Diversas empresas, dos mais variados tamanhos e segmentos, estão adotando um sistema de ponto online em seu modelo de trabalho. E isso não é por acaso. A verdade é que, além de praticidade para gestores e colaboradores, um sistema como esse oferece diversos outros benefícios para as companhias. Precisão no registro, segurança no processo e redução de custos com a gestão de pessoas são alguns bons exemplos nesse sentido.
Se sua empresa ainda não adota a batida online, chegou a hora de você descobrir todas as vantagens envolvidas. E mais: ao longo do artigo, você terá a oportunidade de conhecer a opção perfeita para a sua organização e pode terminar esse texto pronto para tornar o dia a dia de gestão de pessoas na sua empresa mais fácil e econômico.
Continue a leitura para saber como!
O que é um sistema de controle de ponto online?
Um sistema de ponto eletrônico é uma tecnologia que permite que os colaboradores registrem seus períodos de trabalho por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones, tablets ou relógios de ponto conectados à internet. Em tempos de trabalho híbrido ou trabalho remoto, nem precisamos dizer o quanto um sistema como este facilita o dia a dia da empresa, não é mesmo?
A tecnologia funciona por meio de softwares, como o Pontoweb, que automatiza o processo de registro de entrada e saída de colaboradores, garantindo a precisão das informações e reduzindo erros e fraudes no controle de ponto. Até o fim deste texto, você vai conhecer todas as vantagens envolvidas na adoção de um sistema como esse. Mas aqui, já fica claro o quanto a redução de custos é uma delas.
Além do mais, diferentemente do que acontece com os processos tradicionais de controle de ponto, um o ponto online permite que gestores acompanhem as informações em tempo real, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Ou seja, chegou ao fim aquela história de esperar o fim do mês para puxar o relatório do sistema ou ficar conferindo a folha assinada manualmente pelo colaborador.
E as vantagens do controle de ponto online não param por aí.
Motivos para adotar o ponto online na sua empresa
Até aqui, você já pôde ver alguns benefícios que da batida online oferece para as empresas que adotam essa tecnologia no RH. Agora, chegou a hora de conferir todas as vantagens envolvidas e concluir, de vez, que a sua empresa precisa otimizar o controle de ponto.
1. Facilidade de uso
Não pense que, por se tratar de uma solução tecnológica, o sistema de ponto online apresentará dificuldades para alguns colaboradores que não têm um domínio avançado da tecnologia. Ao contrário do que se pode imaginar, o processo de registro de ponto online é muito mais simples e intuitivo do que os sistemas tradicionais, visto que, esses sistemas, que costumam exigir o uso de cartões magnéticos ou leitores biométricos, podem ser complexos e apresentar desafios para os usuários menos familiarizados com a tecnologia.
O ponto online, por outro lado, foi desenvolvido com a intenção de ser fácil de usar e acessível a todos. Ele proporciona uma abordagem mais descomplicada e direta para o registro de horas trabalhadas, minimizando a necessidade de treinamento extensivo, através de uma interface amigável e simples, mesmo colaboradores com pouca experiência em tecnologia conseguem utilizar o sistema com eficiência.
Além disso, a tecnologia por trás da batida online traz benefícios significativos em termos de praticidade e flexibilidade, pois ao permitir o acesso através de diferentes dispositivos, como computadores, smartphones e tablets, o sistema se adapta às necessidades e preferências individuais dos colaboradores. Isso significa que eles podem registrar seu ponto de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a internet. Essa flexibilidade não só facilita o processo de registro, mas também contribui para a inclusão e a redução de barreiras tecnológicas dentro da equipe.
O ponto online não só simplifica o processo de registro de horas trabalhadas, como também oferece uma solução acessível e adaptável às necessidades da equipe, umz vez que, com sua interface intuitiva e a possibilidade de ser acessado por diversos dispositivos, ele se mostra como uma ferramenta eficiente e prática para todos os colaboradores, independentemente de seu nível de familiaridade com a tecnologia.
2. Integração com sistemas de folha de pagamento
Independentemente do tamanho ou do setor em que sua empresa atua, a tarefa de conectar os dados da folha de ponto à folha de pagamento nunca foi uma tarefa simples, pois esse processo é frequentemente repleto de desafios e complexidades, exigindo tempo e atenção aos detalhes. No entanto, com os avanços tecnológicos e a disponibilidade de ferramentas mais modernas, essa dificuldade pode ser significativamente atenuada.
Hoje em dia, uma solução eficaz para esse problema é o uso do ponto online. Muitas empresas estão adotando essa abordagem devido às suas vantagens em termos de precisão e eficiência, onde a maioria dos softwares disponíveis no mercado – como o Pontoweb – oferece funcionalidades avançadas que incluem a integração automática com sistemas de folha de pagamento.
Essa integração é um recurso valioso que facilita o fluxo de trabalho entre o registro das horas trabalhadas e a elaboração da folha de pagamento. Quando os dados da folha de ponto são registrados no sistema online, eles são automaticamente transferidos e atualizados na folha de pagamento, esse processo reduz a necessidade de intervenção manual e, consequentemente, minimiza o risco de erros que podem ocorrer durante a transferência dos dados.
Além disso, a integração automática ajuda a evitar problemas comuns, como o pagamento indevido de horas extras. Sem a automação, erros humanos podem levar a cálculos incorretos e a inconsistências nos pagamentos, o que pode afetar negativamente a satisfação dos colaboradores e a conformidade com as regulamentações trabalhistas.
Portanto, a adoção de um sistema de folha ponto online com integração automática com a folha de pagamento não só simplifica o processo, mas também garante uma maior precisão e eficiência. Isso permite que sua empresa concentre mais recursos e esforços em outras áreas importantes, ao mesmo tempo em que mantém a conformidade e a satisfação dos colaboradores.
3. Acesso a relatórios e análise de dados
Não há dúvidas que o registro de ponto diz muito sobre a produtividade da equipe. Mas, para tirar qualquer conclusão nesse sentido, você precisa de um processo mais automatizado, já que ficar olhando, individualmente, o registro de cada colaborador está fora de cogitação. E essa é mais uma vantagem de do ponto online.
Um software de ponto online pode gerar relatórios e insumos para análise de dados, fornecendo informações detalhadas sobre as horas trabalhadas, a produtividade dos colaboradores e outros relevantes indicadores de RH. Informações como essa podem ajudar a empresa a tomar decisões importantes, como a contratação de novas pessoas ou a revisão de escopo de trabalho de uma equipe, por exemplo.
4. Redução de erros e fraudes
Qualquer trabalho manual está sujeito a um maior potencial de erros em comparação com um trabalho automatizado. Esse princípio é particularmente relevante quando consideramos o processo de controle de ponto, visto que, erros nesse contexto não são meros inconvenientes; eles podem gerar prejuízos financeiros significativos tanto para as empresas quanto para os colaboradores.
Em um ambiente de trabalho onde o controle de ponto é realizado manualmente, as chances de erros são amplificadas devido à possibilidade de falhas humanas, como o registro incorreto das horas trabalhadas, a entrada errada de dados ou até mesmo a omissão de informações essenciais. Esses erros podem resultar em pagamentos incorretos, gerando insatisfação e desconfiança entre os funcionários, além de possíveis problemas de compliance para a empresa.
É aqui que entra a vantagem do ponto online: a automação desse processo reduz drasticamente a probabilidade de erros. Sistemas de controle de ponto online são projetados para capturar e registrar automaticamente as horas de entrada e saída dos colaboradores, minimizando a necessidade de intervenção humana e, consequentemente, os riscos associados a erros manuais, outro aspecto importante é a precisão desses sistemas que também ajuda a garantir que os registros de ponto sejam consistentes e precisos.
Ademais, a utilização de um sistema online facilita a identificação e correção de erros. Caso algum problema ocorra, como um registro incorreto ou uma falha técnica, a visibilidade e a transparência proporcionadas por plataformas digitais permitem que essas questões sejam detectadas e resolvidas de forma mais ágil e eficiente. O sistema pode oferecer relatórios detalhados e alertas que ajudam a detectar discrepâncias, o que torna o processo de auditoria mais fácil e rápido.
A automação do controle de ponto não só ajuda a reduzir os erros, mas também promove um ambiente de trabalho mais justo e transparente, beneficiando tanto as empresas quanto os colaboradores ao minimizar os riscos de prejuízos financeiros e problemas administrativos.
5. Conformidade com as leis trabalhistas
Não há como negar que as leis trabalhistas representam um grande desafio para o departamento pessoal de qualquer empresa. A complexidade e a constante evolução das regulamentações exigem uma atenção cuidadosa para garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas corretamente, visto que, nesse contexto, a adoção de soluções online tem se mostrado um aliado valioso, facilitando a conformidade com a legislação vigente.
Os sistemas de ponto online, por exemplo, oferecem uma maneira eficiente e prática de gerenciar o controle de jornada dos colaboradores, pois eles permitem o registro preciso das horas trabalhadas, incluindo horas extras e intervalos de descanso, em conformidade com as exigências legais. Este tipo de tecnologia reduz significativamente a margem para erros humanos e garante que todas as informações sejam documentadas de forma adequada, contribuindo para a precisão nas apurações e no cumprimento das normas trabalhistas.
Além disso, as leis trabalhistas estabelecem diretrizes específicas para o pagamento de horas extras, concessão de folgas e férias, o que exige um controle rigoroso dos períodos trabalhados e das compensações devidas. A tecnologia, através de sistemas de gestão integrados, proporciona uma forma eficiente de registrar e monitorar esses aspectos.
Esses sistemas permitem que os departamentos de pessoal realizem cálculos precisos e garantam que todos os direitos dos colaboradores sejam respeitados e pagos corretamente, dessa forma, as empresas não apenas cumprem com suas obrigações legais, mas também promovem um ambiente de trabalho mais justo e transparente.
Em resumo, a integração de ferramentas tecnológicas na administração dos recursos humanos não só simplifica a gestão dos aspectos legais, mas também aprimora a eficiência operacional.
6. Acesso remoto
Não importa se os colaboradores da sua empresa estão trabalhando a partir de casa, do escritório ou de qualquer outro local onde realizam suas atividades externas. Com o ponto online, a gestão de tempo e presença dos funcionários torna-se significativamente mais flexível e eficiente, uma vez que, com este sistema avançado de controle de ponto permite o acesso remoto, o que significa que os colaboradores podem registrar suas horas de trabalho de qualquer lugar que tenha uma conexão estável à internet.
Além da conveniência de poderem registrar suas horas de trabalho remotamente, o ponto online oferece uma camada adicional de transparência e controle para os gestores. Através de uma plataforma digital, os líderes de equipe e gestores têm a capacidade de monitorar e acompanhar os registros de ponto em tempo real, independentemente de onde estejam localizados.
Essa funcionalidade não apenas melhora a precisão no acompanhamento das horas trabalhadas, mas também facilita a administração e o gerenciamento de equipes dispersas geograficamente, garantindo que todos os aspectos do controle de ponto sejam geridos de maneira eficiente e sem contratempos.
Essa flexibilidade e acessibilidade são especialmente benéficas em ambientes de trabalho modernos, onde as equipes podem estar distribuídas em várias localidades e trabalhando em horários variados. A integração de um sistema de ponto online garante que todos os colaboradores estejam alinhados e que as operações da empresa continuem a funcionar sem interrupções, promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e adaptável às necessidades contemporâneas.
7. Segurança
Novas tecnologias costumam oferecer receios em relação à segurança. Mas, é importante que você saiba que um software de ponto online garante níveis avançados de segurança, a partir da adoção de mecanismos como criptografia de dados, autenticação de usuários e backups regulares.
Todas essas medidas garantem a proteção das informações dos usuários, permitindo tranquilidade às empresas em relação à segurança e à conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Pontoweb: a opção perfeita para sua empresa
Agora que você já sabe todas as vantagens envolvidas na adoção do ponto e batida online, chegou a hora de saber por que o Pontoweb é a opção perfeita para as necessidades da sua empresa. Além de oferecer uma gestão completa e integrada, o software é adaptável à realidade da sua companhia e totalmente pensado para facilitar a vida dos seus colaboradores.
Confira abaixo alguns dos benefícios do Pontoweb garantidos a empresas que adotam o software como seu sistema de gestão de ponto online.
Armazenamento de dados em nuvem
A tecnologia da Ahgora proporciona segurança, praticidade e menor custo operacional com o armazenamento em nuvem. Isso porque sua empresa não precisa mais ocupar gavetas e mais gavetas com folhas de ponto ou a memória dos computadores com arquivos ultrapassados. Com o Pontoweb, todas as informações ficam armazenadas em nuvem, aumentando ainda mais a segurança do processo de registro de ponto.
Gestão otimizada
Que tal reduzir o tempo gasto pelo RH com tratativas de ponto? Pois saiba que com o Pontoweb essa redução pode chegar a até 60%. Isso acontece porque todo o processo é automatizado, eliminando a necessidade de digitação de informações e retrabalho em diversas atividades. Além disso, o sistema é integrado com diversas outras ferramentas comuns ao dia a dia do departamento pessoal, o que facilita bastante o trabalho, através da batida online.
Custos invisíveis eliminados
Ao adotar nosso sistema inovador, você terá a oportunidade de automatizar de forma eficiente rotinas burocráticas, simplificando e agilizando o processo de gerenciamento de escalas e folgas dos colaboradores. Essa automação não só libera a equipe de Recursos Humanos para se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado, como também promove uma maior precisão e exatidão na administração de horários e compensações.
Além de melhorar a eficiência operacional, nossa solução contribui para uma redução significativa nas horas extras, ajudando a evitar custos adicionais associados a pagamentos de horas não planejadas. Com a implementação do nosso sistema, é possível economizar até 30% nos custos relacionados a horas extras, gerando uma economia substancial para a empresa.
Assim, você não apenas otimiza processos da batida online e melhora a gestão do tempo, mas também realiza uma gestão financeira mais eficaz, maximizando o retorno sobre o investimento feito na tecnologia.
Comece a utilizar o Pontoweb agora!
Se você ainda tinha dúvidas do quanto ao ponto online poder facilitar o dia a dia da sua empresa, esperamos que com esse artigo elas tenham sido esclarecidas. Agora, é hora de parar de pensar se essa é a melhor opção para a sua companhia e partir para a ação, dando início ao processo de contratação da ferramenta.
Simplificar e automatizar as rotinas operacionais do RH é um passo fundamental para tornar a área cada vez mais assertiva e estratégica para os resultados da empresa. Preencha o formulário abaixo e fale com os especialistas da Ahgora agora mesmo para descobrir como o Pontoweb pode otimizar os processos da sua companhia.
