Os profissionais de RH lidam diariamente com uma série de documentos, que facilitam a sua rotina interna. Entre eles está o espelho de ponto, que é considerado essencial pois permite acompanhar a jornada dos profissionais e, ao mesmo tempo, obedecer a lei vigente.

Mas o que é espelho de ponto? Trata-se de um arquivo onde constam todos os dados referentes ao dia a dia do colaborador, como horário de entrada e saída, bem como o controle de horas extras.

O espelho de ponto é construído a partir dos dados de registro de batidas dos colaboradores, que podem acontecer de forma eletrônica, mecânica ou manual.

Pela importância que esse documento tem para empresas e colaboradores, vamos compartilhar com você as principais informações sobre ele. Acompanhe!

O que é espelho de ponto?

É um relatório com os dados referentes à entrada e saída dos profissionais, servindo como um resumo mensal da jornada de trabalho individual. Além disso, ele possui valor judicial, uma vez que pode comprovar, por exemplo, que a pessoa está trabalhando além do combinado – recebendo ou não por isso.

Esse documento auxilia no cálculo e pagamento de horas extras, no controle de folgas e descansos semanais, assim como na garantia do pagamento adequado de outros benefícios, como adicional noturno. Assim, o departamento pessoal consegue ter um monitoramento e fazer o controle de horas de cada colaborador.

É importante destacar que o espelho de ponto também ajuda a controlar o tempo que cada colaborador está exercendo suas atividades. Dessa forma, permite que os supervisores avaliem a produtividade das suas equipes e a duração necessária para cada um entregar determinadas tarefas.

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Quais os tipos de registro de ponto existentes?

O registro de ponto pode ser realizado de 3 formas principais, cabendo à empresa selecionar aquela que for mais adequada às suas necessidades:

1. Eletrônico

É considerada uma ótima alternativa por proporcionar mais veracidade às informações. Nele, o sistema coleta e armazena todos os registros de entrada e saída dos colaboradores em nuvem e em tempo real.

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2. Mecânico

É aquele em que o ponto é registrado por um cartão inserido no relógio de ponto. Neste cartão, ficam armazenadas as informações referentes às entradas e saídas, porém o sistema é antiquado e entrega baixo nível de confiabilidade.

Isso porque, além de ser suscetível a fraudes – como quando um colaborador bate o ponto para outra pessoa –, essa modalidade normalmente requer que seja realizado o cálculo manual para o fechamento da folha.

3. Manual

O registro manual é o mais antigo e defasado, sendo efetuado por meio de livros de registros. Nessa opção, o profissional anota seus horários de entradas e saídas e assina, não sendo possível conferir a veracidade do que foi escrito. Isso significa que pode ser facilmente adulterado pelas pessoas de má-fé.

Ademais, requer que sejam calculadas manualmente as horas extras, anotadas as faltas, entre outros. Logo, torna o processo mais demorado e oneroso, além de não ser suficientemente seguro.

Principais benefícios de adotar o espelho de ponto

Além de facilitar o trabalho do setor de RH, uma vez que torna o processo de fechamento de folha de pagamento mais ágil e eficiente, o espelho de ponto garante outros benefícios importantes para a empresa.

Os principais são:

  • Aumento da produtividade;
  • Acompanhamento próximo das faltas e atrasos;
  • Redução das falhas no pagamento de benefícios;
  • Melhor distribuição das tarefas dentro da equipe;
  • Promoção de ajustes nas jornadas de trabalho;
  • Adoção de ações estratégicas para otimizar o desempenho.

Qual a importância do espelho de ponto para empresas e colaboradores?

Esse documento é essencial para garantir que o contrato estabelecido entre empresa e colaboradores está sendo cumprido. Com isso, serve como proteção para ambas as partes, indicando faltas, atrasos e o pagamento adequado ou descumprimento de adicionais.

Quando o registro é realizado de forma adequada, o espelho de ponto consegue ajudar a reduz o tempo gasto pelo RH para realizar o fechamento da folha de pagamento.

Ademais, o espelho de ponto pode ser utilizado para comprovar uma demissão por justa causa. Como é o caso do profissional que se ausentar com frequência ou descumprir a jornada estabelecida, por exemplo.

Além disso, permite que os gestores tenham acesso a essas faltas previamente, procurando entender as causas. Assim, a partir disso, tomar as medidas necessárias para evitar que continue ocorrendo.

De outro lado, para o colaborador, o espelho de ponto garante que ele receba sua remuneração com precisão. Assim como também assegura o seu direito aos intervalos e que sua carga horária não será alterada sem a devida aprovação.

O registro de ponto é obrigatório para empresas que possuem mais de 20 colaboradores. Ou seja, além de oferecer benefícios, o uso de um sistema de ponto garante que você esteja de acordo com a lei, evitando processos trabalhistas.

Para que serve o espelho de ponto?

O espelho de ponto é utilizado basicamente para controlar as horas trabalhadas dos profissionais, Dessa forma, é possível garantir que eles estão exercendo suas funções e cumprindo a jornada estabelecida em contrato.

Nesse cenário, o espelho de ponto é um mecanismo de controle essencial para a área de RH. Isso porque agiliza e otimiza o trabalho da gestão, além de entregar um controle de horas mais analítico e preciso.

Além disso, esse documento também serve para a contabilização das horas extras que devem ser pagas ou transformadas em banco de horas.

A não utilização de um espelho de ponto estratégico pode ocasionar prejuízos como pagamento de horas extras indevidas e até processos judiciais.

Quais os principais objetivos desse recurso?

Além de permitir uma gestão de ponto mais eficiente, o espelho de ponto possui outras funções estratégicas dentro dos processos de negócio. Uma delas é registrar e acompanhar o tempo que, de fato, cada pessoa passa trabalhando.

Essas informações são especialmente úteis para os supervisores, que podem realocar atividades ou mesmo contratar mais pessoal para evitar a realização de horas extras.

Legalmente falando, o espelho de ponto comprova que a empresa está seguindo as determinações da lei, como o tempo para pausa e horário de almoço diários. Esses pontos costumam ser auditados pelo Ministério do Trabalho, a fim de garantir ao colaborador seus direitos.

Quando realizado no formato eletrônico, por meio de um software específico, possibilita que os gestores acompanhem em tempo real o desempenho da equipe. Isso permite aos líderes tomarem decisões mais ágeis e estratégicas.

Logo, para as empresas, os principais motivos para utilizá-lo são:

  • Permite acompanhar o desempenho e produtividade dos profissionais;
  • Agiliza o fechamento da folha de pagamento;
  • Rastreia o tempo demandado para a realização de cada tarefa;
  • Serve de base para o cálculo de custos mensais e a estimativa de projetos;
  • Oportuniza comparar os custos previstos com os reais;
  • Permite controlar a entrada e saída dos profissionais da empresa.

A produtividade é um dos fatores primordiais desse recurso, pois assegura que os supervisores avaliem sua força de trabalho visando impulsionar estratégias de negócio.

Como funciona o espelho de ponto na prática?

O processo de preenchimento da folha de ponto é simples, mas costuma não ser visto como algo agradável pelos colaboradores. Especialmente quando isso é realizado de forma manual, em que eles mesmos precisam registrar sua entrada e saída diariamente.

Isso porque o tempo que se perde diariamente, a possibilidade de extravio e até as danificações físicas da folha de ponto são um empecilho. Tanto para o colaborador, que precisa preenchê-lo diariamente, quanto para o RH que precisa manuseá-lo.

É por este motivo que cada vez mais novos softwares eletrônicos estão sendo desenvolvidos, como o Multi, que necessita de apenas alguns cliques e o reconhecimento facial para ser concluído o registro.

O seu funcionamento é muito prático. A própria empresa define no sistema os parâmetros e períodos de tempo. Ou seja, podem configurar categorias como:

  • Semana de trabalho;
  • Horas de turno;
  • Horas extras;
  • Períodos de treinamento;
  • Feriados;
  • Projetos administrativos.

Com isso definido, cada colaborador recebe suas informações de login para que possa inserir seus registros diários. Algumas ferramentas possuem campos personalizados, permitindo a digitalização de tempo demandado para tarefas, projetos e atividades específicas.

Tudo isso é enviado para o supervisor aprovar e encaminhar para o RH. Caso haja alguma discrepância, o registro é reprovado e devolvido ao profissional, para que realize o ajuste necessário. Em caso de aprovação, ela servirá de base para o processamento da folha de pagamento. 

Além disso, o espelho de ponto pode ser utilizado para outros fins, como:

  • Calcular os custos com a mão-de-obra;
  • Acompanhar a produtividade individual e coletiva;
  • Monitorar projetos e tarefas específicas;
  • Realizar previsões de necessidades futuras – seja de pessoal ou de investimentos;
  • Determinar o lucro mensal da empresa;
  • Criar orçamentos para cada departamento, de acordo com a necessidade.

Quais informações devem constar no espelho de ponto?

Os principais dados que devem ser dispostos no relatório são:

  • Nome completo do colaborador;
  • Horário de entrada e saída da empresa;
  • Horário de almoço e intrajornada;
  • Contagem de horas extras.

É importante lembrar que o espelho de ponto permite a realização de cálculos de horas trabalhadas e acumuladas, essenciais para a realização do pagamento adequado. Abordaremos sobre esse tema a seguir!

Outro ponto importante que deve estar presente no espelho de ponto são as informações necessárias para os atestados médicos, garantindo que o colaborador que precisou de ajuda, possa ter os seus direitos regularizados junto à empresa.

Quais cálculos devem ser feitos?

O principal deles é o de horas extras mensais. Para realizar esse cálculo, é preciso lembrar que a CLT prevê uma tolerância de 10 minutos para mais e para menos. 

Logo, isso significa que, caso o profissional trabalhe até 10 minutos a mais por dia, não é contabilizado como hora extra. Apenas o período que se estende além disso é que deve ser acrescido.

Essa mesma regra se aplica na ocorrência de atraso de até 10 minutos ao todo no dia. Isto não é visto como atraso propriamente dito e, portanto, não pode ser descontado.

Mas como é calculado a hora extra? O valor consiste em 50% a mais do valor da hora do profissional.

Vamos supor que ele ganhe R$ 10,00 a hora. Portanto, a hora extra equivale a R$ 15,00, pois é adicionado 50% do valor (R$ 5,00).

Caso o colaborador trabalhe aos domingos e feriados, o cálculo da hora extra é diferente. Nessa situação, ele deve receber 100% a mais, ou seja, o valor da hora dobra, sendo equivalente a R$ 20,00.

É importante destacar que não são todas as empresas que pagam hora extra. Algumas estão optando por armazenar o excedente em banco de horas, para que seja revertido em folgas.

Passo a passo para criar o seu espelho de ponto

Agora que você viu como funciona o espelho de ponto, veja um passo a passo resumido para criá-lo:

1. Escolha um software de espelho de ponto

Para que o registro seja realizado adequadamente, é importante escolher um sistema que supra as necessidades da sua empresa e que cumpra as exigências da legislação trabalhista. Assim, se grande parte da sua equipe atua no formato home office, não adianta escolher aqueles relógios antigos, cujo registro é realizado com papel, por exemplo.

O ideal, neste caso, seria escolher um sistema de ponto móvel, que funcione em qualquer situação. A grande vantagem do espelho de ponto é que ele pode ser utilizado de forma remota ou presencial, abrangendo a sua equipe de forma integral.

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2. Defina os parâmetros

É preciso estabelecer as regras e os parâmetros que serão confrontados com as informações geradas pelos colaboradores. Portanto, o sistema mais adequado é aquele que permite esse tipo de personalização.

É possível definir, por exemplo, que determinada equipe deve atuar das 8h às 18h, com intervalo de 12h às 13h. Logo, qualquer alteração nessa jornada deve ser percebida pelos gestores, de preferência com o apoio de uma ferramenta capaz de registrar automaticamente quando há atrasos e horas extras.

3. Libere o acesso individualmente

Com os cadastros programados, basta liberar o acesso aos colaboradores, para que possam realizar as marcações de suas jornadas de trabalho.

Caso a ferramenta escolhida conte com alguma particularidade, é imprescindível oferecer treinamento, para evitar falhas por desconhecimento.

4. Acompanhe o ponto da equipe

Ao longo do mês, o  espelho de ponto deve ser utilizado para analisar como está a jornada de trabalho dos seus profissionais. Esse acompanhamento próximo permite adotar medidas para contornar atrasos, por exemplo, ou jornadas além do estabelecido.

5. Aprove o espelho de ponto mensal

Com o fechamento do mês, o supervisor avalia e aprova o espelho de ponto de cada colaborador antes de ser encaminhado para o RH realizar o fechamento. Uma das vantagens das ferramentas automatizadas é que elas calculam as horas trabalhadas, fornecendo a informação completa.

Caso as informações estejam corretas, basta encaminhar para a área de Recursos Humanos para que seja liberado o fechamento da folha.

Como o Multi pode otimizar os processos do seu RH?

O Multi é um aplicativo de ponto para celular que funciona por reconhecimento facial. Por não requerer investimento em hardware, é considerada uma alternativa econômica para manter-se sempre em conformidade com a legislação.

Simples e fácil de utilizar, é ideal para empresas que possuem equipes externas e uma ótima opção para o home office. Isso porque ele funciona de forma online, possui geolocalização e permite o acompanhamento remoto das equipes.

Através do Multi é possível acompanhar presença, frequência e pontualidade, sendo que tudo isso fica armazenado na nuvem.

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