A gestão do trabalho home office tem se tornado mais importante a cada dia. Afinal, a quantidade de empresas que estão aderindo a essa modalidade não para de crescer. Não apenas por conta de situações adversas, como crises e períodos de greves, mas por estar se mostrando um formato vantajoso para o negócio e para o colaborador.
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Segundo pesquisas, em 2014, 15% das empresas brasileiras ofereciam essa opção aos profissionais. Em 2020, a expectativa é de que os números cheguem a 90%. O que não significa que não tivemos – e ainda teremos – um longo caminho de amadurecimento e adaptações ao longo dessa trajetória.
Mas será que o home office é realmente benéfico? Se bem implantado, o modelo oferece diversas vantagens para ambas as partes. Enquanto a empresa ganha em produtividade e reduz os custos fixos, o colaborador concilia sua vida pessoal com a profissional – obtendo, com isso, uma melhor qualidade de vida.
Nesse artigo, você verá dicas simples e eficientes para instaurar uma boa gestão do trabalho home office na sua empresa. Conhecerá, também, ferramentas que podem auxiliar no gerenciamento de colaboradores e atividades operacionais.
Boa leitura!
5 dicas para fazer uma gestão do trabalho home office eficiente
1 – Selecione profissionais dispostos a se adequar
Um desafio da gestão de pessoas em formato home office é, na verdade, selecionar os profissionais que melhor se encaixam nessa modalidade. Até porque, muita gente ainda não acredita que o trabalho remoto pode funcionar. Para isso, comprometimento e organização são essenciais para que o profissional atue de forma flexível e mais independente.
Logo, antes de selecionar os colaboradores que irão atuar a distância, é preciso avaliar cada perfil e suas especificidades. Autonomia para a resolução de tarefas e foco na hora de trabalhar em casa são dois fatores importantes a serem observados nos profissionais para que a produtividade do negócio não seja afetada.
Além disso, evite impor esse formato de trabalho. O profissional deve estar disposto e possuir um ambiente propício para manter a concentração e o bom desempenho, mesmo atuando de casa. Caso contrário, os benefícios do home office não serão sentidos nem pela empresa, nem pelo colaborador.
2 – Ofereça todos os equipamentos necessários
O profissional precisa ter à disposição todos os recursos necessários para que consiga trabalhar como se estivesse no escritório. Além do computador e do telefone corporativo, avalie a possibilidade de disponibilizar acesso aos softwares e demais tecnologias utilizadas na empresa no seu dia a dia.
Ter bons resultados no trabalho home office também depende de garantir que o colaborador possua toda a estrutura necessária para desempenhar suas atividades, sem qualquer prejuízo no rendimento por estar em casa.
3 – Estabeleça objetivos com base no formato
Um dos diferenciais da modalidade home office é que a produtividade é medida por tarefas entregues. Afinal, seu caráter flexível reduz a preocupação em relação ao cumprimento de horários específicos da jornada de trabalho.
Logo, esclareça o que você espera de cada colaborador e defina objetivos alcançáveis. É importante criar uma rotina produtiva, que pode ser favorecida através de um planejamento diário ou semanal de atividades com o auxílio do Ahgora Timesheet. Ver o apontamento das tarefas realizadas e o tempo investido nelas através do software permite que o gestor avalie o desempenho do colaborador.
4 – Incentive uma comunicação mais estreita
A gestão de equipes em home office passa, obrigatoriamente, por uma comunicação clara e ativa. É importante manter contatos diários, seja por telefone, mensagem ou vídeo. Ofereça feedback, elogie projetos e fique-se sempre à disposição para ajudar e esclarecer dúvidas.
Fazer reuniões periódicas também é uma alternativa para estreitar o relacionamento. Afinal, quando não se está atuando no mesmo ambiente físico, é preciso que haja muito mais troca de informações para que o time continue engajado no propósito do trabalho.
5 – Acompanhe os resultados
Para saber se a gestão do trabalho home office está sendo eficiente, assim como avaliar se o trabalho em si é produtivo, é essencial medir os resultados dos colaboradores. Assim, é preciso adotar mecanismos de monitoramento constante para o gerenciamento de tarefas.
Abaixo, separamos algumas ferramentas que podem ser utilizadas no dia a dia – tudo para fazer o home office dar certo.
10 ferramentas para auxiliar na gestão do trabalho home office
1 – Dropbox
Permite o armazenamento de arquivos e dados na nuvem, bem como o compartilhamento. Ele realiza backup automático e, apesar de possuir apenas 2GB em sua versão gratuita, conforme você recomenda para outras pessoas, ele vai disponibilizando espaço extra.
2 – Google Drive
Nessa ferramenta, é possível criar e armazenar documentos. Permite edições de forma colaborativa e, ainda, conta com um mecanismo simples e eficiente de busca de arquivos.
3 – LogMeIn
Trata-se de um software que possibilita ao usuário controlar o seu computador de maneira remota, através da Internet.
4 – mLabs
É uma ferramenta de gerenciamento de redes sociais completa. Permite, por exemplo, agendar posts, gerar relatórios e responder mensagens privadas. É uma ótima alternativa para os profissionais de marketing que atuam em formato home office.
5 – OneDrive
Desenvolvida pela Microsoft, trata-se de uma ferramenta de armazenamento na nuvem que oferece 5GB de espaço gratuito, ou ilimitado, mediante o pagamento de uma pequena taxa. O OneDrive conta também com uma funcionalidade de “cofre pessoal”, em que é possível proteger com senha os arquivos confidenciais.
6 – Skype
Trata-se de um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais conhecidos. A sua versão gratuita suporta até 20 usuários; enquanto a paga, conhecida como Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas ao mesmo tempo.
Nele, é possível trocar mensagens de texto, compartilhar arquivos e realizar reuniões.
7 – Slack
Esse software aumenta a produtividade das conversas de trabalho, visto que elimina a necessidade de trocas de e-mail ou mensagens. Permite reunir toda a comunicação de um projeto em um único ambiente, sendo que as publicações podem ser públicas ou privadas.
O Slack pode ser facilmente integrado a outros serviços, como Google Drive e Trello.
8 – Trello
É uma ferramenta colaborativa que organiza as tarefas individuais ou em grupo em listas, e especifica prazos de entrega. O programa conta com um formato intuitivo, semelhante aos lembretes de post-its.
9 – WeTransfer
Trata-se de um programa de compartilhamento de arquivos que permite enviar até 2GB de dados para, no máximo, 20 e-mails.
10 – Anywhere Office
Com essa ferramenta de múltiplas funcionalidades, é possível fazer a gestão de equipes remotas com tecnologia de ponta. O pacote inclui diversas funcionalidades, como a batida de ponto online ou via reconhecimento facial. Além disso, é possível que os colaboradores registrem as atividades realizadas via aplicativo ou pelo computador.
