A falta de marcações de ponto pode resultar em problemas graves para as empresas, principalmente quando são denunciadas por colaboradores descontentes. Mas, graças ao desenvolvimento da tecnologia e o surgimento de novas ferramentas, é possível superar essa questão. E o software de ponto é algo que pode contribuir.
É essencial que os colaboradores façam o registro assim que chegam na empresa e também no momento em que concluem a jornada. Dessa maneira, é algo que serve de prova para mostrar que não faltou ao trabalho e ainda indicar as horas extras realizadas. É algo previsto na lei trabalhista.
Nos últimos anos, empresas dos mais variados segmentos têm apostado em softwares de ponto. O objetivo é melhorar a gestão interna, fazendo com que sobre mais tempo para o RH atuar de maneira estratégica. Porque ao adotar sistemas antigos, são necessárias mais atividades manuais. Entenda agora como isso pode ser útil no seu negócio!
O que é software de ponto?
Todas as empresas que possuem mais do que 20 colaboradores, sem importar qual é o segmento de atuação, precisam contar com um sistema de registro de ponto. Desse modo, existem várias possibilidades, como por exemplo as anotações em uma folha ou livro. Contudo, isso não traz agilidade para o negócio.
Essa ferramenta é um sistema digital, que entrega vários benefícios para a empresa que conta com ele. Consiste em um aplicativo para smartphones e sistema de ponto que pode ser acessado por computadores. Assim, permite que o registro de ponto seja realizado de uma maneira assertiva, dentro de pouco tempo.
O software de ponto é mais interessante do que outras opções porque ele evita a formação de filas. Por exemplo, quando os colaboradores precisam fazer batidas em um relógio físico, é comum que um precise esperar pelo outro. Entretanto, com as batidas digitais essa condição não existe.
Além disso, podemos dizer que é a tecnologia mais moderna que existe para a gestão de ponto. Por exemplo, os sistemas da Ahgora carregam tecnologia IoT e armazenamento em nuvem. Dessa forma, é possível evitar problemas com a Justiça do Trabalho e ainda melhorar a relação com os colaboradores, já que dados podem ser analisados em tempo real.
Como funciona o software de ponto?
O ideal é que a empresa adote um sistema de ponto digital fácil de usar, em que os colaboradores não tenham dificuldades para inserir as informações. Além disso, é importante que os gestores orientem os profissionais sobre o uso da ferramenta. Dessa forma, evitam-se dúvidas que podem surgir depois e atrapalhar o uso do aparelho.
Para que o sistema funcione perfeitamente, é necessário que seja realizado um cadastro com todos os colaboradores. Então, deve ser feita a coleta de biometria e de imagens, para que possa acontecer o reconhecimento facial. Aliás, softwares de ponto modernos como as aplicações da Ahgora, contam com essas duas condições, ajudando a evitar fraudes nas batidas.
Após esse cadastro, então os profissionais terão acesso ao sistema. Assim, basta que façam o login com suas credenciais em um computador ou que usem os dados para a batida por aplicativo. O software de ponto da Ahgora informa os gestores em tempo real, logo que as marcações são feitas, graças a Internet das Coisas.
Diferente do relógio de ponto físico, este pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, desde que exista conexão com a internet. Dessa forma, facilita a gestão de empresas que possuem unidades em diferentes cidades. Bem como é interessante para a gestão de ponto dos colaboradores externos.
O que diz a lei sobre o uso do software de ponto?
A Portaria 1.510, publicada em 2009 pelo Ministério do Trabalho e Emprego e substutída pela Portaria 671 em 2021, permite o uso de sistemas digitais para as batidas de ponto. A partir de então, começaram a surgir diversos sistemas capazes de realizar essa tarefa. E assim, a gestão passou a ser mais eficiente.
Portanto, a lei permite o uso do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Antes disso, apenas sistemas de registros manuais ou cartográficos eram permitidos. Desse modo, é necessário que o sistema escolhido seja regulamentado e siga algumas determinações, como:
- Deve ter memória de registro de ponto;
- Proíbe marcação de ponto automática;
- Deve possuir precisão mínima de 1 minuto por ano.
Além disso, em 2011, a Portaria 373 foi lançada com o objetivo de fomentar o desenvolvimento de novos sistemas, permitindo o uso destes. A categoria REP-A da nova Portaria 671 substitui esta, a partir de 2021, da mesma forma que à 1510, sendo a nova diretriz vigente. A partir de então, o software de gestão de ponto passou a ser autorizado. Além disso, foi criada também a categoria REP-P, que permitiu marcações remotas, o que contribuiu e muito com as novas formas de trabalho.
A legislação determina que não podem ser feitas marcações prévias de horas extras ou impedir essa possibilidade aos colaboradores. Também não permite exclusões de marcações anotadas no sistema. Bem como segue as determinações da Portaria 671.
Gestão eletrônica de ponto ajuda o RH
O departamento de Recursos Humanos não pode mais pensar apenas na contratação, pagamentos dos salários e dispensa dos colaboradores. Pensando no presente e no futuro, é essencial que os profissionais do setor atuem de forma assertiva. Isso quer dizer que a empresa deve contar com um time estratégico.
A gestão eletrônica de ponto evita que o RH perca tempo com questões burocráticas. Por exemplo, com as anotações em um livro ponto, os gestores devem avaliar os dados de cada colaborador, um a um, o que leva muito tempo. Mas, com um software de ponto isso não acontece, já que as informações ficam salvas de modo digital.
Isso faz com que o time do RH fique com mais tempo livre durante a jornada. Assim, podem pensar em questões pertinentes, com o objetivo de evitar gastos, percebendo os gargalos existentes nas atividades. E também buscar formas de tornar o negócio mais dinâmico, aproveitando a tecnologia disponível e capacidade produtiva da força de trabalho.
É uma maneira de evitar erros nas marcações
Existe uma coisa chamada batida de ponto britânico, que acontece quando todos os dias o colaborador registra a chegada e a saída nos mesmos horários. Quando isso acontece, os registros perdem validade na Justiça do Trabalho, que considera humanamente impossível sempre repetir os horários.
Além disso, o colaborador pode acabar fazendo registros errados, principalmente em relação às horas extras. Não por má fé, apenas porque é algo corriqueiro e que pode passar batido. Em uma empresa grande, algo desse tipo pode resultar em prejuízos enormes.
Sem contar que alguém precisará avaliar todas as marcações manuais. Então, com tantos números para avaliar e somar, pode ser que o profissional de RH deixe um detalhe passar. Desse modo, é mais uma coisa que pode causar dor de cabeça para a empresa, porque cada dado é importante neste momento.
Ao usar um software de ponto, todos os detalhes ficam armazenados em nuvem e podem contribuir com a empresa. Aliás, os gestores conseguem conferir as informações em tempo real, o que passa a ser um ponto positivo. Enfim, não é mais algo do futuro e sim algo que precisa estar no presente no dia a dia das empresas.
Relatórios precisos em poucos cliques
Já pensou ter em mãos relatórios precisos, sem que seja necessário gastar horas produzindo? Isso é possível com os sistemas da Ahgora, que unem as batidas de ponto com aplicações voltadas aos gestores. Então, em alguns cliques é possível ter acesso a dados completos e avaliar a performance.
À medida em que a empresa vai crescendo, com a contratação de novos colaboradores, fica mais complicada uma análise desse tipo. Contudo, é algo importante ao fim de cada mês, semestre ou ano. Já que assim é possível identificar os colaboradores que mais faltaram e os motivos.
Com os relatórios é possível identificar quais setores mais realizam horas extras, algumas vezes indevidas. Identificando que nem sempre é preciso reforçar a equipe e sim otimizar os processos internos Com isso, os gestores podem entrar em contato com os colaboradores e informar a situação, evitando gastos desnecessários para a empresa.
Onde eu encontro um software de ponto?
Atualmente existem no mercado diversas opções de software de ponto eletrônico. A Ahgora conta com a Plataforma Pontoweb, que reúne diversas funcionalidades para automatizar o registro de horas trabalhadas e facilitar a tratativa de ponto. Afinal, não adianta contratar qualquer serviço, é necessário que seja algo capaz de resolver os problemas do seu negócio!
O Pontoweb carrega benefícios e características como:
Diferentes tipos de registro de ponto
O software possibilita batidas por navegador e por aplicativo (REP-P), o que facilita a gestão e reduz o tempo gasto nessa ação. Além disso, contamos com um relógio físico, caso seja o desejo de sua empresa. Ambas as soluções atendem às normas da Portaria 671;
App Ahgora Leader
Uma aplicação que proporciona aos líderes de setores mais autonomia. Desse modo, conseguem resolver questões que antes eram responsabilidade apenas do RH, como consultar banco de horas, aprovação de justificativas e abonos;
Reconhecimento facial
As batidas de ponto eletrônico se tornam mais seguras com o reconhecimento facial. O sistema conta com um banco de imagens, capaz de reconhecer cada colaborador registrado;
Suporte exclusivo
A Ahgora produz softwares e hardwares, todos planejados para que sejam fáceis de usar. Garantimos um suporte exclusivo e gratuito, desde a adaptação às aplicações até possíveis dúvidas que possam surgir ao longo do uso da ferramenta;
Eficiência operacional
A automatização das rotinas do RH garante mais eficiência para o time, que passa a reduzir as atividades antes manuais, sobrando mais tempo para investir e pensar em ações estratégicas para o setor;
Informações em tempo real
Talvez essa seja a grande vantagem do Pontoweb. Assim que um colaborador insere alguma informação, os gestores já podem fazer a análise, no mesmo instante. É muito mais agilidade para a empresa.
VEJA TAMBÉM: Processos trabalhistas: quais são os principais motivos?
Na Ahgora você encontra ferramentas inovadoras, capazes de tornar a gestão da sua empresa mais dinâmica e o setor de RH ainda mais estratégico. Nossos equipamentos são desenvolvidos para que os colaboradores não tenham dificuldades nos registros, bem como facilitem a análise de dados, gerando insumos que podem auxiliar nas decisões de todo o negócio.
