O ato de fazer banco de horas é uma maneira de devolver aos colaboradores as horas que foram trabalhadas além da jornada. Diferente do pagamento de horas extras, neste caso o funcionário poderá ter um dia de folga utilizando as horas trabalhadas a mais. Hoje você vai entender como fazer banco de horas.
Existem alguns passos que devem ser seguidos por uma empresa que pretende adotar este modelo e seguir o que determina a legislação trabalhista. Em primeiro lugar, é necessário que todos os colaboradores sejam informados sobre fazer banco de horas. Em segundo lugar, a tecnologia é essencial para o bom desempenho desse mecanismo.
Diversas empresas adotam esse conceito, já que acreditam ser mais interessante conceder folga aos profissionais do que pagar hora extra. Entenda aqui todos os detalhes sobre o tema. E se preferir, você também pode ouvir o post. É só clicar no player.
Como fazer banco de horas?
Em várias empresas, a demanda dos colaboradores oscila, tem dias com muito serviço e outras épocas sem tantas atividades para fazer. É comum ser necessário, em algum momento, recorrer às 2 horas extras diárias permitidas pela legislação. E quando isso acontece, a empresa precisa recompensar o trabalhador de alguma maneira.
A melhor forma para equilibrar essa questão pode ser fazer banco de horas. Com ele, empresa e colaborador têm mais flexibilidade para acertar a carga horária de forma convencionada. De fato, é uma forma mais econômica do que o pagamento de horas extras, já que estas devem ser quitadas junto com a folha de pagamentos.
O fazer banco de horas é uma opção viável para diversos segmentos, mas muitas empresas ainda têm dúvidas sobre isso. Principalmente após a Reforma Trabalhista, que alterou diversos pontos na legislação. Confira um passo a passo sobre como fazer banco de horas:
1. Estabeleça uma política de ponto
O primeiro passo sobre como fazer banco de horas é organizar uma política de ponto. Não basta ter um sistema de marcação, pois surgem questões pontuais como esquecimentos ou solicitações específicas. Afinal, são normais as perguntas sobre horas positivas e negativas.
Por isso, é indispensável estabelecer um formato de tratamento das informações acerca do ponto. A política deve levar em conta as particularidades do negócio e seguir certos itens. Contudo, ao adotar um sistema integrado, como é o caso do Pontoweb, é possível facilitar o acesso a esse tipo de informação.
2. Fique atento à legislação
Há uma série de questões legais que devem ser vistas. A lei determina a obrigatoriedade das marcações de entrada e saída. Também regulamenta as jornadas máximas semanais e intervalos mínimos para cada modelo.
O registro de ponto, por exemplo, é uma exigência legal para empresas com mais de 20 colaboradores. Contudo, recomendamos o uso para aquelas que possuem mais de 10 profissionais, já que assim a gestão fica mais dinâmica e tranquila.
Pode ser feito de forma mecânica (cartão ponto), manual (livro ponto), digital (dispositivos móveis) e eletrônica (cartão ou biometria). As melhores opções são digitais e eletrônicas, capazes de entregar dados integrados.
Por outro lado, a Reforma Trabalhista é um acontecimento que gera muitas dúvidas. Após sua aprovação, três pontos foram alterados, com validade a partir de novembro de 2017:
- O fazer banco de horas não mais necessita de Convenção Coletiva e pode ser negociado individualmente com cada colaborador;
- O prazo para compensar as horas adicionais passou a ser de 6 (seis) meses;
- A compensação no mesmo mês da realização poderá ser realizada por acordo tácito.
A Consolidação das Leis do Trabalho trata sobre o assunto, embora seja a Reforma Trabalhista que tenha trazido uma nova visão sobre o tema. Enfim, o setor de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal devem estar atentos às regras para evitar problemas trabalhistas.
3. Olhe para as especificidades da sua empresa
Sua empresa é flexível e criativa? Ou é formal e rígida com horários? Qual é o tamanho da sua equipe de RH? As lideranças podem participar da gestão?
Essas e outras perguntas devem ser respondidas para que sua política de ponto seja efetiva e atenda às suas demandas. Afinal, cada empresa possui suas características, não adianta tentar replicar um modelo que não combina com o negócio.
4. Viabilize o registro de ponto para controle
Existem quatro opções de controle de ponto. A escolha sobre a forma correta de viabilizar o registro pode impactar diretamente no controle do seu banco de horas. As anotações manuais no livro ponto, por exemplo, tendem a ser menos eficientes quanto a isso e podem causar dor de cabeça para os gestores.
Para a política de ponto, visando o desenvolvimento de um banco de horas, pode ser muito importante apostar nos formatos digital ou eletrônico. Eles viabilizam o acesso e a análise de informações em tempo real. E, além disso, possibilitam cópias de segurança na nuvem, protegendo os documentos de extravio ou danos.
O sistema da Ahgora é um bom exemplo, com tecnologia IoT, assim que um colaborador faz o seu registro de ponto, o RH já pode conferir as informações. Dessa forma, permite que ação de fazer banco de horas seja adotada com mais tranquilidade e sem problemas com erros nas marcações.
5. Facilite a vida do RH com cálculos automáticos
As vantagens de abandonar sistemas antiquados não se restringem ao controle do relógio ponto. Isso ajuda a automatizar também diversos outros processos do RH, inclusive em relação à política de fazer banco de horas. Otimizando as rotinas administrativas, diminuindo a burocracia e eliminando processos desnecessários.
A tecnologia reduz as chances de erro humano devido ao registro eletrônico da jornada, e avisa automaticamente em caso de detecção de inconsistências. É possível fazer a gestão de horas do time em tempo real via aplicativo. Aliás, os colaboradores também podem fazer seus registros por meio de smartphones.
Além disso, aumenta a capacidade analítica do setor, fornecendo dados sobre a gestão de custos, compensação de horas, entre outras informações-chave. Por fim, quando um colaborador trabalha além de sua jornada, mas não estava autorizado a isso, os gestores podem identificar essa condição.
6. Os colaboradores devem entender o banco de horas
Assim, como em quase todos os processos que envolvem a relação empresa-colaborador, a comunicação é o ponto central. É fundamental esclarecer para todos como fazer banco de horas funciona e quais as vantagens e obrigações. Afinal, muitos podem esperar o recebimento de horas extras no fim do mês e isso não acontecer.
Uma boa opção é a formação de um comitê com gestores. Para que tenham conhecimento de causa o suficiente ao esclarecer às equipes que os interesses, nesse caso, são tanto da empresa quanto dos funcionários. Aliás, no caso das empresas grandes o ideal é que os líderes de setores tenham boa relação com os colaboradores, ajudando com isso.
O tom deve ser de formalidade para a comunicação das regras. Afinal, é uma medida com impacto direto na relação de trabalho. Mas isso não impede que sejam desenvolvidas ações mais didáticas e lúdicas. Utilizando peças gráficas ou conteúdos enviados pelos canais de comunicação interna, por exemplo.
A comunicação entre empresas e colaboradores é essencial para o bom desempenho de um negócio. Quando os colaboradores não conhecem as normas, podem fazer horas em períodos inadequados, o que muitas vezes causa prejuízos invisíveis para o negócio. Por isso, o melhor caminho é o diálogo.
7. Dê ao colaborador ferramentas de autogestão
É essencial os colaboradores sentirem-se parte do projeto e de um ambiente transparente. Quando eles conseguem obter informações sozinhos, deixa de existir a necessidade de tempo extra dos profissionais de RH para atividades simples. Assim, o uso de softwares para a gestão de ponto é algo que atua neste sentido.
Os sistemas de registro de ponto eletrônico permitem autonomia a todos os trabalhadores. Além de registrar, dá para conferir e ajustar o espelho de ponto, além de visualizar o demonstrativo de pagamento online. Caso seja necessário algum tipo de modificação, o colaborador pode justificar faltas e atrasos e publicar documentos e atestados.
Com a autogestão e a implantação do banco de dados, os colaboradores percebem como a empresa é séria e está atuando corretamente. Por outro lado, quando existe uma desconfiança na relação entre colaboradores e empresas, a tendência é que produzam menos. Por isso, a tecnologia é tão importante neste processo.
Vantagens de adotar o banco de horas
Existem algumas vantagens em fazer banco de horas em uma empresa. Reunimos as cinco principais, para você entender como isso pode fazer diferença em um negócio. Confira agora cada uma delas:
- Redução da folha de pagamentos: o pagamento de horas extras impacta no orçamento das empresas, sendo um dos principais custos. Mas, ao fazer banco de horas, essa preocupação deixa de existir;
- Flexibilidade: fazer banco de horas permite que o colaborador pode sair durante a sua jornada e não ter o dia descontado. Basta fazer a redução das horas em seu banco. É algo que torna a melhorar a relação empresa-colaborador;
- Maior produtividade para o RH: o setor de Recursos Humanos vai perder muito menos tempo tentando entender por qual período trabalhou cada profissional;
- Redução de pagamentos indevidos: em alguns casos o RH não tem tempo hábil para investigar a origem das horas trabalhadas e isso pode comprometer os pagamentos. Erros humanos são normais;
- Menos chance de erros: existe a possibilidade de pagar menos do que o devido. E isso pode causar passivos trabalhistas. Contudo, fazer banco de horas evita a condição.
Estes são os principais benefícios em adotar esse conceito na sua empresa. Em relação ao momento de usufruir das horas armazenadas no banco, o ideal é que exista uma conversa entre o colaborador e o empreendedor. Assim, é possível escolher uma data que seja boa para as duas partes.
Aproveite a tecnologia para montar o seu banco de horas
Em organizações de médio e grande porte, a folha de pagamento está entre as principais despesas. A adoção de um sistema de ponto eletrônico representa, em média, 30% de economia com a redução de horas extras desnecessárias. São os chamados custos invisíveis, que não podem ser previstos, mas com a tecnologia podem ser evitados.
Com esse nível de informação, é mais fácil para as lideranças pensarem em implementar novos formatos de gestão de Recursos Humanos, como o RH Estratégico. Também auxilia no aumento de produtividade, pois reduz a necessidade de tratamento de dados pelo time de RH. Faltas e atrasos são geridos de forma quase automática.
Em resumo, fazer banco de horas com uma política eficiente traz inúmeros benefícios ao negócio. Ajuda a melhorar a gestão de RH, aperfeiçoar a produtividade, reduzir custos e aumentar a transparência na relação com os colaboradores. Além disso, não será preciso gastar com horas extras, embora estes profissionais possam pegar dias de descanso.
Fazer banco de horas não é difícil, basta comunicar a todos sobre como vai funcionar. Além disso, ter ao seu lado as melhores ferramentas para a gestão de pessoas é algo fundamental para o sucesso dessa opção. Aproveite todas as vantagens sobre fazer banco de horas e siga nossas dicas durante a implementação!
