Gestão do tempo: aumente a produtividade da sua equipe

Reunimos aqui dicas, metodologias e técnicas para uma boa gestão do tempo. Assim você e toda a sua equipe conseguem dar conta de todas as tarefas previstas para a semana. 😉

Recentemente, uma pesquisa desenvolvida numa empresa americana de softwares mostrou que somente 39% do expediente é realmente dedicado ao trabalho. Ou seja, 61% do tempo foi considerado improdutivo.

É muito desperdício de energia! As causas responsáveis por esse rendimento abaixo do esperado na gestão do tempo são conhecidas de todos.

Entram aí as reuniões desnecessárias, a gestão de e-mails… e as atividades operacionais que deveriam ter sido automatizadas, mas não foram.

FAQ: perguntas e respostas rápidas

Bora lá nivelar o conhecimento antes de adentrar a parte mais densa do assunto?

O que é gestão de tempo e produtividade?

Tempo é um recurso precioso e escasso, independente do tamanho do time ou da complexidade da tarefa a encarar. Fazer a gestão do tempo é administrar quanto esforço será dedicado a cada tarefa.

O gerenciamento de tempo é menos intuitivo do que parece, e traz dois grandes desafios. Primeiro, não se deixar seduzir pelas distrações. Segundo, priorizar e descartar o que simplesmente ficará de lado.

Por que controlar tempo?

O que não é medido, não é gerenciado… e é extremamente útil saber exatamente o que precisa ser feito, quanto tempo isso consome e quão relevante o retorno.

Em termos de gestão de pessoas, a importância da gestão do tempo vai além de estimar prazos com precisão. Saber o tempo necessário a cada tarefa permite cumprir objetivos sem sobrecarregar a equipe, por exemplo. 

Também facilita o provisionamento e fluxo de caixa, com visão realista de quanto será gasto com hora-homem. Isso vale tanto para os custos fixos quanto os custos variáveis.

Produtividade é tudo?

Não. A realização na vida profissional e pessoal são essenciais. Mas elas andam de mãos dadas com resultados.

Visualize o seu objetivo. Imagine que todas as suas tarefas sejam organizadas em uma matriz de impacto x esforço. O que gera mais impacto com menor esforço traz resultados melhores e mais rápido.

Quem aloca tempo a estas atividades elimina os causadores de estresse e libera agenda para aquilo que gosta/necessita. Para a empresa, isso agiliza o payback. Vale a pena, não?

Quem são os vilões da gestão do tempo nas empresas?

Segundo reportagem publicada na Exame, sobram atividades que roubam a produtividade. Considerando os percentuais descritos abaixo, 48% do expediente é destinado para atividades secundárias, que não são prioridade.  Isso é assustador! Confira as estimativas e reflita: na sua empresa também é assim?

• 21% do tempo é consumido em reuniões;
• 16% do tempo é dedicado à gestão de e-mails;
• 11% do tempo é absorvido em tarefas administrativas.

A gestão do tempo feita de forma inadequada vai muito além da baixa performance no trabalho. Além de ficar sobrecarregado o profissional também pode ter problemas como: estresse, desmotivação e ansiedade. Isso sem falar que fica mais exposto aos erros na execução das demandas.

Como faço para identificar onde devo investir meu tempo?

Se você quer tomar o primeiro passo para manter a agenda (e a folha de pagamento) sob controle, temos um presente. A Ahgora criou um template gratuito:

Clique para baixar a planilha de gestão de tempo e controle de custos de projeto

Nela você:

• Registra atividades para saber exatamente quais tarefas estão consumindo o tempo.
• Compare valores cobrados e gastos com salário. Fica fácil deduzir o custo do projeto do valor de venda para estimar a margem de lucro.
• Começa a priorizar o lucro. Descubra atividades que podem ser otimizadas e quais projetos merecem mais atenção.

Como fazer a gestão do tempo de forma eficiente

Já percebeu que algumas pessoas se organizam melhor do que as outras? A diferença é bastante óbvia… elas executam mais atividades em um único dia. Confira, na sequência, técnicas e métodos para você ser uma pessoa produtiva e fazer o uso correto da gestão do tempo. Seja um profissional de alta performance você também!

1 Faça um diagnóstico inicial

A gestão do tempo é a pedra no sapato de muita gente. Como aumentar a produtividade e ter uma equipe de alta performance?

Um bom começo é identificar os empecilhos que prejudicam a rotina no ambiente de trabalho cada vez que for começar um projeto. Partindo dessas informações é possível promover uma mudança de hábitos a fim de alcançar resultados melhores.

2 Defina prioridades

Estabeleça o que é imprescindível e o que é ideal. Um paralelo (imprevisto, talvez!) é a oração da serenidade. A boa liderança sabe que é preciso:

• serenidade para aceitar as coisas que não podem ser mudadas;
• coragem para modificar as que podem; e
• sabedoria para distinguir uma das outras.

As atividades de alta prioridade são inevitáveis e precisam ser resolvidas imediatamente. Considere atividades de média prioridade aquelas que não comprometem a execução das de alta prioridade… mas que precisam ser realizadas assim que possível.

Já as atividades de baixa prioridade podem ser deixadas para outro momento ou até mesmo esquecidas. Não são essenciais.

3 Faça um planejamento

Fazer a gestão do tempo é um verdadeiro desafio, mas quando você tem controle sobre as demandas fica mais fácil gerenciá-las. Confira abaixo algumas dicas para começar administrar melhor o tempo no trabalho.

1. Liste todas as suas atividades ou da equipe;
2. Visualize tudo o que precisa ser feito no início do expediente;
3. Defina o grau de importância de cada atividade (e quem irá executar cada coisa);
4. Dedique mais tempo ao que é mais importante;
5. Gerencie os imprevistos considerando os prazos para a execução.

Partindo dessa lista básica, é possível estabelecer metas individuais e coletivas. A boa gestão do tempo é responsabilidade de todos. O líder pode planejar rotinas diárias ou, quando for necessário, períodos maiores de execução.

Rastreie o tempo dedicado a cada atividade e meça a produtividade dos colaboradores e equipes. Depois pergunte, em grupo, o que favoreceu ou impediu resultados. Com base nessas informações fica mais fácil limitar o tempo das reuniões ou bloquear a agenda para prioridades.

Aplique as principais técnicas e métodos para a gestão do tempo durante a execução

Como gestão do tempo é uma pedra no sapato de muita gente, existem diversos métodos e técnicas que auxiliam na organização das atividades. Vamos apresentar três opções e sugerimos escolher a que tiver mais afinidade com você ou seu time.

Liste o que precisa ser feito com o método GTD

O método Get Things Done é popularmente chamado de GTD e o seu propósito é fazer tudo que é necessário paras coisas acontecerem por meio do foco em objetivos. Tudo o que possa impedir a execução de uma atividade deve ser eliminado.

O GTD segue cinco etapas, que podem ser simplesmente convertidas em um Kanban: Coletar > Processar > Organizar > Executar > Rever. Seguindo essa lógica, é possível aumentar a produtividade no trabalho.

Você pode dar uma olhada na técnica de sprints/scrum/agile, muito utilizada em qualquer empresa de tecnologia bem-sucedida.

https://youtu.be/XfvQWnRgxG0

Defina a ordem de execução com a matriz GUT

A matriz GUT é baseada em três aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência. Sua aplicação consiste em atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das demandas, com base na estratégia empresarial. Os critérios para classificação das demandas e gestão do tempo são os seguintes:

Comece pelos itens de pontuação mais alta – eles são os 

Delegue o que pode ser delegado

Analise a lista de coisas a fazer. Você pode usar o método do semáforo para ver o que cabe a cada membro da equipe.

• Vermelho: Aquilo que deve ser feito pela pessoa e mais ninguém, seja por conhecimento técnico ou hierarquia.
• Amarelo: Tarefas que preferencialmente devem ser executadas pela pessoa, mas que podem ser transferidas para outras mediante treino e preparo.
• Verde: Atividades que podem ser delegadas para outras pessoas, sem preocupação.

Após a entrega, é bom revisar e reclassificar atividades. Além disso, na hora de definir atribuições deve-se levar em conta o pró-labore para que o tempo dedicado a cada atividade tenha melhor ROI.

Contabilize o tempo dedicado com Pomodoros

Essa técnica é inspirada nos relógios de cozinha, também chamados de “pomodoro“. A ideia é intercalar períodos de foco total, com intervalos para descanso… assim se respeita as necessidades do cérebro para a resolução das demandas.

O tempo sugerido é 25 minutos de ação e 5 minutos de pausa. A cada bloco desses a recomendação é fazer um intervalo de 15 minutos de descanso.

Quer testar? Existem sites e aplicativos específicos para auxiliar nos períodos de concentração. As notificações sobre as pausas são automáticas.

Tudo sobre apontamento de atividades e gestão do tempo na prática

Produzimos uma série de blog posts que vão ajudar você a identificar onde o tempo de equipe é consumido… e o que isso significa em termos de ROI:

• Como fazer o apontamento de horas?
• Você controla produtividade ou custo?
• Como aplicar o modelo timesheet

Agora que você já conhece algumas técnicas de gestão do tempo é hora de começar a administrar melhor as demandas do dia a dia.

O Timesheet da Ahgora é um grande aliado no começo, enquanto você estiver mensurando as atividades e o tempo dedicado a cada uma. Inclusive, o app é integrado ao sistema de ponto eletrônico. É uma alternativa mais fácil e eficaz para começar a gerenciar o tempo do time.