O banco de horas é uma maneira de devolver aos colaboradores as horas que foram trabalhadas além da jornada. Diferente do pagamento de horas extras, neste caso o funcionário poderá ter um dia de folga devido ao acúmulo no seu banco de horas. Hoje você vai entender como montar o seu.
Existem alguns passos que devem ser seguidos por uma empresa que pretende adotar este modelo e seguir o que determina a legislação trabalhista. Em primeiro lugar, é necessário que todos os colaboradores sejam informados sobre o uso do banco de horas. Em segundo lugar, a tecnologia é essencial para o bom desempenho desse mecanismo.
Diversas empresas adotam esse conceito, já que acreditam ser mais interessante conceder folga aos profissionais do que pagar hora extra. Entenda aqui todos os detalhes sobre o tema. E se preferir, você também pode ouvir o post. É só clicar no player.
Banco de horas: como fazer?
Em várias empresas, a demanda dos colaboradores oscila, tem dias com muito serviço e outras épocas sem tantas atividades para fazer. É comum ser necessário, em algum momento, recorrer às 2 horas extras diárias permitidas pela legislação. E quando isso acontece, a empresa precisa recompensar o trabalhador de alguma maneira.
A melhor forma para equilibrar essa questão pode ser um banco de horas. Com ele, empresa e colaborador têm mais flexibilidade para acertar a carga horária de forma convencionada. De fato, é uma forma mais econômica do que o pagamento de horas extras, já que estas devem ser quitadas junto com a folha de pagamentos.
O banco de horas é uma opção viável para diversos segmentos, mas muitas empresas ainda têm dúvidas sobre isso. Principalmente após a Reforma Trabalhista, que alterou diversos pontos na legislação. Confira um passo a passo sobre como montar o seu banco de horas:
1. Estabeleça uma política de ponto
O primeiro passo para iniciar seu banco de horas é organizar uma política de ponto. Não basta ter um sistema de marcação, pois surgem questões pontuais como esquecimentos ou solicitações específicas. Afinal, são normais as perguntas sobre horas positivas e negativas.
Por isso, é indispensável estabelecer um formato de tratamento das informações acerca do ponto. A política deve levar em conta as particularidades do negócio e seguir certos itens. Contudo, ao adotar um sistema integrado, como é o caso do Pontoweb, é possível facilitar o acesso a esse tipo de informação.
2. Fique atento à legislação
Há uma série de questões legais que devem ser vistas. A lei determina a obrigatoriedade das marcações de entrada e saída. Também regulamenta as jornadas máximas semanais e intervalos mínimos para cada modelo.
O registro de ponto, por exemplo, é uma exigência legal para empresas com mais de 20 colaboradores. Contudo, recomendamos o uso para aquelas que possuem mais de 10 profissionais, já que assim a gestão fica mais dinâmica e tranquila.
Pode ser feito de forma mecânica (cartão ponto), manual (livro ponto), digital (dispositivos móveis) e eletrônica (cartão ou biometria). As melhores opções são digitais e eletrônicas, capazes de entregar dados integrados.
Por outro lado, a Reforma Trabalhista é um acontecimento que gera muitas dúvidas. Após sua aprovação, três pontos foram alterados, com validade a partir de novembro de 2017:
- O banco de horas não mais necessita de Convenção Coletiva e pode ser negociado individualmente com cada colaborador;
- O prazo para compensar as horas adicionais passou a ser de 6 (seis) meses;
- A compensação no mesmo mês da realização poderá ser realizada por acordo tácito.
A Consolidação das Leis do Trabalho trata sobre o assunto, embora seja a Reforma Trabalhista que tenha trazido uma nova visão sobre o tema. Enfim, o setor de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal devem estar atentos às regras para evitar problemas trabalhistas.
3. Olhe para as especificidades da sua empresa
Sua empresa é flexível e criativa? Ou é formal e rígida com horários? Qual é o tamanho da sua equipe de RH? As lideranças podem participar da gestão?
Essas e outras perguntas devem ser respondidas para que sua política de ponto seja efetiva e atenda às suas demandas. Afinal, cada empresa possui suas características, não adianta tentar replicar um modelo que não combina com o negócio.
4. Viabilize o registro de ponto para controle
Existem quatro opções de controle de ponto. A escolha sobre a forma correta de viabilizar o registro pode impactar diretamente no controle do seu banco de horas. As anotações manuais no livro ponto, por exemplo, tendem a ser menos eficientes quanto a isso e podem causar dor de cabeça para os gestores.
Para a política de ponto, visando o desenvolvimento de um banco de horas, pode ser muito importante apostar nos formatos digital ou eletrônico. Eles viabilizam o acesso e a análise de informações em tempo real. E, além disso, possibilitam cópias de segurança na nuvem, protegendo os documentos de extravio ou danos.
O sistema da Ahgora é um bom exemplo, com tecnologia IoT, assim que um colaborador faz o seu registro de ponto, o RH já pode conferir as informações. Dessa forma, permite que o banco de horas seja adotado com mais tranquilidade e sem problemas com erros nas marcações.
5. Facilite a vida do RH com cálculos automáticos
As vantagens de abandonar sistemas antiquados não se restringem ao controle do relógio ponto. Isso ajuda a automatizar também diversos outros processos do RH, inclusive em relação à política de banco de horas. Otimizando as rotinas administrativas, diminuindo a burocracia e eliminando processos desnecessários.
A tecnologia reduz as chances de erro humano devido ao registro eletrônico da jornada, e avisa automaticamente em caso de detecção de inconsistências. É possível fazer a gestão de horas do time em tempo real via aplicativo. Aliás, os colaboradores também podem fazer seus registros por meio de smartphones.
Além disso, aumenta a capacidade analítica do setor, fornecendo dados sobre a gestão de custos, compensação de horas, entre outras informações-chave. Por fim, quando um colaborador trabalha além de sua jornada, mas não estava autorizado a isso, os gestores podem identificar essa condição.
6. Os colaboradores devem entender o banco de horas
Assim, como em quase todos os processos que envolvem a relação empresa-colaborador, a comunicação é o ponto central. É fundamental esclarecer para todos a forma como o banco de horas funciona e quais as vantagens e obrigações. Afinal, muitos podem esperar o recebimento de horas extras no fim do mês e isso não acontecer.
Uma boa opção é a formação de um comitê com gestores. Para que tenham conhecimento de causa o suficiente ao esclarecer às equipes que os interesses, nesse caso, são tanto da empresa quanto dos funcionários. Aliás, no caso das empresas grandes o ideal é que os líderes de setores tenham boa relação com os colaboradores, ajudando com isso.
O tom deve ser de formalidade para a comunicação das regras. Afinal, é uma medida com impacto direto na relação de trabalho. Mas isso não impede que sejam desenvolvidas ações mais didáticas e lúdicas. Utilizando peças gráficas ou conteúdos enviados pelos canais de comunicação interna, por exemplo.
A comunicação entre empresas e colaboradores é essencial para o bom desempenho de um negócio. Quando os colaboradores não conhecem as normas, podem fazer horas em períodos inadequados, o que muitas vezes causa prejuízos invisíveis para o negócio. Por isso, o melhor caminho é o diálogo.
7. Dê ao colaborador ferramentas de autogestão
É essencial os colaboradores sentirem-se parte do projeto e de um ambiente transparente. Quando eles conseguem obter informações sozinhos, deixa de existir a necessidade de tempo extra dos profissionais de RH para atividades simples. Assim, o uso de softwares para a gestão de ponto é algo que atua neste sentido.
Os sistemas de registro de ponto eletrônico permitem autonomia a todos os trabalhadores. Além de registrar, dá para conferir e ajustar o espelho de ponto, além de visualizar o demonstrativo de pagamento online. Caso seja necessário algum tipo de modificação, o colaborador pode justificar faltas e atrasos e publicar documentos e atestados.
Com a autogestão e a implantação do banco de dados, os colaboradores percebem como a empresa é séria e está atuando corretamente. Por outro lado, quando existe uma desconfiança na relação entre colaboradores e empresas, a tendência é que produzam menos. Por isso, a tecnologia é tão importante neste processo.
Vantagens de adotar o banco de horas
Existem algumas vantagens em adotar o banco de horas em uma empresa. Reunimos as cinco principais, para você entender como isso pode fazer diferença em um negócio. Confira agora cada uma delas:
- Redução da folha de pagamentos: o pagamento de horas extras impacta no orçamento das empresas, sendo um dos principais custos. Mas, com a adoção do banco de horas essa preocupação deixa de existir;
- Flexibilidade: com o banco de horas o colaborador pode sair durante a sua jornada e não ter o dia descontado. Basta fazer a redução das horas em seu banco. É algo que torna a melhorar a relação empresa-colaborador;
- Maior produtividade para o RH: o setor de Recursos Humanos vai perder muito menos tempo tentando entender por qual período trabalhou cada profissional;
- Redução de pagamentos indevidos: em alguns casos o RH não tem tempo hábil para investigar a origem das horas trabalhadas e isso pode comprometer os pagamentos. Erros humanos são normais;
- Menos chance de erros: existe a possibilidade de pagar menos do que o devido. E isso pode causar passivos trabalhistas. Contudo, o uso de banco de horas evita a condição.
Estes são os principais benefícios em adotar esse conceito na sua empresa. Em relação ao momento de usufruir das horas armazenadas no banco, o ideal é que exista uma conversa entre o colaborador e o empreendedor. Assim, é possível escolher uma data que seja boa para as duas partes.
Aproveite a tecnologia para montar o seu banco de horas
Em organizações de médio e grande porte, a folha de pagamento está entre as principais despesas. A adoção de um sistema de ponto eletrônico representa, em média, 30% de economia com a redução de horas extras desnecessárias. São os chamados custos invisíveis, que não podem ser previstos, mas com a tecnologia podem ser evitados.
Com esse nível de informação, é mais fácil para as lideranças pensarem em implementar novos formatos de gestão de Recursos Humanos, como o RH Estratégico. Também auxilia no aumento de produtividade, pois reduz a necessidade de tratamento de dados pelo time de RH. Faltas e atrasos são geridos de forma quase automática.
Em resumo, uma política de banco de horas eficiente traz inúmeros benefícios ao negócio. Ajuda a melhorar a gestão de RH, aperfeiçoar a produtividade, reduzir custos e aumentar a transparência na relação com os colaboradores. Além disso, não será preciso gastar com horas extras, embora estes profissionais possam pegar dias de descanso.
Montar o seu banco de horas não é difícil, basta comunicar a todos sobre como vai funcionar. Além disso, ter ao seu lado as melhores ferramentas para a gestão de pessoas é algo fundamental para o sucesso dessa opção. Aproveite todas as vantagens do banco de horas e siga nossas dicas durante a implementação!
