Autoatendimento no RH é uma tendência impulsionada pela tecnologia para transformar a experiência dos colaboradores das empresas. Por meio dessa prática, a área fomenta uma cultura de descentralização do RH, em que todos têm autonomia para executar ações relacionadas às informações laborais.
Ou seja, o RH não precisa ser acionado para atualização de dados cadastrais quando um colaborador muda de endereço, por exemplo, ou quando deseja acessar seu demonstrativo financeiro, seu espelho de ponto para checar seu saldo de banco de horas ou mesmo solicitar férias.
Existem diversas outras atividades que podem ser realizadas de forma autônoma pelos colaboradores, contribuindo com o aumento da produtividade e atuação mais estratégica do RH. Além disso, a empresa tem ganhos também com a experiência do colaborador, que passa a realizar suas tarefas de forma rápida e livre de burocracias.
Continue a leitura deste artigo e conheça mais sobre como funciona, quais os benefícios e alguns exemplos de tecnologias que proporcionam o autoatendimento no RH.
O que é autoatendimento no RH
Autoatendimento no RH é a possibilidade de realização de atividades relacionadas ao ambiente de trabalho de forma autônoma pelos colaboradores e gestores, sem depender do RH. O conceito bebe na fonte do autoatendimento que já conhecemos, como nos casos de bares e restaurantes onde o cliente faz o pedido via aplicativo, ou então no supermercado em que passa os próprios produtos no leitor do código de barras e conclui o pagamento por ali mesmo.
A definição no caso do RH está relacionada, então, ao uso de tecnologias de automação que otimizam e facilitam essa interface do colaborador com a gestão de pessoas. Essa já é uma realidade bastante comum entre os RHs, mas ainda existe uma grande oportunidade de evolução.
A cultura do autoatendimento
O RH é uma área cada vez mais estratégica para as empresas, pois é responsável pelo principal ativo das organizações: as pessoas. Cuidar e ter atenção aos colaboradores se tornou um padrão principalmente após a pandemia de Coronavírus, e se mostra como uma tendência que veio para ficar.
De forma geral, as pessoas candidatas não toleram mais organizações desrespeitosas, preconceituosas ou mesmo que não demonstram se importar verdadeiramente com o seu bem-estar. Isso se torna requisito para a pessoa optar por trabalhar em uma empresa ou outra, se torna um critério de decisão.
Portanto, as organizações não podem mais deixar isso de lado. E olhar para a cultura interna é fundamental para garantir as melhores práticas alinhadas ao que a empresa acredita.
Como principal liderança dessa frente nas empresas, o RH deve olhar para o que os colaboradores querem e precisam. Como é a experiência deles com a sua empresa? Você cria barreiras ou dá asas para que eles alcem voos maiores e assumam responsabilidades? A cultura é acolhedora e busca resolver problemas, ou engessada e burocrática?
Uma cultura focada na experiência do colaborador tem maior espaço para implementação de inovações como o autoatendimento no RH. Basta que os gestores estejam disponíveis, que as lideranças comprem a ideia e que haja uma sensibilização da equipe para engajamento.
O autoatendimento no dia a dia da empresa
Pense na seguinte situação: um colaborador quer verificar quantas horas possui em seu saldo, se está positivo ou negativo, para poder se organizar com as compensações. Se não houver um sistema de autoatendimento no RH, essa pessoa precisará enviar um e-mail, uma mensagem por chat ou até mesmo procurar pessoalmente um responsável.
Aí, o profissional do RH precisa receber essa solicitação para entrar na plataforma de gestão de ponto e jornada de trabalho, localizar o colaborador e de alguma forma gerar o espelho de ponto com o saldo de horas.
Depois disso, deverá retornar o e-mail do colaborador informando sobre os dados obtidos, e isso pode se tornar uma longa conversa caso haja dúvidas ou questionamentos.
Percebe a dificuldade que se cria e o nível de burocracia a que todos são expostos? Quantas horas esses colaboradores gastam lidando com uma questão que poderia ser tão mais simples?
Se essa empresa contasse com uma tecnologia em nuvem, o colaborador poderia acessar diretamente o próprio espelho de ponto pelo seu celular ou computador com login e senha. Ali, estão registrados todos os seus horários de batida de ponto e também já consta calculado o saldo de banco de horas.
Ele simplesmente abre o aplicativo, consulta, verifica se está tudo correto e resolve o seu problema. Rápido e prático. O RH nem precisa ser acionado, descentralizando as responsabilidades e otimizando a sua rotina para atuar de forma mais estratégica.
Autoatendimento no RH e a experiência do colaborador
Essa historinha que criamos serve para exemplificar a importância e o impacto do autoatendimento no RH na experiência do colaborador. Afinal, ninguém gosta de problemas sem solução, e todos queremos passar pelo dia de trabalho da forma mais tranquila possível.
A construção de um processo simplificado pode transformar a vivência dos seus colaboradores em algo muito mais satisfatório. Aqui, podemos fazer uma analogia com os serviços bancários, por exemplo. O atendimento por aplicativo evita que os clientes precisem pegar filas, se deslocar fisicamente até uma agência.
Já para o banco, ajuda a reduzir os custos com horas extras dos funcionários, pois eles não precisam ficar parando o seu trabalho do dia a dia para prestar atendimentos que podem ser facilmente solucionados de forma autônoma pelos clientes.
No caso do RH é a mesma coisa, até porque o cliente do RH é o colaborador. Então, é fundamental que a empresa promova a melhor experiência possível. Isso gera uma fidelização dos talentos da sua empresa, que pode impactar diretamente na retenção, e ainda contribui com o seu bem-estar e felicidade no trabalho.
Problemas que o autoatendimento resolve
O autoatendimento no RH é um “resolvedor de problemas” automatizado, disponível a qualquer hora dia e de qualquer lugar em que o colaborador ou o gestor estejam. Por meio da tecnologia, é possível oferecer uma experiência mais completa para a comunidade da empresa, otimizando a rotina de todos.
Veja alguns dos problemas que o autoatendimento no RH pode resolver:
- Alto número de solicitações para a área de RH;
- Muitas horas gastas com atividades burocráticas;
- Falhas de comunicação interna;
- Gestor sem informações sobre a equipe;
- RH sobrecarregado.
Possibilidades de automação de serviços
Para resolver esses problemas, a tecnologia automatiza uma série de serviços para possibilitar a sua realização de forma independente pelos colaboradores. Ou seja, é aqui que entram os sistemas de autoatendimento no RH. Confira alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas.
- Consulta e atualização de dados cadastrais de cada pessoa;
- Abertura de tickets e chamados;
- Aprovação de férias, abonos e justificativas de batida de ponto;
- Apresentação de atestados e outras declarações de ausência;
- Comunicados internos para os colaboradores;
- Entre outros.
Cada atividade que passa a ser realizada pelo colaborador, economiza um tempo enorme do seu gestor e do RH. Isso nos leva aos principais benefícios do autoatendimento para a empresa, continue a leitura e confira! Mas antes, preencha o formulário abaixo para falar com a nossa equipe e já dar o primeiro passo na sua transformação com autoatendimento no RH.
Benefícios do autoatendimento no RH
Entre os principais benefícios do autoatendimento no RH estão, sem dúvidas, a descentralização da operação e o ganho de eficiência e produtividade. Cada e-mail que o RH deixa de receber com pedidos de consultas simples – e que podem ser feitas pelo colaborador – é mais tempo para se dedicar às decisões realmente estratégicas da área.
Além disso, são vantagens também para o RH:
- Padronização de fluxos de trabalho;
- Agilidade nos processos da área;
- Redução de custos com administração de pessoal;
- Personalização do atendimento sem onerar o RH;
- Promoção de bom clima organizacional;
- E incentivo à autonomia e independência dos colaboradores e gestores.
Tecnologias para autoatendimento no RH
Se você chegou até aqui, é porque o assunto fez sentido com a sua realidade. Afinal, quem não quer ter um dia a dia mais produtivo e ainda ajudar os colaboradores a vivenciarem uma melhor experiência?
Separamos aqui alguns exemplos de ferramentas e funcionalidades da Ahgora, HR Tech pioneira no desenvolvimento de tecnologias inovadoras para gestão de pessoas. São sistemas totalmente em nuvem, com coleta e armazenamento de dados em tempo real e que permitem acesso por aplicativo de smartphone, além do desktop padrão.
Todos 100% integrados ao nosso sistema de ponto, o Pontoweb, e adequados às legislações trabalhistas vigentes. Confira!
Multi
O Multi é um aplicativo para registro de ponto por reconhecimento facial dos colaboradores. Esta tecnologia de autoatendimento no RH possibilita que pessoas em regime de trabalho remoto, por exemplo, ou mesmo equipes externas possam solucionar a sua marcação de ponto de forma independente.
Com a pandemia de Covid-19, cresceu a necessidade de múltiplas formas de registro de ponto para atender aos diferentes modelos de trabalho que se consolidaram. O sistema é totalmente antifraude, com tecnologias de cerca de batida e prova de vida, para garantir a segurança dos registros de ponto realizados.
Após serem feitas as batidas, todas as informações são armazenadas no sistema e podem ser consultadas automaticamente no espelho de ponto do colaborador. Tudo isso facilita o dia a dia e a gestão de tempo e das equipes.
Leader
O Leader é um aplicativo voltado a atender as necessidades de autoatendimento dos gestores. Para isso, disponibiliza conexão total com o portal do colaborador que apresentamos a seguir, onde ficam visíveis as informações da equipe. Além disso, possui versão desktop também e acessibilidade 24 horas por dia.
As solicitações de ajuste de ponto representam o maior gargalo para o RH no período de fechamento de folha. Quanto mais colaboradores, maior tende a ser o desafio. Com o Leader, os gestores diretos assumem essa responsabilidade contribuindo para a descentralização do RH, e fazem as aprovações por meio do sistema.
Esta é uma grande vantagem para os gestores, que deixam de acionar o RH para diversas funções, tendo mais autonomia, e conseguem acompanhar e apoiar seu time com as burocracias de gestão de pessoas de forma simples e prática.
MyAhgora
O My Ahgora é um portal dos colaboradores, pensado exclusivamente para atender às suas necessidades de forma dinâmica e entregando informações na palma da mão. Nele, são disponibilizadas informações sobre as batidas de ponto registradas, o saldo de banco de horas e o demonstrativo financeiro para download.
Além disso, possibilita também a solicitação de abono, sobreaviso, inclusão, desconsideração e reposicionamento de batidas de ponto. O RH não precisa ser comunicado para ajustar o espelho de ponto, podendo o próprio gestor direto de cada pessoa proceder com essa correção. O sistema permite, ainda, que o colaborador solicite seu período de férias de forma autônoma.
A tecnologia está configurada para atender às mais de 800 regras da CLT para férias, portanto, os prazos já são calculados automaticamente para facilitar o pedido pelo colaborador. Depois, o gestor recebe uma notificação pelo seu aplicativo próprio de líder e dá andamento ao processo de aprovação para que o período seja liberado.
Tudo de forma digital e na palma da mão. E aí, quer conhecer mais sobre as nossas tecnologias para autoatendimento no RH? Então clique no banner abaixo e fale com um de nossos especialistas.
