Gestão de férias é um conjunto de atividades do RH focadas em garantir todos os direitos dos colaboradores com relação a este período. Ou seja, envolve o pagamento dos valores referentes às férias dos funcionários, o cálculo dos dias que os trabalhadores possuem de direito ao descanso, e possíveis descontos. Além disso, estão envolvidos na gestão de férias também os cuidados para não perder o prazo de férias vencidas, evitando assim os passivos trabalhistas.
As férias aparecem no topo dos benefícios trabalhistas mais conhecidos, beneficiando os colaboradores celetistas brasileiros, e é comum que diferentes empresas estabeleçam políticas de férias distintas. No entanto, a lei é uma só. Portanto, é fundamental adotar um método de controle sobre esse benefício, garantindo que o direito trabalhista seja preservado e que o RH não se perca.
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Gestão de férias em planilhas: como organizar?
Você, que atua na área de Recursos Humanos, sabe como é difícil lidar com informações manuais, ainda mais aquelas repetitivas. Em relação à gestão de férias, é preciso avaliar as marcações de ponto do funcionário ao longo do ano, já que os faltosos podem receber descontos na quantidade de dias. Outro prejuízo financeiro que pode atingir a empresa é por conta das férias vencidas, que devem ser pagas em dobro para o colaborador.
A forma manual de realizar o controle de férias é, normalmente, em planilhas. Aí você deixa em verde os colaboradores que estão de férias, em vermelho os que estão com férias para vencer, em amarelo os que solicitaram férias… Já pensou em uma planilha assim com todos os colaboradores da sua empresa? Como se organizar no meio de tantos dados manuais?
E tem mais: a solicitação de férias por e-mail pode se perder na sua caixa de entrada, ou então você tem que abrir um por um para validar o período aquisitivo e as datas solicitadas, se estão de acordo com a CLT. Ou seja: é muita coisa.
Todas essas tarefas se tornam muito mais fáceis para o RH com o uso de um software especializado para gestão de férias. Esse tipo de sistema conta com tecnologia avançada para realizar os cálculos de período de aquisição, programar férias compulsórias com relação ao vencimento, solicitar e aprovar férias, além de gerar relatórios para as áreas e gestores.
Descansar e ficar longe do trabalho por alguns dias é excelente e deixa as pessoas revigoradas quando voltam para a rotina convencional. E, com a tecnologia correta, esse período pode ser tranquilo também para o RH. Assim, para que a experiência seja positiva no todo, gestores e RH precisam cuidar de todos os detalhes relacionados a este período.
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O que a lei diz sobre a gestão de férias?
A lei determina que os colaboradores devem trabalhar por 12 meses para que possuam direito a 30 dias férias. Este tempo é conhecido por período aquisitivo. Os valores referentes a este período precisam ser pagos pelo RH conforme as datas estipuladas para evitar penalizações.
Possuem direito a 30 dias de férias, portanto, os colaboradores que faltaram cinco vezes ou menos, sem justificativas, ao longo do ano. Acima desse número de ausências injustificadas, o RH pode efetuar descontos, conforme complementaremos a seguir.
Confira, então, alguns pontos principais da legislação trabalhista sobre a gestão de férias:
1. É possível fazer descontos nos dias de férias
O RH deve estar atento às marcações de ponto de todos os trabalhadores. Isso porque, aqueles que possuem muitas faltas injustificadas, podem sofrer descontos nos dias de férias. Veja o que diz a legislação quanto aos dias disponíveis para férias em relação às ausências dos colaboradores no trabalho:
- 30 dias: quando o colaborador faltou cinco vezes ou menos;
- 24 dias: para aqueles que faltaram entre seis e 14 vezes;
- 18 dias: no caso de trabalhadores que ficaram ausentes entre 15 e 23 dias de trabalho;
- 12 dias: trabalhadores que faltaram entre 24 e 32 dias;
- 0 dias: quem passar de 32 faltas perde esse direito.
Sabemos bem que a folha de pagamento é um dos maiores centros de custo das empresas, e que as férias estão embutidas também nesse montante. Por isso é tão importante contar com soluções para RH que auxiliem na automatização.
Assim, uma das melhores formas de evitar os gastos com colaboradores que faltam demais é por meio da gestão de férias online. O Fériasweb, por exemplo, é um sistema que avalia os registros das jornadas de trabalho de forma integrada ao cálculo do período aquisitivo. Desta forma, os dias faltosos são descontados automaticamente, facilitando a rotina do RH.
2. Férias podem ser divididas em três partes
A Reforma Trabalhista permitiu que as férias pudessem ser fracionadas em até três períodos, algo que já acontecia antes, sem o amparo da lei. Entretanto, é necessário seguir algumas regras. Entenda:
- Um dos períodos não pode ser menor do que 14 dias corridos;
- Os demais precisam ser maiores do que 5 dias corridos.
A Reforma Trabalhista permite o fracionamento, “desde que haja concordância do empregado”, segundo a lei. Então, vale uma boa conversa entre os gestores, líderes de equipes e colaboradores. O período poderá ser cumprido de uma forma única ou em duas vezes, caso o entendimento seja este.
Os três períodos devem acontecer ao longo do período concessivo, que envolve os 12 meses seguintes à aquisição do direito. Sendo assim, a gestão de férias pode ser feita de uma forma que seja benéfica para a empresa e para os colaboradores. Essa foi uma das vantagens trazidas pela Reforma Trabalhista.
3. Pagamento das férias
O valor equivalente às férias deve ser pago aos colaboradores antes que o período de descanso comece. Esses valores são compostos pelo custo do dia somado ao terço constitucional, que é 1/3 do valor total das férias pago a mais. A lei trabalhista determina que isso deve acontecer até dois dias antes do começo das férias.
É importante que o RH esteja atento aos prazos e informe o trabalhador sobre essa questão, evitando dúvidas em relação à remuneração a que ele possui direito. Além disso, é interessante informar quando acontecerá o pagamento do próximo salário, no retorno das férias.
No caso das férias concedidas após o prazo de um ano, o valor deverá ser pago de forma dobrada. Portanto, caso o trabalhador tenha direito a 30 dias de férias a serem retirados, o valor pago deverá ser equivalente a 60 dias. Esse pagamento dobrado vale ainda para o abono pecuniário e o terço constitucional.
Já quando se fala em férias fracionadas, o pagamento deverá ser feito também de forma parcelada, sempre respeitando os dois dias anteriores ao começo do período de descanso. Então, cabe ao RH realizar o cálculo de cada pagamento.
4. Abono pecuniário
O abono pecuniário é referente à famosa “venda das férias”. É algo de interesse exclusivamente dos trabalhadores, que possuem o direito de receber para continuar trabalhando, e não pode ser imposto pela empresa, sempre devendo esta decisão partir do empregado. A lei trabalhista permite que, no máximo, 10 dias das férias sejam vendidas.
Esse benefício é oferecido apenas aos colaboradores que trabalham mais de 25 horas semanais, com exceção das domésticas, que realizam suas atividades em mais de três dias semanais. Isso faz parte da gestão de férias e os gestores devem receber as solicitações de abono pecuniário até 15 dias antes do fim do período aquisitivo.
Podemos dizer que, no caso do abono pecuniário, o colaborador trabalha 30 dias no mês, mas recebe por 40. Além disso, os descontos de Imposto de Renda e INSS não são contabilizados. Veja como funciona a conta, considerando um trabalhador que recebe R$ 2 mil por mês e trabalhou por 12 meses, sem faltar ao trabalho:
- R$ 2 mil – salário;
- R$ 666,66 – um terço de férias;
- R$ 2.666,66 – valor a ser pago.
Essa é a primeira parte da equação. Em seguida, divida por três, sendo que uma das três partes será o abono pecuniário. E esse valor deverá ser acrescido no salário comum do trabalhador durante o mês. Veja:
- R$ 2.666,66 dividido por 3 = R$ 888,88.
Sendo assim, o salário do trabalhador neste mês será de R$ 2.888,88. É essencial que o cálculo seja feito corretamente, para garantir que o direito trabalhista seja cumprido de acordo com a lei. A gestão de férias visa garantir o pagamento correto de todas as verbas ao colaborador.
5. Gestão de férias vencidas e pagamento de multa
Quando a empresa não concede férias no período adequado, existe o chamado período indenizatório. Ainda assim, o colaborador continuará com o direito a alguns dias de folga. Você sabe que o período aquisitivo é de 12 meses, certo? A partir disso, a empresa tem mais 12 meses para conceder férias ao trabalhador.
Por exemplo: o funcionário foi contratado em 1º de março de 2020, então ele ficou apto aos 30 dias de descanso remunerado em 1º de março de 2021. Contudo, a empresa ainda tem 12 meses para determinar quando o colaborador poderá usufruir do benefício trabalhista. O que não pode existir é o acúmulo de dois períodos de férias.
O valor da multa no caso das férias vencidas é o dobro do pagamento das férias convencionais. Então, isso inclui verbas como salário, hora-extra, adicional noturno, gratificações etc. Portanto, é essencial que gestores e RH fiquem atentos a essa questão, para evitar gastos com o pagamento dobrado.
Automatize a gestão de férias
O período de férias é considerado um dos principais direitos trabalhistas. Os colaboradores sabem que possuem direito a dias de descanso após um ano de trabalho e que devem receber uma remuneração maior nessa época. Mas, quando o pagamento não acontece de forma correta, pode surgir uma ruptura na relação.
Uma das melhores maneiras de garantir o pagamento correto de todos os valores é por meio da automatização do processo. Calcular os valores das férias de forma manual pode causar erros nas contas, custos adicionais para a empresa ou pagamentos equivocados aos trabalhadores.
No caso das grandes empresas, a situação fica ainda mais difícil de ser contornada. Afinal, o RH precisa lidar todos os dias com dezenas ou milhares de informações da jornada dos colaboradores. Além disso, anotações manuais podem conter erros, mas por outro lado, ao contar com um sistema integrado, as marcações de ponto são usadas em prol de uma gestão de férias mais eficaz.
Um sistema automatizado permite que o RH consiga focar no que é mais estratégico da gestão de pessoas e deixe as burocracias para a tecnologia. Assim, é possível inserir os dados dos colaboradores uma única vez no sistema, acompanhar os registros de ponto e deixar que a ferramenta faça todos os cálculos e sinalizações sozinha.
O colaborador pode, ainda, solicitar férias diretamente via aplicativo ou desktop, e o sistema já responderá automaticamente se aquele é um período válido dentro da lei, para que daí gestor e RH validem as datas pensando na organização do time.
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