O correto entendimento sobre o que é gestão de projetos é essencial desde para otimizar o tempo empregado nos processos da empresa até para garantir a satisfação do cliente com o resultado de uma entrega. Toda a companhia necessita do desempenho humano para o sucesso das suas atividades. Assim, alinhar agestão de projetos com o RH melhora a organização e performance das equipes.
Para gerenciar os recursos humanos de um projeto é preciso identificar e documentar os papéis, responsabilidades e habilidades exigidas, além de definir as relações hierárquicas. Isso requer o cumprimento de uma série de medidas que aumenta o controle sobre os processos em desenvolvimento.
Quer saber mais? Acompanhe, a seguir, como integrar a gestão de projetos com o RH da sua empresa!
Índice
- O que é gestão de projetos?
- Quais as etapas de gestão de projetos?
- O que faz um bom gerente de projetos e qual o seu papel nos resultados da empresa?
- Como alinhar a gestão de projetos com o RH da empresa?
O que é gestão de projetos?
Segundo o Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) — guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos — um projeto consiste em esforço temporário para criar um produto ou serviço, como um produto de marketing digital.
Nesse sentido, a gestão de projetos é um conjunto de práticas e competências que são aplicadas no planejamento, execução, monitoramento e controle de projetos de uma empresa.
Para tanto, é feita a elaboração e detalhamento do escopo da proposta, além da organização dos recursos humanos, materiais e financeiros. Também é necessário montar um cronograma com gestão de tempo, registrar os custos e estabelecer medidas para monitorar os riscos do projeto.
Essas ações asseguram a boa condução do projeto de forma eficiente, evitando desvios ou falhas, e contribuem para a entrega de resultados adequados às expectativas dos clientes. Também diminuem retrabalhos e demais desperdícios de tempo e dinheiro.
Quais as etapas de gestão de projetos?
Um projeto é dividido entre começo, meio e fim. Independentemente da metodologia de gestão de projetos utilizada, como a Scrum, a ordem e relevância de um projeto deve ser a mesma, do contrário os processos ficam desorganizados, o que dificulta o alcance dos resultados projetados. Veja quais são as etapas da gestão de projetos.
Iniciação
É quando tudo começa. Nesta fase, são identificadas as necessidades e definidos os objetivos e metas do projeto. Também é necessário fazer um estudo de viabilidade, analisar alternativas, verificar eventuais riscos, premissas e restrições, além de determinar quem será responsável pelo gerenciamento do projeto.
Aqui, o gerente reúne-se com a diretoria da organização para convencê-la da importância do projeto. Após a aprovação dos diretores, começa o ciclo de vida do projeto. Em seguida, é feita a sua estruturação por meio do Termo de Abertura, que o documento que inicia as tarefas da proposta, e o Business Case.
Ao cumprir essas etapas, garante-se um projeto altamente alinhado com as expectativas do cliente, além da organização dos seus processos e o direcionamento de qual rumo seguir e o que evitar para que seja possível obter os resultados esperados.
Planejamento
O planejamento é uma etapa crucial do desenvolvimento de um projeto. Sem ele, muito provavelmente, as atividades serão executadas de forma errada, o que aumenta o índice de refação da empresa. Para que se dê de maneira correta, o planejamento deve conter os seguintes elementos:
- Integração;
- Escopo;
- Cronograma;
- Custos;
- Qualidade;
- Recursos;
- Comunicações;
- Riscos;
- Aquisições;
- Parte interessadas.
Durante essa etapa é feita uma revisão do orçamento disponível para o projeto e posteriormente criada a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que se caracteriza por detalhar o escopo da proposta e as tarefas a serem realizadas.
Após o refinamento dos objetivos, as tarefas são sequenciadas e iniciam-se as negociações para buscar patrocínio para viabilizar o projeto. Na sequência, cria-se um cronograma para a entrega do serviço e começam as buscas por recursos humanos e financeiros. Por último, é feita a reunião de kick-off, em que todas as definições são apresentadas para as partes interessadas.
Execução do projeto
Trata-se do momento em que as tarefas planejadas são colocadas em prática. Para que essa etapa seja bem-sucedida, todos os colaboradores do projeto deverão estar cientes de quais são as suas responsabilidades, o que e como deve ser feito, e os prazos que devem ser respeitados.
No decorrer da execução, o gerente de projeto atuará de forma ativa, orientando a sua equipe, bem como promovendo a motivação e engajamento os colaboradores para que o que foi colocado no papel seja concretizado. Ele também gerencia os recursos utilizados no projeto e assegura a qualidade de tudo que é produzido.
Monitoramento e controle
Essa etapa é simultânea a execução de projetos. Verifica-se se as tarefas planejadas estão sendo executadas corretamente ou se há discrepâncias que exigem um replanejamento. O monitoramento e controle contínuo evita desvios que impactam o percurso do projeto.
É normal que sejam feitas diversas reuniões para checar o andamento das atividades, gerenciar problemas e atualizar a equipe e gestores. Para otimizar esses processos, você pode contar com ferramentas, como um software de gestão integrada, que ofereça o Kanban e Timesheet, que facilitam a visualização e controle de tempo dedicado às tarefas, respectivamente.
Encerramento
Consiste na entrega final do serviço. O gerente do projeto e a sua equipe registram o histórico de todas as etapas, o que ajuda a criar um modelo de projeto, que serve para evitar erros na execução de propostas futuras.
Ainda são avaliados os resultados para constatar se os objetivos foram alcançados, caso não, é importante encontrar os motivos para isso. Por fim, é feita uma reunião todas as partes envolvidas para dar feedbacks positivos e negativos.
O que faz um bom gerente de projetos e qual o seu papel nos resultados da empresa?
A função do gerente de projetos se baseia em planejar e acompanhar a execução dos projetos da organização. Ele conhece todos os elos da proposta, conduz o trabalho de forma estratégica e toma boas decisões. Também engaja e inspira as demais pessoas a seguirem o planejamento.
Em suma, esse profissional coordena os membros da sua equipe. Não é necessário conhecer todas as áreas profundamente para ocupar o cargo. Todavia, é preciso ter a expertise de identificar problemas e agir prontamente para que não se transformem em danos irreparáveis.
Pode-se resumir as atividades do gerente de projetos em:
- Controlar todo o escopo, custos e prazos de entrega;
- Definir e monitorar os indicadores do projeto;
- Tomar e comunicar as decisões e resultados para o seu time e clientes;
- Determinar quais são os recursos exigidos e estabelecer meios para adquiri-los;
- Selecionar e aplicar a metodologia de gestão de projetos.
Como alinhar a gestão de projetos com o RH da empresa?
Gerenciar os colaboradores de um projeto é um grande desafio, pois estamos falando de pessoas com bagagens pessoais, formações, conhecimentos técnicos, habilidades e experiências diferentes. Um bom líder tem que aprender a lidar com essas variáveis. Nesse sentido, confira como alinhar a gestão de projetos com o RH da empresa agora mesmo.
Planeje o gerenciamento de RH
Em primeiro lugar, é feita a identificação e documentação das atribuições, habilidades solicitadas, e as responsabilidades do projeto. Depois, é definida a hierarquia dos cargos, ou seja, quem comandará os processos e quem deverá prestar satisfações das atividades.
Esse é o momento para recrutar e selecionar os colaboradores adequados para o projeto e estabelecer políticas de trabalho. Também existe a possibilidade de definir premiações para aqueles que se destacarem em suas funções.
Mobilize a equipe do projeto
Conforme já foi dito, a gestão de projetos inclui diversos processos. Para o cumprimento destes, é preciso mobilizar a equipe, determinando quem tem disponibilidade, capacidade e interesse para assumir cada etapa do projeto.
Ao longo da execução das tarefas podem ocorrer mudanças. Para que elas não inferiram no andamento do projeto, o RH deve se preparar para designar substitutos para a equipe, o que pode ser necessário quando um profissional precisa faltar no trabalho, por exemplo, e gerenciar escala de trabalho de forma funcional para todos.
Desenvolva a equipe do projeto
Quanto mais integrada estiver a equipe, maiores serão as chances de sucesso do projeto. Levando isso em consideração, é preciso otimizar as capacidades individuais e coletivas e integrar os colaboradores, o que deve ser feito a partir da adoção de treinamento e desenvolvimento dos funcionários.
Além disso, o gestor também deve estimular a atualização dos conhecimentos técnicos dos profissionais, e oferecer um ambiente de trabalho motivador, que incentive a segurança e autoconfiança. Medidas como essas melhoram a produtividade e impulsionam os resultados do time.
Gestão de projetos e gerência de equipe
É responsabilidade do gestor avaliar o desempenho dos membros do seu time, propor soluções para conflitos, dar feedbacks, manter o escopo do projeto, contornar obstáculos para evitar atrasos e garantir que as expectativas do cliente sejam atendidas.
Para promover melhorias na equipe e, consequentemente, nos seus resultados, recomenda-se avaliar por relatório todas as entregas feitas pelos colaboradores, analisando o nível de adequação ao projeto, respeito aos prazos e contribuições para o atingimento dos objetivos estabelecidos.
Agora que você sabe o que é gestão de projetos e como aplicá-la de forma eficiente, pode integrá-la ao departamento de recursos humanos para aperfeiçoar o desempenho da sua equipe. Isso porque, essa junção facilita o atendimento do escopo da proposta, melhora o clima organizacional, fortalece a governança corporativa e propaga a cultura organizacional.
