O Departamento Pessoal é importante para qualquer empresa. A sua responsabilidade é cuidar da parte burocrática que envolve os trabalhadores, desde a contratação até o desligamento. O pagamento dos salários, benefícios trabalhistas e licenças é uma responsabilidade do setor.
Acontece que nem todas as empresas possuem um Departamento Pessoal estruturado. Além disso, o funcionamento deste setor gera muitas dúvidas, principalmente quando é comparado com o departamento de Recursos Humanos. Afinal, a atividade de ambos é bem parecida, mas não é a mesma coisa.
É importante entender quais são as responsabilidades destes profissionais, principalmente na distribuição de tarefas e atividades. Aqui você vai conferir todos os pontos sobre este tema, para entender como realmente é a atuação destes colaboradores. Quer saber mais? Confira todos os detalhes a seguir!
Qual é a função do Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal (DP) é o setor responsável por toda a parte burocrática de um negócio, no que diz respeito aos colaboradores. Então, devem tomar conta de todo o processo que envolve a admissão de novos profissionais, bem como o pagamento de verbas rescisórias e o desligamento da pessoa.
O DP de uma empresa pode tomar conta de questões como:
- Admissão;
- Exame admissional;
- Pagamento e negociação de salários;
- Locomoção;
- Férias;
- Benefícios trabalhistas;
- Licenças;
- Apuração do registro de ponto;
- Pagamento de 13º salário;
- Pagamento de comissões;
- Escala de horários;
- Rescisão.
Existe um calendário que deve ser seguido pelo Departamento Pessoal, já que existem obrigações todos os meses que precisam ser cumpridas. Também é fundamental que os profissionais da área sejam atentos, para que não cometam erros em cálculos.
O Departamento Pessoal tem como obrigação manter as informações funcionais atualizadas. Desse modo, conseguem cumprir todos os prazos trabalhistas, como é o caso do pagamento de FGTS. Em resumo, o setor atua para que a empresa siga a lei trabalhista e não sofra com penalidades.
Departamento Pessoal é a mesma coisa do que RH?
Não. Por mais que em muitas empresas os dois setores estejam unidos, onde os mesmos profissionais executam as funções que são responsabilidades de ambos os departamentos, não é a mesma coisa. Aliás, é muito comum que exista certa confusão ao falar sobre este assunto.
Em primeiro lugar, o Departamento Pessoal está relacionado com os colaboradores, mas lida com a parte burocrática. Dessa forma, é o responsável pela assinatura da carteira de trabalho, por exemplo. Assim como pelo pagamento de tributos relacionados aos colaboradores.
Enquanto isso, o setor Recursos Humanos está envolvido com a seleção de profissionais para uma empresa. Eles possuem boas condições de conversar com os colaboradores, tentando entender quais seus objetivos e metas dentro da empresa. Ou seja, possuem uma relação mais próxima dos trabalhadores.
Por mais que os dois setores estejam envolvidos diretamente com os funcionários, não é a mesma coisa. Um cuida das questões burocráticas e o outro da parte interna. Em suma, eles trabalham em conjunto, para que todos possam render o seu máximo e beneficiar a empresa.
Qual é a importância do setor pessoal para as empresas?
O DP é considerado uma das principais áreas na administração de uma empresa, porque lida com toda a burocracia de um funcionário. Então, os profissionais deste setor são responsáveis por gerenciar processos como folha de pagamento, férias, atestados e todos os benefícios trabalhistas.
As empresas praticamente não existiriam sem seus colaboradores, são eles que movimentam a indústria, são os responsáveis pelas vendas e pela conquista de clientes com um bom atendimento. Então, o DP é o responsável por manter uma boa relação entre todos os trabalhadores e a empresa.
Por mais que seja importante, nem todas as empresas possuem um Departamento Pessoal constituído. Muitas vezes suas tarefas são executadas pelos profissionais de Recursos Humanos. Ou mesmo o DP faz as tarefas do RH, o que é muito comum no caso de pequenos negócios.
Manter os profissionais motivados, sabendo que possuem todos os direitos assegurados, é o melhor caminho. E o DP tem essa responsabilidade, pagando as verbas trabalhistas e garantido toda a legalidade das empresas.
Principais indicadores do Departamento Pessoal
Existem alguns indicadores que os profissionais de DP devem ficar atentos, para entender qual é a situação da empresa. Graças ao desenvolvimento da tecnologia, hoje já é muito mais fácil ter acesso a dados precisos, sem cálculos manuais. Entenda quais são os principais indicadores do Departamento Pessoal:
1. Absenteísmo
A taxa de absenteísmo é considerada um dos principais indicadores para o Departamento Pessoal. Assim, mede a quantidade de faltas, sejam elas justificadas ou não, que acontecem ao longo de um período. Então, é algo fundamental para as empresas, já que quanto menor, mais produtividade há.
Em seguida, é possível mapear os principais motivos que estão levando a este acontecimento. Dessa forma, motivos como a insatisfação dos funcionários e problemas pessoais podem estar causando a situação. Cabe ao RH identificar os motivos, em conversa com os profissionais.
2. Turnover
A rotatividade dos funcionários ou turnover, é um indicador que mostra a quantidade de colaboradores que entraram e que saíram do quadro da empresa. Este é um cálculo que pode ser feito por cargo, departamento, gênero, idade ou de maneira geral.
Quando o número é elevado e não representa uma expansão da empresa, o ideal é que o Departamento Pessoal tome alguma atitude. Porque muitas vezes há o investimento em treinamentos, e o colaborador não fica o tempo suficiente na empresa para compensar.
3. Horas extras
Geralmente horas extras são feitas quando a produtividade durante a jornada não está sendo suficiente para preencher a demanda. Os profissionais de DP precisam avaliar se os valores gastos por mês estão de acordo com os rendimentos do negócio. Aliás, uma maneira de evitar custos elevados é adotar o sistema de banco de horas.
4. Reclamações trabalhistas
Como o DP lida com a parte burocrática dos funcionários, deve estar atento para os índices de reclamações trabalhistas. Afinal, é um dos principais causadores de dor de cabeça para os empresários. Os processos são desgastantes e podem comprometer a imagem do negócio.
O Departamento Pessoal deve estar atento ao índice de reclamações e para evitar isso basta pagar todas as verbas de maneira correta. Porque quando a empresa cumpre suas obrigações, a tendência é que a relação com os trabalhadores seja consolidada.
5. Acidentes de trabalho
Acidentes de trabalho são comuns, em algumas empresas e setores mais do que em outras. E se acontecer essa situação desagradável, é essencial que a empresa preste todo o apoio necessário ao trabalhador.
Além disso, os profissionais de DP devem ficar atentos para este índice, que precisa ser baixo. Caso o número de acidentes seja elevado, é essencial buscar medidas que possam sanar a condição e melhorar a jornada.
5 dicas para organizar o Departamento Pessoal
Organizar o Departamento Pessoal é um desafio para alguns gestores. Em primeiro lugar, é fundamental ter pessoas qualificadas à disposição da empresa. Em segundo lugar, o uso da tecnologia é algo que pode beneficiar o setor. Veja agora 5 dicas para montar o DP de maneira precisa:
Estabeleça metas em qualquer setor as metas são importantes e com o Departamento Pessoal não é diferente. Todas as atividades precisam ser desenvolvidas com algum objetivo, o ideal é que exista um escopo do que precisa ser feito. Tente trabalhar com números e projeções, assim é possível conferir o que está certo.
Comunicação externa: o DP precisa ter uma boa comunicação com outros setores da empresa. Em alguns casos haverá acesso a informações sigilosas e urgentes. Além disso, no caso da emissão de documentos, a solicitação de assinaturas é essencial para evitar riscos.
Automatize processos: o uso de softwares é algo cada vez mais importante no Departamento Pessoal. Os profissionais já não podem mais depender apenas de anotações manuais, que podem muitas vezes apresentar falhas. Por isso, automatizar a gestão é essencial.
Ponto eletrônico: essa é uma das melhores maneiras de trazer o mundo digital para a empresa. A Ahgora, por exemplo, fornece um sistema preciso, que pode ser acessado em tempo real e que entrega relatórios precisos.
Funções bem definidas: o DP precisa ser dividido em alguns segmentos, não adianta contar com apenas um profissional tomando conta de tudo. Dessa forma, é possível fazer com que as atividades tenham mais qualidade e os resultados tenham mais precisão.
Com estas 5 dicas vai ficar muito mais fácil organizar o Departamento Pessoal e torná-lo muito mais dinâmico.
Qual é o futuro do DP?
O Departamento Pessoal do futuro consiste em um setor altamente tecnológico, onde as anotações em papel não possuem vez. Além disso, é essencial que os profissionais saibam lidar com as ferramentas digitais. Afinal, cada vez mais estes sistemas têm feito a diferença nos negócios.
Até alguns anos atrás era comum que no fim do mês todas as anotações tivessem que ser conferidas. Assim, descobriram quais profissionais faltaram e quais fizeram horas extras ao longo deste período. Mas, agora a realidade é outra, já que softwares fazem de modo automático.
O DP do futuro é mais tecnológico do que as batidas digitais de ponto. Consiste no uso da Internet das Coisas, conectando diferentes ferramentas, e tornando o setor altamente evoluído. Bem como o armazenamento em nuvem é algo que deverá ganhar espaço nos próximos anos, substituindo as pastas com papéis.
A Ahgora vai continuar desenvolvendo ferramentas e aplicações, sempre focando em tecnologia de ponta para o Departamento Pessoal. Aproveite tudo o que os sistemas digitais são capazes de entregar ao setor e torne a jornada menos complicada.
