O controle de ponto externo é possível por meio de sistemas tecnológicos desenvolvidos especificamente para auxiliar o RH. De fato, muitas empresas ainda têm dificuldade de fazer a gestão da jornada de trabalho dos profissionais que atuam longe da sede. Contudo, é possível resolver essa condição e respeitar a legislação trabalhista.
Fato é que os profissionais de Recursos Humanos e do Departamento Pessoal possuem algumas dificuldades ao fechar a folha de pagamento. Como saber exatamente o período de trabalho dos colaboradores que não batem ponto todos os dias na empresa? A tecnologia IoT e o armazenamento em nuvem ajudam – e muito – neste processo!
Reunimos as principais informações sobre o controle de ponto externo e vantagens que o uso de aplicativos e sistemas digitais trazem para a gestão. Em suma, é algo que pode ajudar de forma intensa a desburocratizar os processos e ainda dar mais confiabilidade para os dados de jornada.
O que é trabalho externo?
O trabalho externo é caracterizado como uma atividade incompatível com horários fixos para o serviço. Entram nessa categoria os trabalhos prestados por equipes técnicas e representantes comerciais, entre outros. Aliás, essa característica precisa ser descrita na carteira de trabalho.
Alguns até podem confundir, mas não é a mesma coisa do que teletrabalho. Essa modalidade, por sua vez, consiste no home office, quando o trabalhador atua direto de sua casa e não vai até a sede da empresa para trabalhar.
O trabalho remoto necessita de tecnologia para existir e por isso não pode ser enquadrado como externo. O artigo 75-B da CLT deixa isso claro:
“Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.”
O trabalho externo é previsto pelo Artigo 62 da CLT. Em resumo, a legislação trabalhista indica que é a realização de serviços por colaboradores que atuam longe das dependências da empresa. Assim, os profissionais de RH precisam ficar atentos a todos os detalhes que envolvam a modalidade, realizando os pagamentos corretamente.
Como funciona o controle de ponto externo?
Um dos maiores desafios para a gestão de colaboradores externos está no fato de ser mais complicado determinar os horários de trabalho. Entretanto, a gestão de ponto externo serve para corrigir essa situação, permitindo que todas as marcações sejam feitas com precisão. Desse modo, acompanhar a jornada de trabalho não será mais um desafio.
Conforme a CLT, a empresa é responsável por fazer o monitoramento do trabalho externo na maioria dos casos. Entretanto, existem atividades que são incompatíveis com a determinação de horários fixos. Nestes casos, o profissional não tem direito a horas extras. Por outro lado, a maioria das situações exige anotações.
Por mais que os gestores devam confiar nos colaboradores, as anotações manuais podem ser facilmente fraudadas. Dessa maneira, é melhor buscar alternativas tecnológicas, capazes de evitar qualquer inconsistência nas marcações. O uso de um software de ponto é uma das melhores ideias para solucionar a questão.
Existem algumas formas de monitorar a gestão de jornada de colaboradores externos. A Ahgora, por exemplo, conta com um sistema de ponto em que o colaborador faz a sua marcação e no mesmo instante os profissionais de RH já conseguem verificar os dados. Isso é algo que vai ajudar a desburocratizar as suas atividades na área de Recursos Humanos.
Por que escolher um software para o controle de ponto externo?
Existem várias razões que motivam esta escolha. A primeira delas é a possibilidade de automatizar processos burocráticos relacionados ao registro de ponto. Além disso, é algo que entrega maior segurança sobre a idoneidade das informações, sendo algo positivo para os colaboradores e para o negócio.
Existem ainda outros aspectos que merecem destaque e que podem ser percebidos conforme o segmento da empresa. Abaixo listamos sete deles para você ver como um sistema de controle externo pode ajudar o seu RH na prática.
1. Gestão em tempo real
A gestão de colaboradores externos requer um acompanhamento ativo e, para isso, um software em nuvem é fundamental. Afinal, o sistema permite a visualização das informações em tempo real. Desta forma, o controle de ponto externo se torna efetivo, pois o RH passa a ter acesso a dados consistentes e atualizados para tomar decisões assertivas.
Isso possibilita reduzir custos ao longo do mês com horas extras indevidas, descentralizar a gestão de pessoas e planejar o caixa mensal. Porém, quando o acompanhamento da jornada dos profissionais externos é feito por meio de papel ou planilhas offline, demanda mais tempo do RH para fazer as análises.
Mais do que isso, o software de ponto evita qualquer tipo de fraude que é possível com as anotações feitas em papel. Ou seja, existe a garantia de que as informações são idôneas.
2. Informações geolocalizadas
Com as tecnologias da Ahgora, o colaborador pode fazer o registro de ponto online via smartphones e tablets. Ao efetuar a batida de qualquer lugar, o sistema salva os dados sobre a localização do funcionário. Isso torna o controle de ponto externo mais preciso e simplifica o acompanhamento da jornada de trabalho desses profissionais.
Além disso, a tecnologia também permite que a empresa delimite a área de atuação de cada colaborador. Nossos aplicativos trabalham com GPS e com Glonass – um sistema russo de navegação por satélite. Ou seja, há duas opções, impedindo falhas e dando ainda mais confiabilidade para os registros.
3. Segurança jurídica
Se a sua empresa não faz o controle de ponto externo, pode correr riscos trabalhistas. No caso de algum colaborador questionar uma verba rescisória, por conta de horas extras ou jornada de trabalho, como os profissionais de Recursos Humanos vão comprovar as informações?
Novamente, a tecnologia pode ser a melhor alternativa para reduzir os custos com passivos trabalhistas. As ferramentas fornecidas pela Ahgora atendem à Portaria 671, respeitando tudo o que exige a legislação trabalhista. Aliás, impedem edições e garantem a segurança jurídica para a empresa.
Assim que uma informação é registrada no sistema, não pode mais ser mudada. Todos os dados fazem com que a marcação de ponto funcione perfeitamente. O profissional sabe que os dados estão sendo registrados e que receberá o salário corretamente. Isso ajuda a melhorar a relação entre as partes, trazendo transparência e impactando diretamente na produtividade.
4. Redução do esforço operacional
O uso da tecnologia também reduz o esforço operacional dos profissionais envolvidos. No caso do colaborador, este não precisa preencher manualmente o registro de ponto, justificativas e outros documentos relacionados à jornada de trabalho. Além disso, as demandas do RH também diminuem.
Ainda em relação às atividades dos profissionais de Recursos Humanos, o software de ponto elimina as infindáveis conferências manuais, automatiza os cálculos de horas trabalhadas e reduz o tempo dedicado às tratativas de ponto. Assim, sobra mais tempo para que você pense em questões estratégicas para o negócio.
Aliás, as empresas que ainda possuem muitos processos manuais dificilmente vão conseguir atingir a eficiência operacional. O controle de ponto externo é mais uma das etapas que podem ser automatizadas, fazendo com que a tecnologia se torne uma aliada do RH.
5. Relatórios automatizados em tempo real
Você gostaria de ter todos os cálculos em mãos para fechar a folha de pagamento em poucos minutos? Com um software especializado no controle de ponto isso é possível! No sistema da Ahgora, com poucos cliques dá para gerar relatórios de forma automatizada.
Além disso, a tecnologia elimina o risco de eventuais erros de digitação ou compreensão das informações. Como os relatórios também são essenciais para analisar a saúde da organização e embasar a tomada de decisões, é primordial que sejam gerados de maneira ágil e com dados atualizados.
A questão do tempo real é essencial. Afinal, as decisões podem ser tomadas no momento em que as coisas estão acontecendo. Isso pode impedir que a empresa tenha gastos elevados ao fim do mês, que não estavam previstos anteriormente.
6. Transparência nas relações profissionais
A tecnologia também contribui para aumentar a transparência das relações profissionais, algo essencial quando existem colaboradores externos à organização. Com o controle de ponto externo feito com o apoio da tecnologia, a relação entre colaborador, empresa e RH se torna mais clara, uma vez que todas as informações ficam disponíveis para o acompanhamento em tempo real.
Isso reduz as cobranças para o preenchimento de formulários, envio de dados ou levantamento de informações. Afinal, tudo está acessível para colaboradores, gestores e profissionais de Recursos Humanos. Enfim, essa transparência é algo essencial para tecer uma boa relação entre as partes.
7. Redução e previsibilidade de custos
O uso de um software especializado na gestão de ponto externo também contribui para redução de custos e planejar o caixa mensal efetivamente. O grande diferencial da tecnologia é identificar gastos com horas extras e os famosos custos invisíveis. Em suma, custos que existem, mas que não são fáceis de se identificar e medir em qualquer negócio.
E, se a empresa não faz o acompanhamento em tempo real da jornada dos colaboradores, o risco de estourar o limite de horas extras é alto. Aliás, isso representa um impacto significativo na folha de pagamento da empresa.
Com a informação na palma da mão, os líderes e o próprio RH têm uma visão ampla e real, que permite gerir efetivamente o banco de horas e as horas extras diárias, programando assim compensações de horas, por exemplo.
A confiabilidade dos registros de ponto também aumenta e a empresa passa a pagar somente as horas que foram efetivamente trabalhadas. Vale ressaltar que o sistema fornecido pela Ahgora atende escalas flexíveis, inclusive de plantões.
Invista em tecnologia para o controle de ponto externo
A tecnologia é a melhor alternativa para aperfeiçoar o controle de ponto externo na sua empresa. Além disso, melhora a gestão e contribui para a tomada de decisões assertivas e de forma estratégica, baseadas em informações reais. Todos os aspectos que citamos acima são contemplados pelas tecnologias da Ahgora.
Sabemos que a rotina dos profissionais de Recursos Humanos é bastante corrida e a adoção de aplicativos é uma forma de torná-la mais assertiva. Porque eles são os responsáveis pela conexão entre os trabalhadores e a empresa. Entretanto, possuem outras tarefas, como a gestão de ponto e de horas trabalhadas.
São muitas responsabilidades e ter que conferir anotações manuais não é mais uma opção viável. Enfim, fale com a Ahgora e conheça a melhor alternativa para tornar a sua gestão mais ágil e eficaz. Adote ferramentas com tecnologia IoT e armazenamento em nuvem para tornar o seu RH mais estratégico.
