O marketing digital será um dos mais impactados com a validade da Lei Geral de Proteção de Dados, mas todas as empresas devem encontrar maneiras de cumprir a nova lei. Hoje você vai conhecer 5 impactos da LGPD no RH, um dos setores que mais deve ficar atento em relação a dados pessoais.
O ideal é que as empresas coletem apenas dados essenciais, por exemplo: o CPF é necessário para cumprir as obrigações fiscais com o trabalhador. Portanto, faz parte de outra legislação, que garante a necessidade dessa informação. Mas, conhecer as preferências políticas do profissional não é algo necessário.
O setor de RH precisa estar atento a essa nova lei, para que cumpra corretamente as determinações vigentes. Entre os impactos da LGPD no RH, destaque para a proteção de dados obtidos, algo que passa a ser cada dia mais importante.
O que é LGPD?
A Lei nº 13.709/2018, conhecida por Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) foi sancionada em 2018, embora não tenha entrado em vigor no ano de sua criação. Aliás, com ela o Brasil passou a fazer parte do grupo de países com uma legislação desse tipo.
Com a LGPD, baseada nos princípios do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), adotada na União Europeia, foi criado um conjunto de conceitos jurídicos que estabelece as condições legais para o tratamento de dados pessoais. Assim, a LGPD indica quais os direitos dos proprietários dos dados e as obrigações dos controladores.
A lei foi sancionada em 14 de agosto de 2018, antes disso foram quase dez anos de debates sobre o assunto. Ela passou a valer em setembro de 2020, mas sanções por violações serão aplicadas somente a partir de agosto de 2021. É mais tempo para que as empresas se adequem às novas exigências.
Em resumo, com a LGDP empresas de todos os setores terão que tomar mais cuidado com a coleta e armazenamento de informações pessoais. Além disso, a forma de fazer cadastros também precisa ser readequada, com a solicitação apenas de dados fundamentais. Ou seja, pode ser o fim daqueles cadastros enormes, que só irritam os usuários.
Impactos da LGPD no RH
É preciso conhecer os principais impactos da LGPD no RH das empresas, afinal, a lei vale também para o tratamento de dados pessoais dos colaboradores. Portanto, a Lei Geral de Proteção de Dados é válida para o preenchimento de cadastros em sites, envio de currículos para empresas, bem como o armazenamento dos dados, por exemplo.
A multa para uma empresa que não seguir os procedimentos adequados com o tratamento de dados, assim sofrendo com os impactos da LGPD no RH, pode chegar a 2% do faturamento, com limite de R$ 50 milhões. Empresas de todos os setores precisam se adequar a essa nova realidade, que existe ainda mais o uso de tecnologia para garantir a segurança dos dados.
Mas, quais os impactos da LGPD no RH? As companhias devem tomar cuidado com o vazamento de informações dos colaboradores. Isso vai desde as novas regras para recrutamentos, dados sensíveis relacionados à saúde, orientação sexual ou afiliação política, e até a entrega de crachás. Confira agora 5 impactos da LGPD no RH:
1. O que muda com a LGPD nos recrutamentos?
É preciso verificar a necessidade de determinadas informações, nem todas elas devem ficar armazenadas no sistema da empresa. Já que quanto mais detalhes exigidos nos currículos, mais proteção os dados devem possuir. Aliás, algumas informações podem ser solicitadas durante o recrutamento, mas logo eliminadas.
O problema mesmo é quando as empresas exigem algumas informações e depois guardam isso em um banco de dados. Com a LGPD, é importante evitar o pedido de informações como:
- Posicionamento político;
- Convicção religiosa;
- Filiação a sindicatos;
- Dados referentes à saúde;
- Origem racial ou étnica.
Estas são informações consideradas sensíveis, que podem ser usadas de maneira preconceituosa durante a seleção. Enfim, é fundamental que os candidatos conheçam as políticas de privacidade adotadas e saibam que os dados serão usados somente para o recrutamento.
2. Batida de ponto
A portaria 1.510 do Tribunal Regional do Trabalho (TRT) estabeleceu as regras para as batidas de ponto eletrônico, e em 2021 foi substituída pela Portaria 671 agregando algumas atualizações e mudanças. Desde então, diversas empresas buscam softwares modernos capazes de garantir esse registro. Alguns deles por meio do reconhecimento facial ou com o uso de dados biométricos.
A biometria é considerada um dado pessoal sensível, inclusive a facial. Então, como é que ficam as batidas de pontos por reconhecimento facial ou com dados biométricos? Essa é uma tecnologia importante, sendo uma das mais interessantes para evitar fraudes.
Esse tipo de batida de ponto poderá continuar sendo aplicada, é preciso apenas buscar autorização do titular do dado. De fato, é um dos principais impactos da LGPD no RH, mas facilmente pode ser solucionado. Além disso, é preciso garantir que a biometria será usada somente nos registros de ponto.
3. Crachá: um dos impactos da LGPD no RH
Os crachás servem como um cartão de identificação com o objetivo de mostrar que uma pessoa trabalha para determinada empresa. Essa é uma forma de identificar os participantes do quadro de colaboradores. Existem pessoas que não gostam desta prática e alegam que não precisam deste item para que sejam reconhecidos.
Alguns crachás servem para fazer o registro de ponto, na chegada e na saída dos colaboradores. É algo importante principalmente para empresas de grande porte, mantendo a segurança de todos os profissionais. Ou seja, é uma maneira de identificar quem faz e quem não faz parte do quadro, impedindo a entrada de invasores.
O problema, conforme a LGPD, é que os crachás na maioria das vezes possuem fotos. Então, uma das ideias é apostar em novos formatos, apenas com o nome do colaborador e um código que permita entrada nas empresas. Afinal, se o item for perdido, os dados do colaborador podem ser usados de maneira indevida.
A presença da foto no crachá pode ainda ser tratada como uma forma de discriminação, assim sendo um dos impactos da LGPD no RH.
4. Controle dos termos de autorização
Os candidatos interessados em vagas da empresa devem demonstrar consentimento sobre o fornecimento de dados durante a seleção. Além disso, as informações disponíveis no currículo podem ficar armazenadas em um banco de talentos, mas isso só poderá acontecer com autorização dos proprietários dos dados.
Se o titular não tiver o consentimento sobre o uso das informações, a empresa deverá excluir os dados logo após o uso. Além disso, os profissionais que já fazem parte da empresa devem assinar contratos autorizando o uso e armazenamento de dados pessoais. Desse modo, a corporação fica longe de problemas legais com a LGPD.
De fato, é comum o pensamento de que o controle dos termos de autorização deva ser feito apenas por sites de venda. Mas não, as empresas também devem preservar estas informações em relação aos colaboradores. Por isso, é um dos impactos da LGPD no RH.
5. Proteção de dados obtidos
Não apenas os termos de autorização precisam ser preservados, mas todas as informações pessoais obtidas. Quando o profissional deixar a empresa, é recomendado que os dados não obrigatórios sejam eliminados. É uma maneira que o RH possui para evitar o vazamento de informações pessoais.
Os dados obtidos precisam ser armazenados em um software seguro, quem sabe com criptografia. O acesso deve ser permitido somente a pessoas autorizadas e que realmente precisam das informações pessoais para alguma ação. Essa é uma forma de impedir que haja exposição indevida.
A proteção aos dados obtidos é uma responsabilidade da empresa. Portanto, o setor de RH deve ficar atento e encontrar ferramentas que permitam este controle de maneira segura. Outras empresas não podem mais ter acesso a informações obtidas pela sua.
Tecnologia é importante para contornar os impactos da LGPD no RH
Se antes da LGPD as empresas já deveriam tomar cuidado com dados pessoais, após a aplicação da lei essa questão ficou ainda mais importante. A tecnologia ajuda com o armazenamento de dados codificados, com acesso restrito e menos possibilidades de vazamentos.
Existem softwares extremamente seguros, com o armazenamento de dados na nuvem. É melhor investir em tecnologia de ponta do que depois se arrepender e ter que pagar uma multa altíssima por infringir a lei. A proteção de dados é um dos princípios e impactos da LGPD no RH.
Os impactos da LGPD no RH podem ser superados com a automatização de rotinas. Por exemplo, ao substituir informações anotadas em papéis pela tecnologia IoT é possível gerar mais segurança nos procedimentos. Dados que poderiam ser acessados por qualquer pessoa ficam restritos.
Coloque a tecnologia em prática e supere os impactos da LGPD no RH, fale com a Ahgora!
