Ponto digital é uma forma de marcação de horas trabalhadas prevista nas leis trabalhistas brasileiras. Segundo a antiga Portaria 1.510, que foi substituída em 2021 pela Portaria 671, todas as empresas com mais de 20 colaboradores têm a obrigação de realizar a gestão da jornada de trabalho. Esse acompanhamento pode ser realizado de forma manual ou eletrônica.
O sistema eletrônico de ponto digital é mais eficiente do que os modelos antigos pois oferece precisão nas informações, e evita erros e incoerências no registro. Assim, ele possibilita o acesso unificado às informações e acaba com a necessidade de planilhas e documentos que não conversam entre si. Além disso, os dados podem ser acessados de qualquer lugar do mundo em tempo real, devido à sua hospedagem em nuvem.
O resultado imediato é o aumento da produtividade da equipe. O departamento de RH tem um ganho significativo de tempo no tratamento de informações como faltas e atrasos, evita erros e inconsistências nas informações, bem como agiliza o fechamento da folha de pagamento. Dessa maneira, o time pode aproveitar o tempo para pensar em questões estratégicas.
A gestão, por sua vez, consegue ver em poucos cliques quais profissionais estão fazendo mais horas extras e quais têm ausências injustificadas. Isso promove a descentralização do RH, dando mais autonomia aos líderes e tornando os processos mais ágeis.
Em suma, é a presença da tecnologia de ponto digital que garante essa agilidade para o negócio. Continue a leitura deste artigo e veja como tornar o seu RH mais estratégico.
Ponto digital: quais as vantagens para o RH?
Em um cenário que exige processos empresariais cada vez mais rápidos e bem estruturados, ter acesso à informação de forma instantânea não é um diferencial, mas sim uma necessidade. Desse modo, os sistemas de gestão de ponto digital são capazes de entregar resultados em tempo real. É a agilidade que o seu negócio precisa para crescer.
São inúmeros os benefícios de aderir ao ponto digital. A tecnologia ajuda a levar o RH a um patamar mais estratégico, otimiza o tempo dedicado para o fechamento da folha de pagamento e garante transparência na relação entre empresa e colaboradores. Portanto, todos saem ganhando.
A tecnologia contribui para evitar processos trabalhistas, pois, todos os dados são computados e confiáveis. Inclusive este é um dos principais benefícios de ter tudo no ambiente digital, evitando inconsistências de dados, erros, rasuras e falhas. Problemas com horas extras e divergências em relação a férias e períodos de descanso são os motivos que mais levam às ações judiciais.
Outro ponto importante é que essa ferramenta integra inclusive os trabalhadores remotos. Por meio de um dispositivo eletrônico, os colaboradores que exercem atividades fora da empresa podem confirmar sua entrada e saída de onde estiverem. Em suma, esse tipo de sistema de ponto é excelente para os empreendimentos que possuem colaboradores em trabalho remoto, terceirizados ou externos, por exemplo.
Tipos de coleta de ponto
Quando falamos sobre a gestão de ponto digital, precisamos destacar que existem diferentes maneiras de fazer a coleta de ponto. Conforme a Portaria 671, é autorizada a realização da marcação de ponto por dispositivos físicos, como relógios de ponto, mas também por softwares, como aplicativos ou páginas de navegador.
Se a empresa estiver em compliance com o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa) definido pela nova lei, fica garantida a segurança jurídica independente do tipo de coletor utilizado. No entanto, o ponto digital é o futuro da gestão de pessoas, e você pode utilizar este sistema em diferentes formas. Veja a seguir quais são todas as possibilidades:
Aplicativo de celular
O registro de ponto digital pode ser realizado via matrícula e senha ou reconhecimento facial em um aplicativo de celular, de forma individual e segura. Com as tecnologias de prova de vida e cerca de batida, o registro só é validado com o rosto da própria pessoa e dentro do raio geográfico definido pela empresa.
Esta é uma alternativa providencial para colaboradores em regime híbrido e remoto, respeitando as determinações da regulamentação do teletrabalho, ou, MP 1.108, publicada em decorrência das mudanças no mundo do trabalho catalisadas pela pandemia de Covid-19.
Ponto digital no navegador
É possível também registrar a batida via navegador (browser), inserindo a matrícula e a senha de cada colaborador. Neste caso, o ponto digital é uma alternativa segura para empresas cujos colaboradores não possuem smartphones para registro individual por aplicativo ou que atuam em trabalho remoto.
Leitor biométrico
Realiza o registro de ponto em sistemas físicos com um leitor biométrico 3D antifraude digital. Assim, é possível cadastrar dois dedos diferentes para cada colaborador. É necessário somente o cadastro da digital para usar o equipamento, e as marcações ficam disponíveis em nuvem na mesma hora para acompanhamento do gestor e RH.
Cartão de proximidade
Da mesma forma que o reconhecimento da biometria, o registro de ponto neste caso é realizado em um dispositivo físico, mas com aproximação de um cartão no leitor do equipamento. Os cartões possuem um chip com um código único e uma antena que funciona com radiofrequência. Basta aproximar o cartão ao leitor para que aconteça a identificação.
Este método possui maior segurança e durabilidade quando comparado com outros tipos de registro por cartão, isso porque praticamente não tem contato mecânico com o equipamento. O registro de ponto fica salvo no mesmo momento e disponível para consulta de forma digital.
Código de barras
O registro de ponto por código de barras é efetuado também por meio de um cartão utilizado pelo profissional. A leitura é feita assim que o cartão passa pela fenda de leitura e o leitor óptico visualiza o código de barras impresso no cartão. Este leitor utiliza tecnologia infrared, que aceita os seguintes padrões: 3 de 9; 2 de 5 e 2 de 5 intercalados.
Com teclado
O método de identificação via usuário e senha é realizado diretamente no teclado do equipamento. Os colaboradores possuem um número de identificação (ID) individual e uma senha pré-configurados, para utilizar no teclado.
Ponto digital em nuvem melhora a gestão de RH
A gestão de ponto digital em nuvem pode otimizar e transformar os processos organizacionais. Uma de suas principais vantagens é permitir o controle de ponto de qualquer lugar e a qualquer hora. Desse modo, os gestores de uma empresa que possui unidades em diferentes estados conseguem conferir as informações mesmo distantes.
Essa flexibilidade, além de garantir eficiência ao processo, faz com que a relação com o profissional seja mais transparente. Isso porque ele poderá acessar seus dados quando quiser por meio de um ambiente online de acesso exclusivo. Não é mais preciso se deslocar até o RH cada vez que tiver uma dúvida ou precisar verificar seu banco de horas.
O armazenamento em nuvem também torna a utilização dos recursos físicos da empresa mais inteligente. Então, imagine quanto espaço é liberado ao levar as pastas com as marcações de ponto do ambiente físico para a nuvem. Além disso, tem um ótimo retorno sobre investimento (ROI) e é integrado facilmente com vários dispositivos eletrônicos.
Ponto digital garante segurança para o seu negócio
O ponto digital também é uma forma das empresas atenderem a legislação vigente. As antigas portarias 1.510/09 e 373/11, que foram revogadas pela 671, continuam, no entanto, com algumas de suas diretrizes válidas pela nova lei.
Assim, determinam as formas de coleta e tratamento de ponto dos colaboradores. São descritos na nova lei de ponto os tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto: REP-P (Programa, que já mencionamos anteriormente neste artigo), REP-C (Convencional, que é o antigo REP 1.510) e REP-A (Alternativo).
Confira sempre todas as determinações previstas nessa legislação, e também na Portaria 1.486 de 2022 que atualiza algumas definições da 671, para ficar em compliance. Dessa forma, o seu RH garante segurança jurídica junto ao fornecedor escolhido para o seu sistema de ponto digital.
Inclusive, vale reforçar alguns cuidados que a sua empresa deve ter com o software de registro de ponto por programa, que é o mais inovador, sustentável e econômico a se investir, para não cair nos falsos REP-Ps. Observe:
- Ser executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem;
- Ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada;
- Ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho;
- Realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho;
- Possuir certificado de registro no INPI;
Além disso, o sistema de ponto digital integrante da categoria REP-P da Portaria 671 deve cumprir TODOS os requisitos do Anexo IX da Portaria 671, tais como:
- Possuir ou acessar relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), disseminada pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 (trinta) segundos.
- Ter acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro de Ponto (que, por sua vez, tem diversos outros requisitos);
- E realizar marcação de ponto, composta da data, hora e fuso horário, obtida de forma confiável.
E aí, como funciona o registro de ponto na sua empresa? O ponto digital já é utilizado para fazer a marcação da jornada de trabalho? Aproveite o que de melhor existe em tecnologia e garanta mais segurança jurídica para o seu negócio. Fale com nossos consultores e nós iremos lhe ajudar!
Gestão de ponto digital: conheça o Pontoweb
O Pontoweb é uma ferramenta de gestão em nuvem para todas as formas de registro de ponto. Esse sistema conta com tecnologia de primeira, unindo a Internet das Coisas (IoT) com armazenamento em nuvem. Os benefícios de um sistema de ponto digital como o Pontoweb são inúmeros, confira alguns deles a seguir.
- O colaborador acompanha o espelho de ponto em um ambiente virtual personalizado para suas necessidades, o MyAhgora, onde pode também fazer justificativas de faltas e atrasos e anexar documentos e/ou atestados;
- Caso, por esquecimento, a marcação não seja feita, o software envia um alerta, que pode incluir um registro. Esse registro deve ser aprovado pelo gestor;
- O programa oferece comprovantes de marcações de ponto e as informações ficam armazenadas na nuvem, com fácil acesso tanto para colaboradores, quanto para gestores e RH;
- Evita problemas com perda de informações em consequência da quebra de equipamentos;
- Maior segurança das informações em tempo real, facilitando o envio de dados para o eSocial;
- Informações precisas e em tempo real para a tomada de decisão de forma rápida e eficaz;
- Acesso democrático a recursos avançados, uma vez que a infraestrutura é a mesma para grandes e pequenas empresas.
O Pontoweb entrega tudo o que é necessário para uma boa gestão de tempo no RH. Portanto, se você é gestor e está em busca de um sistema de ponto digital seguro e que respeita às leis trabalhistas, este software é o que você procura!
