O planejamento é essencial para o setor de Recursos Humanos em qualquer empresa e o começo do ano é a melhor época para fazer isso. Este é o momento de, por exemplo, estabelecer todas as ações de comunicação interna e endomarketing que serão realizadas nos próximos meses. O calendário de RH deve ser completo.
Todo setor de Recursos Humanos estruturado deve ter um bom planejamento e se preparar de antemão para datas comemorativas. Além disso, é preciso pensar em períodos de férias e feriados, prolongados ou não. Mantendo um calendário de RH atualizado, ninguém é pego de surpresa e, assim, pode usar a criatividade para inovar nas ações internas.
É com esse pensamento que juntei algumas dicas capazes de ajudar você a organizar o RH da sua empresa. Assim, citarei as principais datas que podem se transformar em atividades interessantes, aumentando o engajamento dos colaboradores. Tem ainda um passo a passo para estruturar todas essas atividades!
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Calendário de RH: veja quais são as datas essenciais
Antes de mais nada, é preciso garantir que as datas fundamentais para o departamento de Recursos Humanos estejam mapeadas no calendário. Aliás, em muitas empresas, o RH e o Departamento Pessoal ainda acabam trabalhando juntos. Dessa forma, os dois setores acabam se conectando na hora de pensar no planejamento do calendário de RH.
É essencial estar atento aos dias que se referem a obrigações legais, tais como:
- Folha de pagamento (até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido);
- SEFIP (até o dia 7 do mês seguinte ao pagamento);
- CAGED (foi substituído pelo eSocial para empresas dos Grupos 1, 2 e 3, deve ser enviado até o dia 07 – fechamento da folha);
- DCTFWEB/DARF Previdenciária (envio até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores);
- DARF Previdenciária (pagamento até o dia 20 do mês seguinte àquele a que se refere a contribuição);
- RAIS (até o fim de março – a relação foi substituída em 1º de janeiro de 2020 pelo eSocial para empresas que já são obrigadas a mandar os dados de seus colaboradores referentes ao ano base de 2019);
- DIRF (até o dia 28 de fevereiro para a apresentação do documento e entrega do informe para os colaboradores);
- IRRF (até o dia 30 de abril);
- GRCSU patronal (até 31 de janeiro, sendo facultativa a contribuição sindical);
- 13º salário (1ª parcela até 30 de novembro e 2º parcela até o dia 20 de dezembro).
A equipe de RH, voltada principalmente para a gestão de pessoas, também deve considerar as principais datas comemorativas do ano. Além do aniversário de funcionário, que não pode passar em branco, existem diversas ocasiões e campanhas nacionais que podem ser levadas em conta no calendário de RH 2020.
Calendário de RH: desenvolva campanhas com os colaboradores
No último quarter do ano os meses são dedicados a algumas questões que podem fazer a diferença em sua empresa. Quando falamos que o RH precisa atuar de maneira estratégica, estamos nos referindo a questões como essa. Ou seja, reservando algum tempo para elaborar campanhas.
Não necessariamente precisa ser o setor de Recursos Humanos, mas a empresa pode pensar nisso. Afinal, o Setembro Amarelo, Outubro Rosa e o Novembro Azul são interessantes, auxiliando na prevenção de doenças que podem afetar o colaborador e a equipe. Isso também ajuda a melhorar a relação com eles.
Setembro Amarelo
O Setembro Amarelo é o mês de conscientização sobre a saúde mental, em especial, a depressão. Por mais que seja um assunto delicado, é válido realizar ações que deem maior visibilidade a essa questão. E, além disso, mostrem que a empresa se preocupa com o bem-estar psicológico de seus colaboradores.
Durante o mês é normal que locais públicos sejam iluminados em amarelo, para dar apoio a esse tipo de ação. Em relação a empresa, podem ser promovidas palestras, presenciais ou virtuais, com especialistas em saúde mental. E é algo válido para todos os segmentos, não apenas para aqueles que possuem um trabalho que lida mais com o cérebro do que com os músculos.
Outubro Rosa
Essa é uma campanha de conscientização onde o objetivo é alertar as mulheres e a sociedade sobre os perigos do câncer de mama. Por isso, é uma ótima oportunidade para planejar atividades que tratem da saúde do time feminino da empresa. Vale a pena ajudar na prevenção contra essa doença.
Existe muita desinformação em relação a este período, o que exige um cuidado da empresa antes de lançar informações. Conforme o Instituto Nacional do Câncer (INCA), em 2018 foram registrados 2,1 milhões de novos casos no mundo, o que representa 24,2% do total de cânceres.
Novembro Azul
Da mesma maneira, o Novembro Azul aborda o câncer de próstata, uma chance de valorizar a saúde dos homens e quebrar qualquer tabu ou preconceito sobre o assunto. O movimento começou na Austrália em 2003, aproveitando o Dia Mundial de Combate ao Câncer de Próstata, em 17 de novembro.
A empresa pode aproveitar essa época para lançar ações visando a conscientização da equipe masculina. Nos últimos anos surgiram novas formas de fazer exames preventivos, essa é uma questão que pode ser levantada. Afinal, essa é uma das doenças que mais atinge os homens.
Datas que não podem ser esquecidas no calendário de RH
Existem diversas datas que não podem ser esquecidas no calendário de RH. Algumas porque exigem paralisação nas atividades da empresa e outras porque são períodos de agradecimentos e parabéns. Então, é essencial que os gestores estejam atentos para estes períodos.
Não que sejam datas imperdíveis, mas por exemplo, durante o aniversário de um colaborador, é bacana que ele receba uma mensagem especial e exclusiva. Em algumas empresas existem comemorações mensais de aniversários, em outras semestrais. Veja agora o que não pode ficar de fora:
Carnaval (Fevereiro)
Segundo a lei, Carnaval é feriado ou ponto facultativo? A legislação determina que esse evento cultural seja considerado um ponto facultativo. Ou seja, é a empresa que determina se irá paralisar as atividades ou não, durante esse período. Dependendo do segmento, algumas param apenas na terça-feira e outras dão folga também na segunda.
Em 2021, devido a pandemia de Covid-19 e as restrições que continuam mesmo com o início da vacinação, os desfiles de escolas de samba foram cancelados. Muitas empresas decidiram não liberar os colaboradores nesta data, embora o RH precise ficar atento quanto a questão.
Dia da Mulher (8 de Março)
O Dia Internacional da Mulher é a data perfeita para valorizar a equipe feminina. Pense em atividades que tragam a voz das mulheres para o centro da empresa, demonstrando toda a sua força. Aliás, em algumas empresas é comum que as celebrações aconteçam ao longo da semana inteira.
Dia do Trabalhador (1º de Maio)
Esta é uma data bem especial e que deve estar no topo da lista do calendário de RH. É uma oportunidade para demonstrar todo o apreço da empresa pelos seus colaboradores, valorizando-os. Afinal, são eles que fazem tudo acontecer, todos os dias.
Pensar em ações para comemorar o feriado do Dia do Trabalhador é uma forma de mostrar a importância do capital humano para a empresa, independentemente de cargo ou posição. Muitas empresas costumam promover encontros na noite anterior, para prestigiar os colaboradores.
Dia das Mães (Maio)
O Dia das Mães é outra data bem importante. O momento é perfeito para dar atenção às colaboradoras mães que, muitas vezes, realizam jornada dupla. Organize a sua equipe para elaborar atividades que gerem o reconhecimento dessas mulheres e de toda a sua força dentro da empresa.
Dia do Amigo (20 de Julho)
O Dia do Amigo também possibilita que diversas ações sejam colocadas em prática para criar ou reforçar os laços entre colaboradores. Essa é uma atividade essencial e que deve ser priorizada pela gestão de pessoas da empresa. Assim, estabelecer relações duradouras motiva a equipe a trabalhar em conjunto.
Dia dos Pais (Agosto)
Semelhante ao Dias das Mães, o Dia dos Pais pede ações que enaltecem a importância do papel paterno no desenvolvimento dos filhos. É uma excelente ocasião para mostrar que a empresa está alinhada com o contexto atual, no qual pais e mães dividem igualmente as suas funções.
Natal e Ano Novo
Feriados que marcam o fim do ano, o Natal e o Réveillon podem ser celebrados como a renovação de mais um ciclo na empresa. A equipe de Recursos Humanos pode pensar em ações que visem a reflexão sobre o ano vivido e a renovação para o que virá.
Para que todo o planejamento seja cumprido, é preciso estar com a comunicação interna afiada, trabalhando lado a lado com o time de endomarketing. Assim, antes de estabelecer quais ações serão realizadas em cada data, é necessário dar um passo atrás e estruturar a base do calendário de RH.
Contudo, é importante destacar que os dias 24 e 31 de dezembro não são considerados feriados. Porém, após o meio-dia muitos aproveitam e consideram as datas como ponto facultativo. Afinal, essa é uma forma de conquistar ainda mais a confiança dos colaboradores.
Passo a passo para estruturar o calendário de RH
A elaboração de um calendário de RH exige algumas etapas, para que todas as principais datas sejam consideradas e nada seja deixado para trás. Para facilitar, preparamos um passo a passo que vai ajudar na elaboração do calendário de RH, porque em cada empresa, ou em cada segmento de atividades, podem ter datas diferentes.
O setor de Recursos Humanos deve se preocupar antecipadamente com essa questão, já que assim consegue antever as datas. Não adianta chegar na semana de algum feriado e então começar a preparar o material que será usado. Se você fizer os seguintes passos, vai ficar mais fácil:
Estabeleça as metas
Iniciar o ano estabelecendo metas para a área de Recursos Humanos é algo primordial para que todos tenham em mente o caminho a ser seguido. Crie metas coletivas e individuais para gerar engajamento e foque na inovação para estimular a criatividade na empresa. É bom destacar que as metas precisam ser atingíveis.
Siga o planejamento
Um RH eficiente deve estar 100% alinhado com as metas da empresa em que atua. Para implementar as melhores estratégias de endomarketing, indico o agendamento de reuniões com diretores e gerentes, de forma que os objetivos empresariais para 2021 fiquem bem claros.
Analise datas importantes
Um calendário de RH se baseia no que é importante para o negócio. Por isso, compreender quais são as datas mais relevantes internamente, de acordo com os valores da empresa, é essencial. Além disso, é importante ficar ligado nas atividades dos outros setores, a fim de não prejudicar os demais times ao gerar conflito com outras datas.
Organize os orçamentos
A organização precoce do calendário de RH é imprescindível por mais um motivo: o orçamento. Este documento deixa claro para todos os envolvidos qual será a estratégia da área de Recursos Humanos ao longo do ano, bem como o valor disponível para a execução das ações planejadas.
Dessa maneira, se torna bem mais fácil decidir qual ação será realizada, de que forma e o tamanho do investimento para isso. Assim, você garante a eficiência e otimização da sua equipe.
Identifique as necessidades
A gestão de pessoas deve identificar as necessidades dos colaboradores da empresa. Para um RH de sucesso, entenda o que o que eles buscam, o que os motiva e como você pode surpreendê-los. Algumas vezes é necessário tirar os colaboradores da zona de conforto, propondo coisas novas e capazes de beneficiar a empresa.
A melhor forma de atingir esse entendimento é dar voz aos profissionais. Criar uma caixa de sugestões ou e-mail para que eles possam dar ideias, além de implementar uma pesquisa de satisfação sobre o clima organizacional. Enfim, são ações que podem ajudar a guiar a sua estratégia de endomarketing.
O calendário de RH é um dos grandes aliados na gestão estratégica aqui na Ahgora. Nós o montamos sempre no início do ano para mapear tudo o que citei acima. É uma forma de obtermos o máximo de informações possíveis para planejar nossos processos.
Lembre-se: é muito bom se planejar, mas diversas ações acontecem no meio do caminho, o que também é muito legal! Para que tudo corra bem durante o ano, estar em contato com o departamento de Marketing é fundamental. A equipe inteira precisa estar unida em busca de bons resultados!
Já deu para ter uma ideia de como estruturar um bom calendário de RH, não é mesmo? Agora, para ir mais a fundo e ter uma visão detalhada sobre a organização dessa área, acesse nosso calendário exclusivo, faça a impressão e use no seu negócio!
