Outsourcing é uma categoria de terceirização ligada principalmente a questões burocráticas. É uma prática permitida por lei, capaz de beneficiar empresas que utilizam mão de obra externa, sem que precisem fazer a contratação de colaboradores. Aliás, esse formato foi flexibilizado nos últimos anos, atraindo mais empresas interessadas.
E, com a Reforma Trabalhista, a expansão deste modelo de contratação passou a ser ainda maior. A grande preocupação das empresas e profissionais de RH é sobre como fazer a gestão de presença de colaboradores terceirizados.
Para isso, é necessário entender quais são as regras e quem é o responsável pela gestão de jornada. Afinal, empresas com mais de 20 colaboradores precisam fazer estes registros. Confira a seguir como funciona o outsourcing e avalie se é benéfico para o seu negócio.
Como funciona o outsourcing?
Outsourcing é uma classe da terceirização, prática adotada por empresas visando ampliar a produtividade e otimizar os serviços. Mas, em vez de contratar colaboradores celetistas, essas corporações buscam por organizações especializadas em determinadas áreas. Então, estas realizam as atividades.
A terceirização é uma ótima opção para empresas que desejam reduzir gastos e aumentar a lucratividade do negócio. Além disso, é uma forma de utilizarem tecnologias de forma passageira, sem que precisem comprar determinados softwares ou hardwares que depois podem cair em desuso.
Essa é uma possibilidade que pode ser trabalhada no seu negócio, válida para empresas de diferentes tamanhos. As atividades desenvolvidas podem ser feitas dentro da empresa contratante ou fora dela. Outsourcing é ideal para ações esporádicas e especializadas.
O outsourcing está relacionado com atividades burocráticas e administrativas das empresas. Desse modo, são tarefas vitais para o funcionamento de uma organização, como atividades de RH e contabilidade.
O que a lei diz sobre outsourcing?
Antes da Reforma Trabalhista, nem todos os serviços poderiam ser terceirizados, era algo voltado principalmente para limpeza e segurança. Desde então, passou a ser permitida a realização de contratos para a prestação de serviços. Veja o que diz o Artigo 4º-A da Lei Nº 6.019, modificado pela Lei Nº 13.467:
“Considera-se prestação de serviços a terceiros a transferência feita pela contratante da execução de quaisquer de suas atividades, inclusive sua atividade principal, à pessoa jurídica de direito privado prestadora de serviços que possua capacidade econômica compatível com a sua execução“.
A lei determina ainda que, quando os serviços são realizados na sede da contratante, os terceirizados devem ser tratados com condições equivalentes aos celetistas. Então, isso inclui alimentação, transporte, atendimento médico, segurança e proteção à saúde.
Outsourcing serve para quais negócios?
O outsourcing está ligado principalmente a processos administrativos das empresas. O segmento de tecnologia da informação (TI) pode ser beneficiado, o que inclui a contabilidade e o setor financeiro do negócio. Além disso, a área de Recursos Humanos também pode ser favorecida.
As empresas podem terceirizar diversas atividades, como:
- Serviços de TI, que são altamente estratégicos;
- Atividades intermediárias, como a folha de pagamento;
- Serviços básicos, como a limpeza, segurança entre outras funções.
Ao contratar um parceiro que seja especializado em determinada área, os riscos são minimizados. Basicamente, qualquer negócio pode contratar empresas que prestem determinados serviços terceirizados.
Quem é o responsável pela gestão de ponto de terceirizado?
A gestão de ponto de terceirizados é uma responsabilidade da empresa prestadora do serviço. Desse modo, quem deve cuidar disso é a organização que fornece o serviço contratado. E isso vale para os profissionais que atuam dentro da empresa contratante ou remotamente.
Porém, o negócio beneficiado pelos serviços também precisa estar atento a esta situação. O RH deve ter a certeza de que as jornadas de trabalho estão sendo registradas de forma correta. Mesmo que a contratante não seja a responsável direta, pode ser penalizada se houver erros nas marcações.
A melhor forma de fazer a gestão é por meio do ponto eletrônico. Existem aplicativos para celulares, que podem ser acessados de qualquer local para o registro das jornadas. O Multi, da Ahgora, é um deles e faz marcações por biometria facial.
As dificuldades da gestão de presença de terceirizados
Embora a terceirização traga inúmeros benefícios para as organizações, também é motivo de dor de cabeça para o RH. Afinal, é preciso monitorar a presença dos profissionais em seus postos de trabalho, garantir o deslocamento ou providenciar refeições, entre tantas outras preocupações.
A maior dificuldade é depender da proatividade dos líderes para ter acesso às informações, uma vez que o RH está fisicamente distante. Quando a gestão de presença dos colaboradores remotos não é feita em tempo real, as tarefas de Recursos Humanos se tornam reativas. Isso ocorre justamente pela dificuldade em acessar dados, o que confere lentidão aos processos.
Até que o RH identifique que algo precisa ser melhorado, se passam dias ou semanas, e aí o prejuízo já ocorreu. Além de impactar na produtividade, essa realidade pode implicar no descumprimento da legislação. O controle de presença de equipes remotas sem o uso da tecnologia é muito lento e ineficiente.
No entanto, também vale ressaltar que a gestão de profissionais terceirizados não é uma preocupação só do RH. Afinal, diretores, proprietários de empresas e lideranças também estão em busca de soluções que simplifiquem a rotina, reduzam custos e melhorem o rendimento.
Tecnologia para o monitoramento em tempo real
O monitoramento de dados em tempo real é essencial para um RH produtivo. Assim, os gestores conseguem acessar as informações e evitar que problemas aconteçam, fazendo ajustes “ao vivo”.
Na hora de escolher um sistema para a gestão de presença de profissionais terceirizados, as empresas estão priorizando o SaaS (Software as a Service). Algumas das vantagens deste modelo são:
- Economia financeira;
- Acesso remoto;
- Informações em tempo real;
- Atualização constante.
Na prática funciona assim: a empresa escolhe um sistema especializado, contrata o plano mais adequado para a sua realidade e começa a usá-lo. Não é preciso investir em infraestrutura, fazer instalações ou qualquer outro tipo de implantação.
Além disso, a partir da assinatura, é oferecido um treinamento inicial sobre o uso do sistema, funcionalidades e diferenciais. Para as empresas de outsourcing ou companhias que têm colaboradores neste formato de trabalho, o SaaS simplifica muito a rotina.
A principal vantagem é a gestão de presença em tempo real. Assim que o profissional registra o ponto e inicia suas atividades, o RH já pode acompanhar. Todas as informações são salvas em nuvem, portanto, podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Invista em tecnologia para que o outsourcing dê certo
O monitoramento em tempo real e a disponibilidade dos dados aumenta a capacidade analítica do RH. O próprio sistema emite relatórios que facilitam o acompanhamento dos colaboradores e apresentam métricas necessárias para a gestão de terceirizados.
O RH passa a ter informações que permitem antecipar situações e até impedir eventuais problemas. Além disso, as lideranças também ganham mais autonomia para acompanhar informações como presenças, faltas, atrasos e justificativas.
Se você tem uma empresa de outsourcing ou faz a gestão de presença de terceirizados e ainda não usa um software especializado, não espere mais. Escolha uma aplicação para simplificar a sua rotina, aumentar o controle sobre as informações e facilitar o planejamento de custos.
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