Qual a diferença entre empresas que investiram em um sistema de folha de pagamento e as que ainda não se conscientizaram da importância disso?
Primeiro, as que investem em um sistema de folha de pagamento estão anos-luz à frente, em termos de otimização de tempo e de aumento de produtividade. Segundo, elas sabem da importância de estarem se adaptando à era da transformação digital. E terceiro, que ter um sistema de folha de pagamento é essencial para ter uma gestão de pessoas eficiente.
Então, se sua empresa ainda não tem um sistema de folha de pagamento automatizada ou se o que tem não contempla suas necessidades, leia este artigo em que abordamos esse tema. Nele, você encontrará informações e dicas úteis, além de insights que vão ajudar sua empresa nessa tarefa. Confira!
A importância da tecnologia no sistema de folha de pagamento
Como profissional de Recursos Humanos, você sabe o quanto a rotina do setor é cheia de desdobramentos, em pequenas e grandes tarefas. É a entrada e saída de colaboradores, mudanças salariais, cálculo de horas extras, registros de afastamento, acompanhamento da jornada de trabalho, dentre outros tipos de anotações.
Imagine fazer tudo isso sem um bom sistema de folha de pagamento? Pequenas empresas, que têm poucos colaboradores, até podem conseguir, mas, mesmo assim, utilizam para essas tarefas um tempo que poderia ser usado para outras atividades importantes e estratégicas para o negócio.
E como já dissemos lá no início, é importante que as organizações adotem o sistema de folha de pagamento em seus processos. Afinal, a transformação digital não é passageira, é um novo modo de gerir negócios e usar soluções tecnológicas para melhorar os processos organizacionais.
É preciso acompanhar o ritmo dinâmico do mercado. Dessa forma, é essencial tornar os processos empresariais mais ágeis. Só assim as empresas terão gestões mais eficientes e resultados positivos, garantindo a sua vantagem competitiva.
Para complementar o seu conhecimento sobre o assunto, fizemos um vídeo sobre como otimizar o seu sistema de folha de pagamento. Assista abaixo:
Por que implementar sistemas de folha de pagamento?
Há várias razões para uma empresa implementar um sistema de folha de pagamento. A principal é que a gestão da folha é uma das mais importantes tarefas do RH. Exatamente por isso deve ser feita com muito cuidado e eficiência.
Por isso que as funcionalidades de um sistema de gestão empresarial são essenciais para quem ainda não tem e para quem tem, mas ainda tem gargalos na gestão.
Agora veja por que um sistema de folha de pagamento é vantajoso para o RH e a empresa, de forma geral:
1. Centralização as informações
Uma das principais funcionalidades de um sistema de gestão de folha de pagamento é que as informações dos colaboradores ficam reunidas em um único lugar.
Assim, fazer verificações sobre atrasos ou faltas, conferência de horas extras, contabilização de salário e qualquer outra informação sobre o colaborador se torna uma tarefa bem mais rápida, tornando a realização de atividades do RH mais produtiva, organizada e ágil.
2. Menos erros nos processos
Cálculos errados ou erros de digitação normalmente acontecem quando são utilizados sistemas manuais de registro e controle de folha de pagamento.
No entanto, o sistema de folha de pagamento minimiza e até elimina esses problemas, evitando erros e retrabalhos que podem gerar atrasos.
Quando automatizados, todos os processos de RH se tornam mais precisos. Além disso, há uma maior confiabilidade nas tarefas executadas, proporcionando também bastante segurança no cumprimento das obrigações trabalhistas.
3. Relatórios detalhados do sistema de folha de pagamento
Ao adotar um software de gestão de folha de pagamento, a empresa ganha outros benefícios para a gestão de pessoas.
A possibilidade de gerar relatórios detalhados é uma das grandes vantagens dos sistemas de folha de pagamento. Esses relatórios são essenciais para que a gestão tenha informações para tomadas de decisão importantes.
Dentre alguns tipos de relatórios que o sistema pode gerar, estão:
Folha analítica
É o tipo de relatório que concentra toda a movimentação de cálculos no período para os trabalhadores.
Nesse relatório há também um resumo de todos os eventos e os valores que foram acumulados para cálculo de encargos. Por meio dele, as empresas conseguem acompanhar o custo exato de sua folha de pagamento.
Detalhamento de proventos e descontos
Relatórios que detalham os principais proventos e descontos, de forma geral ou por colaborador.
Os proventos são as horas extras, adicionais de periculosidade e insalubridade, salário-família, ajuda de custo etc. Os descontos são imposto de renda, adiantamentos, atrasos e faltas, vale-transporte e outros.
Por meio deste relatório a empresa consegue gerenciar e controlar o volume de horas extras e adicionais, e tomar decisões que impactam diretamente nos custos, podendo encontrar formas de reduzi-los.
Com um sistema de folha, também se torna muito mais fácil organizar e analisar aspectos tributários e possíveis oportunidades mais vantajosas para as empresas, como a desoneração de folha.
Resumo de custo operacional
Por meio deste tipo de relatório, a empresa consegue verificar os valores de encargos sociais mensais, além das provisões de férias e de décimo terceiro salário, por colaborador ou de forma geral.
4. Controle da jornada de trabalho
Fazer um controle de jornada eficiente também é fundamental para ter agilidade nos processos de RH.
A boa notícia é que as soluções em automação, como registro de ponto por reconhecimento facial e sistemas de gestão de ponto eletrônico, já fazem essa marcação. Inclusive, atendem a legislação específica sobre o controle da jornada de trabalho, horas extras etc. — a portaria 671.
E já existem soluções também para a gestão da jornada de trabalho remoto ou home office. Tudo isso facilitado pela integração do ponto eletrônico ao sistema de folha de pagamento.
5. Registro de cargos e salários
O Plano de Cargos e Salários de uma organização é um documento que orienta sobre todos os cargos que a empresa tem, assim como suas remunerações e benefícios.
Esse registro é importante na gestão do RH e, sobretudo no sistema de ponto, para relacionar, sem erros, funções e salários. Além disso, facilita no momento de uma contratação, pois basta registrar no sistema o cargo do novo colaborador e as informações são todas completas e de forma automática.
6. Informações aos colaboradores
Todos sabem sobre a importância da comunicação interna nas empresas. Comunicação limpa e sem ruídos, além de objetiva a acessível ao colaborador: esse é um exemplo da comunicação que se espera em uma gestão.
Pois bem, com um sistema de gestão de folha de pagamento, isso também é possível, pois o colaborador pode verificar suas avaliações de desempenho, consultar contracheques, ter informações sobre aumento salarial ou dissídio, saber sobre seus descontos em folha, ser informado sobre jornadas de horas extras etc.
Como melhorar a gestão da folha de pagamento?
Agora que você sabe por que é importante implementar um sistema de folha de pagamento e quais as vantagens dessa ação, saiba como melhorar sua gestão da folha.
1 – Explore recursos tecnológicos
As rotinas dos profissionais de RH podem ser facilitadas por ferramentas tecnológicas, basta conhecê-las.
Há, por exemplo, recursos que permitem que o RH envie automaticamente as informações mensais ao contador. Após a marcação do ponto, as informações vão para uma plataforma, que faz a comunicação com outros sistemas.
Essas funcionalidades, além de agilizarem os processos do RH, evitam que o setor perca prazos e reduz chances de erros e refação de tarefas. Isso significa que a parte que é mais burocrática fica por conta das ferramentas tecnológicas.
2 – Escolha a melhor ferramenta para o controle de ponto
A base para a folha de pagamento é a jornada de ponto. Dessa forma, é a partir desse registro que é feita a contabilização de sua remuneração mensal. O registro das horas de trabalho é necessário para o cálculo do salário e de outros adicionais.
A lei determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores deve ter todos esses registros documentados. Além disso, há uma portaria (a 671/2021) que regulamentou os sistemas de ponto eletrônico, exatamente para facilitar todos esses processos e ter um registro fiel da jornada dos colaboradores.
Para isso, no mercado já existem soluções como o Pontoweb, o Multi e o Batida Online da Ahgora. Essas ferramentas facilitam a gestão de folha, permitindo que os profissionais de RH acompanhem em tempo real a jornada dos colaboradores e tenham registros sem falhas e sem chances de fraudes.
3 – Identifique onde e se há problemas e tome uma decisão
Se o fechamento da folha de pagamento ainda é problema no final do mês, é preciso identificar o que está sendo feito de forma inadequada.
Ou é hora de aderir a um sistema de folha de pagamento, caso a empresa ainda não tenha, ou é hora de rever o que tem e por que é ineficiente. Muitas vezes pode até ser um sistema que já está desatualizado.
Então é hora de fazer uma análise detalhada, verificar o que precisa de melhorias e investir na mudança necessária.
Conclusão
Você viu como um sistema de folha de pagamento é necessário? Mais que isso, é preciso encontrar o sistema ideal, que atenda às demandas da gestão de RH de forma eficaz.
Pelo menos agora já conhece os benefícios e as vantagens e tem algumas excelentes dicas para implementar esse processo ou alterar e melhorar o que já existe.
E para que você entenda como a automatização da folha de pagamento funciona na prática, veja como a Ahgora ajudou a reduzir o custo da folha de pagamento do Subway em Florianópolis.
