Orçamento empresarial no RH: como planejar na prática?

Planejar custos é um dos aspectos básicos e imprescindíveis da administração de qualquer negócio. O orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para o planejamento e controle das atividades de uma organização. 

Ele permite definir metas, recursos e ações necessárias para alcançá-las, além de acompanhar os resultados e corrigir eventuais desvios. 

No RH, o orçamento empresarial é especialmente importante por envolver a gestão do capital humano, que é o principal ativo de qualquer empresa!

Desse modo, com um orçamento empresarial bem elaborado para o RH, a empresa pode obter diversos benefícios, como: otimizar os custos com pessoal, alinhar as políticas de remuneração e benefícios com os objetivos estratégicos, planejar as contratações, demissões e treinamentos, além de melhorar o clima organizacional e a satisfação dos funcionários. 

Mas como incluir as iniciativas do RH no orçamento empresarial? Quais são as etapas, os métodos e as ferramentas mais adequados para cada situação? Essas são algumas das questões que abordaremos neste artigo. Continue lendo e confira as nossas dicas!

Importância do orçamento empresarial no RH

O orçamento empresarial no RH é muito importante porque ajuda a área a trabalhar melhor, não só cuidando das pessoas, mas também auxiliando a empresa a crescer. Com um bom orçamento, o RH sabe onde usar os recursos de maneira inteligente, escolhendo as melhores ações para investir. 

Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e destinar verba para investimentos que realmente fazem diferença para a empresa. Assim, o RH se torna um parceiro importante na busca por um dia a dia melhor para todos na organização.

Exemplos de como o orçamento empresarial pode ser uma ferramenta estratégica:

• Investimento em tecnologia de RH: o orçamento possibilita a automação de tarefas repetitivas, liberando tempo para os profissionais se concentrarem em atividades estratégicas;
• Programas de bem-estar: é possível oferecer programas que promovam a saúde física e mental dos colaboradores. Isso aumenta a produtividade e reduz o absenteísmo;
• Planos de carreira: o orçamento auxilia na estruturação de planos de carreira que motivam e retêm talentos;
• Melhoria do Clima Organizacional e Satisfação dos Funcionários: Um planejamento financeiro bem feito no RH contribui para um ambiente de trabalho mais saudável, com funcionários mais satisfeitos e engajados;
• Planejamento de Contratações, Demissões e Treinamentos: O orçamento permite planejar com antecedência as necessidades de pessoal, facilitando a tomada de decisão sobre contratações, demissões e investimentos em treinamento e desenvolvimento.

Tipos de orçamento empresarial e sua aplicação no RH 

Existem quatro tipos principais de orçamento empresarial: estático, flexível, base zero e contínuo — cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. Confira, abaixo, como funciona.

• Orçamento estático: não muda ao longo do ano. Ele é baseado em previsões de vendas e despesas, sendo adequado para empresas que têm um ambiente de negócios estável;
• Orçamento flexível: pode ser ajustado ao longo do ano. Ele é baseado em previsões de vendas e despesas, mas permite que a empresa faça ajustes quando necessário. É adequado para empresas que operam em um ambiente de negócios volátil;
• Orçamento base zero: começa do zero a cada ano. Ele exige que a empresa justifique cada despesa e é adequado para empresas que desejam reduzir custos e aumentar a eficiência;
• Orçamento contínuo: é atualizado regularmente ao longo do ano. Ele é baseado em previsões de vendas e despesas e é adequado para empresas que precisam de um orçamento mais flexível.

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Como fazer o orçamento de RH, na prática?

Primeiro, é importante ter em mente que o orçamento do RH faz parte do orçamento empresarial, ou seja, ele é apenas uma parte de um todo. 

Uma pesquisa mostrou que 70% dos profissionais de RH já tiveram de engavetar um projeto por falta de orçamento. Neste sentido, sua precisa seguir uma série de etapas para garantir que tudo aquilo que foi planejado seja concretizado.

Quando bem feito, o orçamento empresarial permite que a área aloque recursos e tome decisões de maneira mais acertada, contribuindo diretamente para o crescimento e a eficiência operacional. Confira, a seguir, cada passo para um orçamento de RH!

Identifique as necessidades de recursos

Para garantir uma alocação eficiente de recursos, é crucial identificar as necessidades de pessoal de maneira criteriosa. Aqui estão os passos para estruturar seu orçamento empresarial de RH: 

1. Análise do quadro atual e os anos anteriores: avalie como foi o orçamento empresarial no passado, se ele conseguiu suprir todas as demandas. Além disso, analise a equipe existente e identifique lacunas;
2. Histórico e datas comemorativas: considere anos anteriores e eventos sazonais;
3. Força de trabalho: analise a composição atual e projete o crescimento.

Ao realizar uma análise detalhada do quadro atual e dos anos anteriores, considerar eventos sazonais e datas comemorativas, e projetar o crescimento da força de trabalho, as empresas podem criar um orçamento que não só atende às necessidades atuais, mas também prepara a organização para o futuro.

Isso resulta em uma gestão de recursos humanos mais estratégica, eficiente e alinhada com os objetivos da empresa.

Tenha em mente os objetivos e custos

O segundo passo é relacionar dois fatores: os objetivos gerais do negócio e os custos relacionados ao setor. Uma vez conhecidas as metas da empresa, é mais fácil responder algumas perguntas que impactam diretamente o orçamento:

• Qual o objetivo de crescimento?
• Qual área deve receber mais investimentos?
• Quantos novos colaboradores serão contratados?
• Haverá demissões ou remanejamentos?

As respostas para esses questionamentos darão uma ideia mais precisa sobre os gastos com folha e os investimentos em treinamento necessários.

Esses números vão se relacionar com outros valores normalmente sob responsabilidade da área. Já que, além dos salários e do treinamento, existem gastos com encargos trabalhistas e benefícios.   

Previstos na legislação trabalhista, os encargos costumam ser inevitáveis. Entre eles estão:

• Licenças;
• Adicionais de periculosidade e insalubridade;
• Recolhimento de FGTS;
• Férias;
• Horas extras;
• 13º salário.

Já os benefícios, dependem de questões legais, sindicais ou particulares de cada empresa. Entram na categoria campanhas de incentivo, vale-transporte, plano de saúde, alimentação e muitas outras opções.

Documente a verba planejada

Embora seja uma dica básica, ainda existem muitas empresas que não formalizam o orçamento empresarial de maneira adequada. Muitas vezes, o orçamento é elaborado de forma informal, com base apenas na intuição dos gestores, e acaba ficando armazenado “na cabeça” deles, sem um registro oficial.

Esse comportamento pode resultar em uma série de problemas. Em primeiro lugar, a falta de formalização pode levar a imprecisões nos números e nas previsões financeiras. Sem um orçamento documentado, é difícil garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente e de acordo com as necessidades reais da empresa.

Além disso, a ausência de um orçamento formal pode causar desalinhamento entre os objetivos do departamento de Recursos Humanos e as metas gerais da organização. Isso pode levar a conflitos de prioridades e a uma utilização ineficaz dos recursos disponíveis.

A solução para esses problemas é relativamente simples: é fundamental formalizar e documentar a previsão orçamentária. Ao criar um orçamento detalhado e registrado, a empresa garante que todos os envolvidos tenham acesso às mesmas informações e possam consultá-las sempre que necessário. Isso facilita a tomada de decisões mais informadas e ajuda a manter o alinhamento com os objetivos da empresa.

Além disso, é importante ressaltar a importância do timing na confecção do planejamento do orçamento empresarial. Muitas empresas cometem o erro de elaborar o orçamento apenas no início do ano, quando o orçamento já deveria estar em vigor. Isso pode resultar em atrasos e em um planejamento apressado, o que compromete a qualidade das previsões e a eficiência na alocação dos recursos.

O ideal é que a formalização do orçamento de Recursos Humanos ocorra sempre no último trimestre do ano anterior. Dessa forma, o planejamento estará pronto e aprovado antes do início do novo ano fiscal, permitindo que o orçamento seja implementado de maneira mais eficiente e com menos risco de imprevistos.

Utilize métricas e histórico de dados

Baseie suas decisões em dados concretos. Analise o histórico de gastos, métricas de desempenho e projeções futuras. Isso evitará estimativas vagas e garantirá maior precisão.

Entre as principais métricas, estão:

• Índice de turnover;
• Índice de retenção de talentos;
• Tempo médio na empresa;
• Índice de faltas;
• Produtividade;
• Retorno sobre investimento (ROI).

Aloque recursos de acordo com as prioridades

Toda empresa enfrenta decisões sobre como alocar seus recursos de maneira eficaz. Seja contratar mais colaboradores, capacitar a equipe, deixar o RH mais tecnológico… são diversas as possibilidades. 

Por isso, é fundamental priorizar as ações que trarão maior impacto. Aqui estão algumas etapas para otimizar a destinação de recursos:

1. Identifique as prioridades: comece avaliando as necessidades e metas da sua empresa. Isso pode incluir contratação de pessoal, treinamento, investimento em tecnologia ou expansão para novos mercados;
2. Classifique por Importância: liste suas prioridades em ordem decrescente de importância. O que é essencial para o sucesso da empresa? O que pode esperar?;
3. Aloque recursos de forma estratégica:

• Recursos financeiros: destine fundos de acordo com as prioridades. investir em áreas críticas primeiro é fundamental;
• Recursos humanos: contrate ou capacite colaboradores conforme as necessidades prioritárias;
• Tecnologia: modernize processos e sistemas para aumentar a eficiência;
• Infraestrutura: garanta que os recursos físicos estejam alinhados com as prioridades.

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Estude reduções de custos

A redução de custos é sempre interessante para os resultados de um negócio, sobretudo em tempos de baixo crescimento econômico. A criação do orçamento é a hora certa para refletir sobre as possibilidades de economia operacional.

O investimento em tecnologias costuma trazer resultados muito relevantes. Além disso, existem diversas estratégias que podem auxiliar na diminuição do orçamento empresarial de RH.

Uma boa alternativa é trocar o pagamento de horas extras por um banco de horas. Com este sistema, as horas extras trabalhadas pelos funcionários são acumuladas e podem ser compensadas com folgas adicionais em vez de serem pagas em dinheiro. Isso não só reduz os custos imediatos para a empresa, mas também melhora a satisfação dos funcionários, que podem desfrutar de mais tempo livre.

Outro aspecto importante é o recrutamento e seleção. Processos padronizados e ferramentas inteligentes, como People Analytics, garantem colaboradores mais engajados e com melhor desempenho. Esse investimento reduz gastos futuros relacionados à baixa produtividade e alto turnover. 

A redução de custos no orçamento empresarial não deve comprometer a qualidade dos serviços e a satisfação dos colaboradores. Com um planejamento cuidadoso e o uso estratégico de tecnologias, é possível alcançar uma gestão mais eficiente e econômica.

Ao implementar práticas como o banco de horas, otimização do recrutamento e seleção e investimento em People Analytics, as empresas podem melhorar seu desempenho financeiro e, ao mesmo tempo, criar um ambiente de trabalho mais produtivo e motivador.

Revise e ajuste quando necessário

O mundo muda rápido, e o orçamento do RH também precisa acompanhar essas mudanças. Por isso, é importante fazer uma revisão periódica, garantindo que ele esteja adequado e eficiente.

O seu orçamento empresarial de RH deve ser flexível o suficiente para lidar com imprevistos e mudanças de rota que possam acontecer ao longo do ano. Por exemplo, você pode precisar contratar ou demitir funcionários, alterar salários ou benefícios, investir em treinamento ou desenvolvimento, realizar ações de clima organizacional, e assim por diante. 

Essas iniciativas podem impactar o seu orçamento empresarial de RH e devem ser levadas em conta na hora de fazer os ajustes necessários.

Importância da Revisão Periódica

Realizar uma revisão periódica do orçamento empresarial é crucial para manter a eficiência e a relevância das iniciativas de recursos humanos. Isso permite:

• Identificação de Desvios: Acompanhando regularmente os gastos, é possível identificar desvios em relação ao orçamento original e tomar medidas corretivas rapidamente.
• Ajuste de Prioridades: As prioridades da empresa podem mudar ao longo do tempo. A revisão orçamentária permite realocar recursos para áreas mais estratégicas ou urgentes.
• Melhoria Contínua: Avaliar periodicamente o desempenho do orçamento ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a implementar práticas mais eficazes.

A revisão periódica do orçamento de RH é uma prática essencial para garantir que a empresa esteja sempre preparada para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades que surgem em um ambiente de negócios em constante mudança.

Um orçamento flexível e bem gerenciado permite que a organização mantenha sua competitividade e continue a valorizar seu principal ativo: o capital humano.

Planejamento estratégico de RH: a chave para um orçamento adequado! 

O orçamento empresarial depende do planejamento estratégico de RH, que visa alinhar a gestão de pessoas aos objetivos organizacionais. Esse planejamento envolve:

• Análise da Situação Atual: é fundamental realizar um diagnóstico completo da situação atual do RH, incluindo análise de custos, políticas vigentes e desempenho dos funcionários.
• Definição de Metas e Objetivos: com base na análise, defina metas e objetivos claros e alcançáveis, alinhados com a estratégia global da empresa.
• Estimativa de Custos: calcule os custos associados a cada meta e objetivo, considerando salários, benefícios, treinamento, entre outros.
• Alocação de Recursos: distribua os recursos de acordo com as prioridades estabelecidas, garantindo que as áreas mais estratégicas recebam a atenção necessária.
• Monitoramento e Controle: acompanhe de perto a execução do orçamento, realizando ajustes quando necessário para corrigir desvios e garantir o alcance das metas.

Com esse planejamento, é possível estimar os custos e os benefícios das ações, e mensurar os resultados. Dessa forma, os recursos financeiros, humanos e materiais são otimizados, e os investimentos são direcionados para as áreas mais estratégicas e eficazes.

Ademais, essas etapas são fundamentais para garantir que o planejamento orçamentário do RH não só contribua para a saúde financeira da empresa, mas também promova um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Assim, um planejamento de RH bem feito contribui para o crescimento e a competitividade da empresa, por favorecer a atração e a retenção de talentos, o engajamento dos colaboradores, a cultura organizacional, o desenvolvimento de carreira e liderança, e a qualidade dos serviços e produtos oferecidos aos clientes.

Pronto para aperfeiçoar o orçamento empresarial?

Neste texto, você aprendeu sobre a importância do orçamento empresarial para o planejamento e a gestão financeira da sua empresa. Essa etapa é fundamental e pode ajudar a definir metas, controlar custos, avaliar resultados e tomar decisões estratégicas. 

Mesmo sendo uma das atividades mais complexas e exigentes, a elaboração de um orçamento efetivo é o primeiro passo na busca por melhores resultados!

Agora, você está pronto para aperfeiçoar o seu orçamento empresarial e torná-lo mais eficiente e eficaz. Mas como fazer isso? Uma das formas é utilizar uma ferramenta que facilite o cálculo, a análise e a apresentação dos seus indicadores financeiros. E nós temos a solução ideal: a Super Planilha de Indicadores para RH.

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• Monitore os principais indicadores de RH;
• Acompanhe gastos do RH, adesão a treinamentos, e rotatividade da equipe;
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Em conclusão, o orçamento empresarial bem elaborado no setor de RH é um elemento crucial para o sucesso de qualquer organização. Ele não só ajuda a otimizar custos e alinhar as políticas de RH com a estratégia empresarial, mas também contribui para a criação de um ambiente de trabalho mais eficiente, motivador e propício ao crescimento e desenvolvimento dos funcionários.

Dessa forma, investir tempo e recursos na elaboração e acompanhamento de um orçamento empresarial robusto no RH é uma decisão estratégica que pode trazer benefícios significativos e duradouros para a empresa.