A implantação do eSocial começou no início de 2018. Desde então, tem mudado a rotina administrativa das empresas. Para quem ainda enfrenta dificuldade para cumprir os prazos de atualização, a principal dica é organizar os processos internos.
Neste post você vai entender o quanto é importante recorrer ao auxílio da tecnologia para garantir a dinâmica do programa e simplificar os processo internos.
Qual o risco de não fazer a implantação do eSocial?
As lojas que não fizerem a implantação do eSocial ou o envio de informações no prazo previsto poderão receber:
- notificações;
- multas;
- penalidades;
Segundo o portal Exame, o Governo Federal já começou a notificar as empresas que não estão enviando os dados ao eSocial. A notificação não causa prejuízo para as empresas, é somente um alerta para colocar a casa em ordem.
Já as multas causam impacto financeiro. O atraso no envio de informações sobre a folha de pagamento, por exemplo, pode gerar multas a partir de R$ 1.812,87. Quanto maior o porte da empresa, mais ‘salgado’ o valor fica.
Se mesmo depois das multas a implantação do eSocial e o envio de dados não começar a ser feito, começam as penalidades. Depois de ter sido notificada e multada, a empresa pode ser penalizada em pagar o dobro do valor previsto para as multas.
Independente do porte da loja, o não cumprimento do eSocial pode comprometer o orçamento. Neste momento que o comércio volta a ficar aquecido e se recupera da crise, a última coisa que os empresários querem é ter prejuízo.
Portanto, a melhor saída é fazer a implantação do eSocial e cumprir todas as etapas e rotinas previstas pelo programa. Isso envolve desde a gestão de ponto dos colaboradores (para simplificar o fechamento da folha de pagamento), até o recolhimento do FGTS.
Leia mais: Implantação do eSocial: 3 passos para simplificar esse processo
Como reduzir os riscos de penalidades?
Para evitar multas e penalidades é fundamental que as lojas sigam à risca tudo o que está previsto na implantação do eSocial. Os eventos, como são chamados os envios de dados, podem ser iniciais, periódicos e não periódicos. Portanto, vale a pena ter um Calendário do DP para não perder nenhum prazo.
Porém, também é importante lembrar que muitas lojas não têm um departamento de RH. Nesse caso, a responsabilidade em cumprir as rotinas do eSocial envolve desde o proprietário da loja, gerentes e colaboradores.
Como cada um pode ajudar a evitar multas do eSocial?
Embora a responsabilidade final em cumprir as rotinas do eSocial seja da empresa, todos podem (e devem) contribuir. Principalmente nas lojas menores, onde um único colaborador tende a acumular funções.
Por isso, é importante que todos conheçam os aspectos básicos necessários para o envio de informações ao eSocial. Listamos abaixo alguns passos para colocar em prática aí na sua loja:
- manter os processos internos organizados;
- usar ferramentas para digitalizar as informações;
- priorizar softwares em nuvem (informação em tempo real);
- otimizar o fechamento da folha de pagamento;
- manter o cadastro dos colaboradores atualizado;
- ficar atento ao cronograma e prazos do Governo;
- cumprir todas as rotinas do eSocial no prazo previsto.
O RH, gerente ou mesmo o proprietário da loja pode fazer uma sensibilização para explicar aos colaboradores sobre a obrigatoriedade do eSocial. Quando todos compreendem a importância do programa fica mais fácil cumprir todas as etapas. Veja abaixo como cada um pode contribuir:
RH ou proprietário
São os responsáveis por otimizar os processos, buscar ferramentas e fazer tudo para simplificar a gestão das informações. Quando a empresa não tem RH e o proprietário conta com o auxílio de uma contabilidade terceirizada, esta também pode auxiliar. Um exemplo é o fechamento da folha de pagamento, que é um evento periódico do eSocial. Portanto, deverá ser informado mensalmente.
Gerente comercial
O gerente tem muito contato com os colaboradores e sua rotina, geralmente é quem orienta os profissionais sobre as demandas do dia a dia. Principalmente sobre o registro da jornada de trabalho e a realização de exames periódicos. Essas são duas informações importantes para o eSocial.
Colaboradores
A desatualização das informações cadastrais dos colaboradores é motivo para multa do eSocial. Por isso, é importante que toda a equipe da loja informe a gerência ou o RH sobre mudança de endereço, alteração de nome por motivo de casamento e até a numeração dos documentos.
Veja também: Obrigatoriedade do eSocial para supermercados: com usar a tecnologia?
Desafios da implantação do eSocial e como superá-los
Os maiores desafios para a implantação do eSocial são a falta de informação e ausência de processos bem definidos. A boa notícia é que tudo isso pode ser resolvido com o auxílio da tecnologia.
Com softwares como o Pontoweb é possível tornar os processos mais ágeis, garantir a autenticidade das informações, ampliar a transparência das relações de trabalho e cumprir os prazos do eSocial.
Com um software especializado em gestão de ponto, você vai perceber que tem muito mais do que o acompanhamento da jornada de trabalho. O empreendedor ou o RH ganham mais agilidade na tomada de decisão, pois têm relatórios automatizados (o que é fundamental para cumprir as rotinas do eSocial).
Resumindo, a gestão da loja ganha mais eficiência, tanto na tratativa do ponto, como no monitoramento da taxa de ocupação dos postos de trabalho (essencial para lojas com mais de uma filial).
Que cumprir todas as etapas de implantação do eSocial e evitar multas? Conheça as aplicações da Ahgora e saiba com simplificar a gestão da sua loja.
