Uma empresa precisa pagar tributos para funcionar e deve prestar contas ao governo, para não sofrer com multas. O Departamento Pessoal tem grande responsabilidade nisso, já que lida com a parte burocrática do negócio. Por isso, seguir o calendário DP, com todas as suas datas, é essencial.
Entre as principais funções, o DP deve manter atualizadas as informações dos colaboradores, cuidando para que todos os prazos trabalhistas sejam cumpridos. De fato, os profissionais de setor precisam ter muita atenção, já que falhas resultam em prejuízos para o negócio. E com um calendário em mãos, essa rotina é facilitada.
O ideal é que no começo do ano, ou mesmo nos meses finais do ano anterior, todas datas sejam conferidas. Assim, é possível elaborar um material que vai auxiliar ao longo de toda a temporada. Entenda quais são as principais responsabilidades do setor, conheça as datas que não podem faltar e ainda, o nosso calendário exclusivo, desenvolvido pela equipe da Ahgora!
Quais as responsabilidades do departamento pessoal?
O Departamento Pessoal muitas vezes é confundido com o setor de Recursos Humanos, até porque muitas atividades são semelhantes. Em suma, é uma área que lida com a parte burocrática de uma empresa, questões relacionadas à legislação trabalhista e Previdência Social.
O DP tem a responsabilidade de desenvolver a folha de pagamento de todos os colaboradores e parceiros, assim como o registro das carteiras de trabalho (CTPS) e o cálculo das guias de INSS e FGTS. Além de tributos que os empreendimentos precisam pagar ao governo.
Com tantas responsabilidades, este setor precisa ter um planejamento perfeito, permitindo que assim todas as datas sejam cumpridas. Porque quando alguma informação não é entregue nas datas corretas, resulta em multa para a empresa. A gestão de tempo é algo essencial para o negócio.
Datas importantes no calendário DP
Tem algumas datas que não podem ficar de fora do calendário DP. E algumas delas inclusive se repetem todos os meses, por isso os profissionais do setor precisam estar atentos para que executem todas as tarefas dentro dos prazos. Então, veja agora algumas estas datas:
Janeiro
- 01 – Confraternização Universal;
- 07 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS.
Fevereiro
- 05 – FGTS;
- 16 – Carnaval;
- 19 – IRRF/INSS.
Março
- 05 – FGTS;
- 19 – IRRF/INSS.
Abril
- 02 – Paixão de Cristo;
- 07 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS;
- 21 – Tiradentes.
Maio
- 01 – Dia do Trabalho;
- 07 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS.
Junho
- 03 – Corpus Christi;
- 07 – FGTS;
- 18 – IRRF/INSS.
Julho
- 07 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS.
Agosto
- 06 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS.
Setembro
- 06 – FGTS;
- 07 – Independência do Brasil;
- 20 – IRRF/INSS.
Outubro
- 07 – FGTS;
- 12 – Nossa Senhora Aparecida;
- 20 – IRRF/INSS.
Novembro
- 02 – Finados;
- 05 – FGTS;
- 15 – Proclamação da República;
- 19 – IRRF/INSS.
Dezembro
- 07 – FGTS;
- 20 – IRRF/INSS;
- 25 – Natal.
Como organizar o calendário DP?
O Departamento Pessoal deve ter uma rotina bem definida, para que consiga realizar todas as atividades que são responsabilidades do setor. Principalmente nas grandes empresas, onde os profissionais da área precisam estar atentos aos pagamentos e contribuições mensais.
Existe uma lista de contribuições mensais que deve ser seguida por quem trabalha neste departamento. Contudo, quando os pagamentos são feitos em dias fixos fica mais fácil para se programar. Além disso, o planejamento é algo que ajuda bastante neste momento.
O calendário DP tem algumas datas que não podem ficar de fora. Conheça agora quais são as obrigações do Departamento Pessoal, para manter uma empresa em situação regular.
1. CAGED
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é uma base de dados do Governo Federal, com informações que devem ser preenchidas pela empresa. Assim, o Departamento Pessoal deve abastecer com declarações de contratações, dispensas e transferências realizadas internamente pela empresa.
O CAGED deve ser atualizado todos os meses, até o dia 7, em uma ação que acontece junto à Secretaria do Trabalho. Então, caso a empresa desrespeite o prazo, deverá pagar uma multa conforme o número de dias em atraso e ao número de colaboradores que tiveram os dados atrasados.
Por mais que seja possível realizar a entrega dos dados até o dia 7, já considerando o fim de semana, a nossa dica é programar para todo dia 5. Desse modo, evitará qualquer problema que possa acontecer e poderá corrigir os atrasos.
2. GPS
A Guia da Previdência Social (GPS) é uma atividade que deve ser realizada todos os meses. Consiste no valor que deve ser repassado ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), e que é descontado dos trabalhadores. Dessa forma, é um valor que garante ao contribuinte previdenciário todos os benefícios do órgão.
As empresas possuem obrigação de realizar a contribuição GPS até o dia 20 de cada mês subsequente ao pagamento dos vencimentos aos colaboradores. Por exemplo, o pagamento referente a janeiro deve ser feito até 20 de fevereiro. É algo que não pode ficar fora do calendário DP.
3. DARF
O Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) é mais uma obrigação que deve constar no calendário DP. Aliás, essa é uma das atividades que deve ser realizada com mais atenção, já que não existe uma data fixa para pagar cada um dos tributos.
A elaboração da DARF deve acontecer sempre que existir o pagamento de impostos embutidos nas operações da empresa. A dificuldade está aí: cada um destes impostos possui uma data específica.
Os responsáveis pelo setor precisam analisar todos os impostos que são pagos e avaliar os prazos de pagamento. Então, todos eles podem ser adicionados ao calendário DP, para evitar problemas com multas ao fim do mês.
4. eSocial
O eSocial ainda está sendo implantado, mas já trouxe melhorias para o registro de informações laborais. Afinal, ele é formado por uma série de dados passados pela empresa. Existem algumas ações que devem ser realizadas todos os meses e a data de cada uma delas varia conforme a empresa.
As informações devem ser disponibilizadas segundo o faturamento anual do negócio. O eSocial exige alguns dados, como:
- Apresentação de informações referentes aos colaboradores e seus vínculos com as empresas;
- Concessão das folhas de pagamento;
- Envio de dados de segurança e saúde do profissional.
As empresas que possuem um faturamento anual acima de R$ 78 milhões devem organizar os dados do eSocial entre janeiro e maio. Já MEIs e empresas enquadradas no Simples Nacional precisam considerar o período entre julho e novembro.
5. DIRF
A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é mais uma obrigação do Departamento Pessoal e deve fazer parte do calendário. Afinal, é algo que deve ser feito uma vez por ano e a organização depende do setor. Porque quando as datas não são seguidas a empresa pode ser multada.
- O objetivo é informar a Secretaria da Receita Federal informações como:
- Rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil;
- Valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte;
- Pagamentos de planos de assistência à saúde.
Aliás, uma organização prévia, identificando todos estes comprovantes já durante o ano faz com que a ação possa ser realizada com clareza.
Prepare o calendário DP com antecedência
O mundo hoje cobra velocidade das pessoas, quem não está atualizado com as novas tecnologias e ainda é lento fica para trás. Em relação ao Departamento Pessoal, é necessário de um planejamento em relação às atividades que serão executadas ao longo do ano.
Quando o calendário DP é preparado com antecedência o setor evita surpresas com cobranças que não estavam previstas. Sabemos que é difícil dar conta de tudo isso, porque a nossa rotina é cada vez mais corrida e exige agilidade. Pensando nisso, preparamos um material que vai ajudar você.
Desenvolvemos este calendário DP que apareceu ali em cima com todas as datas que precisam ser seguidas ao longo do ano. Quem quiser pode até mesmo fazer a impressão e usar no escritório. Ou então acessar o nosso PDF sempre que pintar alguma dúvida, aproveite!
