O controle de presença é, sem dúvida, um dos maiores desafios de uma área de RH, ao mesmo tempo que se apresenta como uma importante ferramenta de gestão. Isso porque é essa prática que permite que a empresa monitore e gerencie a frequência dos funcionários, garantindo que eles estejam cumprindo adequadamente a carga horária estabelecida, evitando ou reduzindo, assim, situações de atraso e faltas não justificadas.
Como a sua empresa controla a presença dos colaboradores atualmente? Neste artigo, vamos falar sobre todos os tipos de controle de presença e lhe apresentar diversos benefícios de contar com a ajuda da tecnologia para enfrentar esse desafio — que torna-se ainda mais relevante em um contexto de trabalho remoto ou home office.
Ao final, você terá a oportunidade de conhecer a tecnologia ideal para a sua empresa, que conta com tudo o que você precisa para aumentar a eficiência do controle de presença da companhia. Vamos conferir?
O que é o controle de presença?
O controle de presença é o sistema por meio do qual uma empresa controla a entrada e a saída de funcionários, bem como as horas trabalhadas por cada profissional que compõe seu quadro de colaboradores.
Mesmo que muitas empresas, especialmente as menores, possam achar um sistema de controle de presença burocrático, é importante saber que essa gestão é legalmente obrigatória: de acordo com artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 funcionários precisa, obrigatoriamente, registrar a entrada e a saída do colaborador, seja por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico. Ou seja, o controle de ponto é uma exigência da lei.
Mas vale dizer que, muito mais do que uma obrigação para o cumprimento da lei, o controle de ponto é uma ferramenta de gestão importante. Ela ajuda as empresas a garantir que os profissionais estejam cumprindo a carga horária estabelecida em contrato e a calcular a remuneração mensal de cada colaborador adequadamente — especialmente os profissionais horistas.
Controle de presença segundo a portaria 671
Além das diretrizes da CLT, a legislação brasileira ganhou, recentemente, mais um capítulo no que diz respeito ao controle de ponto. Isso porque o Decreto 10.854 de 2021, que instituiu o Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas, originou a publicação de diversas portarias, entre elas a 671.
A Portaria 671 de 2021, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho, trouxe novas diretrizes sobre diversos temas trabalhistas, entre eles o controle de presença. Segundo a nova legislação, por exemplo, “o registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual”. A lei também traz especificações sobre o registro de ponto mecânico, tema que não era expressamente tratado na CLT.
Além de estabelecer regras para os registros de ponto manuais e mecânicos, a portaria consolidou diferentes formas de registro eletrônico de ponto, que passou a ser chamado de “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), incluindo o ponto registrado por aplicativo, por exemplo, que antes era considerado um método alternativo.
São estabelecidos três tipos de REP, C, A e P:
- REP-C (art. 76): é o registrador de ponto convencional, composto por um equipamento de automação monolítico;
- REP-A (art. 77): é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro eletrônico de ponto alternativo e da jornada de trabalho.
- REP-P (art. 78): é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
O REP-P, tecnologia desenvolvida pela Ahgora, é um sistema moderno que traz diversos benefícios em relação aos registradores eletrônicos de ponto convencional e alternativo. Facilidade no registro de ponto, automatização de processos, confiabilidade no registro de dados e atualização de informações em tempo real são alguns deles.
Com isso, o texto modernizou e flexibilizou as possibilidades de marcação de ponto, adequando esse processo às tecnologias e às rotinas das empresas.
Conheça, no vídeo abaixo, a tecnologia da Ahgora e toda a adequação do sistema de gestão de ponto para ficar em compliance com a nova legislação e evoluir as relações de trabalho.
Tipos de controle de presença
Manual, mecânico ou eletrônico. O tipo de controle de presença mais adequado para uma empresa vai depender das necessidades específicas do negócio e de outros fatores, como o tamanho da empresa e a disponibilidade financeira para investir em uma solução tecnológica. O fundamental é ter em mente que seja qual for o tipo, o sistema de controle de presença deve respeitar a privacidade do funcionário e estar de acordo com as leis trabalhistas vigentes no Brasil e nos países onde a companhia atua.
Conheça, nos tópicos abaixo, mais detalhes dos tipos de controle de presença disponíveis atualmente.
Controle de presença manual
Nesse método, o registro de entrada e saída dos funcionários é feito por meio de uma folha de ponto ou livro de ponto. É a forma mais antiga, tradicional e simples de controle de presença, mas que pode ser suscetível a erros, fraudes e retrabalho. Nós da Ahgora, empresa autoridade no assunto, não recomendamos esse tipo de controle, especialmente devido aos riscos envolvidos em seu uso.
Controle de presença eletrônico
Nesse tipo de controle de presença, a tecnologia entra em jogo. Isso porque o controle eletrônico de presença é feito por meio de sistemas informatizados que registram a entrada e saída dos funcionários. Esse tipo de controle pode ser feito por meio de cartões magnéticos, código de barras, biometria, reconhecimento facial ou outras tecnologias.
Controle de presença automatizado
Por mais moderno e tecnológico que seja, até mesmo o controle de presença eletrônico já conta com substitutos mais avançados. O controle de presença automatizado, por exemplo, é realizado por meio de sistemas que reconhecem a presença dos funcionários automaticamente, sem a necessidade de ações manuais ou eletrônicas. Esse tipo de controle pode ser feito por meio de sensores de presença ou outros dispositivos de detecção.
Controle de presença por acesso
Além de fazer o controle de presença dos funcionários em geral, muitas empresas precisam de uma gestão específica, controlando a presença de colaboradores em locais de acesso restrito. São nesses casos em que é utilizado o controle de presença por acesso, onde só é permitido a presença de pessoas autorizadas que utilizam um cartão de acesso (mifare) ou outro tipo de identificação.
Controle de presença por GPS
Quase todos os tipos de controle de presença mencionados acima exigem a presença do funcionário em um local físico para que ele possa fazer seu registro de ponto. Mas, e no caso de empresas que contam com funcionários trabalhando externamente? São nessas situações em que é utilizado o controle de presença por GPS, que é feito por meio de dispositivos móveis que utilizam a tecnologia GPS para registrar a presença dos funcionários em locais externos à empresa.
Controle de presença por vídeo
Além do controle de presença automatizado, que mencionamos mais acima, também é possível realizar o controle de presença por vídeo. Esse tipo é realizado por meio de câmeras que detectam a presença dos funcionários em determinados locais, como áreas de produção ou espaços com acesso restrito.
Benefícios de um software de controle de presença
Agora que você já sabe o que diz a legislação sobre o controle de presença e quais são os diversos tipos utilizados pelas empresas, chegou a hora de conhecer como a tecnologia pode aumentar a eficiência da sua empresa em relação a esse processo.
Você sabia, por exemplo, que contar com um software de controle de presença pode otimizar seus processos e aumentar a eficiência operacional da sua empresa, inclusive potencializando os resultados do negócio? Confira abaixo todos os benefícios envolvidos nesse cenário.
- Diminui erros
Tudo que é feito manualmente é passível de mais erros. Por isso, utilizar um software de controle de presença pode reduzir riscos para empresas e colaboradores, como esquecimento de marcação de ponto, dados incertos para a gestão, erros no fechamento da folha, entre outras questões. E com menos erros na marcação do ponto, fica muito mais fácil acertar em outros processos envolvidos, incluindo a remuneração dos funcionários.
- Facilita a tomada de decisão
Ter as informações claras e corretas na mão contribui para que a empresa tome as decisões certas, definindo o que é melhor para o negócio e para a equipe. E, ao usar um software de controle de presença, é possível ter uma visão ampla e adequada da relação entre produtividade e presença, facilitando a tomada de decisões quanto à gestão de pessoas.
- Melhora a comunicação interna
Uma comunicação interna eficaz e eficiente para todos passa pelo acesso de cada um à informação, e isso também é proporcionado pela adoção de um software de controle de presença. Isso porque a ferramenta facilita a comunicação entre o RH e os demais times da empresa, uma vez que ela oferece informações em tempo real e relatórios detalhados, que podem ser facilmente acessados por todos os envolvidos.
- Otimiza tempo
Não seria maravilhoso se sua equipe de RH pudesse gastar menos (ou nenhum) tempo com atividades burocráticas e mais tempo se dedicando, de fato, à gestão de pessoas? Pois um software de controle de presença pode fazer isso pela sua empresa, visto que ele elimina o tempo gasto ajustando erros na marcação de presença.
- Melhora o desempenho de colaboradores
Automatizar a marcação de ponto por meio de um software de controle de presença não facilita apenas a vida da equipe de RH, mas também de todos os colaboradores da empresa. Isso porque um processo automático faz com que o funcionário gaste menos tempo lidando com burocracias referentes à marcação de ponto e focando mais no seu trabalho, melhorando a performance e os resultados.
- Proporciona controle de acesso e segurança
Especialmente em empresas que exigem alto nível de segurança em determinados espaços, um software de controle de presença garante a segurança de saber quem está de fato naquele local. É mais uma forma de controlar os acessos, fazendo não só a gestão da presença da equipe, mas também aumentando a segurança nas dependências da sua empresa.
- Facilita o gerenciamento da folha de pagamento
Presença e jornada de trabalho estão diretamente ligadas à remuneração. E remuneração em qualquer empresa é um tema sensível. Com a automatização de um software de controle de presença, é muito mais fácil gerenciar a folha de pagamento, garantindo assertividade em descontos para aqueles que têm faltas ou atrasos e no pagamento de horas extras.
Os desafios do controle de presença no Home Office
Quando falamos de controle de presença, não podemos deixar de falar sobre os novos desafios trazidos pelo modelo de trabalho híbrido ou remoto. Entre as diversas questões envolvidas nesse novo momento do mundo corporativo, no que diz respeito ao controle de presença podemos destacar:
- A dificuldade de monitorar as atividades realizadas pelos colaboradores;
- Problemas técnicos, incluindo falta de internet ou falhas nos sistemas de registro de presença;
- Estabelecimento de políticas claras e transparentes sobre a coleta, armazenamento e utilização dos dados de presença;
- Flexibilidade nas jornadas de trabalho.
Além de tudo isso, profissionais trabalhando em casa ou de qualquer outro lugar também exigem mais das empresas no que diz respeito à comunicação interna, visto que ela torna-se ainda mais essencial para manter todos alinhados em relação aos objetivos de negócio e para reforçar a cultura organizacional. E, como dissemos nos tópicos anteriores, um software de gestão de presença pode ajudar muito em relação a todos esses pontos.
O Pontoweb é ideal para o controle de presença da sua empresa
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