A rotina do Departamento Pessoal envolve questões burocráticas relacionadas aos profissionais de uma empresa. Então, este é o setor responsável por executar todos os pontos orientados pelas leis trabalhistas. Pagamento de INSS e FGTS, emissão da folha e o registro na carteira de trabalho são algumas das atividades.
Conhecido popularmente como DP, muita gente confunde o setor com a área de Recursos Humanos. O que é compreensível, já que são duas divisões que trabalham diretamente com os colaboradores da empresa, embora o foco em cada uma seja diferente. Tanto a rotina do Departamento Pessoal quanto do RH são fundamentais para qualquer negócio, porém exercem funções distintas.
Para ajudar você a entender melhor a importância da rotina do Departamento Pessoal e como melhor implementá-lo na sua empresa, confira dicas e apontamentos sobre esse setor tão importante. Acompanhe agora os principais detalhes, que vão fazer diferença para quem tem dúvidas, e confira o conteúdo em áudio se preferir! É só clicar no player abaixo.
Qual é a rotina do Departamento Pessoal?
A rotina do Departamento Pessoal está à frente de questões administrativas relacionadas com os profissionais. É esse setor que trata da legislação trabalhista e previdenciária, por exemplo. O time do DP:
- Emite as folhas de pagamento;
- Faz o registro na carteira de trabalho digital dos colaboradores;
- Organiza e calcula as guias de INSS e FGTS;
- Trata também da parte demissional, quando for o caso.
Além disso, o setor de Recursos Humanos também possui um papel fundamental no negócio, sendo responsável por processos seletivos, testes pré-admissionais e treinamento e desenvolvimento. Ainda, atua na relação entre os colaboradores e a empresa, realizando ações voltadas para a motivação de equipes, o desenvolvimento da cultura organizacional e o relacionamento entre os colaboradores.
Em resumo, a área de RH é a responsável por gerir um dos ativos mais importantes para o sucesso de qualquer empresa: as pessoas. Na outra ponta está o Departamento Pessoal, voltado para as questões burocráticas, garantindo a legalidade das contratações e das relações trabalhistas.
A importância do Departamento Pessoal
A relevância do Departamento Pessoal para uma empresa vem da ponte burocrática que esse setor faz entre empresa-funcionário e empresa-governo. Atuando internamente, o DP visa otimizar os processos empresariais, com o objetivo de evitar problemas com a Justiça do Trabalho, por exemplo.
Por isso, o setor deve ser ágil e eficiente na realização das tarefas, para atuar da melhor forma. Dessa maneira, buscando atender todas as frentes de atuação, é possível dividir a rotina do Departamento Pessoal em três grandes áreas: admissão, manutenção e desligamento.
1. Admissão do colaborador
Uma das frentes de atuação da rotina do Departamento Pessoal é a seleção e integração dos novos colaboradores na empresa no que diz respeito à parte administrativa e jurídica. Vale notar que nessa fase, o DP atua lado a lado com o RH.
Portanto, assim que um profissional é selecionado para determinada função, cabe ao Departamento Pessoal reunir as informações necessárias para fazer o registro. Então, a assinatura da carteira de trabalho é uma destas funções. Por meio do eSocial esse tipo de função foi facilitada.
2. Gestão da jornada de trabalho
Durante a jornada, o Departamento Pessoal cuida do dia a dia da rotina trabalhista dentro da empresa. Algumas das tarefas de rotina do Departamento Pessoal nesta fase são:
- Confecção das folhas de pagamento;
- Controle das jornadas de trabalho;
- Recolhimento e pagamento de todos os impostos referentes aos funcionários;
- Fluxo de frequência.
Algumas questões devem ser realizadas todos os meses, em datas marcadas, conforme o calendário DP indica. Assim, o setor fica livre de qualquer problema com os órgãos regulamentadores e segue perfeitamente o seu objetivo.
3. Desligamento do profissional
Por último, no que diz respeito ao desligamento de um funcionário da empresa, o DP também atua na parte burocrática. É o Departamento Pessoal que organiza a rescisão do contrato do colaborador e representa a empresa perante os órgãos oficiais da Secretaria do Trabalho.
Este é um setor que garante o cumprimento das legislações trabalhistas, organiza a documentação dos colaboradores e facilita a ponte com órgãos públicos. Então, o Departamento Pessoal requer atenção especial no momento de sua implementação em qualquer empresa.
Como implantar um Departamento Pessoal efetivo?
A implantação eficiente de uma rotina do Departamento Pessoal requer uma análise intensa das necessidades administrativas do negócio. Em suma, nas empresas de grande porte, possuir um DP bem estruturado é importante em vista do grande número de colaboradores. Esse setor especializado deve estar comprometido em organizar e otimizar as relações trabalhistas.
Em empresas menores, a terceirização do DP pode ser uma boa opção, onde escritórios contábeis passam a lidar com essas operações. Neste caso, é preciso muito cuidado na hora da contratação da empresa. Uma vez que a falta de organização pode gerar confusões que resultam em encargos e multas inesperadas para a empresa contratante.
Para não haver problemas na implementação do setor, é essencial mapear e planejar os processos que o DP realizará rotineiramente e atentar-se aos profissionais que devem formar a equipe. Em suma, é comum que o Departamento Pessoal e o setor de Recursos Humanos sejam um só nas pequenas empresas.
Como citado acima, faz parte da rotina do Departamento Pessoal atuar na admissão, retenção e desligamento dos colaboradores. Para que cada fase seja realizada com a maior agilidade e organização possível, há algumas medidas importantes a serem tomadas:
Softwares de gestão
A primeira delas é a adoção de softwares de gestão. Assim, essas ferramentas ajudam a compilar documentos, tabelas e controles, assim tornando a rotina do Departamento Pessoal mais eficiente. Desse modo, podem automatizar tarefas que demandam muito tempo da equipe, como calendários de pagamentos e relatórios sobre salários. O Pontoweb, por exemplo, é excelente para isso.
Dessa maneira, a equipe não fica sobrecarregada com processos operacionais e, consequentemente, tem mais tempo para focar no que realmente importa: a gestão de pessoas. Por outro lado, quando as atividades precisam ser feitas de maneira manual, muito mais tempo é perdido.
Padronização de documentos
Outra medida fundamental é a padronização dos documentos do Departamento Pessoal. Por se tratar de um material que contém informações sigilosas, como a situação financeira e jurídica da empresa, devem ser tratados com máximo rigor.
Nesse sentido, para que aconteça de forma perfeita, a rotina do Departamento Pessoal deve contemplar:
- Realizar a padronização da formatação dos documentos, seguindo uma organização compreensiva;
- Normatizar as rotinas de uso, além de categorizar os documentos físicos e conservá-los de forma rigorosa;
- Criar um controle de entradas e saídas, a fim de evitar extravios e/ou perdas;
- Atualizar métodos e práticas dentro da equipe, atentando-se a novas tendências e metodologias da área;
- Cultivar a melhoria constante, avaliando os processos rotineiros para identificar pontos fracos, como otimizá-los e determinar quais ações já estão ultrapassadas.
Portanto, nesta primeira fase da montagem da rotina do Departamento Pessoal é mais interessante pensar nas práticas que serão executadas. Afinal, quando tudo é determinado previamente, com a existência de um planejamento, fica mais fácil tirar do papel.
Como selecionar os profissionais do Departamento Pessoal?
Práticas definidas, é hora de montar a equipe. No Departamento Pessoal existem profissionais fundamentais, são eles:
- Analista de recrutamento e seleção: assessora os diversos setores da empresa na busca por novos colaboradores;
- Assistente de recrutamento e seleção: cuida da parte mais burocrática/operacional da seleção e admissão de novos profissionais;
- Analista de administração de pessoal: responsável pela orientação dos vários setores da empresa sobre questões trabalhistas, além de calcular tributos, taxas, benefícios, férias e outras atividades;
- Assistente de administração pessoal: encarregado de garantir o cumprimento das normas e questões trabalhistas em cada setor;
- Analista de salários e benefícios: responsável pela gestão das remunerações, honorários e auxílios, fazendo o controle de valores, alimentando planilhas e mantendo contato direto com o setor de contabilidade da empresa.
Com todas essas informações em mente, sua área de DP terá a solidez necessária para lidar com todos os desafios do setor. Veja bem, em muitas empresas não existem todos estes cargos, aqui mostramos exemplo de uma rotina do Departamento Pessoal bem estruturado, mas isso não é regra.
Experiência pessoal
Sempre utilizamos a metáfora do corpo humano quando analisamos o funcionamento de uma organização. Assim como as áreas de uma empresa, cada órgão possui uma função muito importante. Dessa forma, entregam subsídios para que o restante funcione em perfeita harmonia.
Existem órgãos importantes, como cérebro e coração, que todos sabem suas funções. Mas, também há aqueles menos conhecidos, como é o caso do pâncreas, por exemplo. Contudo, todos eles precisam trabalhar bem para que o corpo humano não sofra com algum problema.
O Departamento Pessoal segue a mesma lógica. Mesmo fora dos holofotes, o setor é parte vital de qualquer empresa. Estes profissionais precisam tomar cuidado em duas frentes: tanto no que envolve a parte burocrática para a empresa como na trajetória profissional de cada colaborador que compõe o time.
Nesse sentido, é fundamental que todos que fazem parte da equipe e rotina do Departamento Pessoal conheçam muito bem as leis trabalhistas da CLT. Fazendo com que assim estejam atualizados perante as recentes mudanças na legislação. Devem entender como calcular férias, rescisões, folhas de pagamentos, entre outras atividades.
Por fim, a gestão de pessoas é um grande desafio para qualquer empresa. Por isso, ter o DP como um aliado estratégico facilita e traz eficiência na administração dos colaboradores. Coloque em prática todos os conceitos aqui apresentados na sua rotina do Departamento Pessoal e certamente o seu negócio será beneficiado!
