O livro ponto é uma forma de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Ele é permitido por lei, mas traz uma série de desvantagens para o negócio. É uma modalidade que ficou no passado, embora empresas ainda continuem usando esse sistema arcaico.
Aliás, em pequenas empresas, o registro de entrada e saída dos funcionários às vezes nem é feito. O livro ponto é esquecido em alguma gaveta e acaba sendo atualizado no fim do mês pelo administrativo. Sabia que isso pode trazer dores de cabeça?
A adoção do ponto eletrônico é uma das melhores maneiras de evitar qualquer problema com as batidas. Afinal, as informações ficam armazenadas em um sistema de ponto seguro, trazendo mais credibilidade e confiança para a relação entre empresas e profissionais.
Ainda tem dúvidas sobre como fazer o registro de ponto na sua empresa? A seguir, falaremos sobre tudo o que envolve o livro ponto. Mas se preferir, você também pode ouvir o conteúdo do post. É só clicar no player!
Livro ponto é coisa do passado
Durante muito tempo o apontamento foi feito manualmente em livro ponto. Mas, esse tipo de gestão é muito trabalhosa, já que os profissionais do RH precisam avaliar todas as anotações antes de fechar a folha de pagamento. Além disso, pode ter erro humano ou ponto com o mesmo horário sempre, o que não é permitido pela lei.
Com o avanço da tecnologia, surgiram os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Eles automatizaram o apontamento da jornada de trabalho e permitiram que o RH mudasse a forma de atuação. Aliás, hoje existem vários modelos, cada um com suas vantagens e desvantagens.
Apenas os sistemas de registro de jornada que atendem à Portaria 671 da Secretaria do Trabalho devem ser usados. O ponto manual é o mais perigoso de todos, já que está sujeito a fraudes e erros humanos.
5 desvantagens do livro ponto e como resolvê-las
Convenhamos: o livro ponto é uma alternativa ultrapassada. Principalmente se considerarmos os avanços da tecnologia. Basta ter um telefone celular para nos conectarmos a tudo. Aliás, esse método se tornou antiquado tanto para o RH quanto para os colaboradores.
Com o uso desse método de registro, empregador e empregado se prejudicam. Primeiro, porque pode ser extraviado, rasurado ou até mesmo falsificado. Segundo, porque o registro de ponto é juiz: prova quantas horas foram dedicadas à empresa e devem ser remuneradas.
Além do relógio de ponto eletrônico, as empresas podem adotar sistemas alternativos de gestão, de acordo com a Portaria 671. Assim, é possível permitir que os trabalhadores façam marcações por celular ou por navegador. Desse modo, são sistemas seguros e que aumentam a confiança na relação empresa-colaborador.
A principal justificativa de quem escolhe o livro ponto geralmente está associada ao baixo investimento financeiro. Porém, este é um dos casos em que o barato pode sair caro. Por isso, listamos abaixo os principais perigos de usar o livro ponto e como solucioná-los. Confira:
1. Vulnerabilidade
O livro ponto é o método mais suscetível a falhas e rasuras. Como pode ser preenchido a qualquer momento, o registro se torna vulnerável, pois pode ser modificado. Vale lembrar que o registo de jornada de trabalho é um documento com valor jurídico, portanto, caso tenha rasuras deve ser refeito.
Por outro lado, o registro de ponto eletrônico garante a precisão das informações e impede o apontamento com erros ou incoerências. Além disso, mantém o histórico de inclusões ou alterações de marcação, o que ‘blinda’ a empresa e gera grande segurança jurídica. Atualmente existem relógios com armazenamento de informações em nuvem, tornando-os ainda mais seguros.
Em um mundo cada vez mais digital e conectado, as empresas não podem mais depender de uma solução manual como esta. O livro ponto foi muito útil décadas atrás, mas ele está ultrapassado e existem formas bem melhores de fazer a gestão.
2. Dificuldades no preenchimento
O livro ou a folha de ponto requer mais atenção do profissional para preencher a hora exata do início e encerramento da jornada de trabalho. Isso sem falar que o processo é muito lento, requer atenção para evitar rasuras. Aliás, alguns podem marcar o mesmo horário de chegada e saída, todos os dias, o que consiste em ponto britânico.
Além disso, existem situações em que o colaborador não está presente fisicamente na sede da empresa e com isso não pode fazer o registro. Então, depois torna-se impossível lembrar os horários exatos e a duração da jornada. Alguns podem até fazer o registro depois, mas não trará resultados precisos.
Adotar o ponto eletrônico no celular é a melhor ideia para quem possui colaboradores externos. Desse modo, a gestão passa a ser muito mais assertiva e os profissionais de Recursos Humanos conseguem avaliar os números em tempo real. Isso é possível por meio da tecnologia cloud computing.
Está com dificuldade no preenchimento? Então aproveite e baixe agora mesmo um modelo completo e automatizado de folha de ponto que preparamos para você!
3. Inconsistência das informações
É inviável monitorar o registro da jornada de trabalho de cada colaborador. O que torna o livro ponto passível de fraudes. Essa falta de controle favorece a inconsistência das informações. Mas, como o livro ponto é um documento, depois de registrado não há como o empregador contestar as marcações.
As informações podem se tornar desencontradas, por exemplo: o colaborador informa um horário ao gestor por e-mail ou rede social, registra outro horário aproximado no livro ponto e nenhum dos dois confere com a jornada prevista pelo RH.
Por outro lado, é possível reduzir de 30% a 60% o tempo dedicado às tratativas de ponto ao descentralizar a gestão. Isso porque o processo é automatizado e dá mais agilidade para o RH. Colaborador, gestor e RH têm acesso às mesmas informações em tempo real, de acordo com o nível de autorização que for pertinente a cada função.
4. Demora da gestão de ponto
O livro ponto demanda tempo do RH, em empresas com muitos funcionários essa gestão pode se tornar uma dor de cabeça. Imagine somar manualmente as horas trabalhadas de cada colaborador para só então fazer o fechamento da folha. Isso sem falar na tratativa do ponto e acompanhamento de horas extras.
O ponto manual é sujeito a rasuras, extravio, registros incorretos e o famoso ponto britânico, que é um risco legal. Mas, com um software de gestão de ponto eletrônico é possível superar essas condições. Ele permite acompanhar todas as informações em tempo real.
Em relação ao fechamento da folha, o livro ponto causa demora em atividades do RH, setor financeiro e contabilidade. Então, essa demora pode se traduzir em pesadas multas, caso o prazo de exportação de informações seja estourado. É melhor ficar de olho para entregar tudo conforme o calendário de RH manda.
5. Riscos fiscais e trabalhistas
A legislação trabalhista determina que empresas com mais de 20 funcionários devem fazer o controle da jornada obrigatoriamente. Porém, no caso de ações judiciais, o livro ponto é uma alternativa que dificulta o andamento do processo. Aliás, a marcação de ponto serve para comprovar o horário em que o trabalhador esteve à disposição da empresa.
No caso do livro de ponto, a análise dos registros é muito lenta, o que impede a celeridade do judiciário. Outro risco que as empresas correm é o extravio das anotações, causando grande prejuízo às provas. Isso pode inclusive causar processos trabalhistas.
Deixe o livro ponto no passado e aposte em tecnologia!
O Departamento Pessoal é o responsável pela gestão do ponto. Os profissionais do setor precisam avaliar as horas extras e são os responsáveis pelo fechamento da folha, mas perdem muito tempo tabulando dados de registro quando eles são manuais.
Imagine uma empresa que possui filiais em mais de uma cidade e ainda trabalha com livro ponto. Os profissionais desse RH devem ter um imenso trabalho, desde a coleta das informações até concluírem as avaliações. Enfim, é inviável sequer pensar em algo deste tipo em um mundo cada vez mais tecnológico.
De fato, o livro ponto tem muitas desvantagens e praticamente nenhum benefício. Por outro lado, a tecnologia proporciona mais eficiência à gestão, entre tantas outras vantagens. A Ahgora respeita todas as normas trabalhistas e conta com aplicações perfeitas para o seu negócio, entre em contato e saiba mais!
