REP-P é uma nova sigla para a movimentada rotina da gestão do time de Recursos Humanos. A sigla significa “Registrador Eletrônico de Ponto via Programa” e é regulamentada pela Portaria 671, que está em vigência desde novembro de 2021.
Caso você ainda não saiba, usar o REP-P é uma forma de melhorar o controle da jornada de trabalho, garantindo transparência nos registros da hora de entrada e saída dos colaboradores e também de horas extras. Tudo em conformidade com as mudanças recentes na legislação trabalhista.
Está aqui porque quer saber como esse novo modelo de registro de ponto funciona? Continue a leitura e confira!
REP-P, afinal, o que é?
REP-P é uma categoria nos modelos de registradores de ponto que atende às exigências da legislação, principalmente após a publicação da Portaria 671.
Trata-se de uma inovação, um sistema totalmente em nuvem ou em servidor dedicado, que registra com ponto digital a jornada de trabalho dos colaboradores. Além de ser uma solução que atende completamente as modalidades do teletrabalho, tão comuns hoje em dia, conforme o Art 78:
“O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
Esse modelo, por representar o que há de mais moderno no mercado, é muito mais eficaz no controle de horas das empresas, além de facilitar a rotina do time de recursos humanos. Isso porque as informações estão todas concentradas no digital e não cria a necessidade de realizar trabalhos manuais e repetitivos.
Ponto importante de atenção: está explícito na norma que o REP-P não é apenas um aplicativo de celular ou programa para registro da batida de ponto. A portaria 671 estabelece uma série de requisitos técnicos e funcionais para que um sistema seja caracterizado como REP-P.
Cuidado, também, para garantir a segurança jurídica. Um REP-P deve, dentre outras coisas:
- ser certificado pelo Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI);
- emitir o arquivo AFD (cujo formato sofreu modificações);
- emitir o arquivo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada, uma novidade da portaria 671);
- e comprovar os registros de jornada através de documentos assinados digitalmente.
REP-P e Portaria 671, qual a relação?
A portaria 671 traz diversas mudanças no controle de ponto, e por isso criou-se a categoria de REP-P. A norma passou a determinar sobre o funcionamento dos registros de ponto eletrônico e as devidas regras para os registros manuais e mecânicos.
A portaria definiu e distinguiu diferentes registradores de ponto (REP-P, REP-A, REP-C), estabelecendo regras específicas, documentos e quais informações serão emitidas pelos diferentes dispositivos. Saiba mais sobre a Portaria 671 no vídeo do nosso canal!
Quais são os tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) definidos na Portaria 671?
A Portaria 671/2021 estabelece três tipos de REP:
REP-C (art. 76)
Registrador eletrônico de ponto convencional. É o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90 (que discorre sobre a necessidade do REP-C ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO).
REP-A (art. 77):
É o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro eletrônico de ponto alternativo e da jornada de trabalho. Sua utilização precisa necessariamente ser autorizada por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
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REP-P (art. 78):
É a maior novidade da Portaria 671. Dada sua importância, vamos analisar detalhadamente o que é o REP-P a partir do texto da norma:
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Art. 91. O REP-P deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, atender ao art. 78 e aos requisitos elencados no Anexo IX.
Veja o que é importante destacar:
1- REP-P é um software, mas não é qualquer software. Ele precisa necessariamente:
- ser executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem;
- ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada;
- ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho;
- realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho;
2- Ele deve possuir certificado de registro no INPI;
3- Cumprir TODOS os requisitos do Anexo IX da Portaria 671, tais como:
- Possuir ou acessar relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), disseminada pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 (trinta) segundos.
- Acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro de Ponto (que, por sua vez, tem diversos outros requisitos);
- Realizar marcação de ponto, composta da data, hora e fuso horário, obtida de forma confiável.
Além disso, o Parágrafo Único do artigo 85 traz outra distinção muito importante relacionada ao REP-P:
Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.
Por fim, artigo 83 traz outro conceito relacionado ao REP-P:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Ou seja, o REP-P NÃO é apenas um software (programa, app de celular ou site) que permite uma pessoa fazer um registro de ponto. Isso é meramente um coletor de marcações. Ele também NÃO é o software usado para tratamento do ponto; isso é o PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto).
Muitas empresas estão divulgando que estão em conformidade com a Portaria 671 e que já possuem o REP-P mas estão confundindo conceitos importantes. Cuidado para não colocar em risco sua segurança jurídica!
Quais as vantagens do REP-P?
O REP-P é um sistema mais atual que, naturalmente, traz algumas vantagens sobre os tradicionais REP-C e REP-A, o meio de registrador eletrônico de ponto convencional e alternativo. Veja as principais:
1- Facilidade na hora de bater o ponto
Imagine uma empresa com centenas de colaboradores e todos terem que entrar em fila para bater o ponto, seja para iniciar os trabalhos, finalizar ou ir ao almoço. Qual a primeira coisa que vem à mente?
Além de maçante, ainda é algo desfavorável à rotina de uma organização. Afinal, enquanto o colaborador poderia estar iniciando suas atividades, por exemplo, ele está lá, aguardando a sua vez de registrar o início de sua jornada.
Sem contar nos intervalos de almoço e ao final do expediente, em que, ou ele se prepara para sair minutos antes, ou registra seu horário minutos depois, o que, no final do mês, soma como minutos extras de trabalho.
Com o REP-P, esse registro acontece de forma mais autônoma. em vista que o popular “relógio de ponto” pode ser substituído por diversos outros coletores como dispositivos móveis, permitindo também que o empregador consiga realizar a gestão do registro de quem trabalha na modalidade home office.
Além da possibilidade de registrar ponto de forma independente, o REP-P centraliza todas as marcações, independente do dispositivo utilizado na coleta daquele registro.
2- Processos automatizados
Imagine agora outra situação: todos os dias, o gestor de RH leva a folha de ponto a cada colaborador, para ele fazer o registro de suas entradas e saídas, assim como de seus intervalos. Uma tarefa desnecessária, que poderia ser facilmente automatizada.
Agora já é possível, inclusive, automatizar essas funções para que elas sejam validadas semanal ou mensalmente pela equipe. Isso significa que os gestores e o time de RH ganham mais tempo para trabalhar em outras frentes mais estratégicas.
3- Confiabilidade das informações
A validade legal das informações nunca foi tão precisa quanto agora, com o sistema REP-P, já que os dados não podem ser alterados. E, caso seja preciso realizar alterações que gerem novos registros, fica tudo salvo no sistema, inclusive para que as informações possam ser auditadas.
Além de tudo isso, dependendo do coletor de ponto utilizado, é possível contar com modernos sistemas de biometria facial, anti fraude, criptografia, geolocalização, dentre outras. Ou seja, tecnologias que não permitem fraudes no registro de horas e garantem a integridade de todos os dados. Tudo isso possibilita, inclusive, que a empresa atue em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
4- Atualização de dados em tempo real com o REP-P
Contar com dados em tempo real é algo muito mais acessível atualmente graças à novas tecnologias. Assim, é uma característica essencial para tomadas de decisão nas organizações.
Existem também as batidas de ponto offline, ou seja, são registradas e computadas na nuvem conforme o dispositivo utilizado consiga acesso à internet. Mesmo assim, os dados são referenciados com base no horário e local de registro.
Com sistemas modernos de REP-P, isso é totalmente possível, permitindo que gestores de RH, e qualquer pessoa autorizada que precise, possa acessar esses dados a qualquer momento.
5- Relatórios que ajudam na gestão
Os sistemas especializados no controle da jornada de trabalho oferecem ainda outra super vantagem, que é a geração de relatórios.
Basta escolher os dados que se deseja analisar e pronto, o RH tem em mãos as informações necessárias de forma rápida. Isso elimina ainda as horas operacionais gastar com a preparação de planilhas — que, aliás, logo se tornam defasadas, pois não são alimentadas em tempo real. O REP-P pode, ainda, receber e realizar controles de registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C).
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