Portaria 671 é a nova lei de ponto vigente para controle de jornadas de trabalho, publicada em novembro de 2021 e complementada pela Portaria 1.486 em junho de 2022. A partir de 11 de janeiro de 2023, encerrou-se o prazo de adequação e todas as empresas devem estar em compliance para evitar passivos trabalhistas.
Mudanças nas leis trabalhistas acontecem de tempos em tempos e têm sempre o objetivo de permitir que colaborador e empresa estejam atualizados em relação às novas necessidades do mercado. Ouça o conteúdo também em áudio!
Neste artigo, vamos nos aprofundar especificamente nessas mudanças dentro da Portaria 671, posteriormente complementada pela Portaria 1.255, conforme já mencionado. Continue a leitura e confira todas as novidades do assunto referentes à marcação de ponto para o registro e controle da jornada de trabalho!
Como funciona a lei do ponto?
Recentemente, uma dessas mudanças foi o decreto N° 10.854, publicado pelo Ministério do Trabalho no Diário Oficial da União, que derivou algumas alterações na lei, dentre elas a Portaria 671.
Ela trata sobre as leis trabalhistas, políticas públicas e relações de trabalho. A norma apresenta regras para a gestão de ponto, incluindo um novo sistema para o controle de ponto e registro de jornadas. Um dos assuntos da nova legislação é a abordagem dos coletores de registro eletrônico de ponto convencional (REP-C), alternativo (REP-A) e por programa (REP-P). Além disso, trouxe alterações em relação ao que conhecíamos como as antigas portarias 373 e 1.510. Seu objetivo é deixar os processos mais claros e ágeis.
O que é Portaria 671?
A Portaria 671 consiste na atualização de matérias ligadas à Carteira de Trabalho, Previdência Social (CTPS) e à gestão de ponto eletrônico. Ela apresenta detalhes relacionados com as anotações das jornadas, incluindo sistemas manuais, mecânicos e eletrônicos.
Em resumo, a Portaria 671 conta com regras previstas anteriormente pelas Portarias 373 e 1.510. Possui 401 artigos, sendo publicada com a intenção de fazer parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais.
O objetivo da portaria é revisar uma série de normas trabalhistas, atuando junto ao Decreto Nº 10.854. Desse modo, foram feitas alterações na legislação trabalhista, além de uma mudança sobre a regulamentação dos sistemas eletrônicos de ponto.
Dentre as disposições da nova portaria, estão as diretrizes para execução da aprendizagem profissional e o Cadastro Nacional de aprendizagem Profissional (CNAP). A lei traz ainda, conforme descrito a seguir, algumas determinações sobre a prorrogação de jornadas:
“Art. 64. Nas atividades insalubres, quaisquer prorrogações de jornada só poderão ser praticadas mediante autorização da chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho correspondente, salvo nas hipóteses de:
I – jornada de doze horas de trabalho por trinta e seis horas ininterruptas de descanso; ou
II – haver acordo ou convenção coletiva de trabalho autorizando expressamente a prorrogação.”
As portarias 1.510 e 373 foram extintas?
Sim. A Portaria 671 atualizou as regras das duas anteriores quando entrou em vigor em dezembro de 2021. Vale destacar, entretanto, que muitas regras foram mantidas, tendo sido apenas atualizadas, como é o caso dos registros eletrônicos de entrada e saída dos colaboradores.
Qual a portaria do ponto eletrônico?
A portaria que regulamenta o uso e funcionamento do ponto eletrônico é a 671, publicada pelo Ministério do Trabalho em 08 de novembro de 2021 e válida em todo o território nacional com prazo de adequação obrigatório a partir de 08 de novembro de 2022.
O que muda no ponto com a Portaria 671?
Em relação ao que conhecíamos como a Portaria 1.510, o registro de ponto continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores. Há apenas alterações nos Registradores Eletrônicos de Ponto, que serão detalhadas a seguir.
Ainda sobre a Portaria 671, a regulamentação deixa claro que é possível adotar o ponto manual por exceção. Neste caso, é necessário que exista um acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho que permita a adoção deste modelo.
Quais são os tipos de Registrador Eletrônico de Ponto definidos na Portaria 671?
A Portaria 671/2021 estabelece três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto:
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (art. 76)
Registrador eletrônico de ponto convencional. Este é um dos tipos de registro eletrônico de ponto convencional. É o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90 (que discorre sobre a necessidade do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO).
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (art. 77):
É o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro eletrônico de ponto alternativo e da jornada de trabalho. Sua utilização precisa necessariamente ser autorizada por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
O que é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa?
Segundo o artigo 78, é a maior novidade da Portaria 671. Dada sua importância, vamos analisar detalhadamente o que é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa a partir do texto da norma:
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Art. 91. O REP-P deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, atender ao art. 78 e aos requisitos elencados no Anexo IX.
Veja o que é importante destacar:
1- O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é um software, mas não é qualquer software. Ele precisa necessariamente:
- ser executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem;
- ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada;
- ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho;
- realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho;
2- Ele deve possuir certificado de registro no INPI;
3- Cumprir TODOS os requisitos do Anexo IX da Portaria 671, tais como:
- Possuir ou acessar relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), disseminada pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 (trinta) segundos.
- Acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro Eletrônico de Ponto Convencional (que, por sua vez, tem diversos outros requisitos);
- Realizar marcação de ponto, composta da data, hora e fuso horário, obtida de forma confiável.
Além disso, o Parágrafo Único do artigo 85 traz outra distinção muito importante relacionada ao Registrador Eletrônico de Ponto via Programa:
Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.
Por fim, artigo 83 traz outro conceito relacionado ao software:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Ou seja, o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa NÃO é apenas um software (programa, app de celular ou site) que permite uma pessoa fazer um registro de ponto. Isso é meramente um coletor de marcações. Ele também NÃO é o software usado para tratamento do ponto; isso é o PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto).
Muitas empresas estão divulgando que estão em conformidade com a Portaria 671 e que já possuem o software mas estão confundindo conceitos importantes. Cuidado para não colocar em risco sua segurança jurídica!
Quais as vantagens do Registrador Eletrônico de Ponto via Programa?
O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é um sistema moderno que traz benefícios em relação aos registradores eletrônicos de ponto convencional e alternativo. Conheça os principais:
1- Facilidade no registro de ponto
Em uma empresa com centenas de colaboradores na qual todos precisam pegar uma fila para bater o ponto, seja para começar, finalizar ou ir ao almoço, qual a primeira coisa que vem à mente?
É maçante e desfavorável para rotina de uma organização. Afinal, enquanto o colaborador poderia estar iniciando suas atividades, por exemplo, ele está lá, aguardando a sua vez de registrar o início de sua jornada.
Sem contar nos intervalos de almoço e ao final do expediente, em que, ou ele se prepara para sair minutos antes, ou registra seu horário minutos depois, o que, no final do mês, soma como minutos extras de trabalho.
Com o software, esse registro acontece de forma mais autônoma. em vista que o popular “relógio de ponto” pode ser substituído por diversos outros coletores como dispositivos móveis, permitindo também que o empregador consiga realizar a gestão do registro de quem trabalha na modalidade home office.
Além da possibilidade de registrar ponto de forma independente, o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa centraliza todas as marcações, independente do dispositivo utilizado na coleta daquele registro.
2- Processos automatizados
Imagine agora outra situação: todos os dias, o gestor de RH leva a folha de ponto a cada colaborador, para ele fazer o registro de suas entradas e saídas, assim como de seus intervalos. Uma tarefa desnecessária, que poderia ser facilmente automatizada.
Agora já é possível, inclusive, automatizar essas funções para que elas sejam validadas semanal ou mensalmente pela equipe. Isso significa que os gestores e o time de RH ganham mais tempo para trabalhar em outras frentes mais estratégicas.
3- Confiabilidade das informações
A validade legal das informações nunca foi tão precisa quanto agora, com o sistema Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, já que os dados não podem ser alterados. E, caso seja preciso realizar alterações que gerem novos registros, fica tudo salvo no sistema, inclusive para que as informações possam ser auditadas.
Além de tudo isso, dependendo do coletor de ponto utilizado, é possível contar com modernos sistemas de biometria facial, anti fraude, criptografia, geolocalização, dentre outras. Ou seja, tecnologias que não permitem fraudes no registro de horas e garantem a integridade de todos os dados. Tudo isso possibilita, inclusive, que a empresa atue em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
4- Atualização de dados em tempo real com o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa
Contar com dados em tempo real é algo muito mais acessível atualmente graças à novas tecnologias. Assim, é uma característica essencial para tomadas de decisão nas organizações.
Existem também as batidas de ponto offline, ou seja, são registradas e computadas na nuvem conforme o dispositivo utilizado consiga acesso à internet. Mesmo assim, os dados são referenciados com base no horário e local de registro.
Com sistemas modernos do Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, isso é totalmente possível, permitindo que gestores de RH, e qualquer pessoa autorizada que precise, possa acessar esses dados a qualquer momento.
5- Relatórios que ajudam na gestão
Os sistemas especializados no controle da jornada de trabalho oferecem ainda outra super vantagem, que é a geração de relatórios.
Basta escolher os dados que se deseja analisar e pronto, o RH tem em mãos as informações necessárias de forma rápida. Isso elimina ainda as horas operacionais gastar com a preparação de planilhas — que, aliás, logo se tornam defasadas, pois não são alimentadas em tempo real.
Quais são os aspectos importantes relacionados ao PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto)?
Independente do tipo de Registrador Eletrônico de Ponto utilizado, o programa de tratamento de registro de ponto deve pelo menos ser capaz de gerar duas saídas:
- Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), conforme especificações disponíveis no portal gov.br;
- Relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme artigo 84 da Portaria 671;
Os equipamentos já existentes e certificados em vigência da Portaria 1.510 ainda podem ser utilizados?
Sim, a nova portaria assegura que os equipamentos regulamentados e com a certificação do INMETRO continuam sendo alternativas seguras para o registro e controle das jornadas de trabalho; são os Registrador Eletrônico de Ponto Convencional citados anteriormente.
Todavia, equipamentos físicos entram cada vez mais em desuso com o surgimento da nova categoria de registradores de ponto, o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, por ser totalmente digital, econômica, sustentável e segura. Aproveite seus estudos e inscreva-se no nosso curso gratuito e com certificação sobre a Portaria 671, basta clicar abaixo!
Relatório de espelho de ponto
A legislação determina, ainda, algumas características previstas para regulamentação do relatório de espelho de ponto, novo documento obrigatório na adequação das empresas. Confira:
“Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no software e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.”
O que a Portaria 671 determina sobre o comprovante de registro de ponto?
O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional e o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa devem emitir o comprovante de registro de ponto do trabalhador. Essa emissão pode ter o formato impresso ou PDF assinado digitalmente.
Além disso, o colaborador deve ter acesso irrestrito a esse comprovante, por meio de sistema eletrônico após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização.
Por fim, o empregador é obrigado a permitir a extração dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas de, ao menos, as últimas 48 horas.
O que é o arquivo AFD?
AFD é uma sigla para Arquivo Fonte de Dados. Trata-se do arquivo que contém todas as marcações de ponto realizadas naquele Registrador Eletrônico de Ponto. É o seu conteúdo que garante a integridade das marcações de ponto e atesta a execução da jornada de trabalho por parte dos empregados.
É importante ressaltar que, de acordo com o artigo 81 da Portaria 671, o que todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar é o Arquivo Fonte de Dados (AFD) conforme formato descrito no portal gov.br.
No caso de Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Já no caso de Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, o AFD deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
O que a Portaria 671 determina sobre fabricantes e/ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de tratamento de registro de ponto?
O artigo 89 trata especificamente desse tema:
Os fabricantes e/ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento ou programa o documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade. Este documento deverá ser assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa fabricante, afirmando expressamente que seu equipamento ou programa atende à legislação vigente.
Este atestado deve ser emitido na forma de documento eletrônico em formato PDF, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, e possuir assinatura eletrônica qualificada, nos termos do inciso III do art. 4° da Lei nº 14.063, de 2020, pertencente exclusivamente à pessoa física.
O que mudou no registro de ponto?
O empregador somente poderá utilizar o sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto se possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fabricante e/ou desenvolvedor de registro eletrônico de ponto convencional ou sistemas. O modelo e especificações ficam disponíveis no portal gov.br.
O que devo considerar na hora de escolher um Registrador Eletrônico de Ponto e um Sistema de Tratamento e Registro de Ponto (STRP)?
Na hora de escolher um registrador eletrônico de ponto, é essencial levar em consideração que o modelo deve seguir as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), especialmente em relação ao tratamento dos dados e informações contidas no ponto.
Outro fator importante para se atentar é no que se refere ao acréscimo de informações quando houver omissões no registro de ponto, com algum tipo de movimentação no banco de horas, por exemplo.
Melhor ainda se for um sistema simples, mas ao mesmo tempo robusto, capaz de atender não apenas a Portaria 671, mas também a todos os aspectos relacionados ao assunto dispostos na CLT.
Por fim, nos dias atuais, é essencial que as empresas busquem um fornecedor que esteja atento às novas normas estabelecidas e forneça sistemas sempre atualizados.
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