Com a LGPD, o Brasil passou a fazer parte do grupo de países com uma legislação específica para a proteção de dados pessoais. Isso quer dizer que as empresas, dos mais variados setores, precisam tomar cuidado com a coleta e com o armazenamento desses conteúdos. E o que diz a LGPD sobre informações pessoais dos colaboradores?
À primeira vista, até pode parecer que a nova lei foi prejudicial para as empresas, mas na verdade, traz mais segurança para todos os envolvidos. O importante mesmo é que existam adaptações, para que o negócio não seja prejudicado. Agora, os colaboradores passaram a ter alguns direitos sobre suas informações particulares.
A tecnologia passa a ter papel fundamental neste momento, onde os gestores devem buscar softwares seguros e fáceis de usar. Reunimos as principais informações sobre o assunto, para que você entenda as responsabilidades dos contratantes e os direitos de cada profissional. Você confere todos os detalhes a partir de agora!
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O que é LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, conhecida pela sigla LGPD, é uma legislação brasileira elaborada ao longo de mais de 10 anos. Ela foi sancionada em 2018 e passou a ser aplicada em 2020. Mas, as punições serão válidas somente a partir de agosto de 2021.
Em suma, a partir de sua validade as empresas precisam tomar mais cuidados com alguns processos que antes passavam despercebidos. Isso quer dizer o seguinte: os processos para a coleta de leads, dados necessários durante a realização de uma venda e até mesmo informações pessoais dos colaboradores precisam ser revistos.
A LGPD foi desenvolvida com o objetivo de trazer mais segurança para as pessoas físicas, por meio da proteção de informações. Desse modo, as companhias precisam armazenar os dados coletados em um local seguro, já que o vazamento das informações pessoais dos colaboradores pode resultar em prejuízos. A lei determina que as empresas podem receber multas de 2% do faturamento total, chegando no máximo a R$ 50 milhões.
A nova lei impacta negócios digitais e também estabelecimentos com atuação em sedes físicas. Todos precisam fazer adaptações em seus procedimentos e respeitar o que propõe a nova legislação. O governo já prorrogou o prazo para que a LGPD entre em vigor e não deverá realizar isso novamente, então é preciso ficar atento a situação.
Quais os impactos da LGPD no RH?
A LGPD causará impacto profundo em diferentes setores da sociedade, incluindo o departamento de recursos humanos. De fato, quando um novo profissional é contratado por determinada empresa, diversas informações são coletadas e processadas. Aliás, é algo que envolve colaboradores atuais, ex-colaboradores e candidatos a vagas.
Por isso, o setor de RH lida com informações pessoais dos colaboradores, como:
- Registros médicos;
- Histórico profissional;
- Níveis salariais;
- E-mail;
- Documentos de identificação.
A quantidade de dados presentes neste setor faz com que a lei tenha que ser seguida à risco. Assim, é interessante que os líderes façam um mapeamento de todos os processos desenvolvidos pela empresa, para fazer alterações pontuais. É isso que garantirá a segurança do negócio a partir de 2021.
O departamento de RH deve ainda tomar cuidado com o acesso às informações pessoais dos colaboradores . Afinal, nem todos podem ter acessos aos dados pessoais armazenados, é necessário possuir um sistema que exija credenciais antes de liberar o conteúdo. Enfim, conforme a nova lei, as empresas devem apenas exigir dados necessários durante o processo de recrutamento e contratação.
O que diz a LGPD sobre informações pessoais dos colaboradores?
Tem se falado muito na importância da LGPD para os consumidores, que terão de encarar formulários mais enxutos, além de contarem com uma proteção ampliada nos dados pessoais. Contudo, a nova lei também é válida para colaboradores, que possuem os mesmos direitos que os clientes.
É importante que sejam preparados documentos mostrando o consentimento dos titulares dos dados em relação ao fornecimento de informações para a empresa. Estes documentos assinados devem ser guardados, para evitar problemas no futuro. Assim, será comprovado que o profissional autorizou o uso do conteúdo.
O departamento de recursos humanos deve ainda determinar quais são as instituições, sejam elas públicas ou privadas, que poderão ter acesso aos dados pessoais. Além disso, os colaboradores precisam ser avisados sobre esse procedimento e podem solicitar a exclusão de informações caso achem desnecessárias.
Como lidar com informações pessoais dos colaboradores após o recrutamento?
Existem algumas informações pessoais dos colaboradores que a empresa pode solicitar durante o processo de recrutamento, mas que na sequência devem ser eliminadas. Portanto, se não é informação crucial para o negócio, é melhor descartar do que correr o risco de vazamento. Os gestores devem ficar cada vez mais atentos em relação a este ponto.
Os chamados dados sensíveis devem ser completamente extintos, desde o anúncio das vagas e a exigência de dados para aprovar uma contratação. De fato, são desnecessário para realizar um recrutamento, além da possibilidade de problemas que podem trazer. Portanto, é melhor ficar atento para as informações pessoais dos colaboradores.
A empresa pode manter algumas informações pessoais dos colaboradores que julgue importantes para o seu funcionamento. Afinal, o uso de dados pessoais para fins empregatícios é algo garantido pela LGPD, são informações relacionadas ao INSS, CAGED e RAIS, por exemplo. Fora isso, o recomendado é que os bancos de dados com informações particulares contem com o menor número possível de conteúdo.
O RH deve estar atento para os dados de ex-colaboradores
Quando o vínculo empregatício chega ao final, a orientação é que o RH elimine todos as informações pessoais dos colaboradores que não sejam obrigatórios. De fato, algumas informações precisam ser mantidas, a fim de garantir comprovações fiscais. Mas, ao tomar esse cuidado a empresa evita falhas no procedimento e o vazamento de dados.
O mesmo cuidado deve ser aplicado durante o processo de recrutamento, o ideal é que os currículos descartados na seleção realmente sejam eliminados. Em suma, podem acontecer vazamentos de informações, algo que é prejudicial para ao negócio. Além disso, é interessante que os candidatos assinem uma autorização em papel para garantir o uso destes dados.
Esse é o principal cuidado, quanto menos informações disponíveis, menos riscos de vazamentos. A empresa deve apenas usar as informações pessoais dos colaboradores para si e não fornecer para terceiros, algo que era comum até algum tempo atrás. Portanto, se o vínculo entre as partes foi encerrado, o melhor caminho é dar fim aos dados desnecessários.
LGPD no RH: tenha atenção a cada detalhe
O ideal é investir em um sistema de banco de dados seguro, para que todas as informações pessoais dos colaboradores fiquem bem armazenadas. É mais interessante que seja algo digital e com acesso restrito, afinal, os papéis podem ser acessados mais facilmente.
A Ahgora desenvolve softwares capazes de tornar a gestão mais dinâmica, reduzindo as obrigações do departamento de recursos humanos, como o Pontoweb. Garantimos sistemas para batidas de ponto precisas e seguras, onde os dados dos colaboradores ficam protegidos. Portanto, tenha tecnologia de ponta a ponta em sua empresa, para seguir o que preza a LGPD.
A LGPD indica que os gestores precisam prestar atenção a todos os detalhes que envolvem o recrutamento, a seleção e a contratação de profissionais. A partir de agosto de 2021 punições começaram a ser aplicadas e é fundamental que o seu negócio esteja completamente adaptado.
