Você sabia que o workforce management (WFM), ou sistema de gestão de força de trabalho, pode aumentar a capacidade de produção da sua empresa? Essa ferramenta é essencial para alcançar uma maior eficiência, retorno financeiro e destaque no mercado.
Ademais, a implementação bem-sucedida do workforce management pode trazer uma série de benefícios para sua empresa, desde a melhoria da eficiência operacional até a redução de custos e o aumento da satisfação dos funcionários. Ao adotar um sistema WFM, você estará no caminho certo para alcançar uma gestão mais eficaz da sua força de trabalho e obter uma vantagem competitiva no mercado.
Mas como implementar o workforce management (WFM) com sucesso? Quais são os seus conceitos, importância e benefícios? Neste artigo, vamos responder essas perguntas e dar algumas dicas para você gerenciar a sua força de trabalho de forma eficaz. Acompanhe!
O que é workforce management (WFM)?
A gestão da força de trabalho, também conhecida pelo termo em inglês Workforce Management (WFM), é um processo essencial que as empresas utilizam para otimizar o desempenho e a eficiência de seus colaboradores. Esse processo abrange uma série de estratégias e práticas voltadas para compreender, analisar e melhorar a maneira como os funcionários trabalham e contribuem para os objetivos organizacionais.
Em essência, a gestão da força de trabalho envolve a seleção adequada dos colaboradores para cada tarefa, garantindo que possuam as habilidades necessárias e estejam disponíveis no momento certo. Além disso, envolve preparar toda a equipe para enfrentar desafios e atender às demandas com eficácia. A prática de WFM busca assegurar que a empresa tenha a equipe certa, com as competências certas, alocada no lugar certo e no momento certo.
Para alcançar esses objetivos, o WFM utiliza uma variedade de tecnologias e conceitos avançados que ajudam a planejar, organizar e controlar o trabalho das equipes de maneira eficiente. Alguns dos principais componentes e práticas do gerenciamento da força de trabalho incluem:
- Estabelecimento de metas claras: definir metas claras e específicas que estejam alinhadas com os objetivos gerais da empresa. Essas metas ajudam a orientar os colaboradores e garantir que todos trabalhem em direção a resultados comuns e relevantes;
- Previsão de necessidades futuras: avaliar e prever as necessidades de trabalho futuras com base em tendências e demandas. Isso envolve o planejamento para a contratação de novos funcionários, a formação contínua dos colaboradores atuais e a alocação de recursos de maneira eficiente;
- Monitoramento e avaliação de desempenho: monitorar e medir o desempenho dos colaboradores para entender como eles estão trabalhando e produzindo. Esse acompanhamento permite identificar áreas que precisam de melhorias e ajustar processos para aumentar a produtividade;
- Feedback e recompensas: oferecer feedback construtivo e recompensas para motivar e engajar os colaboradores. O reconhecimento do bom trabalho e a implementação de incentivos ajudam a manter a moral alta e a fomentar um ambiente de trabalho positivo;
- Análise de dados e melhoria contínua: analisar dados e informações relacionadas ao desempenho e à operação da força de trabalho para identificar oportunidades de melhoria. A utilização de dados ajuda a otimizar processos, aumentar a eficiência e fazer ajustes estratégicos.
Quando a gestão da força de trabalho é bem implementada, as empresas conseguem melhorar significativamente a organização do trabalho e se adaptar de forma proativa às mudanças e às necessidades do mercado. Isso não só aumenta a eficiência e a produtividade, mas também melhora a satisfação dos colaboradores e contribui para o sucesso geral da organização.
Componentes chave do workforce management (WFM)
Cada empresa tem suas particularidades e não há uma fórmula única para gerenciar a força de trabalho. Porém, existem alguns componentes-chave que as soluções WFM precisam oferecer, como:
- Planejamento de demanda e previsão;
- Planejamento de mão de obra;
- Alocação de recursos;
- Gestão de tempo e presença.
Abaixo, explicaremos cada um desses aspectos. Acompanhe!
Planejamento de demanda e previsão
O planejamento de demanda e previsão é o processo de estimar quantos colaboradores e quais habilidades eles precisam dominar para atingir os objetivos da empresa.
Esse processo usa técnicas e modelos que podem se basear em dados históricos, sazonalidade, tendências e fatores externos que afetam a necessidade da equipe.
Por exemplo, uma loja pode usar os dados do ano anterior para saber quantos colaboradores precisa nas épocas mais movimentadas, como o Natal ou a Black Friday.
Planejamento de mão de obra
O planejamento de mão de obra consiste em elaborar planos que assegurem que a empresa conte com colaboradores qualificados e disponíveis quando precisar. Para isso, é preciso:
- Definir quais habilidades são exigidas para cumprir as demandas operacionais;
- Verificar quando os colaboradores podem trabalhar, considerando os horários e eventuais conflitos;
- Respeitar as leis trabalhistas, como limites de horas de trabalho e direitos a folgas.
Alocação de recursos
A alocação de recursos consiste em distribuir itens e colaboradores para tarefas ou projetos de maneira eficiente, levando em conta:
- Habilidades: designar colaboradores para as tarefas que se adequam às suas habilidades e competências;
- Preferências dos colaboradores: respeitar, quando possível, as preferências de cada um para aumentar a satisfação e a retenção;
- Exigências de trabalho: cumprir os requisitos específicos de cada tarefa ou projeto;
- Demanda variável: adaptar a alocação de recursos à mudança na demanda por trabalho.
A alocação de recursos é importante para garantir que a empresa tenha uma força de trabalho alinhada, satisfeita e rentável.
Leia também: Orçamento empresarial no RH: como planejar na prática?
Gestão de tempo e presença
Gerenciar o tempo e a presença envolve três aspectos dos colaboradores:
- Horas trabalhadas: registrar com precisão as horas de cada um, usando sistemas de ponto eletrônico ou outro software;
- Faltas: gerenciar as faltas com políticas que definam quais são justificadas ou não;
- Licenças: administrar os pedidos de licença, registrando as ausências e evitando que prejudiquem as operações da empresa.
A gestão de tempo e presença é importante para ter uma força de trabalho presente, pontual e legal.
A importância da gestão do tempo e da produtividade
Imagine uma equipe que não apenas cumpre os prazos estabelecidos, mas o faz de maneira tranquila, sem se estressar e ainda com tempo para pensar estrategicamente sobre o futuro. Isso pode parecer um cenário ideal, mas é totalmente alcançável através de uma gestão eficaz do tempo e da produtividade.
A gestão do tempo e da produtividade envolve um conjunto de práticas e estratégias que ajudam a otimizar o desempenho e a eficiência de uma equipe. Em essência, essa gestão consiste em:
- Planejar, organizar e executar de forma eficaz: isso significa mapear as tarefas com base em sua importância e urgência. Através de um planejamento detalhado, você pode evitar a procrastinação, reduzir o estresse e evitar o excesso de trabalho. Com uma organização cuidadosa, cada membro da equipe sabe exatamente o que deve fazer e quando, o que facilita a execução das tarefas de maneira eficiente;
- Realizar mais com menos: a ideia aqui é maximizar o uso do potencial e dos recursos disponíveis para obter o melhor resultado possível. Isso envolve focar nas atividades que realmente agregam valor e eliminar desperdícios. Aperfeiçoar os processos é fundamental para garantir que cada tarefa seja realizada da forma mais eficiente possível, minimizando o tempo e os recursos necessários;
- Entrega de resultados com qualidade e eficiência: com essas práticas implementadas, os resultados alcançados são não apenas de alta qualidade, mas também entregues de forma mais eficiente. Isso contribui para um diferencial competitivo significativo, ajudando a atingir as metas estabelecidas para o workforce management.
Para facilitar a gestão do tempo e da produtividade, o uso de ferramentas especializadas pode ser extremamente útil. Um exemplo disso é o Timesheet, uma ferramenta que registra as entregas dos colaboradores e analisa o custo homem de cada atividade, projeto ou equipe.
O Timesheet permite monitorar o tempo dedicado a cada tarefa e avaliar a eficiência dos processos, fornecendo dados valiosos que podem ser utilizados para ajustes e melhorias contínuas.
Índice de produtividade, como calcular?
Uma boa estratégia para saber se a sua equipe é produtiva é usar o índice de produtividade. Essa ferramenta compara o que a empresa produz com o que ela usa, como mão de obra, capital, materiais etc.
O cálculo do índice de produtividade pode variar conforme o contexto. Mas uma fórmula básica, que serve para qualquer negócio, é:
- Produtividade = produção / insumos utilizados
Essa fórmula pode ser adaptada para diferentes tipos de produção e insumos. Por exemplo:
- Produtividade por colaborador: número de produtos ou serviços entregues dividido pelo número de colaboradores;
- Produtividade por hora: número de produtos ou serviços entregues dividido pelo número de horas trabalhadas;
- Produtividade por recurso: número de produtos ou serviços entregues divida pela quantidade de recursos utilizados.
Também há o cálculo de produtividade que leva em conta o lado financeiro:
- Produtividade = receita total / custo total
Outro uso do índice de produtividade é comparar a sua empresa com outras do mesmo setor. Assim, você pode ver onde pode melhorar e definir metas e estratégias.
Dicas para o WFM na sua empresa!
Agora, chegou o momento da prática. Separamos algumas dicas para você implementar o workforce management na sua empresa. Confira!
Avalie as necessidades da equipe
Antes de mais nada, é essencial entender quem são as pessoas que fazem a sua empresa girar. Cada colaborador tem habilidades únicas, desejos e necessidades.
Portanto, dedique um tempo para conhecer as expectativas de cada um e alinhe-as com os objetivos da empresa. Isso pode incluir desde identificar as lacunas de habilidades até planejar o crescimento futuro.
Pense nisso como construir uma ponte entre onde sua equipe está agora e onde você quer que ela esteja.
Defina métricas e KPIs
As métricas e KPIs mostram se você está alcançando seus objetivos. Por exemplo, se a média de rotatividade é de 15% ao ano, você pode agir para evitar isso.
Também é importante entender a utilização da mão de obra e a eficiência operacional para aumentar a produtividade. Por isso, escolha KPIs adequados ao seu negócio e siga para o sucesso.
Invista em T&D
Empresas que investem em treinamento e desenvolvimento veem um retorno no seu investimento através do aumento da eficiência operacional e redução da rotatividade.
Isso porque os colaboradores se sentem mais engajados e pertencentes à organização quando a empresa investe no seu crescimento profissional e futuro.
Além disso, gerentes e líderes capacitados usam melhor as ferramentas de workforce management, comunicam as políticas da empresa com clareza e resolvem os desafios de gestão.
Leia também: Educação corporativa: o que é e como aplicar nas empresas
Selecione e implemente ferramentas de workforce management
Gerenciar uma equipe, seja em uma pequena empresa ou em uma grande corporação, requer as ferramentas adequadas para assegurar que tudo ocorra sem problemas.
Mas como escolher essa ferramenta? E, mais importante: como implementá-la com eficácia?
O primeiro passo é compreender que a seleção de um sistema de workforce management não deve ser feita de forma apressada. É um processo que demanda cuidado e atenção, pois a ferramenta escolhida influenciará o funcionamento diário da sua equipe.
Comece definindo claramente os requisitos do seu negócio. O que você espera que a ferramenta faça? Quais são as metas específicas que você pretende alcançar com a sua implementação? Essas perguntas vão orientar você na direção certa.
Após ter uma noção clara dos seus requisitos, é hora de avaliar as opções disponíveis. Mas não se atenha apenas às funcionalidades. Considere também como a ferramenta se integrará aos sistemas já em uso na sua empresa. A integração é essencial para evitar que informações se percam no processo e garantir que todos os dados relevantes estejam disponíveis quando e onde forem necessários.
Após escolher a ferramenta adequada, chega a etapa de implementação. Esse é um momento crucial, pois é quando a teoria vira prática. Para garantir o sucesso, é fundamental ter um plano sólido de implementação. Isso envolve a instalação técnica da ferramenta e o treinamento da equipe que a utilizará.
Afinal, todos precisam saber como a ferramenta funciona e como ela os auxiliará nas suas atividades diárias. Um bom treinamento é o que fará a diferença entre uma ferramenta que é apenas mais um software e uma que se torna parte integrante da rotina de trabalho, auxiliando a equipe a obter melhores resultados.
Pontoweb: a melhor ferramenta de WFM
Existem diversas ferramentas no mercado que auxiliam as empresas na gestão de equipes, cada uma com suas características.
No entanto, uma das mais completas é o Pontoweb. Com sua abrangência e facilidade de uso, ele oferece uma tecnologia eficaz para empresas de todos os portes. Confira algumas de suas funcionalidades:
- Tecnologia Avançada: o Pontoweb utiliza conceitos como Internet das Coisas, armazenamento em nuvem e aprendizado de máquina. Essas tecnologias asseguram precisão, segurança e rapidez na gestão do ponto eletrônico;
- Múltiplos Módulos: o sistema conta com vários módulos, como o My Ahgora, Leader, Timesheet, Férias, Analytics, entre outros. Eles permitem uma visão completa e integrada da gestão de recursos humanos.
- Benefícios para o RH: o Pontoweb simplifica tarefas como aprovação de atestados, identificação de registros irregulares e gestão de horas extras. Além disso, acelera o fechamento da folha de pagamento e distribui processos, sempre seguindo a legislação trabalhista. Essa abordagem previne passivos e estimula relações transparentes, aumentando a produtividade das equipes.
Assim, o Pontoweb não é apenas uma ferramenta de registro de ponto. Ele oferece uma visão 360º da força de trabalho, tendo um papel essencial no sucesso organizacional por meio de uma gestão de RH mais eficaz e integrada.
Maximize o potencial da sua equipe!
Neste texto, você aprendeu que o gerenciamento de força de trabalho (workforce management) é uma estratégia essencial para o sucesso organizacional, abrangendo desde a seleção dos melhores profissionais até o planejamento e implementação de ações futuras para o desenvolvimento contínuo.
Empresas que valorizam e investem na gestão de sua força de trabalho destacam-se no mercado por uma série de razões. Não se trata apenas de aprimorar processos internos, mas de criar um ambiente que promova o crescimento e o desenvolvimento tanto dos profissionais individuais quanto da organização como um todo.
Quando os colaboradores têm acesso a boas oportunidades de desenvolvimento e um ambiente de trabalho otimizado, eles tendem a ser mais engajados e produtivos, resultando em um avanço coletivo para a empresa.
Para alcançar esses objetivos, é fundamental contar com ferramentas e soluções eficazes que auxiliem nesse gerenciamento. O ecossistema da Ahgora se destaca como um aliado indispensável nesse processo. Nossas ferramentas são projetadas para facilitar o controle de escalas e espaços de trabalho de maneira ágil e digital. Isso não apenas permite otimizar processos internos, mas também contribui significativamente para aumentar a satisfação e o bem-estar dos colaboradores.
Com as soluções da Ahgora, você tem à disposição um conjunto de recursos que torna o gerenciamento de sua força de trabalho mais eficiente e eficaz. Isso se traduz em uma melhor alocação de recursos, uma gestão mais estratégica do tempo e um ambiente de trabalho mais harmonioso.
Se você deseja explorar como nossas soluções podem beneficiar a sua organização, entre em contato com a nossa equipe. Estamos à disposição para oferecer uma demonstração gratuita e personalizada, mostrando como podemos ajudar a transformar a forma como você gerencia sua força de trabalho e alcançar novos patamares de sucesso.
