Tecnologia no RH é o uso de sistemas, softwares e equipamentos conectados para trazer maior agilidade e eficiência à área de recursos humanos nas empresas. No caso específico do RH, a redução de tempo operacional gasto com burocracias e papelada também é um dos principais objetivos.
A evolução da tecnologia no RH acompanhou as transformações do mercado de trabalho e das demandas da área. Na década de 1970, por exemplo, o RH tinha um papel bem administrativo, sendo responsável por arquivar documentos, fazer admissões e demissões, entre outras atividades.
Com a revolução digital no mundo dos negócios, houve uma mudança na forma como o RH é visto pela diretoria das organizações, possibilitando que a área assumisse um papel mais estratégico.
A partir dessa nova configuração, cada vez mais o departamento se movimenta para se tornar uma área que gera e comprova o seu valor na empresa, promovendo maior competitividade para o negócio. Afinal, todo o resultado de uma empresa é feito das pessoas que a compõem, certo? E quem cuida das pessoas na empresa é, em essência, o RH.
No entanto, é evidente que essa não deve ser uma responsabilidade centralizada somente no Recursos Humanos, mas também compartilhada com os gestores diretos. E essa também é uma das funções do uso de tecnologia no RH: descentralizar a gestão de pessoas.
Continue a leitura para conhecer os benefícios tangíveis, desafios enfrentados, oportunidades de crescimento, melhores práticas a serem adotadas, tendências emergentes e as previsões futuras para essa interseção crucial entre tecnologia no RH e gestão de pessoas!
O que é tecnologia no RH
Tecnologia no RH é qualquer sistema ou software que automatize rotinas ou auxilie na organização de processos na área de recursos humanos.
Ou seja, tecnologia no RH é contar com processos otimizados para que o profissional do RH consiga investir mais horas do seu dia em ações estratégicas do que em atividades manuais e operacionais.
Vamos refletir: você já parou para pensar em quantas horas o seu RH gasta:
- Analisando planilhas?
- Conferindo e-mails com pedidos diversos dos colaboradores?
- Efetuando cálculos de férias e pagamentos?
Além disso, quantos erros podem ser evitados, quanto dinheiro pode ser economizado em passivos trabalhistas, ou mesmo, quanto você pode focar mais em pessoas do que em números?
É por isso que a tecnologia no RH é importante. Com ela, você e sua equipe se concentram em atividades mais subjetivas e gastam menos energia com burocracias. Afinal, o uso de tecnologia no RH lida com as burocracias por você, automatizando diversas tarefas para tornar a sua rotina mais simples.
Atividades como contratações, fechamento de folha de pagamento, gestão de férias e envio de informações ao eSocial são primordiais para o funcionamento da empresa e não podem deixar de ser feitas. A vantagem da tecnologia no RH, neste caso, é a celeridade que traz para esses processos.
A tecnologia no RH permite um olhar mais cuidadoso para o que realmente interessa — as pessoas. Assim, a área pode focar na saúde mental, bem-estar, experiência do colaborador, clima organizacional etc.
A boa notícia é que a tecnologia no RH também apoia todas essas tarefas focadas no colaborador. Porém, a ação humana deve trabalhar em conjunto, seja na análise das informações, ou mesmo na definição de como agir sobre elas.
O papel da inovação em RH
Quando se fala em inovação no RH, não necessariamente estamos falando sobre tecnologias. Inovação é um conceito mais amplo, que envolve qualquer ideia aplicada que fuja do comum ou que traga algum tipo de benefício para a rotina.
Por exemplo, podemos considerar como uma inovação no RH a abertura de uma vaga para People & Culture, caso esta ainda não fosse uma posição existente na sua empresa.
Ou, então, suponhamos que a sua equipe passe a acompanhar indicadores de RH para mensurar os resultados da área, quando isso antes não era feito — isso também é inovação!
Nesses casos, vemos que não há envolvimento de nenhum sistema tecnológico, mas, ainda assim, agrega valor trazendo uma entrega totalmente diferenciada do que já era praticado.
A inovação no RH pode trazer benefícios como:
- Aumentar a competitividade e o crescimento da empresa;
- Melhorar o clima organizacional e a satisfação dos colaboradores;
- Otimizar os processos de recrutamento e seleção.
Mesmo que a inovação não precise ser necessariamente tecnológica, essa também é uma parte importante dela. Inclusive, a tecnologia no RH pode complementar e potencializar a inovação, oferecendo ferramentas que facilitam a gestão de pessoas, como:
- People Analytics, para analisar dados e informações relacionados a equipe;
- Pesquisa de clima, para entender as percepções dos colaboradores quanto à cultura e ao ambiente da empresa;
- Automatização, para reduzir a burocracia e aumentar a produtividade.
Com essas ferramentas, o time de RH pode tomar decisões mais acertadas e embasadas em dados, além de economizar tempo e recursos que podem ser investidos em outras atividades mais estratégicas. A tecnologia no RH também pode contribuir para melhorar a comunicação interna, engajamento dos colaboradores e retenção de talentos.
Portanto, a inovação e a tecnologia no RH se relacionam e se complementam de forma harmoniosa e sinérgica, impulsionando a excelência na gestão de pessoas.
O RH que busca inovar e se atualizar com as tecnologias disponíveis no mercado tem mais chances de se destacar e se tornar um parceiro estratégico da organização.
A jornada do RH antes da tecnologia
Antes da revolução tecnológica, o Recursos Humanos enfrentava uma série de desafios que tornavam suas operações mais lentas e complicadas, como:
- Montanhas de documentos físicos;
- Planilhas intermináveis;
- Caixas de entrada de e-mails transbordando;
- Comunicações restritas a telefonemas ou encontros presenciais.
Esses obstáculos sobrecarregam o RH, concentrando quase toda a responsabilidade de gerenciamento de pessoal no departamento.
Como resultado, os profissionais se sentiam sobrecarregados e pouco motivados, prejudicando diretamente a produtividade. Uma área que opera isoladamente, sem o apoio dos gestores e do uso da tecnologia no RH, perde tempo valioso em tarefas operacionais.
Mas apesar de todas as desvantagens dessa abordagem ultrapassada, e mesmo em um ambiente repleto de avanços tecnológicos, algumas equipes ainda são resistentes a implantação da tecnologia no RH que poderiam tornar suas tarefas mais ágeis.
Elas continuam agarradas a métodos manuais, lentos e ineficazes, comprometendo a qualidade do trabalho e a satisfação dos funcionários. Além disso, perdem oportunidades valiosas de utilizar ferramentas digitais que poderiam simplificar processos como recrutamento, avaliação, desenvolvimento e retenção de talentos.
Gerenciar pessoas é uma tarefa desafiadora, e não deve recair exclusivamente sobre os ombros do RH. É aí que entra a tecnologia no RH, como uma aliada capaz de liberar a área das amarras do passado e posicioná-lo como protagonista na era da transformação digital.
Os benefícios da tecnologia no RH
Os benefícios da tecnologia no RH são inúmeros. Eles vão desde a simplificação de rotinas, até uma geração de dados para embasar tomadas de decisão. Com a tecnologia, o seu RH pode:
- Automatizar tarefas;
- Simplificar atividades;
- Acelerar processos;
- Otimizar o tempo;
- Reduzir custos;
- Mensurar resultados.
Confira, a seguir, outras vantagens!
Transformação operacional e estratégica
Uma das grandes vantagens da tecnologia no RH é a simplificação de tarefas que costumavam ser demoradas e repetitivas, tais como:
- Gerenciamento de documentos;
- Processos de contratação;
- Procedimentos de demissão;
- Administração da folha de pagamento.
Graças à tecnologia no RH, a área pode automatizar essas tarefas e se concentrar em iniciativas importantes, como:
- Melhorar a experiência dos colaboradores, compreendendo suas necessidades, expectativas e níveis de satisfação por meio de pesquisas de clima, feedbacks, avaliações de desempenho e muito mais.
- Fortalecer a cultura organizacional, promovendo a integração de equipes, identificando talentos, valorizando a diversidade e enfatizando os valores e missão da empresa. Isso cria um ambiente de trabalho mais agradável e colaborativo.
Otimização do tempo e eficiência
Outra vantagem da tecnologia no RH é a automação de processos com mais rapidez, precisão e segurança. Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são:
- Folha de pagamento: a tecnologia no RH permite que o cálculo de horas trabalhadas, impostos, benefícios e descontos seja feito de forma automática, evitando erros humanos e retrabalhos. Além disso, a tecnologia facilita a emissão de recibos, holerites e comprovantes, que podem ser enviados por e-mail ou acessados por aplicativos.
- Gestão de benefícios: gerencie os benefícios como vale-transporte, vale-refeição, para controlar os custos, adesões, renovações e alterações, além de oferecer mais flexibilidade e personalização.
- Registros de ponto: controle a jornada de trabalho dos colaboradores de forma eletrônica, para acompanhar as horas trabalhadas, faltas, atrasos, horas extras e folgas, além de garantir o cumprimento da legislação trabalhista.
Esses processos automatizados podem ser realizados por meio de sistemas SaaS (Software as a Service), que são plataformas online que oferecem serviços por meio da internet.
Assim, o RH pode otimizar o tempo e a eficiência das suas atividades, liberando os profissionais de RH para se dedicarem a funções mais estratégicas e humanas.
Tomada de decisões baseada em dados
As ferramentas e técnicas de análise de dados, como o People Analytics, ajudam o Recursos Humanos a descobrir informações valiosas sobre como os funcionários se comportam, como estão performando e se estão satisfeitos na empresa.
Com esses dados em mãos, é possível tomar decisões mais informadas e, assim, aprimorar processos e estratégias que diminuam o turnover, aumentem a atração de talentos e mais.
10 tipos de ferramentas tecnológicas para RH
Existe uma infinidade de opções no mercado para auxiliar equipes de RH em diversas frentes de trabalho. A seguir, traremos as 10 ferramentas mais comuns, relacionadas a tecnologia no RH.
Confira!
1. Automação de processos
A automação de processos usa a tecnologia e a integração de sistemas e dados para automatizar tarefas que antes eram feitas manualmente — como folha de pagamento e solicitações de férias — aumentando a produtividade, eficiência e geração de valor.
Um exemplo de software que apoia a automação de tarefas rotineiras é o Timesheet. Ele é um gestor de tarefas integrado ao ponto que permite saber, com precisão, a rentabilidade de cada atividade, projeto ou cliente. Esse uso da tecnologia no RH ajuda a controlar o tempo, produtividade e custos do time.
2. Sistemas de gerenciamento de talentos (TMS)
Seja para agilizar o processo de contratação, proporcionar uma experiência positiva aos novos funcionários desde o primeiro dia, estabelecer metas claras de desempenho ou fomentar o crescimento profissional, o TMS é a ferramenta ideal.
Ele maximiza o potencial de seus colaboradores, impulsionando seu sucesso no mercado competitivo de hoje. Algumas das TMS mais usadas são:
- Soluções de RH na nuvem;
- Software de gestão de ponto;
- Solução de gestão de projetos;
- People Analytics.
Essas tecnologias são benéficas tanto para os funcionários quanto para as organizações, proporcionando motivação, satisfação, produtividade e competitividade.
3. Plataformas de aprendizagem e desenvolvimento (LMS)
As plataformas de aprendizagem e desenvolvimento (LMS) facilitam o treinamento contínuo dos funcionários oferecendo cursos, materiais de treinamento e avaliações personalizadas conforme as necessidades específicas de cada negócio.
Uma das melhores opções disponíveis no mercado é a Webtraining. A plataforma é simples, intuitiva e apoia a área de educação corporativa de grandes empresas por meio do e-learning. A Webtraining tem as seguintes funcionalidades:
- Ambiente adaptado à identidade do cliente;
- Trilhas personalizadas para diferentes necessidades dos times;
- Tecnologia para gerar resultados, com inteligência artificial, realidade virtual e gamificação;
- Compliance totalmente garantido, com dados 100% confiáveis e documentações de evidência;
- Relacionamento interno e externo, com capacitação do time e dos fornecedores em um ambiente personalizado.
4. Sistemas de gestão de ponto e presença
Os sistemas de gestão de ponto e presença são ferramentas que registram e controlam a jornada de trabalho dos funcionários de forma eficiente e segura.
Um dos modelos mais modernos e inovadores é o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), regulamentado pela Portaria 671, em vigor desde novembro de 2021.
O Pontoweb, por exemplo, é um sistema confiável que oferece recursos para o registro de ponto e controle de horários de trabalho. Algumas das suas funcionalidades envolvem:
- Cálculos de horas automáticos em tempo real;
- Integração com folha de pagamento e ERP;
- Ponto geolocalizador (GPS, Cell ID e Network ID);
- Aprovação digital do espelho de ponto;
- Solicitação online de justificativas e abonos;
- Envio de atestados, declarações e documentos.
5. Análise de dados e Business Intelligence
As ferramentas de análise de dados, People Analytics e Business Intelligence coletam, organizam e interpretam dados sobre os colaboradores da empresa, gerando informações relevantes para a gestão de pessoas.
Com essas informações, o RH pode tomar decisões mais efetivas, baseadas em evidências. Alguns dos benefícios do uso dessas tecnologias no RH são:
- Redução do turnover e aumento da retenção de talentos;
- Melhoria do engajamento, da produtividade e da satisfação dos funcionários;
- Otimização dos processos de recrutamento e seleção;
- E muito mais.
O Analytics é uma dessas ferramentas que pode ser aplicado como tecnologia no RH que se destaca pela praticidade, precisão e flexibilidade. Como módulo adicional do Pontoweb, permite que o RH monitore indicadores como absenteísmo, pontualidade, saldo de horas e custo por equipes.
Além disso, o Analytics oferece insights sobre o comportamento e o perfil dos colaboradores, auxiliando na seleção e no treinamento.
6. Plataformas de comunicação interna
As plataformas de comunicação interna facilitam o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores.
Elas permitem que as informações importantes sejam compartilhadas de forma rápida, eficiente e segura, evitando ruídos e mal-entendidos.
Alguns exemplos de plataformas de comunicação interna são:
- Intranets;
- Aplicativos corporativos;
- Redes sociais internas;
- Softwares de gestão.
7. Plataformas de gestão de férias
As férias são um direito de todo trabalhador, mas também um desafio para as empresas que precisam planejar e gerenciar esse período de forma eficiente e conforme a legislação.
Para facilitar esse processo, existem plataformas de gestão de férias que automatizam e simplificam as tarefas envolvidas, garantindo segurança jurídica e agilidade operacional.
O Gestão de Férias é um software que integra colaboradores, gestores e RH em uma solução 100% online. Funciona assim: o colaborador solicita suas férias pelo portal ou aplicativo MyAhgora, conforme o seu saldo e a política da empresa.
O gestor recebe a notificação pelo app Leader e pode aprovar ou recusar o pedido, considerando as demandas internas e a disponibilidade da equipe.
O RH finaliza o pedido pelo Pontoweb, sem precisar fazer cálculos de períodos de forma manual e seguindo todas as regras da CLT, inclusive as mais específicas, como os feriados locais e regionais.
A ferramenta também permite:
- Programação de férias coletivas;
- Envio de avisos de férias online;
- Recebimento de alerta de vencimentos e solicitações;
- Solicitação e aprovação de abono pecuniário;
- Antecipação do 13º salário.
Seu grande diferencial é a comunicação transparente entre todos os envolvidos no processo, evitando conflitos, erros e atrasos que podem gerar multas e insatisfação.
8. Plataformas de gestão de desempenho
As plataformas de gestão de desempenho monitoram o rendimento dos funcionários de forma contínua, facilitando feedbacks regulares e metas de desenvolvimento. Com essas plataformas, o RH pode atuar de forma mais estratégica e tomar decisões baseadas em dados.
Aqui, o Analytics também se destaca como tecnologia no RH por entregar dados de fácil interpretação e em tempo real sobre indicadores importantes, além de proporcionar uma economia de tempo durante as análises.
Isso porque ele gera gráficos e relatórios automaticamente, sem necessidade de planilhas ou cálculos manuais.
9. Plataformas de gestão de benefícios
Com esse auxílio das plataformas de gestão de benefícios, os colaboradores podem escolher e controlar seus próprios benefícios, como plano de saúde, vale alimentação, vale refeição, vale transporte e previdência, de maneira personalizada e sem complicações.
Para as empresas, uso da tecnologia no RH representa uma verdadeira economia de tempo e dinheiro. Elas garantem que tudo esteja de acordo com as leis e regulamentos, além de melhorar o desempenho do departamento de Recursos Humanos.
E não para por aí, já que o uso da tecnologia no RH também ajuda a atrair e manter os melhores talentos por aumentar a satisfação e a motivação dos colaboradores.
10. Plataformas de análise de experiência do funcionário
Essas plataformas utilizam a inteligência artificial e dados para avaliar e aprimorar a satisfação, o envolvimento e o desempenho dos colaboradores de uma empresa.
Isso significa que os líderes e RH têm uma visão completa e constante da jornada dos funcionários, identificando áreas onde a cultura organizacional e as práticas de gestão de pessoas podem ser aprimoradas.
O My Ahgora é uma dessas ferramentas que permite o uso tecnologia no RH. Ele faz parte do Pontoweb e apresenta duas funcionalidades para analisar a experiência dos funcionários: o Mood e o Elogios.
O Mood funciona como um termômetro do ânimo dos colaboradores, permitindo que eles expressem como se sentem em relação ao trabalho. Já o Elogios é um espaço para compartilhar reconhecimentos e feedbacks positivos, fortalecendo os vínculos de confiança e cooperação entre as equipes.
Essas funcionalidades, trazidas pelo uso da tecnologia no RH, desempenham um papel importante na criação de um ambiente de trabalho mais saudável, produtivo e inovador, onde a equipe se sente valorizada, motivada e engajada com a empresa.
Desafios e oportunidades na era digital do RH
Com tantos benefícios e aspectos positivos, o que pode haver de desafios e oportunidades para o uso da tecnologia no RH na era digital? Confira a seguir!
Adoção e aceitação da tecnologia
A era digital trouxe um monte de mudanças empolgantes e alguns desafios para o Recursos Humanos nas empresas.
Com todas essas novas tecnologias e ferramentas digitais surgindo, é crucial se adaptar e se reinventar para acompanhar as necessidades tanto do mercado quanto dos nossos colegas de trabalho.
Falando de desafios, um dos maiores é, na verdade, adotar e abraçar todas essas tecnologias. Isso não se limita apenas a colocar novos sistemas e processos em prática, mas também envolve uma mudança na maneira de pensar e trabalhar, tanto dentro do RH quanto em toda a empresa.
Muitas vezes, o medo do desconhecido é aterrorizante, como o de perder o controle ou a preocupação de precisar aprender novas habilidades. É por isso que a equipe de RH deve se comunicar de forma clara e transparente sobre todos os benefícios e objetivos da tecnologia no RH. Também é importante oferecer treinamento e suporte adequados para todos os usuários.
Além disso, o RH deve estar disposto a abraçar o novo, estar sempre em busca de inovação e criatividade e esquecer alguns velhos hábitos. Afinal, a tecnologia não deve ser vista como uma ameaça, mas como uma ferramenta que ajuda a melhorar a gestão de pessoas.
Humanização em um mundo digital
A implementação da tecnologia no RH trouxe muitos benefícios para a gestão de pessoas, como agilidade, eficiência, produtividade e inovação.
Mas também trouxe alguns riscos, como a perda de contato humano, a despersonalização, a falta de empatia e a sobrecarga de informações.
Por isso, é importante equilibrar o uso da tecnologia no RH com a humanização, buscando criar um ambiente de trabalho que respeite as necessidades, as emoções e as potencialidades dos colaboradores.
Um ambiente humanizado é aquele que promove o bem-estar, engajamento, colaboração, reconhecimento e desenvolvimento das pessoas.
Para manter a empatia e a conexão humana em um ambiente de RH digitalizado é preciso adotar algumas estratégias, como:
- Usar a tecnologia no RH como uma ferramenta para facilitar e não substituir o relacionamento entre as pessoas;
- Investir na cultura organizacional e nos valores da empresa, transmitindo-os de forma consistente e coerente para os colaboradores;
- Oferecer feedbacks construtivos e reconhecimento aos colaboradores, valorizando seus esforços, suas conquistas e suas contribuições para a empresa;
- Estimular a participação e a colaboração dos colaboradores, criando espaços para troca de ideias, opiniões e experiências;
- Promover ações de cuidado com a saúde física e mental dos colaboradores, oferecendo suporte, orientação e flexibilidade.
Uma das ferramentas que pode auxiliar na humanização em um mundo digital é a funcionalidade Elogios, do My Ahgora. Essa é uma forma simples e eficaz de reconhecer o valor dos colegas, fortalecer os laços de confiança e criar um clima positivo na empresa.
Navegando pelas tendências futuras
Se tem uma coisa que a tecnologia faz é evoluir — e rápido! Por isso, fique de olho em algumas tendências que podem facilitar, e muito, o dia a dia do seu RH!
Inteligência Artificial e automação
A inteligência artificial e a automação avançada chegaram para ficar e vão moldar o futuro do uso da tecnologia no RH. Veja alguns exemplos de onde ela pode ser aplicada:
- Triagem inicial de candidatos: com o uso de algoritmos e análise de dados, as empresas podem analisar currículos de forma mais eficiente, identificando candidatos qualificados de maneira rápida e precisa;
- Gestão do desempenho dos funcionários: com o uso de chatbots e softwares de análise de dados, é possível coletar informações sobre o desempenho dos colaboradores em tempo real, fornecendo feedback instantâneo e identificando áreas de melhoria;
- Treinamento e desenvolvimento: com o uso de plataformas de e-learning e chatbots de treinamento, as empresas podem disponibilizar conteúdos de forma personalizada e acessível, permitindo que os funcionários aprendam no seu próprio ritmo e de acordo com suas necessidades individuais.
Um exemplo atual de IA é o ChatGPT, um assistente virtual que consegue responder a perguntas gerais e técnicas, assim como executar algumas atividades.
Para testar, peça para ele criar uma descrição de cargo para uma vaga que você quer abrir na sua empresa e veja o resultado!
Análise preditiva e gestão de talentos
A análise preditiva e a gestão de talentos são complementares, já que a primeira ajuda as empresas a prever tendências de contratação, turnover e desempenho, permitindo uma gestão de talentos mais estratégica.
Por exemplo, a análise preditiva pode auxiliar a:
- Contratar candidatos mais adequados usando critérios objetivos e baseados em competências;
- Desenvolver colaboradores de acordo com suas potencialidades, necessidades e aspirações, com feedbacks personalizados;
- Reter talentos valiosos usando programas de reconhecimento, recompensa e engajamento;
- Prevenir problemas de clima organizacional e saúde mental, monitorando o bem-estar e a qualidade de vida dos colaboradores.
Experiência do colaborador amplificada
Por fim, a experiência do colaborador é uma tendência que os reconhece como os ativos mais valiosos de uma organização, e entendem que a sua experiência influencia diretamente nos resultados do negócio.
Para tornar essa experiência ainda melhor, algumas tecnologias podem auxiliar nessa tarefa, como o People Analytics, Automação de Processos e Employer Branding.
Os benefícios dessas iniciativas são notáveis, incluindo maior engajamento, produtividade e satisfação entre a equipe, bem como a redução de faltas e a rotatividade de funcionários.
Aqui estão alguns exemplos do que pode ser feito para melhorar a experiência do colaborador:
- Oferecer programas de saúde, qualidade de vida, reconhecimento e recompensa;
- Aumentar a flexibilidade, permitindo formas de trabalho mais adaptáveis, como o home office, o horário flexível e o job rotation;
- Estimular o desenvolvimento contínuo, proporcionando feedbacks constantes, treinamentos personalizados e oportunidades de crescimento.
Rumo ao RH do futuro!
O futuro do RH é tecnológico, mas também humano. Integrando inovação, estratégia e empatia, o RH tem o potencial de se tornar um motor poderoso para o sucesso das empresas e o crescimento sustentável das equipes.
Neste artigo, você encontrou uma visão abrangente das transformações que a tecnologia traz para o RH, bem como das estratégias para abraçar esse futuro com confiança e entusiasmo.
