O fechamento da folha de pagamento gera dor de cabeça para o RH quando as coisas são desorganizadas. Além disso, esses custos podem estar comendo os seus lucros a cada mês. Por isso, o setor de Recursos Humanos precisa buscar maneiras de reduzir os gastos.
Além do salário dos colaboradores, ainda há impostos, horas extras, benefícios, 13º e muitos outros encargos. Então, no fechamento da folha de pagamento acabam se tornando extremamente onerosos para a empresa. Mas, o que é possível fazer para diminuir os gastos mensais e melhorar a eficiência operacional?
Em primeiro lugar, é importante que existam ferramentas tecnológicas no negócio, que permitam a automatização de todos os cálculos no fechamento da folha de pagamento. Em segundo lugar, é importante que os gestores possuam uma atuação estratégica. Confira agora todos os passos para gastar menos com os colaboradores ao fim do mês.
7 dicas para reduzir custos no fechamento da folha de pagamento
Os gestores devem fomentar um melhor clima na empresa, para que todos se sintam bem e consigam dar o seu máximo nas atividades laborais. Além disso, a cultura organizacional é importante. Os líderes precisam dar bons exemplos, fazendo com que os gastos ao fim do mês sobre o fechamento da folha de pagamento sejam menores e isso gera economia para o caixa.
Você deve querer saber, então: como reduzir os custos no fechamento da folha de pagamento sem ter que realizar demissões? É um trabalho árduo de gestão de pessoas, mas não é impossível. Uma das ações para isso está em aumentar a produtividade da equipe para reduzir as horas extras, aliás, esse é um dos maiores gastos e nem sempre apresenta bons resultados.
Conheça agora 7 dicas que vão ajudar a reduzir os cursos no fechamento da folha de pagamento:
1. Otimização da jornada de trabalho
Essa é uma das melhores formas de reduzir o custo no fechamento da folha de pagamento da empresa. De fato, investir no aumento da produtividade do time é algo que gera mais lucros ao negócio. Em outras palavras: fazer com que os colaboradores trabalhem mais em menos tempo, evitando assim, horas extras.
Para que essa estratégia seja bem-sucedida é necessário deixar claro para a equipe os objetivos da empresa e os prazos a serem cumpridos. Se houver problemas com faltas, uma boa conversa com cada funcionário também ajuda. Quando o trabalhador sentir que o empregador quer ajudar, ele vai trabalhar para a empresa, não apenas para si.
No caso de colaboradores externos, o estabelecimento de metas de trabalho, roteiros organizados e um monitoramento online de tarefas facilita a questão. Assim, deve ser feito o acompanhamento das jornadas de trabalho, garantindo a produtividade da equipe. Aliás, a tecnologia já permite esse tipo de ação.
2. Otimização na gestão de pessoas
Um sistema eletrônico de ponto que produz informações gerenciais em tempo real pode colaborar muito na gestão de pessoas. Com este tipo de análise, você pode conferir instantaneamente quem está fazendo mais horas extras, quem está saindo mais cedo e agir prontamente.
Com estas informações, o RH consegue ainda identificar o desempenho dos funcionários, se estão sobrecarregados ou com dificuldades em exercer sua função. Além disso, podem saber se é possível aumentar ainda mais a produtividade de cada um.
O Pontoweb, por exemplo, é um sistema moderno, que garante batidas feitas pela internet. Vale até mesmo para colaboradores remotos ou externos. E instantaneamente os gestores já possuem acesso aos dados, o que permite uma boa avaliação da jornada de cada profissional.
3. Controle as horas extras
Outra vantagem do ponto eletrônico online é acompanhar diariamente as horas extras feitas pelos funcionários. Isso lhe dá a oportunidade de se prevenir antes do fechamento da folha de pagamento. Desse modo, é possível reduzir os custos sobre o fechamento da folha de pagamento, já que poderá determinar se será necessário ou não que algum funcionário trabalhe além do expediente.
Aliás, o RH poderá conversar com os colaboradores e explicar quando a empresa precisa e quando não precisa de horas extras. O diálogo é uma boa maneira de evitar custos. Porque os colaboradores muitas vezes não sabem qual é a orientação para o momento, e podem decidir por conta própria fazer isso.
Além do controle de horas extras, uma maneira que as empresas possuem para reduzir custos no fechamento da folha de pagamento é adotar um banco de horas. Então, tudo o que os trabalhadores atuarem fora do horário é somado e não precisa ser pago ao fim do mês. A empresa pode conceder folgas para pagar esse trabalho adicional.
4. Automatize a empresa com um sistema de gestão
A tecnologia está facilitando cada vez mais o trabalho das pessoas. Por este motivo, permite que as empresas produzam mais com ainda menos funcionários. A tendência é que a cada ano surjam novas ferramentas, capazes de substituir trabalhadores braçais, que agora passam a ter um papel mais estratégico.
Um sistema de gestão pode trazer muitos benefícios ao andamento dos trabalhos. Ele facilita diversos processos rotineiros da empresa, além de reunir informações essenciais para a tomada de decisões. Com o sistema de gestão é possível evitar trabalhos manuais, usando o tempo para pensar em questões logísticas.
Cada vez mais as empresas devem investir em pessoas com bom poder de pensamento. Boas ideias valem dinheiro para o cofre da organização. E os sistemas integrados permitem que as decisões tomadas sejam ainda mais precisas, capazes de evitar gastos desnecessários ao pagar os salários.
5. Faça um banco de horas
A tão falada Geração Y vem mostrando que não é necessário um cumprimento padrão de horas de trabalho para gerar resultados para uma empresa. Isso tem obrigado os empregadores a oferecer horários flexíveis para seus profissionais. Por este motivo, o banco de horas tem sido uma ótima opção e ajuda no fechamento da folha de pagamento.
O banco de horas ajuda a empresa a pagar menos horas extras, oferecendo uma troca com o colaborador: as horas que ele trabalhou a mais, por mais horas de descanso. Convoque a sua equipe e entre em um acordo sobre este assunto, com certeza será vantajoso para ambas as partes.
Esse é um artifício usado por organizações com diferentes perfis e tamanhos. É o empregador que decide quando o colaborador poderá tirar um dia de férias, embora o diálogo seja o melhor caminho para definir isso. Por fim, o banco de horas deve ser definido por meio de um acordo coletivo ou sindical.
6. Controle as justificativas de faltas e atrasos
Em uma empresa com muitos funcionários sempre ocorrem imprevistos, como faltas e atrasos. Mas, é delicado controlar manualmente todos esses horários e justificativas, com a precisão necessária para que não haja prejuízos para nenhum dos lados. Aliás, erros neste sentido podem resultar em processos trabalhistas.
Com um sistema de ponto eletrônico tudo isso pode ser feito através de um ambiente virtual, o que economiza tempo tanto do gestor quanto do colaborador. Todos esses dados ficam armazenados com segurança, além de evitar que ocorra qualquer tipo de assédio moral. A tecnologia em nuvem é excelente para isso.
Vale destacar que um colaborador que falta demais ao longo do ano pode sofrer descontos no seu período de férias. Isso vale para aqueles que não justificaram por meio de atestados médicos, por exemplo. Então, é um custo invisível que pode ser evitado nas empresas.
7. Seja transparente
A transparência evita mal-entendidos! Por este motivo, você deve ser o mais transparente possível com os colaboradores na hora de fazer o fechamento da folha de pagamento. Faça sempre um demonstrativo de pagamento, também chamado de holerite. Nele estão as informações de todos os ganhos e descontos feitos pela empresa para o cumprimento de suas obrigações fiscais e trabalhistas.
Um sistema eletrônico de ponto automatiza esta gestão. Alguns disponibilizam um portal virtual em que o espelho de ponto e o holerite podem ser acessados pelo colaborador. Neste ambiente podem justificar faltas, atrasos e também publicar documentos, como atestados médicos.
A transparência inclui conversas entre o RH e os colaboradores, para entender quais problemas eles estão enfrentando. Em alguns casos, os profissionais podem sugerir mudanças nos setores que atuam ou mesmo a compra de novos equipamentos. Tudo isso garante uma melhor produtividade no negócio.
Fechamento da folha de pagamento: aproveite a tecnologia para gastar menos
O fechamento da folha de pagamento é algo que faz parte da rotina do RH. Os profissionais deste setor precisam ficar atentos a todos os encargos com os colaboradores, para que a empresa consiga reduzir os custos ao fim do mês. Mas, essa é uma estratégia que precisa ser adotada em longo prazo.
Com a redução nos custos operacionais é possível usar esse dinheiro para investir na empresa. Então, sobrará mais para comprar novos equipamentos e ferramentas de gestão, tornando as atividades laborais cada vez mais ágeis e precisas. Enfim, isso é possível com a adoção de sistemas digitais, capazes de tornar as ações do RH menos burocráticas.
Como você pode ver, é possível reduzir os custos no fechamento da folha de pagamento. Com um sistema de gestão de pessoas o RH consegue fazer isso da melhor maneira possível: cumprindo todas as leis envolvidas e aumentando a produtividade da empresa. Aproveite o Pontoweb e torne o seu negócio mais lucrativo!
