Você já pensou em como a Carteira de Trabalho Digital (CTD) pode facilitar a sua rotina? Ela traz benefícios tanto para os empregadores quanto para os empregados, como redução de custos, otimização de tempo, transparência e segurança das informações.
A CTD surgiu em 2019 como uma maneira de modernizar e simplificar o acesso aos direitos dos trabalhadores, substituindo a antiga versão física. Ela faz parte da transformação digital, que é uma realidade em vários setores da sociedade, inclusive em Recursos Humanos.
No entanto, mesmo facilitando a vida de muitas pessoas, a CTD ainda gera algumas dúvidas, como a sua validade legal, como solicitar e quem pode ter acesso. Por isso, neste artigo vamos explicar todos esses pontos. Continue a leitura!
O que é Carteira de Trabalho Digital (CTD)?
A Carteira de Trabalho Digital é um documento eletrônico que substitui a antiga Carteira de Trabalho em papel, usada para registrar as relações de trabalho.
Com a versão digital, os colaboradores podem acompanhar as informações pelo celular ou pelo computador em tempo real e as empresas têm acesso mais ágil e simplificado às obrigações.
Sua validade jurídica é a mesma da carteira de trabalho física, garantindo mais segurança e agilidade nas transações.
O que diz a lei sobre a CTD?
A Carteira de Trabalho Digital foi criada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019), que alterou alguns artigos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para se adaptar ao ambiente digital.
Com a CTD, o empregador não precisa mais emitir recibo de entrega da CTPS, nem devolvê-la ao trabalhador após as anotações. Basta ter o número do CPF do trabalhador no momento da contratação.
Além disso, as anotações referentes ao contrato de trabalho e suas alterações serão realizadas digitalmente pelo empregador, que deverá utilizar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Para habilitar a CTD, é necessário ter um cadastro no site acesso.gov.br ou no aplicativo Carteira de Trabalho Digital, disponível para Android e iOS. A CTD já está previamente emitida para todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).
É preciso ter a CTPS impressa?
Com a Carteira de Trabalho Digital, não há necessidade de apresentar o documento físico na hora da contratação ou demissão. A versão digital dá acesso ao histórico trabalhista, com todas as anotações feitas pelo empregador.
No entanto, isso não significa que a CTPS impressa deve ser descartada. Ela continua sendo um documento de identificação, que pode ser solicitado em alguns serviços públicos ou privados.
Além disso, ela pode conter informações importantes sobre os vínculos trabalhistas anteriores à implantação do eSocial.
Portanto, é indicado guardar a Carteira de Trabalho impressa com cuidado e manter atualizada com os dados pessoais. Ela pode ser útil em caso de dúvidas ou divergências sobre os direitos trabalhistas.
SAIBA MAIS: Como ficam os direitos dos trabalhadores após a Reforma Trabalhista?
Como funciona a CTPS Digital?
A Carteira de Trabalho Digital funciona, basicamente, como a versão física. Ela reúne todas as informações importantes do histórico de trabalho de alguém, como data de início, salário, tipo de contrato, entre outras.
Essas informações são registradas pelo empregador na CTD sempre que o colaborador começa em um emprego novo. Assim, o colaborador pode acessar o app ou o site da Carteira de Trabalho Digital e ver tudo sobre os seus empregos antigos, o atual, e até informações sobre benefícios que tem direito.
A principal vantagem dessa nova versão é que ela dispensa um documento físico, que pode se perder ou desgastar com o tempo. Além disso, com tudo eletrônico, as informações ficam mais seguras e práticas, já que são atualizadas na hora em que acontecer uma mudança no trabalho, como aumento de salário ou fim do contrato.
Quem tem direito à Carteira de Trabalho Digital?
A CTPS Digital é um direito de todos os trabalhadores brasileiros, sejam eles empregados, autônomos, temporários, rurais ou domésticos.
Todo cidadão que tenha o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) pode acessar a versão digital de sua Carteira de Trabalho. Para isso, basta baixar o aplicativo da CTPS Digital no seu celular ou acessar o site do governo federal.
Como tirar a Carteira de Trabalho Digital?
O primeiro passo é acessar o site do Ministério da Economia. Caso a pessoa já tenha senha cadastrada no Acesso.gov, basta clicar em “Já tenho cadastro”, inserir a senha e prosseguir.
Do contrário, é só clicar em “Quero me cadastrar”. Para realizar o cadastro, é necessário preencher o formulário com os seguintes dados pessoais:
- CPF;
- Nome completo;
- Telefone;
- E-mail.
Em seguida, é só continuar com o cadastro:
- Clicar em “Não sou um robô”;
- Depois marcar a caixa “Aceito os termos e condições”;
- Por fim, em “Continuar”.
Depois, aparecerá a tela para acessar a Carteira de Trabalho Digital, bem como os dados pessoais para fazer a conferência.
Clicando no botão “Carteira de Trabalho”, será liberado o acesso às últimas anotações do emprego atual e a todos os outros contratos acumulados durante a carreira profissional.
Para ter acesso ao documento pelo celular, é só baixar o aplicativo na Play Store ou na App Store. Depois é só fazer o seguinte:
- Clicar em “Entrar”;
- Digitar o CPF;
- Informar a senha;
- Autorizar o uso dos dados pessoais.
Pronto, a Carteira de Trabalho Digital já estará disponível para acesso!
Como as empresas podem assinar a CTD?
Para assinar a Carteira de Trabalho Digital de um colaborador, a empresa precisa estar no sistema do governo que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
A assinatura digital ocorre automaticamente quando a empresa realiza anotações na CTD do colaborador. Basta inserir informações como admissão, salário, férias e rescisão pelo eSocial.
Quais as responsabilidades do RH com Carteira de Trabalho Digital?
As responsabilidades dos profissionais de RH são diversas, como:
- Atualizar os dados conforme a legislação: o RH deve manter os dados dos trabalhadores atualizados no sistema do eSocial. Isso inclui informações como salário, férias, afastamentos, rescisões, entre outras. Também deve seguir os prazos e as regras estabelecidos pela legislação para evitar multas e penalidades;
- Colaborar com a fiscalização: o RH deve colaborar com os órgãos de fiscalização do trabalho, fornecendo as informações solicitadas e atendendo às notificações recebidas. A CTD permite que os auditores fiscais do trabalho acessem os dados dos trabalhadores remotamente, facilitando o processo de fiscalização e combate à informalidade;
- Garantir a segurança da informação: o RH deve garantir a segurança da informação dos trabalhadores, adotando medidas de proteção de dados e prevenção de fraudes. A Carteira de Trabalho Digital possui um sistema de autenticação que exige o cadastro do CPF e uma senha do trabalhador para acessar o documento. Além disso, o RH deve orientar os trabalhadores sobre os cuidados com a Carteira de Trabalho Digital, como não compartilhar a senha, não baixar aplicativos falsos e não clicar em links suspeitos.
Benefícios da CTPS Digital para equipes de RH
Você já deve saber que o papel está com os dias contados nas empresas, certo? Se acompanha o nosso blog, já conhece os benefícios de usar ferramentas digitais para gerenciar as informações trabalhistas dos seus colaboradores.
Mas a segurança é, sem dúvidas, uma das principais vantagens da CTD. Com ela, não há preocupações se o seu colaborador perder ou trocar o seu celular, pois os dados ficam armazenados em um ambiente eletrônico e seguro, que pode ser acessado a qualquer momento.
E não é só isso. Abaixo, separamos outras vantagens. Confira!
Agilidade na admissão e demissão
A CTD simplifica e agiliza o processo de admissão, permitindo que as empresas realizem a anotação digital das informações do novo colaborador imediatamente. Basta que o empregador informe o CPF do trabalhador no sistema do eSocial e faça o registro dos dados contratuais.
Na demissão, a baixa na carteira é realizada de maneira mais rápida, eliminando a necessidade de preenchimento de formulários físicos. O empregador deve informar a data e o motivo da rescisão no eSocial e o trabalhador pode verificar a situação da sua CTD pelo aplicativo ou pelo portal.
Redução da burocracia
A versão digital da Carteira de Trabalho elimina a necessidade de documentos físicos e papelada associada à Carteira de Trabalho tradicional, reduzindo a burocracia nos processos internos.
Com a CTD, o trabalhador não precisa mais se preocupar em guardar ou renovar a sua Carteira de Trabalho em papel, nem em levar o documento para a empresa no momento da contratação ou da demissão.
Acesso remoto e seguro às informações
Tanto os colaboradores quanto o setor de RH podem verificar os dados da Carteira de Trabalho digital a qualquer momento e de qualquer lugar.
O trabalhador pode consultar a sua CTD pelo aplicativo ou pelo portal do governo, usando o seu CPF e a sua senha. Já o RH pode acessar as informações dos colaboradores pelo sistema do eSocial, usando o certificado digital da empresa.
Conformidade com a Legislação Trabalhista
O uso da Carteira de Trabalho Digital assegura que a empresa esteja em conformidade com as normativas trabalhistas, pois a plataforma é atualizada conforme as mudanças na legislação, reduzindo o risco de erros.
A CTD também facilita o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao integrar as informações da carteira com o eSocial. Dessa forma, a empresa pode enviar as informações dos colaboradores de forma unificada e simplificada para os órgãos competentes.
Facilidade em fiscalizações
Durante auditorias ou fiscalizações, o RH pode fornecer informações de forma mais rápida e eficiente. Basta acessar o sistema do eSocial e fornecer os dados solicitados.
Mais eficiência com um RH digital!
A Carteira de Trabalho Digital (CTD) é uma das tendências de modernização na gestão de recursos humanos. Ela não só fomenta, mas também demonstra como a digitalização, a inovação e o uso de ferramentas tecnológicas podem contribuir para a eficiência e a competitividade das empresas.
Um RH digital consegue acompanhar as mudanças do mercado e as demandas dos trabalhadores, oferecendo soluções ágeis e inteligentes para a gestão de pessoas. Além disso, a CTD proporciona mais transparência das informações trabalhistas, evitando erros e fraudes que podem prejudicar os direitos e os benefícios dos colaboradores.
Aproveite os benefícios da tecnologia em todas as áreas!
A Carteira de Trabalho Digital é mais do que uma evolução tecnológica na gestão de documentos. Ela é também um reflexo do compromisso do governo em modernizar seus serviços e facilitar a vida dos trabalhadores e empregadores.
Além disso, é um exemplo de como as novas tecnologias e legislações mudam as relações de trabalho, exigindo que as empresas e os profissionais se adaptem às novas demandas do mercado.
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