta completa, que entrega diversas aplicações aos clientes. A Ahgora foca em tecnologia de ponta, para garantir registros precisos com resultados em tempo real. Conheça agora 3 alternativas:
Multi
O aplicativo de ponto é uma boa opção para empresas que têm funcionários externos, em home office ou estão em busca de alternativas mais baratas do que o relógio. Afinal, a localização onde a marcação de ponto foi feita fica registrada. O Multi se enquadra na categoria REP-P, de sistema de ponto por programa.
O Multi usa a câmera para registrar o ponto com reconhecimento facial, um dos processos de identificação mais seguros e ágeis do mercado. São coletados cerca de 70 pontos do rosto para reconhecimento futuro na batida de ponto via aplicativo. Para o colaborador, facilita o dia a dia por não exigir a memorização de senhas e códigos.
Basta que o colaborador faça o seu registro, ficando posicionado de frente para a câmera frontal de seu dispositivo e aguardar enquanto ocorre o reconhecimento de acordo com o registro fotográfico realizado em seu primeiro uso. O funcionamento do sistema é muito simples, se assemelha a uma selfie.
Batida Online
Com este controle de ponto, é possível fazer o registro da jornada de trabalho usando um computador ou notebook. Basta acessar o site da aplicação para fazer a batida online, via navegador, e com liberação de IP. Por também se tratar de um software, o Batina Online faz parte da categoria REP-P.
Por isso, também é uma boa alternativa para empresas com colaboradores em regime de home office. É possível aumentar o nível de segurança dos registros adicionando um leitor biométrico. O dispositivo se conecta ao computador via entrada USB e faz a leitura da digital do colaborador.
Relógio de Ponto Ah30 Lite
Para quem busca uma alternativa mais tradicional, este relógio atende à antiga Portaria 373, atual 671. Ele se difere do relógio de ponto homologado por não ter sistema de impressão de comprovantes, e se enquadra na categoria REP-A, de sistemas de ponto alternativos, segundo a Portaria 671.
A vantagem é que o Ah30Lite é mais leve e móvel. Assim como os apps de registro de ponto no celular, a marcação é geolocalizada. A sincronização com o sistema de ponto é feita por Wi-Fi ou 3G. Essa opção é popular para equipes itinerantes, como é o caso de produtores de eventos ou trabalhadores rurais, por exemplo.
Como escolher um sistema que siga a Portaria 671?
Os profissionais do setor de Recursos Humanos são bastante privilegiados quando a empresa passa a adotar um mecanismo para o registro eletrônico de ponto. Além de reduzir o retrabalho, também é uma maneira de aumentar a confiança e melhorar a relação com os colaboradores!
O sistema permite acompanhar a jornada em tempo real. Se a assiduidade é acompanhada ‘ao vivo’ pelo gestor, ele consegue realocar trabalhadores para suprir carências de mão de obra, por exemplo. Também é possível evitar horas extras indevidas, diminuindo custos invisíveis desnecessários nas empresas.
Os profissionais têm acesso ao seu espelho de ponto antes mesmo do fim do mês. Isso se traduz em autonomia para encaminhar justificativas, pedir ajustes ou compensações de banco de horas. É algo que facilita a vida do RH, já que os colaboradores podem acessar as informações sem que alguém tenha que ficar explicando o que fazer.
A sua empresa já aderiu aos sistemas alternativos de ponto eletrônico? Está considerando um sistema mais eficiente? Se tiver alguma dúvida sobre as mudanças da Portaria 373 que se converteu na 671, ou sobre o software de ponto fornecido pela Ahgora, entre em contato e solicite uma demonstração!
