Folha de pagamento é um documento formal e obrigatório para todas as empresas. Nela, constam os dados trabalhistas do colaborador pessoa física, incluindo ficha pessoal, atribuições e valores a ele devidos. Ela pode ser dividida em duas partes: proventos e descontos.
Os proventos englobam o salário, que é o pagamento efetuado pelos serviços prestados pelo colaborador em seu tempo destinado à empresa, e a remuneração. Esta, por sua vez, é variável de acordo com a soma dos valores pagos direta ou indiretamente, como hora extra, cumprimento correto do descanso semanal remunerado (DSR), adicional de insalubridade e comissões, por exemplo.
Já nos descontos, estão incluídos os impostos, contribuições sociais e adiantamentos, entre outros. No artigo, mostraremos como calcular a folha de pagamento, o porquê desse documento ser tão importante e, ainda, qual é a sua relação com o eSocial. Acompanhe! Se preferir, você também pode ouvir este artigo, é só clicar no player abaixo!
O que é folha de pagamento e como ela está prevista na lei
Folha de pagamento é um documento com função operacional, contábil e fiscal que as empresas têm o dever de disponibilizar para os colaboradores. Nele, é possível visualizar a discriminação do salário bruto, que é aquele sem desconto, e o líquido, que consiste no valor a ser recebido pelo profissional de acordo com seu trabalho.
Na folha de pagamento devem constar: nome do colaborador, cargo, função ou serviço prestado, parcelas integrantes e não integrantes da remuneração, valor dos descontos, salário líquido a ser pago.
A folha de pagamento é considerada obrigatória pelo artigo 225 do Decreto 3048 de 1999. De acordo com ele, a empresa é obrigada a preparar a a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a segurado empregado.
Além disso, a legislação prevê que a folha deve lançar mensalmente em títulos próprios da contabilidade, de forma discriminada, os fatores gerados de todas as contribuições. O que inclui as quantias descontadas, as contribuições da própria empresa e os totais recebidos.
Não existe um modelo de folha de pagamento padrão. Ela pode ser adaptada conforme os critérios de interesse de cada empresa, desde que os dados principais estejam claros.
![Folha de pagamento: tudo sobre o que é, seu cálculo e desoneração 2 Folha de pagamento: saiba como agilizar o processo de fechamento! | Descomplica RH #4](https://blog.ahgora.com/wp-content/uploads/2023/10/Video-17-folha-de-pagamento-saiba-como-agilizar-folha-de-pagamento.png)
Quais são os itens essenciais na folha de pagamento
Para ser considerada completa e válida de forma legal, a folha de pagamento é preciso entender como é feita essa documentação. Ela deve contemplar uma série de itens como requisitos. São eles:
- Classificação dos colaboradores;
- Avaliação das horas trabalhadas;
- Registro dos encargos e impostos;
- Base de cálculo do FGTS;
- Demais descontos legais;
- Benefícios corporativos;
- Salário;
- Remuneração variável;
- Hora extra;
- Adicional de insalubridade, periculosidade e noturno;
- Contribuição com sindicatos;
- Adiantamentos;
- Faltas e atrasos;
- Vale-transporte e outros benefícios.
Ao longo deste artigo, nos aprofundaremos um pouco mais em como organizá-los dentro do seu documento.
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Qual é a importância da folha de pagamento?
A folha de pagamento tem como principal funcionalidade organizar e registrar os valores de remuneração dos colaboradores, considerando descontos e acréscimos. É um documento com validade legal para todo tipo de comprovação que se faça necessária ao colaborador em relação ao trabalho e renda.
Qual é a função da folha de pagamento
A folha de pagamento nas empresas possui três funções principais, sendo operacional, fiscal e contábil. Veja como esses propósitos se desdobram para as partes na relação trabalhista.
Para a empresa
No caso da empresa, a folha de pagamento é um documento fundamental para o seu controle financeiro. Ele permite comprovar o recolhimento de impostos e o feito de pagamentos aos colaboradores, conforme as leis trabalhistas.
Inclusive, as empresas que fazem o cálculo de folha de pagamento de maneira adequada, evitam passar por processo trabalhista, já que estão com a documentação sempre em dia.
Para o colaborador
Já para o colaborador, o documento é essencial porque permite controlar tudo que ele recebe e avaliar se os valores dos descontos estão corretos. A folha de pagamento serve também como comprovante de renda para aquisição de imóveis e abertura de crédito em lojas, por exemplo. Além disso, é utilizada para comprovar a contribuição feita ao INSS no momento de pedir a aposentadoria.
Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer e calcular a folha de pagamento.
Como fazer a folha de pagamento de um funcionário
Para fazer a folha de pagamento de um funcionário, a empresa precisa ter conhecimento sobre algumas informações fundamentais. Sem elas, ou cometendo equívocos em seu processo, a folha fica inválida perante a lei. Confira alguns desses elementos, e aprofunde-se mais neles na sequência.
- Controle sobre as admissões e demissões;
- Categorização do colaborador;
- Cálculo das horas trabalhadas;
- Identificação dos encargos e descontos;
- Inclusão do FGTS na folha;
- Discriminação de salário bruto e líquido.
Como é feito o fechamento da folha de pagamento
Agora, com essas informações em mãos, é hora de o RH partir para a prática. Contar com tecnologias que auxiliem na automatização de esses cálculos e na centralização das informações pode ser uma ótima opção, veja se não fica mais fácil do que fazer todas essas atividades manualmente.
1. Classifique o colaborador
O primeiro passo é classificar a ocupação do seu colaborador. A categorização é essencial porque é a partir dela que são definidas várias informações, como convenções que regulam os cálculos da folha.
2. Calcule as horas trabalhadas
Em seguida, acesse os registros de todos os dados referentes à jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo horas extras, atrasos, faltas injustificadas, afastamento e adicional noturno. Com essas informações organizadas, todos os acréscimos, descontos e reajustes salariais podem ser calculados adequadamente.
![Folha de pagamento: tudo sobre o que é, seu cálculo e desoneração 4 Calculadora de horas extras](https://blog.ahgora.com/wp-content/uploads/2021/01/cta-meio-Calculadora-de-Horas-Extras-para-Reducao-de-Custos.png)
3. Registre os encargos e impostos
Nesta etapa, constam os descontos referentes ao INSS e IRRF. Esses dados asseguram ao colabroador seu direito à aposentadoria e o mantém regular junto à Receita Federal. O cálculo dessas deduções deve seguir, respectivamente, a tabela da Previdência Social e o Manual do Imposto de Renda Retido na Fonte. Ambos se baseiam no salário recebido.
4. Calcule o FGTS
Mesmo que o Fundo de Garantia não seja descontado na folha de pagamento, os valores devem estar disponíveis no documento para o controle do colaborador. O pagamento é feito de forma compulsória todo mês, até o dia 07, em uma conta específica da Caixa Econômica. O recolhimento é de 8%, sempre referente ao salário bruto do mês anterior.
5. Aplique os demais descontos legais
Para realizar o fechamento da folha de pagamento, é preciso, ainda, realizar os descontos referentes a benefícios como:
- vale-transporte, que representa 6% sobre o valor do salário básico sem adicionais e gratificações;
- vale-refeição, que não pode ultrapassar os 20% do salário contratual;
- plano de saúde e odontológico;
- convênio com farmácia e outros serviços;
- adiantamento de salário.
Todos esses descontos devem estar descritos na folha de pagamento, afinal são eles que geram o salário líquido do colaborador. Reúna e organize as informações da gestão de horas dos colaboradores em nossa planilha de modelo de folha de ponto, baixe gratuitamente!
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Qual é a relação entre folha de pagamento e eSocial?
Desde 2018, quando o eSocial foi criado, as empresas passaram a ser obrigadas a enviar uma via da respectiva folha de pagamento completa para o sistema. Portanto, ela apenas pode ser considerada fechada após esse envio, dependendo, é claro, da consistência das informações.
Ao longo desse período, os profissionais de RH se depararam com a rigidez dos processos, bem como com a importância da automatização das informações. Isso porque existem sistemas que integram automaticamente os dados da folha de pagamento com o eSocial, como uma forma de evitar falhas e mantê-los sempre atualizados.
![Folha de pagamento: tudo sobre o que é, seu cálculo e desoneração 6 eSocial para empresas](https://blog.ahgora.com/wp-content/uploads/2022/08/automatizar-folha-de-pagamento-banner-esocial.png)
Tecnologia para automatizar o RH
A folha de pagamento apresenta informações detalhadas em relação às remunerações pagas aos colaboradores. Desse modo, é possível que cada profissional identifique as verbas que possui direito ao fim do mês. Respeitando o Artigo 225 do Decreto 3.048, gera mais transparência entre empregadores e colaboradores.
As empresas devem gerar todos os meses a folha de pagamento e entregar uma via para cada profissional que faz parte do quadro de colaboradores. O ideal é que os cálculos sejam feitos de maneira automatizada, principalmente em grandes empresas. Afinal, somar todas as verbas, uma por uma, gera muito tempo perdido e ainda pode causar erros nas somas.
Levando isso em consideração, o Pontoweb é uma excelente ferramenta para melhorar a gestão no RH. Você trabalha nessa área? Então sabe o quão difícil é fazer tudo com anotações em papel. Deixe esse conceito no passado e aposte na tecnologia, tanto para seguir a legislação quanto para dar mais agilidade ao trabalho.
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Como a Ahgora facilita a automatização do fechamento de folha
Sistemas de tecnologia com foco em RH facilitam todo o processo que envolve fechamento da folha de pagamento. Isso porque realizar cálculos manuais demanda tempo, constante atualização com as regras e ainda está suscetível a erros.
A Ahgora conta com a ferramenta ideal para a sua empresa, evitando dados incorretos, oferecendo mais segurança jurídica e facilitando o trabalho do Departamento Pessoal.
O Pontoweb é uma plataforma inteligente que permite a gestão automatizada da jornada do seu colaborador, mesmo de times que trabalham de forma remota. Com ele, você faz a gestão completa do ponto, facilita o para calcular férias e cumpre com todas as regras do Ministério do Trabalho.
Esse sistema conta também com acesso exclusivo ao MyAhgora, a plataforma completa para o colaborador. Com ela, o profissional pode conferir seu demonstrativo online, gerando maior transparência nas relações de trabalho e desonerando a área de RH.
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