Gerir o ponto de colaboradores externos é possível por meio de sistemas tecnológicos. Com o armazenamento de dados em nuvem, hoje em dia é possível fazer as marcações de ponto e conferir os dados em tempo real. Dessa forma, basta uma conexão com a internet para que as informações sejam registradas e acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar.
Você tem a sensação de que a tecnologia encurtou a distância entre as pessoas? Sim, isso é fato! Hoje é possível realizar reuniões sem se deslocar e fazer contato com os participantes em diferentes locais do mundo. Neste sentido, a tecnologia também ajuda a vencer obstáculos geográficos e auxilia a gerir os colaboradores que atuam externos à empresa.
Os trabalhadores externos são aqueles que prestam serviços fora da sede da empresa, como os entregadores e instaladores. Diferente de colaboradores remotos, que trabalham em casa, na maioria das vezes. Ao contrário do que muitos pensam, é possível fazer a gestão de ponto de colaboradores externos de forma prática e segura. E é sobre isso que vamos falar a seguir!
Como controlar o ponto de colaboradores externos?
Alguns acreditam que o ponto de colaboradores externos não é necessário, mas isso não é verdade. Quando é possível estabelecer horários para o cumprimento das atividades diárias, então é permitido que exista a marcação de ponto e o controle de jornada. E assim, gestores e RH podem monitorar o desempenho do profissional.
A gestão de ponto de colaboradores externos é uma responsabilidade do RH, mas também faz parte de outros setores da empresa. Enquanto diretores, proprietários e líderes buscam dados para otimizar os processos, o departamento financeiro demanda estimativas de custos e a tecnologia da informação se preocupa com a segurança dos dados.
Aliás, a tendência é que a descentralização do RH seja cada vez mais comum. Portanto, a atividade dos funcionários externos não é preocupação somente de um setor, mas de toda a organização. Por isso, a tecnologia pode ser uma forte aliada nesse ponto de colaboradores externos, possibilitando dados acessados em tempo real.
Os trabalhadores externos não possuem disponibilidade para ir todos os dias às sedes das empresas e fazer as marcações de ponto no relógio fixo. Além disso, o uso de anotações manuais também não é uma boa ideia pois pode trazer complicações com erros. Sendo assim, o melhor é recorrer a softwares específicos que ajudam na gestão.
1. Escolha uma solução móvel
Um dos aspectos mais importantes que precisa ser considerado sobre a ponto de colaboradores externos é a mobilidade do sistema escolhido. Afinal, como os profissionais estarão a cada momento em um local, é necessário que o mecanismo de registro de ponto também tenha essa flexibilidade para acompanhá-los.
Portanto, busque uma solução digital que esteja com o colaborador onde ele estiver. A nossa dica é recorrer a soluções mobile ou que permitam a batida online, possibilitando ao colaborador fazer o registro de ponto digital em smartphones ou tablets, via aplicativo ou pela internet.
O aplicativo Multi da Ahgora, por exemplo, possui armazenamento de dados em nuvem. Dessa forma, assim que o colaborador faz a sua marcação de ponto, RH e responsáveis conseguem conferir, em tempo real. Tudo isso garantindo a flexibilidade para os trabalhadores.
O mais interessante é que os registros podem ser feitos sem internet. Dessa forma, quando a conexão é restabelecida, os dados são enviados para os nossos servidores e transmitidos instantaneamente aos responsáveis pela avaliação deles. Assim, evita-se que marcações do ponto de colaboradores externos sejam perdidas por falta de conexão com a web.
2. Parametrize o sistema corretamente
Fique atento se o software escolhido está adequado à legislação trabalhista vigente e se permite customizações. Isso é fundamental para que o sistema seja parametrizado corretamente. Dessa forma, é possível adequar o sistema para que atenda o que está previsto na convenção coletiva da sua empresa.
Um sistema que se ajusta efetivamente a sua necessidade irá contemplar escalas flexíveis, horas extras, sobreaviso e até plantões. Essas configurações são determinantes para que a gestão tenha visão clara e abrangente sobre as horas trabalhadas. Enfim, os cálculos sobre o ponto de colaboradores externos são feitos de forma automática.
3. Estimule o apontamento de horas
Em alguns segmentos de mercado não basta apenas saber como gerir o ponto de colaboradores externos, é necessário também qualificar o tempo trabalhado. Assim, o apontamento de horas consiste em definir o tempo gasto pelos trabalhadores em cada uma das atividades desenvolvidas durante a jornada de trabalho.
Para isso, é preciso que o colaborador descreva minimamente as atividades desenvolvidas e a partir da análise dos dados a gestão poderá identificar gargalos de produtividade e oportunidades de melhoria nos processos. Neste caso, uma opção é investir no apontamento de horas integrado ao sistema de ponto, evitando assim inconsistências.
O Timesheet da Ahgora é uma ótima opção para isso. Com ele, gestores e RH conseguem identificar com clareza a rentabilidade de cada atividade e assim é possível separar custos e investimentos. Dessa forma, o apontamento de horas se torna interessante também para os trabalhadores externos.
4. Invista em geolocalização
Que tal saber se o profissional realmente está cumprindo sua jornada de trabalho, no local exato? Isso é possível por meio da geolocalização. O Multi é um app que conta com essa tecnologia, dando ainda mais confiança para os gestores. Assim, é possível verificar geograficamente onde o trabalhador está.
O aplicativo da Ahgora conta com dois modelos: Glonass, um mecanismo russo e o famoso GPS. Sendo assim, com dois sistemas de geolocalização, existe muito mais confiabilidade nas localizações apresentadas durante as marcações de ponto, nos horários de chegadas e saídas.
Essa é uma das características mais importantes para o controle do ponto de colaboradores externos. Ajuda a aumentar a credibilidade das informações e garante o sucesso das batidas. Portanto, se o seu negócio ainda não conta com um sistema que entrega isso, está na hora de evoluir!
Aplicativo Multi é ótimo para a gestão de ponto dos colaboradores externos
Agora você conhece os principais fatores que deve considerar ao escolher um sistema de ponto para gerenciar as horas de colaboradores externos e como a tecnologia pode contribuir para isso. Então, o uso de aplicativo para smartphones e tablets é a melhor escolha, basta que seja adequado a Portaria 373.
Em suma, a marcação dos horários de início, intervalos e encerramento da jornada de trabalho não pode ser feita de forma automática. Assim como os registros do ponto de colaboradores externos feitos pelos próprios funcionários não podem ser excluídos ou modificados. Além disso, o sistema escolhido pela empresa deve ter uma central que permita a captura dos dados, de forma impressa ou digital.
Em resumo, na hora de escolher uma ferramenta registro do ponto avalie se:
- Funciona em aparelhos mobile, como smartphones e tablets;
- É customizável para atender a convenção coletiva da sua empresa;
- Gera relatórios automaticamente;
- Tem integração com soluções de ERP.
Substituir as planilhas com anotações em papel é fundamental para desburocratizar as atividades do RH, fazendo com que estes profissionais possam focar nas pessoas. Aqui na Ahgora você encontra as melhores opções de softwares para a gestão de ponto dos colaboradores externos, conheça!
