Otimizar as rotinas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Se a sua empresa deseja eficiência, esse case vai chamar a sua atenção. Veja o que a EPC Construções alcançou ao centralizar a gestão de ponto em um único fornecedor e tornou os processos mais ágeis.
Em empresas pequenas, o controle de entrada e saída de funcionários não é uma situação complicada. Mas o que fazer quando se tem mais de 10 obras espalhadas pelo país?
Foi esse desafio que levou a EPC Construções a adquirir as soluções da Ahgora. , facilitando os processos relacionados às batidas de ponto dos funcionários.
Essa decisão permitiu, inclusive, que os colaboradores acessem o próprio espelho de ponto. Desta maneira, obtém de forma imediata e completamente transparente os dados de início e final de turno. Todo o histórico da jornada de trabalho cadastrada é disponibilizada. Isso evitou imprevistos com horas extras, e que possíveis esquecimentos de registro de ponto fossem registrados.
Aproveite agora para descobrir como a EPC conseguiu centralizar em um único fornecedor. Descubra como estas informações em tempo real deixaram procedimentos muito mais ágeis e seguros!
Antes de centralizar a gestão de ponto eletrônico
Sediada em Brasília, a EPC Construções atua na construção pesada em obras de infraestrutura. A empresa é responsável por mobilização urbana, rodovias e aeroportos.
No portfólio da empresa encontram-se mais de cinquenta obras aeroportuárias concluídas. A EPC é uma das maiores do construtoras do setor, de acordo com a revista O Empreiteiro. A empresa ficou com o 2º lugar no ranking brasileiro de crescimento na renda bruta.
Atualmente, a organização opera com mais de 700 funcionários espalhados em 14 projetos. É o caso da ampliação do Pátio de Aeronaves em Porto Alegre, no Rio Grande do Sul. Além disso, encontram-se em andamento:
- a adequação da Rodovia BR 116 no Rio Grande do Sul;
- a urbanização de vias em Aparecida de Goiânia, em Goiás;
- a construção do Túnel de Queda Livre, em São Paulo capital.
Todo esse crescimento ocorreu em apenas quinze anos. O RH da construtora requereu uma batida de ponto que acompanhasse o processo de inovação e crescimento. Isso sem abrir mão da segurança e consistência nos dados apurados.
Motivos para centralizar a gestão de ponto inteligente
A EPC Construções viu a ampliação do volume de trabalho do Departamento Pessoal. Com o fornecedor antigo, a quantidade de profissionais envolvidos começou a trazer imprevistos. O relógio de ponto eletrônico (REP) utilizado também trazia uma série de problemas.
RH prejudicado
Um dos principais transtornos era a impossibilidade de acompanhar o funcionamento dos equipamentos. Um profissional do time precisava averiguar pessoalmente quais estavam ou não conectados, por exemplo. Em outras palavras: tinha como função específica gerenciar o relógio de ponto… não havia meios para confirmação remota de que os relógios estavam em funcionamento.
Isso onerava a folha de pagamento do departamento. A necessidade de disponibilização do profissional reduzia a produtividade do mesmo. A troca do sistema foi vist acomo maneira de envolvê-lo em atividades de maior valor. Sem a distração do relógio de ponto, pôde se dedicar a ações relacionadas ao core business da organização.
TI dificultada
E o desafio não se encerrava na questão operacional. Também havia contratempos de ordem técnica. O sistema do REP utilizado envolvia quatro provedores diferentes. Cada dúvida ou necessidade de suporte só era resolvida com o responsável por uma parte específica do sistema… fosse o relógio, a batida de ponto ou software de conexão de rede.
Além de prejudicar a rotina do RH, os múltiplos fornecedores exigiam atenção da equipe de TI. O atendimento das necessidades de tecnologia da informação era difícil. Não havia um único ponto de contato ou informações de fácil acesso.
De acordo com Lucas Velasco, do Departamento de TI da EPC, a antiga solução “nunca fluía bem”. O tratamento das batidas de ponto tinha se tornado demasiadamente complexo.
Vantagens ao centralizar a gestão de ponto com a Ahgora
Lucas Velasco, atual funcionário da EPC, relembrou experiências positivas anteriores. Na instituição de ensino em que trabalhava anteriormente, os contratempos eram bem semelhantes.
A organização se encontrava em fase de expansão e o REP não garantia o controle de ponto dos novos polos criados. Muito menos, dos turnos variados dos professores. satisfeito com o resultado obtido por lá, tratou de levar as soluções inovadoras de ponto para a EPC.
A Gerência da EPC Construções solicitou com segurança o aluguel das soluções da Ahgora. Logo percebeu a primeira vantagem: os relógios ligados à nuvem não são um impeditivo para o crescimento da empresa. Pelo contrário: um verdadeiro agregador. Com a Ahgora, é possível saber o status do equipamento de cada canteiro de obras, sem sair do escritório.
Foram adotados dois modelos de relógio ponto, um fixo e outro móvel:
- O relógio de ponto fixo é homologado pelo Ministério do Trabalho. Isso facilita os procedimentos junto ao sindicato. Ele permite que a batida seja realizada por meio de código de barras, análise biométrica e cartão mifare. Conecta-se à internet por meio de cabo ethernet.
- O relógio de ponto móvel é ideal para construção civil. Isso porque, muitas vezes, o canteiro de obras está distante do escritório. O REP é equipado com um modem 3G, que faz a transmissão das informações de batida de ponto automaticamente.
Ambos atraíram a EPC por conta da facilidade de instalação e manuseio. A antiga solução utilizada era bastante sensível às intempéries e ao relevo acidentado das obras. A durabilidade dos relógios era bastante pequena – o que foi resolvido com o recurso apresentado pela Ahgora. Os equipamentos da Ahgora são resistentes a ambientes hostis.
Mobilidade
O relógio ponto móvel pode ser facilmente transportado pelo fato de ser pequeno e leve. Isso facilitou largamente o deslocamento do aparelho de registro de ponto.
Ao escolher a solução, deu-se o processo de implementação dos relógios de ponto da Ahgora nas obras da EPC:
- Os procedimentos de fechamento de venda e envio do material levaram sete dias;
- A partir disso, a instalação dos equipamentos nos canteiros de obras levou dez dias;
- Treinamentos online ao vivo foram disponibilizados aos profissionais envolvidos na implantação.
O período de adaptação – inclusive dos colaboradores operacionais – levou cerca de dois meses…. o que o especialista Lucas Velasco considera tempo curto para a organização. Para ele, uma das grandes vantagens foi que, após a instalação, o equipamento já estava pronto para uso. Arealização de cursos amplos e longos não foi necessária para que toda a empresa se adequasse bem à solução adquirida.
Resultados Gerados
Os resultados elencados pela EPC Construções com a utilização das soluções apresentadas pela Ahgora? Muitos e em vários aspectos: retorno financeiro, segurança jurídica e controle na gestão dos dados.
Do ponto de vista jurídico, o ganho ocorreu porque o relógio é enviado homologado. Com o REP do antigo fornecedor, não havia a completa certeza se a solução estava totalmente adequada. Os dados não eram armazenados em cloud, permanecendo no relógio de ponto. Suscetíveis às intempéries, corria-se o risco da perda de dados.
Além disso, houve um ganho financeiro com o controle do banco de horas. Assim, evita-se pagar a mais do que o exato período de trabalho cumprido. E, pelo fato de não haver mais a necessidade de que um funcionário à disposição para a resolução dos problemas relacionados aos relógios de ponto, houve uma redução de custo mensal. A economia é de pelo menos R$ 1.000,00 por obra.
Do ponto de vista de controle (considerado o grande desafio da EPC), o sistema de gestão de batidas de ponto deixou de ser um obstáculo para a expansão das obras. O dashboard da plataforma online viabilizou a conferência imediata e clara de todos os funcionários.
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