Ponto digital: saiba como o utilizar para aprimorar a Gestão de RH

Sabemos que controlar a frequência dos colaboradores não é uma tarefa fácil. Mas o ponto digital pode otimizar a rotina dos registros de ponto e transformar o seu RH em uma área muito mais eficiente — e estratégica. 

Tudo isso pode acontecer por meio de um aplicativo no celular ou computador, com os colaboradores registrando a jornada de trabalho de forma automatizada, rápida e em conformidade com a legislação vigente.

Além disso, um sistema de batida de ponto online permite que os dados estejam disponíveis em tempo real, devido ao armazenamento em nuvem.

E esse é só o começo. Dá para fazer muito mais com esses softwares! 

Dessa forma, o time de RH se torna mais produtivo e economiza tempo no processamento de informações, agilizando tarefas como o fechamento da folha de pagamento. 

Criamos esse guia completo com tudo o que você precisa saber sobre o ponto digital para aproveitar os benefícios, melhorar a rotina e tornar seu RH mais estratégico!

Vamos começar?

Afinal, o que é ponto digital? 

Basicamente, o ponto digital é um sistema que usa tecnologias digitais para o  registro de horas trabalhadas pelos colaboradores. 

Ao contrário dos métodos tradicionais de batida de ponto, como papel ou cartão, o ponto digital utiliza tecnologias inovadoras para registrar e armazenar as informações de entrada e saída dos funcionários.

Com a automatização desse processo, a empresa consegue eliminar erros de registro, facilitar o acesso aos dados e garantir a integridade das informações de forma mais eficiente.

Por que o ponto digital é importante? 

O ponto digital é um sistema que oferece maior precisão e segurança nos registros de horas trabalhadas. Além disso, simplifica a gestão do tempo e facilita a conformidade com as leis trabalhistas. 

Com recursos otimizados de relatórios e análises, a empresa pode identificar problemas nas rotinas de trabalho, otimizar a destinação de recursos — por exemplo, no caso de excesso de horas extras —, além de seguir os padrões legais e de certificações internacionais. 

Dessa forma, ele também contribui para uma gestão mais transparente do tempo de trabalho dos colaboradores.

Leia também: Sistema de ponto para empresas: tipos e como escolher

O que diz a CLT sobre ponto digital?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 671 estabelecem as diretrizes legais para o uso do ponto digital nas organizações. 

Segundo o art. 74 da CLT, é obrigatório o registro de entrada e saída dos colaboradores, em empresas com mais de 20 trabalhadores, podendo ser feito por meio manual, mecânico ou eletrônico, desde que autorizado pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social. 

Esse trecho também reforça quais informações devem ser armazenadas:

• Horários de entrada e saída;
• Identificação do colaborador; 
• Intervalos intrajornada e interjornada;
• Atrasos, faltas, horas extras e saídas antecipadas;
• Os períodos de trabalho à disposição do empregador.

Já a Portaria 671, por sua vez, veio para atualizar o que estava previsto na CLT. Ela regulamenta o uso do Registrador Eletrônico de Ponto e estabelece requisitos técnicos para sua utilização, garantindo a segurança e a integridade das informações registradas, como veremos mais à frente.

Vantagens do ponto digital para o RH

No atual cenário empresarial, a rapidez dos processos é uma necessidade e, quando bem estruturados, são um diferencial importante para o RH, bem como o acesso instantâneo à informação.

Por isso, basear-se apenas em relatórios tradicionais leva a dois problemas: dúvidas sobre a confiabilidade dos dados e uma visão limitada a cenários que já aconteceram.

Os bons sistemas de gestão de ponto digital oferecem resultados em tempo real e trazem a agilidade necessária para o crescimento do negócio. Se forem excelentes, como é o caso da Ahgora, te darão uma visão preditiva — você conseguirá prever comportamentos futuros e, com isso, agir de maneira preventiva.

Veja alguns dos benefícios de adotar o ponto digital:

• Precisão nos registros: elimina falhas e erros comuns nos métodos tradicionais, garantindo a integridade das informações sobre a jornada de trabalho;
• Automatização de processos: reduz a carga de trabalho manual do RH, liberando tempo para outras atividades;
• Conformidade legal: ele auxilia as empresas a cumprirem as exigências legais, como a marcação correta das horas e o registro de horas extras, fazendo as atualizações necessárias conforme novas leis surgem;
• Facilidade de acesso às informações: o RH tem acesso rápido a dados sobre o desenvolvimento do trabalho, facilitando a análise e decisões;
• Análises e relatórios: oferece recursos de análise que permitem ao RH identificar e otimizar escalas, além de gerenciar melhor a área;
• Transparência e comunicação: fornece aos colaboradores acesso às próprias informações de frequência, evitando mal-entendido e conflitos;
• Flexibilidade e mobilidade: alguns sistemas permitem o registro de ponto remoto, o que é muito útil para trabalho home office, em locais offline ou com jornadas híbridas.

Tipos de ponto digital

Quando falamos sobre a gestão de ponto digital, precisamos destacar que existem diferentes maneiras de fazer a coleta de dados. 

Conforme a Portaria 671, é autorizada a realização da batida de ponto não só por dispositivos físicos, como relógios de ponto, mas também por softwares, como aplicativos ou páginas de navegador. 

Veja, a seguir, quais são as possibilidades da batida de ponto!

1. Aplicativo de celular

O registro pode ser realizado via matrícula, senha, biometria ou reconhecimento facial em um aplicativo para smartphone, de forma individual e segura. Assim, o registro só é validado com o pela própria pessoa e dentro do raio geográfico definido pela empresa. 

Esta é uma alternativa para regime híbrido e remoto, respeitando a regulamentação do teletrabalho, ou MP 1.108, publicada devido à pandemia de Covid-19.

2. Ponto digital no navegador

É possível registrar via navegador (browser), inserindo a matrícula e a senha. Neste caso, o ponto digital é uma alternativa segura para colaboradores que não possuem smartphones ou que atuam em trabalho remoto.

3. Leitor biométrico

O leitor biométrico permite o registro em sistemas físicos, utilizando um sistema 3D antifraude digital. Para utilizar, basta cadastrar a digital do colaborador e as marcações ficam disponíveis na nuvem para acompanhamento do gestor e do RH.

4. Cartão de proximidade

Nesse caso, o registro também é feito em um dispositivo físico, porém com o uso de um cartão com chip e código único. Basta aproximar o cartão do leitor para a identificação feita com segurança. 

O registro é salvo e fica disponível para consulta digitalmente.

5. Ponto digital com senha

O método de identificação via usuário e senha é realizado no teclado do equipamento. Cada um possui um número de identificação (ID) individual e uma senha para utilizar. Este método é simples e permite o registro de forma conveniente.

Como implementar o ponto digital? 

Implementar um sistema de ponto digital requer um planejamento e a execução de algumas etapas. 

Veja aqui os principais passos:

• Avaliação de necessidades: comece identificando os requisitos da empresa em relação ao sistema. Considere fatores como o tamanho da equipe, os locais de trabalho e a necessidade de relatórios;
• Treinamento e engajamento: garanta que os funcionários estejam familiarizados com o novo sistema e compreendam sua importância por meio de capacitações e acompanhamento prático de uso do sistema;
• Testes e ajustes: antes da implementação, realize testes do sistema em pequena escala para identificar e corrigir problemas antes de lançar para toda a equipe;
• Monitoramento e manutenção: após a implementação, monitore o desempenho do sistema para realizar otimizações com o passar do tempo. Além disso, acompanhe possíveis atualizações para evitar problemas e garantir a continuidade da operação sem interrupções.

Como integrar o ponto digital com outros sistemas? 

A integração do ponto digital com outros sistemas, como folha de pagamento, RH e contabilidade, oferece uma série de benefícios para a empresa, como, por exemplo: 

• Eliminação da necessidade de entrada manual de dados em vários sistemas, reduzindo retrabalho e economizando tempo;
• Redução significativa de erros e inconsistências nos registros;
• Otimização da tomada de decisões, devido ao acesso a dados atualizados em tempo real.

Na Ahgora, por exemplo, cada cliente recebe o apoio necessário para que a implementação funcione em perfeita harmonia com os demais sistemas utilizados. É um trabalho colaborativo entre as equipes de RH e TI (Tecnologia da Informação). 

Para obter todos esses benefícios, é interessante que a empresa busque sistemas de ponto digital completos, como o da Ahgora, que oferecem integração fácil e flexível com seus sistemas já existentes. 

Essa integração é o que garante uma boa transição para um sistema de ponto digital e aumenta os benefícios alcançados por toda a organização — em especial a área de Recursos Humanos.

Como otimizar a gestão de ponto digital

A gestão de ponto contribui para inúmeros indicadores das organizações e controle da jornada de trabalho das equipes, sendo indispensável para otimizar as operações e garantir o cumprimento das leis.

Para isso, é interessante implementar algumas estratégias:

• Acompanhamento regular das horas trabalhadas;
• Identificação de tendências e padrões de trabalho;
• Intervenção proativa para resolver problemas;
• Implementação e comunicação clara sobre as políticas de registro de ponto;
• Monitoramento de horas extras;
• Análise de relatórios de conformidade.

Os benefícios alcançados são vantajosos para os colaboradores, uma vez que eles terão acesso fácil aos seus registros e poderão verificar seus horários de trabalho de forma transparente.

Ao mesmo tempo, com o sistema digital, sua empresa elimina pagamentos de horas extras evitáveis, dá mais clareza sobre as horas trabalhadas para as lideranças, minimiza conflitos desnecessários e proporciona um ambiente de trabalho verdadeiramente organizado.

Desafios e oportunidades da gestão de ponto digital 

A gestão de ponto digital, apesar de otimizar processos, também apresenta desafios para os profissionais de RH. 

Alguns funcionários podem resistir à transição para sistemas eletrônicos, devido ao medo de monitoramento, à falta de familiaridade com a tecnologia, às preocupações com privacidade ou mudanças na rotina.

Além disso, o sistema lida com informações sensíveis, como horários de trabalho e dados pessoais. Por isso, é necessário implementar medidas de segurança da informação contra acesso não autorizado ou vazamento, seguindo as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Saiba mais aqui: 

Porém, além dos desafios, algumas oportunidades não podem ser desconsideradas, como:

• Melhoria operacional: ao automatizar o processo de registro de ponto, a organização pode reduzir a burocracia e eliminar tarefas manuais, otimizando tempo e recursos;
• Análise de dados de comportamento: com informações em tempo real sobre a jornada de trabalho, os gestores podem identificar oportunidades de desenvolvimento, treinamento e outros recursos.

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Casos de sucesso de empresas que usam ponto digital

Agora, confira histórias de sucesso de grandes empresas que utilizam o ponto digital e os principais resultados que alcançaram.

96% menos trabalho na Soliduz

A Soliduz Soluções Financeiras, localizada em Joinville (SC), atua no ramo de cobranças, trazendo soluções para o setor financeiro.

Devido ao grande crescimento em poucos anos, ela passou a ter o desafio de registro de ponto, principalmente para gerenciar os trabalhadores ativos no expediente e descentralizar o ponto dos gestores.

Foi quando a parceria com a Ahgora veio. A Soliduz optou pelo Pontoweb, que atendeu às demandas solicitadas. Com essa solução, a empresa conseguiu:

• Visualizar quem está executando a jornada de trabalho em tempo real;
• Descentralizar o ponto dos gestores;
• Dar mais autonomia aos colaboradores para registrar suas próprias jornadas;
• Fazer a gestão das horas;
• Gerar declarações e atestados.

Após a implementação, os resultados foram:

• Diminuição da quantidade de horas extras;

• Redução do tempo de fechamento da folha de três dias para meio período, uma redução expressiva de 96%;
• Melhor visualização da jornada de trabalho pelo RH;
• Autonomia aos colaboradores para fazer a gestão do ponto.

Tendências da gestão de ponto digital 

A gestão de ponto digital está constantemente evoluindo para atender às demandas do mercado de trabalho. 

Nesse sentido, existem algumas tendências que os profissionais de RH precisam acompanhar:

• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning: essas tecnologias permitem previsões mais precisas e uma maior automação de processos, como a identificação de padrões de presença, previsão de necessidades de pessoal e otimização de escalas de trabalho;
• Trabalho remoto: após a pandemia, essa tendência continua em alguns setores e os sistemas de ponto digital estão se adaptando para suportar a complexidade da gestão de horários flexíveis e distribuídos. Com o autosserviço, eles podem registrar seu ponto de qualquer local, mesmo fora do escritório;
• Descentralização das tarefas: permite uma maior autonomia. Por exemplo, os gestores podem aprovar solicitações de horas extras ou férias diretamente de aplicativos móveis, sem depender de intervenção manual do RH;
• Possibilidade de autosserviço: empresas que operam em áreas rurais ou florestais podem registrar mesmo sem acesso à internet, pois o sistema tem a capacidade de armazenar as informações e sincronizá-las posteriormente com o servidor central quando a conexão for restabelecida.

Ponto digital em nuvem melhora a gestão de RH

A gestão de ponto digital em nuvem revoluciona a administração de RH, trazendo uma série de benefícios que tornam o processo mais eficiente. Com ele, é possível controlar o registro de ponto da equipe de qualquer lugar e a qualquer hora, permitindo que os gestores acompanhem as informações mesmo quando estão distantes. 

Essa flexibilidade é especialmente valiosa para empresas com unidades em diferentes estados, que podem manter um controle unificado mesmo com equipes geograficamente dispersas.

Ao contrário dos sistemas tradicionais, que demandam uma estrutura física para coleta dos registros de ponto e um software dedicado para processamento e análise dos dados, o sistema em nuvem processa essas informações de forma configurável. 

Isso significa que é possível adaptar o sistema às necessidades específicas da empresa, eliminando custos adicionais e reduzindo significativamente o tempo necessário para a realização de uma gestão de ponto completa.

Outra melhora para o RH é a utilização mais eficiente dos recursos físicos da empresa. Imagine a quantidade de espaço liberado ao migrar as volumosas pastas com as marcações de ponto do ambiente físico para a nuvem. Além de economizar espaço, o sistema em nuvem também oferece um excelente retorno sobre o investimento (ROI), por reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.

Isso tudo só é possível porque a gestão de ponto digital em nuvem é facilmente integrada a uma variedade de dispositivos eletrônicos. 

Os colaboradores podem registrar seus pontos de trabalho de forma rápida e conveniente, seja via computador, smartphone ou tablet. Essa praticidade aumenta a adesão das pessoas ao sistema, facilitando a coleta e o processamento das informações de maneira eficiente.

Leia também: On-premise vs cloud: quais as diferenças e qual escolher para o seu RH

Ponto digital e a portaria 671

O ponto digital oferece às empresas uma maneira moderna e segura de cumprir a legislação atual, principalmente a Portaria 671, que citamos logo no início do conteúdo. Ela estabelece as diretrizes para coleta e gerenciamento de registros de ponto dos colaboradores. 

Além disso, define os diferentes tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto: 

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional); 
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo); e 
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Cuidados ao escolher um sistema de ponto digital

É importante que o profissional de Recursos Humanos esteja ciente das informações relacionadas aos Registradores Eletrônicos de Ponto para estar em conformidade jurídica ao escolher um fornecedor de sistema de ponto digital. 

Além disso, é preciso algumas precauções para evitar a contratação de falsos Registradores Eletrônicos de Ponto. 

Aqui estão alguns cuidados a serem observados:

• O software é executado em um servidor dedicado ou em um ambiente de nuvem? A nuvem, em geral, garante maior estabilidade e confiabilidade;
• Esse sistema é usado exclusivamente para o registro de jornada? Isso evita seu uso indevido ou desvio de finalidade;
• O software é capaz de emitir documentos relacionados às relações e jornadas de trabalho? Para garantir a conformidade legal;
• Por fim, o fornecedor do sistema possui um certificado de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI)? Isso assegura a legalidade e autenticidade do software.

Requisitos específicos para o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa

Além dos cuidados mencionados acima, é importante que o registrador de ponto digital, especialmente na categoria Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, atenda a todos os requisitos listados no Anexo IX da Portaria 671. Esses requisitos incluem:

1. Capacidade de manter sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), estabelecida pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação máxima de 30 segundos. Isso garante a precisão e a confiabilidade das marcações de ponto;
2. Acesso a um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, conhecido como Armazenamento de Registro de Ponto, que também deve atender a diversos outros requisitos. Isso garante a segurança e a integridade dos dados de registro de ponto;
3. Realização de marcações de ponto contendo data, hora e fuso horário, obtidos de maneira confiável. Essas informações são essenciais para o correto registro e cálculo das jornadas de trabalho;

Investir em um sistema de ponto digital que atenda a todos esses critérios garantirá que sua empresa esteja em conformidade com a legislação e desfrute dos benefícios da modernização do registro de jornada. 

Conheça o Pontoweb: o ponto digital da Ahgora!

O Pontoweb é uma ferramenta de gestão em nuvem, desenvolvida pela Ahgora, que oferece recursos abrangentes para o registro de ponto e controle de horários de trabalho. 

Combinando tecnologia de primeira linha, como a Internet das Coisas (IoT), com armazenamento em nuvem, o Pontoweb proporciona uma experiência eficiente e confiável para todas as formas de registro de ponto. 

Garante a melhor experiência do usuário 

Como um software como serviço (SaaS), o Pontoweb oferece uma interface intuitiva e amigável, proporcionando uma melhor experiência do usuário no gerenciamento do ponto digital. Os colaboradores têm acesso fácil e rápido ao registro de suas jornadas de trabalho, seja por meio de dispositivos móveis ou computadores.

Oferece uma gestão completa e integrada 

O Pontoweb simplifica e otimiza rotinas operacionais relacionadas aos registros de ponto! O controle de entrada e saída, as horas trabalhadas, o gerenciamento de férias e licenças, entre outras funcionalidades essenciais são feitas pelo sistema com praticidade e agilidade. 

Além disso, a plataforma oferece recursos de personalização, permitindo que as empresas configurem regras de registro de acordo com suas necessidades específicas.

É pensado para sua empresa e seus colaboradores

Ao adotar o Pontoweb, sua empresa tem mais facilidade em atender às exigências do Ministério do Trabalho e Emprego, mantendo-se sempre atualizada com as novas regras e regulamentações. Isso garante a conformidade legal e proporciona segurança jurídica e fiscal para as empresas que utilizam a plataforma.

É possível observar também a redução significativa de erros no registro de ponto, evitando retrabalho, e a otimização do tempo dos gestores, que podem automatizar tarefas e focar em atividades estratégicas. 

O Pontoweb é altamente recomendado por empresas de diversos setores. Veja o que o Sicoob tem a dizer sobre nós:

“Desde a implantação da Ahgora, percebo uma maior fluidez nas ações de gestão de equipe, quanto a horários e horas extras. Tudo rápido, automatizado e numa só tela. Tivemos um grande ganho em relação à padronização e investimento.”

– Jiuliharleane Jeronimo, Gerente Suporte Organizacional Sicoob Central

Fechamento de folha em 10% do tempo!

O futuro é Ahgora com o ponto digital!

Se você é responsável pela área de Recursos Humanos de sua empresa, sabe o quanto a gestão de ponto pode ser desafiadora e consumir um tempo valioso. É quando o ponto digital pode ser a opção perfeita para eliminar dores de cabeça e desperdícios de tempo. 

Ele é uma inovação para a gestão de RH porque oferece uma maneira mais atual, precisa e ágil de gerenciar as horas trabalhadas pelos colaboradores.

Além disso, a integração do ponto digital com outros sistemas, como folha de pagamento e contabilidade, oferece benefícios como eliminação de entrada manual de dados, redução de erros e acesso a informações atualizadas em tempo real.

E isso vale para empresas de todos os portes, que possuem funcionários trabalhando em diferentes tipos de jornada. Basta que você escolha um fornecedor que conheça as necessidades da sua empresa e ofereça tecnologias que as atendam! 

Se você quer saber mais sobre como a tecnologia pode te ajudar a otimizar os processos da empresa, confira outros textos como este no blog da Ahgora.

Perguntas frequentes

Veja as principais respostas para as dúvidas comuns sobre o ponto digital.

Como funciona um sistema de ponto digital? 

Um sistema de ponto digital funciona através do registro digital de entrada e saída dos colaboradores, permitindo o cálculo das horas trabalhadas, a geração de relatórios e a integração com a folha de pagamento.

Quais são os benefícios do ponto digital para as empresas? 

O ponto digital oferece benefícios como precisão nos registros de horas, simplificação da gestão do tempo e facilitação da conformidade com as leis. Além disso, proporciona uma visão mais detalhada das atividades dos colaboradores para uma gestão mais estratégica da força de trabalho.

Como os colaboradores podem bater o ponto digital? 

Dependendo do sistema escolhido pela empresa, os colaboradores podem registrar o ponto digital de diversas formas, como por aplicativos móveis, terminais de registro na empresa ou através de computadores no local de trabalho, garantindo flexibilidade e autonomia.

É possível personalizar os relatórios de ponto digital? 

Sim, a maioria dos sistemas de ponto digital permite a personalização dos relatórios de acordo com as necessidades da empresa. Isso significa que os gestores podem configurar os relatórios para incluir informações relevantes para o negócio, como horas trabalhadas por projeto, absenteísmo, horas extras e muito mais.