Eficiência operacional: saiba o que é e como atingi-la

Eficiência operacional é pensar além dos números e olhar a fundo para os processos. Trata-se de buscar um melhor desempenho para a empresa, inserindo novas ferramentas capazes de tornar os processos mais ágeis. No caso do RH, a ideia é evitar custos e tornar o setor mais inteligente.

Atingir o sucesso em uma empresa, para muitos, ainda significa exclusivamente bater metas e cumprir com todos os compromissos financeiros. Tudo isso é preciso, mas não o suficiente. Essa forma de administração pode causar muitos danos e buscar a eficiência operacional é a melhor maneira de evitá-los.

Para obter os melhores resultados, é preciso entender qual é o custo das suas entradas (input) e o retorno de suas saídas (output). Essas entradas são os custos, as pessoas, o tempo e o trabalho. Já as saídas estão relacionadas aos produtos e/ou serviços oferecidos. O balanço ideal entre os dois é a chave para a máxima eficiência operacional.

Sem dúvidas, a redução dos custos e o aumento da produtividade trazem melhores resultados. A adoção de ponto eletrônico, por exemplo, pode ajudar com isso. 

Contudo, transformar o processo produtivo é algo complexo, que requer planejamento e análise para cada etapa. Pensando nisso, separamos algumas dicas fundamentais para fazer a eficiência operacional da sua empresa crescer. Veja a seguir!

O que é eficiência operacional?

Eficiência operacional é a capacidade que a empresa tem de produzir mais com menos, sem perder a qualidade dos seus produtos ou serviços. É uma maneira de otimizar os processos internos, reduzir custos, eliminar desperdícios e aumentar o lucro.

Uma empresa com eficiência operacional tem menos gargalos e mais agilidade em suas atividades. Contudo, muitas vezes, alguns conceitos podem gerar dúvidas. Portanto, ter uma ideia de como eles se manifestam na prática pode ajudar você nesse processo.

Um exemplo de aplicação da eficiência operacional acontece quando se está diante de casos de ociosidade. Colaboradores desocupados na cadeia produtiva indicam que alguma parte do processo não vai bem. Isso gera custos desnecessários e demanda ações imediatas, como remanejar a equipe.

Perceber as afinidades do colaborador e o que o motiva é muito importante para o seu engajamento na empresa. Quando isso não vai bem, é o caso de se pensar em transferi-lo de setor ou atividade para que a produtividade no trabalho volte a ser estimulada. Então, o RH deve ficar atento em questões como essa.

Note que as metas podem enganar. Sua empresa pode atingi-las com regularidade, mas ainda assim contar com profissionais que não estão sendo alocados da melhor forma. Isso influencia diretamente na produtividade. 

Prova disso são os dados da pesquisa Índice de Confiança Robert Half, em que 89% dos líderes empresariais afirmam que a motivação e o bem-estar da equipe estão diretamente relacionados aos resultados positivos do negócio.

Logo, um colaborador que esteja em um time ou projeto inadequado pode gerar mais resultados se for transferido para uma função mais compatível com seu perfil.

Agora que você já sabe o que representa este conceito, pergunte-se: “como está a minha eficiência operacional?”. É possível fazer um cálculo simples para mensurar esse indicador. Um resultado positivo é quando o número de saídas supera o de entradas.

Leia também: Como desenvolver a liderança e motivar os colaboradores?

Como atingir a eficiência operacional?

O primeiro passo para atingir a eficiência operacional na sua empresa é reduzir ao máximo o desperdício na cadeia produtiva. Aliás, é importante que o RH tenha um papel participativo, em que os profissionais da área analisem o que está dando certo. Isso é possível com o uso de ferramentas tecnológicas.

Falta de padronização nos processos, erros no registro de dados, produção desnecessária de relatórios. Estes são erros que causam custos extras ao negócio, mas são também tarefas que podem ser automatizadas. É comum que as empresas percam tempo e dinheiro com a ineficiência destes processos.

A área de Recursos Humanos precisa estar atenta a tudo o que envolve a empresa. Desse modo, consegue identificar onde estão os principais gargalos que precisam ser corrigidos. Na prática, esse sistema se reflete em ações internas, como você verá a seguir.

1. Mapear processos

É impossível otimizar os processos de uma empresa sem antes mapeá-los. Esse é o ponto de partida para ter agilidade e eficiência operacional na empresa. Independentemente da forma de mapeamento, ao ser concluído, ele revela fluxos e gargalos a serem trabalhados.

Esse é o primeiro passo para identificar onde estão os principais gargalos. Aliás, muitas vezes as empresas têm custos invisíveis, que em alguns casos não são percebidos apenas em balanços. Enquanto isso, tomam boa parte dos lucros do negócio…

O RH deve mapear todos os processos para identificar o que está fazendo cada profissional. Em alguns casos, a mudança de função de profissionais é o caminho a ser seguido. Além disso, evitar falhas no processo de recrutamento também é importante. Enfim, tudo isso deve ser mapeado.

2. Ter um planejamento

Para chegar ao resultado esperado, é essencial ter planejamento. Planejar todas as ações da sua empresa é a melhor forma de controlar e atingir os resultados esperados, desde tarefas e atividades pequenas até os grandes processos. O RH estratégico pode contribuir com essa questão.

Um bom exemplo são as estratégias de endomarketing. Antes de realizar uma ação interna com os colaboradores da sua empresa, ter um planejamento preciso garante que o objetivo almejado se concretize. Isso vale para todas as etapas produtivas.

Planejar é entender que qualquer ação gera uma reação, prevendo o resultado conforme a necessidade. Dificilmente uma empresa atingirá a eficiência operacional sem planejamento, então, identificar os pontos falhos é uma das primeiras coisas que deve ser feita.

3. Reduzir desperdícios

Manejar recursos de modo eficaz é fundamental. Os ativos devem ser trabalhados de modo a não haver nem subaproveitamento, nem sobrecarregamento. Aliás, o próprio RH pode encarar dificuldades quando não tem em mãos ferramentas digitais, que entregam relatórios rapidamente.

Buscar o feedback dos colaboradores é a melhor forma de identificar essas inconsistências nos processos. Uma contabilidade estratégica revela onde há desperdício de capital e como melhor investi-lo. Então, é algo capaz de contribuir e muito com a redução dos custos invisíveis.

Avaliar se a infraestrutura da empresa é adequada para o bom trabalho e pensar na qualidade de vida dos colaboradores também reduz custos e aumenta a produtividade. Portanto, a eficiência operacional depende bastante do corte de gastos desnecessários. Assim, deve sobrar mais dinheiro no caixa e os recursos podem ser reinvestidos.

4. Otimizar processos

Para elevar a eficiência da operação, é preciso observar e entender como o processo se dá. Isso passa necessariamente pelos profissionais que realizam cada etapa. Por isso, otimizar a gestão de pessoas é um grande passo para obter melhores resultados.

Olhar para além do currículo de um candidato, considerando as suas qualidades pessoais e como elas se encaixam na filosofia da empresa é uma forma de melhorar o recrutamento. Um profissional que tem vontade de aprender é um bom perfil a ser buscado.

Portanto, além de avaliar o desempenho dos profissionais que já fazem parte do quadro, o RH deve tomar cuidado com a seleção. Desse modo, a tendência é que a empresa melhore a eficiência operacional, reforçando o conceito desde a base.

5. Reestruturar processos

Nem sempre é possível otimizar um processo no seu formato original. Às vezes, é preciso ir além, quebrar os paradigmas internos e transformar o modo como uma etapa produtiva está sendo realizada.

Nessa hora, realizar testes é fundamental, e contar com colaboradores que fazem parte da equipe é um trunfo a mais. Por conhecerem as tarefas, os profissionais podem trazer novas visões. Assim, encontrar um líder no time que possa comandar essas mudanças de dentro é algo de extrema importância.

Dessa forma, é possível encontrar soluções que nem de perto seriam consideradas. Não pode haver medo! O importante é encontrar o jeito mais eficiente de realizar a tarefa.

6. Comunicar as ações aos colaboradores

O RH funciona como elo entre a empresa e os colaboradores que fazem parte dela. Por isso, todas as medidas tomadas precisam ser comunicadas de uma maneira precisa. Afinal, os ruídos podem causar problemas ou manter condições erradas.

A realização de horas extras em períodos inadequados gera custos desnecessários. Uma empresa com eficiência operacional deve fazer a comunicação e a gestão das jornadas para evitar que os trabalhadores atuem fora do horário.

Além disso, a comunicação é importante para perceber se os colaboradores estão satisfeitos ou não. Porque quando tem algum problema ligado à empresa, a tendência é que rendam menos. Então, o RH deve reparar esse problema, visando melhores resultados para o negócio.

7. Mensurar resultados

De nada adianta fazer grandes mudanças na cadeia produtiva se não há avaliação sobre o seu impacto. Por conta disso, adote uma metodologia de coleta e análise de dados para cada alteração feita. Aliás, o RH que trabalha com informações em nuvem e tecnologia IoT consegue avaliar os dados mais rapidamente.

Aqui, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Implementar sistemas automatizados é uma forma de não perder nada, garantindo uma visão geral e, ao mesmo tempo, detalhada sobre todos os processos produtivos. Por exemplo, com o Pontoweb, assim que uma informação é registrada, já pode ser acessada pelos gestores.

Ter ações que visem um aumento da eficiência operacional da sua empresa é fundamental. Para isso, a gestão de pessoas é uma peça central em todo esse processo. Cada vez mais os profissionais de RH devem pensar em maneiras de tornar as atividades ágeis e assertivas.

Como medir a eficiência operacional 

Para medir e avaliar a eficiência operacional, é preciso definir e acompanhar alguns indicadores-chave de desempenho. Eles podem variar de acordo com o seu ramo e segmento de atuação, mas alguns são essenciais para qualquer tipo de empresa. Veja quais são:

• Índice de eficiência operacional (IEO): mostra quanto valor a sua empresa gera em relação ao custo operacional. Quanto maior o IEO, mais eficiente é a sua empresa. Para calcular, use a seguinte fórmula: IEO = (Receita – Custo dos Produtos Vendidos) / Custo Operacional;
• Produtividade: indica quanto a sua empresa produz com os recursos que ela utiliza. Quanto maior a produtividade, mais eficiente é a sua empresa. A produtividade pode ser medida de diferentes formas, dependendo do seu tipo de produto ou serviço. Por exemplo: Produtividade = Produção / Horas Trabalhadas ou Produtividade = Receita / Número de Funcionários;
• Qualidade: avalia o nível de satisfação dos seus clientes com os seus produtos ou serviços. Quanto maior a qualidade, mais eficiente é a sua empresa. A qualidade pode ser avaliada por meio de indicadores como: Taxa de Reclamações, Taxa de Retorno, Taxa de Satisfação, NPS etc.
• Inovação: mede a capacidade da empresa de criar ou melhorar produtos, serviços, processos ou modelos de negócio, gerando valor para os seus clientes e para a sua empresa. A inovação pode ser medida por meio de indicadores como: Número de Patentes, Número de Lançamentos, Número de Projetos, entre outros.

Leia também: Indicadores de Employee Experience: como medir a satisfação da equipe

Para medir e acompanhar essas e outras métricas de eficiência operacional, é recomendável utilizar ferramentas e sistemas que consigam coletar, analisar e apresentar os dados de forma clara e objetiva.

Benefícios de acompanhar e potencializar a eficiência operacional

Acompanhar e potencializar a eficiência operacional traz diversos benefícios para a empresa. 

O primeiro deles é a redução de custos. Ao aperfeiçoar os processos e recursos, a empresa diminui as despesas com insumos, energia, pessoal, manutenção, estoque, transporte, entre outros. Essa economia pode ser reaplicada em outras áreas, como inovação, marketing, educação corporativa, ou mesmo transformada em lucro para os acionistas.

O segundo benefício é a melhoria das operações. Eliminando obstáculos, retrabalhos, erros e atrasos, é possível:

• Aumentar a capacidade produtiva do seu negócio;
• Atender a demandas com mais rapidez e qualidade;
• Adaptar-se às mudanças do mercado com mais flexibilidade. 

Além disso, a eficiência operacional também favorece a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços, gerando vantagem competitiva e diferencial estratégico.

Por fim, a satisfação do cliente e dos colaboradores é outra vantagem. Oferecendo produtos e serviços de qualidade, que atendem ou superam as expectativas dos clientes, a empresa conquista e amplia a sua base de consumidores, gerando mais receita e reputação.

Além disso, ao proporcionar um ambiente de trabalho mais organizado, seguro e motivador, a empresa engaja e retém seus talentos, reduzindo o turnover, a rotatividade e o absenteísmo.

O papel do RH nas organizações

O RH é uma área essencial nas organizações por cuidar do principal ativo de uma empresa: as pessoas. Sua função é alinhar os objetivos individuais e coletivos dos colaboradores com a estratégia de negócios, buscando otimizar os resultados e a competitividade.

Para isso, o RH promove a diversidade e a inclusão, fortalece a cultura organizacional, zela pelo clima e pela qualidade de vida no trabalho, gerencia os conflitos e as mudanças, e assegura o cumprimento das normas e leis trabalhistas. 

Também realiza diversas atividades e colabora com outras áreas da empresa para melhorar os processos de gestão de pessoas, tais como:

Recrutamento, atração e seleção 

O RH é o responsável por atrair, selecionar e alinhar os talentos que combinam com a cultura e com os objetivos da organização. Para isso, pode utilizar ferramentas e técnicas de recrutamento online, testes comportamentais, entrevistas por competência, entre outras.

Treinamento e desenvolvimento

Além do recrutamento, o RH também desenvolve e oferece treinamentos para os colaboradores, visando aprimorar suas habilidades e competências, bem como valorizar e estimular seu crescimento profissional.

Plataformas de ensino a distância, gamificação, microlearning, entre outras metodologias podem ser utilizadas para esse fim. Com a Webtraining, por exemplo, é possível criar um ambiente de aprendizado virtual interativo e flexível que se adapta ao ritmo de cada membro do time.

Gestão de tempo e produtividade

A gestão de tempo e produtividade é um desafio para muitas organizações, especialmente em um cenário de trabalho remoto e híbrido. Nesse sentido, o RH pode ajudar a criar políticas e práticas que otimizem o tempo dos colaboradores e aumentem sua eficiência e satisfação. 

Algumas estratégias que podem ser implementadas são:

• Estabelecer metas e prioridades claras para os colaboradores, alinhadas com os objetivos estratégicos da organização;
• Fornecer ferramentas e recursos que facilitem o planejamento, a organização e o acompanhamento das atividades, como agendas, aplicativos, softwares e plataformas colaborativas;
• Promover uma cultura de feedback contínuo e reconhecimento, que incentive os colaboradores a se autoavaliarem, a solicitarem e oferecerem feedback, e a celebrarem suas conquistas;
• Estimular o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, respeitando os limites e as necessidades de cada colaborador, e evitando a sobrecarga e o esgotamento.

No autoatendimento a partir da tecnologia 

O autoatendimento a partir da tecnologia é uma forma de o RH delegar aos colaboradores algumas tarefas que eles podem fazer de forma autônoma, rápida e fácil, usando sistemas de software e tecnologia, como portais, aplicativos e plataformas. 

Assim, o RH pode focar em atividades mais estratégicas e de maior valor, como o desenvolvimento de talentos, a gestão de clima e a atração e retenção de profissionais.

Um exemplo de solução tecnológica que facilita o autoatendimento é o Pontoweb, que permite o registro e a gestão de ponto dos colaboradores de forma simples e segura, sem a necessidade de intervenção do RH.

Nesse sentido, o autoatendimento a partir da tecnologia proporciona benefícios tanto para o RH quanto para os colaboradores, como:

• Economia de tempo e recursos;
• Maior autonomia e satisfação para os colaboradores;
• Melhoria da comunicação e da transparência;
• Fortalecimento da cultura e do senso de time.

Invista em tecnologia para melhorar a eficiência operacional!

A eficiência operacional dificilmente acontecerá em um negócio que não tem tecnologia, onde os colaboradores fazem registros no livro ponto e depois os profissionais de Recursos Humanos precisam avaliar todas as batidas. Já começa por aí.

Mas uma hora é preciso começar, não adianta ficar de braços cruzados esperando os resultados. Por isso, fazer investimentos em tecnologias é um dos primeiros passos, modernizando toda a atuação da empresa. 

Algumas ferramentas tecnológicas que podem auxiliar na eficiência operacional do RH são:

1. Automação de processos; 

2. Sistemas de gerenciamento de talentos (TMS);

3. Plataformas de aprendizagem e desenvolvimento (LMS);

4. Sistemas de gestão de ponto e presença; 

5. Análise de dados e Business Intelligence;

6. Plataformas de comunicação interna;

7. Plataformas de gestão de férias;

8. Plataformas de gestão de desempenho;

9. Plataformas de gestão de benefícios;

10. Plataformas de análise de experiência do funcionário.

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A jornada rumo à eficiência operacional 

Como vimos ao longo do texto, a eficiência operacional é a capacidade de uma empresa de otimizar seus processos, recursos e resultados, reduzindo custos, desperdícios e erros, e aumentando a qualidade, a produtividade e a satisfação dos clientes e colaboradores.

O RH tem um papel fundamental nessa tarefa, pois ele colabora com outras áreas da empresa para melhorar os processos de gestão de pessoas, como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de tempo e produtividade e autoatendimento a partir da tecnologia.

No entanto, a eficiência operacional ainda é um desafio constante para as empresas, especialmente em um cenário de alta competitividade, mudanças rápidas e exigências cada vez maiores dos clientes.

Por isso, é essencial estar por dentro do que há de mais novo no mercado e garantir a eficiência operacional na sua empresa. Uma forma de fazer isso é baixando o e-book RH 5.0, que apresenta as principais tendências e soluções para o setor de recursos humanos.

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