Eficiência operacional nada mais é do que pensar além dos números e olhar a fundo para os processos. Trata-se de buscar um melhor desempenho para a empresa, inserindo novas ferramentas capazes de tornar os processos mais ágeis. No caso do RH, a ideia é evitar custos e tornar o setor mais inteligente.
Atingir o sucesso dentro de uma empresa, para muitos, ainda significa bater metas e cumprir com todos os compromissos financeiros. Tudo isso é preciso, mas não o suficiente. Essa forma de administração pode causar muitos danos e buscar a eficiência operacional é a melhor maneira de evitá-los.
Para obter os melhores resultados, é preciso entender qual é o custo das suas entradas (input) e o retorno de suas saídas (output). Essas entradas são os custos, as pessoas, o tempo e o trabalho. Já as saídas estão relacionadas aos produtos e/ou serviços oferecidos. O balanço ideal entre os dois é a chave para a máxima eficiência operacional.
Sem dúvidas, a redução dos custos e o aumento da produção trazem melhores resultados, a adoção de ponto eletrônico, por exemplo, pode ajudar com isso. Contudo, transformar o processo produtivo é algo complexo, que requer planejamento e análise para cada etapa. Separamos algumas dicas fundamentais para fazer a eficiência operacional da sua empresa crescer. Veja a seguir!
O que é eficiência operacional?
Uma empresa que possui eficiência operacional conta com menos gargalos e mais agilidade em suas atividades. Contudo, muitas vezes, alguns conceitos podem gerar dúvidas. Portanto, ter uma ideia de como eles se manifestam na prática pode ajudar você nesse processo.
Um exemplo de aplicação da eficiência operacional acontece quando se está diante de casos de ociosidade. Colaboradores desocupados dentro da cadeia produtiva indicam que alguma parte do processo não vai bem. Isso gera custos desnecessários e demanda ações imediatas, como remanejar a equipe.
Perceber as afinidades do colaborador e o que o motiva é muito importante para o seu engajamento na empresa. Quando isso não vai bem, é o caso de se pensar em transferi-lo de setor ou atividade para que a produtividade no trabalho volte a ser estimulada. Então, o departamento de Recursos Humanos deve ficar atento em questões como essa.
Note que as metas podem enganar. Sua empresa pode atingi-las com regularidade, mas ainda assim contar com profissionais que não estão sendo alocados da melhor forma, o que influencia diretamente na produtividade. Um colaborador no time ou projeto errado que seja transferido para uma função gera mais resultados.
Agora que você já sabe o que representa este conceito, pergunte-se: “como está a minha eficiência operacional?”. É possível fazer um cálculo simples para mensurar esse indicador. Um resultado positivo é quando o número de saídas supera o de entradas.
Como atingir a eficiência operacional?
O primeiro passo para atingir a eficiência operacional na sua empresa é reduzir ao máximo o desperdício na cadeia produtiva. Aliás, é importante que o RH tenha um papel participativo, onde os profissionais da área possam analisar o que está dando certo. Isso é possível com o uso de ferramentas tecnológicas.
Falta de padronização nos processos, erros no registro de dados, produção desnecessária de relatórios. Estes são erros que causam custos extras ao negócio, mas são também tarefas que podem ser automatizadas. É comum que as empresas percam tempo e dinheiro com a ineficiência destes processos.
O setor de Recursos Humanos precisa estar atento a tudo o que envolve a empresa. Desse modo, conseguem identificar onde estão os principais gargalos que precisam ser corrigidos. Na prática, esse sistema se reflete em ações internas, como você verá a seguir.
1. Mapear processos
É impossível otimizar os processos de uma empresa sem antes mapeá-los. Esse é o ponto de partida para ter agilidade e eficiência operacional na empresa. Independentemente da forma de mapeamento, ao ser concluído, ele revela fluxos e gargalos a serem trabalhados.
Essa é a primeira coisa que precisa ser feita, para identificar onde estão os principais gargalos. Aliás, muitas vezes as empresas possuem custos invisíveis, que em alguns casos não são percebidos apenas em balanços. Enquanto isso, tomam boa parte dos lucros do negócio.
O RH deve mapear todos os processos, para identificar o que está fazendo cada profissional. Em alguns casos, por exemplo, a mudança de função de profissionais é o caminho a ser seguido, além disso, evitar falhas no processo de recrutamento também é importante. Enfim, tudo isso deve ser mapeado.
2. Ter um planejamento
Para chegar ao resultado esperado, é essencial ter planejamento. Desde as tarefas e atividades pequenas até os grandes processos, planejar todas as ações da sua empresa é a melhor forma de controlar e atingir os resultados esperados. E o RH estratégico pode contribuir com essa questão.
Um bom exemplo são as estratégias de endomarketing. Antes de realizar uma ação interna com os colaboradores da sua empresa, ter um planejamento preciso garante que o objetivo almejado se concretize. Isso vale para todas as etapas produtivas.
Planejar é entender que qualquer ação gera uma reação, prevendo o resultado conforme a necessidade. Dificilmente uma empresa atingirá a eficiência operacional sem planejamento, então, identificar os pontos falhos é uma das primeiras coisas que deve ser feita.
3. Reduzir desperdícios
Manejar recursos de modo eficaz é fundamental. Os ativos devem ser trabalhados de modo a não haver nem subaproveitamento, nem sobrecarregamento. Aliás, o próprio RH pode encarar dificuldades quando não possui em mãos ferramentas digitais, que entregam relatórios rapidamente.
Buscar o feedback dos colaboradores é a melhor forma de identificar essas inconsistências nos processos. Uma contabilidade estratégica revela onde há desperdício de capital e como melhor investi-lo. Então, é algo capaz de contribuir e muito com a redução dos custos invisíveis.
Avaliar se a infraestrutura da empresa é adequada para o bom trabalho e pensar na satisfação dos colaboradores também reduz custos e aumenta a produtividade. Portanto, a eficiência operacional depende bastante do corte de gastos desnecessários. Assim, deve sobrar mais dinheiro no caixa e os recursos possam ser investidos com sabedoria.
4. Otimizar processos
Para elevar a eficiência da operação, é preciso observar e entender como o processo se dá. Isso passa necessariamente pelos profissionais que realizam cada etapa. Por isso, otimizar a gestão de pessoas é um grande passo para obter melhores resultados.
Olhar para além do currículo de um candidato, considerando as suas qualidades pessoais e como elas se encaixam na filosofia da empresa, é uma forma de melhorar o recrutamento. Um profissional que veste a camisa e tem vontade de aprender é o perfil a ser buscado.
Portanto, além de avaliar o desempenho dos profissionais que já fazem parte do quadro, o RH deve tomar cuidado com a seleção. Desse modo, a tendência é que a empresa consiga melhorar a eficiência operacional, reforçando o conceito desde a base.
5. Reestruturar processos
Nem sempre é possível otimizar um processo no seu formato original. Às vezes, é preciso ir além, quebrar os paradigmas internos e transformar o modo como uma etapa produtiva está sendo realizada.
Nessa hora, realizar testes é fundamental, e contar com colaboradores que fazem parte da equipe é um trunfo a mais. Por conhecerem as tarefas, os profissionais podem trazer novas visões. Assim, encontrar um líder no time que possa comandar essas mudanças de dentro é algo de extrema importância.
Dessa forma, é possível encontrar soluções que nem de perto seriam consideradas. Não pode haver medo! O importante é encontrar o jeito mais eficiente de realizar a tarefa.
6. Comunicar as ações aos colaboradores
O RH funciona como elo entre a empresa e os colaboradores que fazem parte dela. Por isso, todas as medidas que forem tomadas precisam ser comunicadas de uma maneira precisa. Afinal, os ruídos podem causar problemas ou manter condições erradas.
A realização de horas extras em períodos inadequados, quando a empresa não está vendendo demais, por exemplo, gera custos desnecessários. Uma empresa que possui eficiência operacional deve fazer a comunicação, para impedir que os trabalhadores atuem fora do horário.
Além disso, a comunicação é importante para perceber se os colaboradores estão satisfeitos ou não. Porque quando possuem algum problema ligado a empresa, a tendência é que rendam menos. Então, o setor de RH deve tentar reparar esse problema, visando melhores resultados para o negócio.
7. Mensurar resultados
De nada adianta fazer grandes mudanças na cadeia produtiva, se não há avaliação sobre o seu impacto. Por conta disso, adote uma metodologia de coleta e análise de dados para cada alteração feita. Aliás, o RH que trabalha com informações em nuvem e tecnologia IoT consegue avaliar os dados mais rapidamente.
Aqui, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Implementar sistemas automatizados é uma forma de não perder nada, garantindo uma visão geral e, ao mesmo tempo, detalhada sobre todos os processos produtivos. Por exemplo, com o Pontoweb, assim que uma informação é registrada, já pode ser acessada pelos gestores.
Ter ações que visem um aumento da eficiência operacional da sua empresa é fundamental. Para isso, a gestão de pessoas é uma peça central em todo esse processo. Cada vez mais os profissionais de RH devem pensar em maneiras de tornar as atividades ágeis e assertivas.
Invista em tecnologia para melhorar a eficiência operacional!
A eficiência operacional dificilmente vai acontecer em um negócio que não possui tecnologia. Onde os colaboradores fazem registros no livro ponto e depois os profissionais de Recursos Humanos precisam avaliar todas as batidas. Já começa por aí.
Mas, uma hora é preciso começar, não adianta ficar de braços cruzados esperando os resultados. Por isso, fazer investimentos em tecnologias é um dos primeiros passos, modernizando toda a atuação da empresa. Aliás, isso é ainda mais importante para aquelas que possuem sedes em diferentes estados ou cidades.
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