Relatórios gerenciais são documentos cujo objetivo é gerar clareza acerca do momento atual da corporação e do seu histórico nos últimos tempos. Nele, são evidenciados o desempenho de cada setor: financeiro, marketing, administrativo e etc. E o RH também pode aproveitar os benefícios desses relatórios para sua própria gestão e da empresa.
Gerenciar um negócio de maneira efetiva só é possível quando se tem uma visão clara sobre as movimentações que têm sido feitas. Isso porque essas informações ajudam os sócios a prever possíveis oportunidades e problemáticas.
Ao implementar relatórios gerenciais, o RH consegue dispor dessas informações mais facilmente e se adiantar em suas decisões. Com isso, pode aproveitar as ocasiões e estar pronto para agir da melhor forma possível diante das adversidades que possam surgir.
Por exemplo, RH, você saberia dizer agora mesmo se a empresa em que trabalha precisa investir em mais capital humano, ou se os profissionais já contratados dão conta de novos trabalhos? Saberia responder qual o tamanho do mercado em que a empresa atua? Consegue dizer se o negócio teria saúde financeira para passar por uma nova crise?
Dispor de documentos que ajudem a mapear as circunstâncias atuais da sua corporação, é ter uma ferramenta que ajudará a construir uma base sólida e permitir bom gerenciamento de crises, caso aconteçam.
O que são relatórios gerenciais?
Relatórios gerenciais, também conhecidos como relatórios de gestão, são documentos físicos ou digitais que apresentam informações concretas sobre a organização e ajudam na tomada de decisão. Em outras palavras, através deste registro o gestor de cada área, juntamente com o RH, consegue ter clareza de todos os setores.
A finalidade do relatório de gestão é revelar a situação do negócio em um determinado período, podendo ser quinzenal, mensal ou trimestral. As informações evidenciadas nele podem impactar em tomadas de decisão assertivas, na gestão e na saúde da corporação, desde que as informações sejam detalhadas e estejam dispostas de forma integrada.
Para isso ser possível, o documento precisa ser desenvolvido de maneira precisa, contemplando todos os setores da empresa. É considerado um bom relatório gerencial, aquele que leva em consideração:
- Destinatários: Para quem o documento é destinado; quem terá acesso a ele?
- Objetivo: Qual é a finalidade do documento; o que se espera alcançar com a criação do relatório de gestão?
- Conteúdo: Especifica o máximo possível as informações para que, de fato, elas possam ser usadas em momentos importantes para a empresa;
- Formato: O formato precisa ser o mais simples e prático possível para que comunique com clareza tudo o que é necessário.
No geral, as características dos relatórios gerenciais são parecidas com os demais documentos com o mesmo propósito. Ou seja, devem possuir índices e páginas numeradas para facilitar a referência de algum outro documento, o arquivamento, ou mesmo em uma possível pesquisa.
Quais modelos de relatórios gerenciais existem?
É aconselhável que cada setor disponha de um documento com detalhes sobre sua performance durante um determinado período estabelecido pela organização. Vamos a alguns exemplos.
Relatório de clientes
No relatório destinado a contemplar informações sobre os clientes, é importante constar dados sobre o comportamento deles. Outros dados relevantes são relativos ao faturamento, margem de contribuição, participação por segmento, ticket médio, etc.
Fluxo de caixa
O documento voltado para o fluxo de caixa contempla toda a vida financeira da empresa: contas a pagar, a receber, bem como os impostos a recolher e a possibilidade de investimento.
Estoques
O relatório gerencial de informações sobre o estoque da empresa, compartilha dados sobre o giro de estoque, compras a realizar, inventário, contratos e parcerias que precisam ser analisadas e fechadas.
Gestão de pessoas
Todas as informações sobre gestão de pessoas estão contempladas neste relatório: dados da jornada de trabalho, turnover, investimento com treinamentos e desenvolvimento, satisfação dos colaboradores e custos com contratação.
Produção
Neste relatório são contempladas informações relacionadas aos dados técnicos, como o custo por cada unidade do seu produto, quanto que é produzido por turno, qual é o desempenho por linha produtiva, etc.
Importância na tomada de decisão
Através dos relatórios gerenciais e as informações dispostas neles, o gestor consegue acompanhar o desempenho corporativo e notar qualquer atividade ou situação que possa gerar benefícios ou malefícios. Diante disso, torna-se mais fácil agir conforme a circunstância necessária.
Por poder acompanhar o desempenho da empresa com uma frequência fixa a ser estabelecida, o gestor e o RH conseguem tomar decisões assertivas, no momento propício, diminuindo as chances de perder oportunidades ou de deixar que alguma problemática se expanda e se agrave por falta de conhecimento de sua existência.
Por serem informações concretas e precisas, dificilmente o RH toma uma decisão incorreta, principalmente quando o time cruza dados com outras fontes internas, de um big data, por exemplo, ou se baseia em vários relatórios gerenciais.
Benefícios dos relatórios gerenciais para o RH
Com o setor de Recursos Humanos cada vez mais estratégico, dispor de informações sobre o desempenho corporativo é fundamental. Assim, o RH consegue exercer suas atividades com precisão, tomar decisões importantes e engajar os colaboradores.
Apesar desses serem os benefícios mais relevantes, eles não são os únicos, para o RH o relatório gerencial vai muito além de trazer clareza nos momentos de decisões. Veja quais outros benefícios que ele pode fornecer para a organização.
- Posicionamento de mercado
Para que uma empresa cresça, ela precisa medir seu desempenho comparando aos resultados anteriores. Ela deve também mensurar seu desenvolvimento equiparando aos seus concorrentes.
Um relatório no estilo de gerenciamento disponibiliza métricas estratégicas que ajudam a monitorar o desempenho da empresa. Ou seja, como está a saúde e evolução da corporação, levando em consideração o mercado em que atua.
Com isso, o RH consegue alinhar novas estratégias e considerar outras práticas que vão impactar na sua posição de mercado.
- Visão de desempenho estratégico
Conforme for desenvolvendo seus relatórios gerenciais, o RH consegue criar um histórico de suas ações e performance.
Com esse histórico, é possível ter uma visão ampla e estratégica do desempenho como um todo da organização, mas principalmente do operacional e do financeiro. E esses dados podem ser fontes de insights e para tomada de decisões.
- Otimização da comunicação
Por dispor de um relatório detalhado de cada área, o gestor e o RH conseguem melhorar consideravelmente sua comunicação entre todos os stakeholders: investidores, fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores.
No ambiente interno, o documento pode trazer visibilidade para as diferentes práticas dos departamentos e, assim, melhorar a comunicação entre os profissionais.
Já no ambiente externo, os relatórios gerenciais permitem que o gestor tenha uma visão 360º dos insumos e também de seus fornecedores, dos contratos que precisam ser renovados e outros aspectos que são tratados fora da empresa, mas que são determinantes para seu funcionamento.
- Aumento da colaboração
Os relatórios gerenciais também impactam na colaboração entre as equipes. É um resultado direto da otimização da comunicação interna, porque os colaboradores passam a trabalhar de maneira coesa, sempre visando um objetivo em comum.
- Maior engajamento e motivação
Os relatórios de gestão geralmente passam a ser fontes de pesquisas para todos os colaboradores. E, de acordo com as informações ali dispostas, eles trabalham a fim de melhorar os aspectos que não tem gerado tantos resultados.
Esse trabalho minucioso de avaliar os dados apresentados no relatório não só gera benefícios para a empresa, mas melhora seus desempenhos individuais.
Quando os profissionais apresentam um bom desempenho e são reconhecidos por seu trabalho, eles se tornam mais motivados, engajados e inspirados em suas atividades, o que também influencia na produtividade do RH e da corporação.
- Crescimento contínuo para a empresa
Como já dito anteriormente, o relatório de gestão é capaz de gerar insights sobre oportunidades e conhecimento de possíveis ameaças que possam afligir a empresa e sua gestão. Com essas informações em mãos, o RH pode estar sempre se aperfeiçoando, ou tomando melhores decisões que impactarão no crescimento da corporação.
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O impacto dos relatórios gerenciais para o RH
Os relatórios gerenciais apresentam uma série de informações para o RH e os demais setores da empresa. Não são quaisquer dados, mas investigações sobre o mercado atual e pesquisas minuciosas e concretas sobre todos os setores da instituição.
Se o setor de Recursos Humanos souber utilizar esses dados em prol da organização, esse documento pode impactar em vários benefícios que no final das contas vão acarretar engajamento, economia e lucro para a empresa.
Essas são características que o novo RH, que tem papel estratégico dentro de uma organização, precisa buscar sempre.
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