Você já parou para pensar que seus colaboradores são um dos ativos mais valiosos da sua empresa? Pois é, eles são a chave para o sucesso do seu negócio. E para manter uma equipe motivada e em sintonia, uma gestão de folha de pagamentos eficiente e confiável faz toda a diferença.
Mas como fazer a gestão de folha de pagamentos sem sobrecarregar a equipe de RH ou gastar horas intermináveis calculando esforços e impostos? A resposta é simples: com a ajuda da tecnologia. Ferramentas tecnológicas conseguem automatizar processos, reduzir erros e evitar problemas fiscais. Isso torna o fechamento da folha de pagamentos muito mais ágil e eficiente.
Se você quer revolucionar a gestão de folha de pagamentos da sua empresa, continue a leitura e descubra como a tecnologia é benéfica tanto para a empresa quanto para seus talentos!
A importância da gestão de folha de pagamentos
A gestão de folha de pagamentos é importante porque lida, principalmente, com a remuneração dos funcionários, que é um dos principais incentivos para que eles trabalhem com dedicação e motivação.
Afinal, quem não gosta de receber um salário justo e em dia, não é mesmo? Quando os colaboradores sabem que serão recompensados de forma adequada pelo seu esforço, eles se sentem valorizados e mais dispostos a se dedicar ao que fazem.
Devido a sua importância, a gestão de folha de pagamentos é a segunda maior preocupação dos profissionais de Recursos Humanos, segundo pesquisa realizada pela Ahgora, o HR Innovation 2023.
A folha de pagamentos, no entanto, é muito mais do que um simples documento cheio de números. Na verdade, ela é o coração financeiro de qualquer empresa, por cuidar de todos os detalhes importantes relacionados aos salários, benefícios e obrigações trabalhistas dos colaboradores.
Durante a gestão de folha de pagamentos, podemos encontrar dados importantes, como:
- nome dos funcionários;
- seus respectivos cargos;
- salários-base;
- as horas trabalhadas;
- eventuais horas extras e faltas;
- descontos de impostos e contribuições previdenciárias;
- benefícios concedidos, como vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde;
- gratificações, como adiantamentos e bonificações.
Os cálculos de horas, seja em forma de banco de horas ou horas extras pagas diretamente, têm um impacto significativo no fechamento de contas, afetando diretamente o salário pago para os colaboradores.
Além disso, é importante lembrar que a folha de pagamentos vai além dos salários mensais. Ela inclui os valores pagos em momentos específicos, como as férias e o décimo-terceiro salário.
Se essas parcelas não forem adequadamente provisionadas ao longo do ano, a empresa pode enfrentar dificuldades financeiras no momento de honrar esses pagamentos.
Para além do aspecto financeiro, a gestão de folha de pagamentos bem organizada é o alicerce para o cálculo de encargos sociais e trabalhistas, tais como o FGTS, o INSS, as contribuições sindicais e outros compromissos legais.
Logo, a gestão de folha de pagamentos otimizada é um investimento inteligente, por evitar retrabalhos, erros e possíveis problemas legais, garantindo maior segurança e tranquilidade para as equipes de RH.
As responsabilidades de uma boa gestão de folha de pagamentos
A gestão de folha de pagamentos exige atenção minuciosa aos detalhes e administração responsável de grandes valores. Para garantir que os colaboradores recebam seus salários corretamente e dentro dos prazos, algumas etapas são indispensáveis, como:
- Coletar informações dos colaboradores, como registros de ponto e horas extras;
- Calcular os salários, considerando descontos legais e benefícios;
- Registrar as informações, atribuindo a cada colaborador os valores correspondentes;
- Verificar conformidade legal, como alíquotas de impostos, contribuições previdenciárias, entre outros;
- Realizar fechamento da folha, quando serão consolidadas todas as informações e cálculos corretos;
- Emitir holerites ou contracheques;
- Realizar obrigações acessórias, como o recolhimento de encargos sociais e entrega das declarações exigidas pelos órgãos competentes;
- Arquivar documentos, como cópias de holerites, comprovantes de pagamento, guias de recolhimento, declarações, etc;
- Realizar conciliação bancária;
- Fazer análises e revisões para identificar eventuais erros, inconsistências ou oportunidades de melhoria;
- E manter-se atualizado, acompanhando as mudanças nas leis trabalhistas e previdenciárias.
Alguns pontos de destaque no processo da gestão de folha de pagamentos são, por exemplo:
- Na coleta de informações, como registros de ponto e horas extras, certificar-se de que os cálculos de horas estão corretos. Afinal, as horas extras ou banco de horas impactam no fechamento da folha de pagamento;
- Antecipar-se quanto ao fato de que o fechamento da folha não se resume a remuneração mensal, mas também ao 13º salário e férias;
- Garantir que o fechamento da folha de pagamentos seja realizado após o fechamento do espelho de ponto.
Caso a empresa utilize um sistema automatizado para de folha de pagamento, não é preciso realizar a tarefa de arquivar documentos como holerites e comprovantes de pagamento.
5 formas de otimizar a gestão de folha de pagamento
Com tantas obrigações a serem cumpridas, a gestão de folha de pagamentos se torna uma tarefa complexa e trabalhosa. Por isso, buscar maneiras de otimizar esse processo facilita o trabalho da equipe de RH. A seguir, elencamos 5 formas práticas. Confira!
1. Com o auxílio da automação de processos
A automação de processos é uma abordagem estratégica que utiliza a tecnologia como aliada na gestão de folha de pagamentos para obter uma série de vantagens.
Unindo os avanços tecnológicos com a atualização da legislação trabalhista é possível que sejam realizadas batidas de ponto em softwares avançados, como o Pontoweb e o REP-P da Ahgora. Isso quer dizer que os dados podem ser automaticamente enviados para a folha de pagamento.
Desde a precisão nos cálculos até a agilidade operacional, a automação também capacita as equipes de RH a se concentrarem em atividades mais estratégicas, contribuindo para o sucesso global da organização.
2. Com a centralização de informações
Centralizar os dados permite que horas trabalhadas, faltas, benefícios e informações fiscais de todos os colaboradores estejam organizados em um só lugar, garantindo fácil acesso e rapidez na hora de realizar a gestão de folha de pagamentos.
Com o uso da tecnologia, a equipe responsável não precisará buscar dados em diferentes fontes, economizando tempo e recursos, como arquivos, bobinas, impressoras etc.
A agilidade é essencial e, com a centralização, os gestores podem tomar decisões estratégicas com base em dados precisos e atualizados, contribuindo para a eficiência da empresa como um todo.
3. Com a atualização da legislação
Uma das principais preocupações das equipes de Recursos Humanos é manter a folha de pagamentos em conformidade com a legislação trabalhista. Nesse sentido, a utilização de tecnologia se torna uma solução eficiente e segura.
Isso porque alguns sistemas são desenvolvidos com tecnologia cloud e acompanham de perto as mudanças na legislação trabalhista. Logo, toda vez que uma nova lei é implementada ou uma alteração ocorre, o sistema é atualizado automaticamente.
Consequentemente, o risco de erros e inconsistências na gestão de folha de pagamentos é reduzido significativamente, evitando penalidades legais e prejuízos para a empresa e seus colaboradores.
4. Com o uso de relatórios gerenciais
Quando você precisa entender melhor os gastos com folha de pagamentos e horas extras na empresa, os relatórios gerenciais são verdadeiros aliados. Eles reúnem informações valiosas, apresentadas de forma clara e fácil de entender. Com esses relatórios em mãos, você pode identificar onde estão os maiores custos e tomar decisões mais inteligentes.
E aqui vem uma dica: os sistemas da Ahgora são realmente eficientes nesse aspecto! Eles oferecem relatórios, dados em tempo real e painéis preditivos no Analytics.
Com essas informações na palma da sua mão, você terá um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo, porque saberá exatamente onde concentrar esforços para melhorar o desempenho financeiro da empresa.
5. Com a integração com outros sistemas
A gestão da folha de pagamentos pode ser simplificada com o uso de ferramentas tecnológicas, desde que sejam conhecidas e aplicáveis. Um exemplo é o uso de recursos que, após os funcionários registrarem o ponto, comunicam automaticamente essas informações de forma integrada com outros sistemas.
Essas funcionalidades não apenas agilizam os processos do RH, como também previnem atrasos e reduzem significativamente a chance de erros e retrabalho.
Veja o que os clientes da Ahgora têm a dizer sobre o Pontoweb!
O Pontoweb oferece assistência no gerenciamento da folha de pagamentos de nossos clientes, simplificando e agilizando o processo.
Um exemplo é a Equilíbrio Florestal, que experimentou maior segurança jurídica ao adotar o Pontoweb para a gestão de ponto, reduzindo em mais de 50% o tempo de fechamento: de 15 dias para apenas uma semana.
Ao optar pelo nosso sistema, a equipe da Equilíbrio Florestal encontrou uma ferramenta eficaz para simplificar o controle de frequência dos colaboradores. Afinal, ele centraliza as informações, garantindo fácil acesso a todos os membros da equipe de RH.
Adicionalmente, a funcionalidade de geolocalização via GPS assegura um registro de ponto preciso, especialmente considerando que 85% da equipe executa tarefas diretamente no campo. Isso reduz possíveis erros e inconsistências que poderiam resultar em implicações legais.
Confira o caso de sucesso na íntegra!
Com depoimentos como esse, fica claro que o Pontoweb da Ahgora traz facilidade, agilidade e segurança para o controle de ponto, dando suporte no fechamento da folha de pagamentos.
Conheça os benefícios do Pontoweb e veja como ele pode fazer a diferença no dia a dia do seu negócio!
Otimize a gestão de folha de pagamentos Ahgora!
Como você viu ao longo do artigo, a gestão de folha de pagamentos é essencial para manter uma parceria sólida e de confiança entre empresa e colaboradores, além de otimizar o controle financeiro da empresa.
Sua equipe merece receber seus salários corretamente, sem complicações ou atrasos, para continuar dando o seu melhor no trabalho. Nesse sentido, a tecnologia é a principal aliada.
Com um sistema de gestão de pessoas eficiente, o Recursos Humanos pode realizar essa tarefa de forma otimizada, assegurando o cumprimento integral das leis pertinentes e promovendo aumento na produtividade da empresa.
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